ЭДО для юридических лиц

Что такое ЭДО и зачем юрлицу на него переходить

ЭДО — обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи, который организует оператор электронного документооборота. Переход на цифру подходит как индивидуальным предпринимателям, так и юридическим лицам. Размер организации, количество партнеров и клиентов не важны.

Электронный документ юридически равен бумажному за счет заверения электронной подписью, его не нужно хранить в аналоговом виде. В работе рекомендуется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). КЭП обеспечивает максимальную безопасность, так как сертификат подписи выдается исключительно удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры России. Для создания используют программы, которые соответствуют жестким требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Юридическую силу электронного документооборота регулируют федеральные законы и нормативные акты, приказы, письма ФНС России, Минфина и других ведомств. К основным нормативным актам относятся:

• Гражданский кодекс РФ 51-ФЗ, ч. 1., ст. 160; ст. 434, п. 2;
• ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

Оператор электронного документооборота проходит обязательную проверку Федеральной налоговой службы РФ, чтобы предоставить пользователям надежную систему. На июль 2022 года одобренных ФНС операторов 63. 

Выбирая оператора электронного документооборота, компании предъявляют ряд критериев: репутация, количество клиентов, присутствие в перечне ФНС, интеграция с учетными системами, техподдержка. Перечисленным критериям соответствует Диадок — сервис оператора ЭДО СКБ Контур.

Преимущества электронного документооборота в Диадоке

• Удобная работа. Клиенты Диадока создают, отправляют, получают документы в сервисе. Они могут настраивать автоматическое распределение входящих файлов по пользователям, согласовывать документы и подписывать электронной подписью (ЭП). 
• Настраиваемые права доступа. Администратор организации может создать разные уровни доступа для сотрудников.  
• Прозрачность документооборота. Система отображает статус и историю каждого файла — легко разобраться в процессах. 
• Безопасность передачи данных. В Диадоке сведения шифруются и отправляются по защищенным каналам связи. Поэтому сторонние лица не смогут перехватить информацию. 
• Настраиваемые маршруты согласования. Это дополнительная опция, которая позволяет клиенту сервиса указывать лиц или подразделения, участвующих в согласовании. Документы автоматически будут проходить маршрут, запрашивая подпись или согласование конкретных специалистов или отделов. 
• Надежное хранение. Каждый файл имеет несколько копий на разных серверах, так что даже сбой не приведет к утрате данных. Доступ к документации открыт клиентам онлайн в любое время.
• Разные способы работы. Можно выбирать разные решения для использования ЭДО: веб-версия, интеграция в учетную систему компании или в 1С, мобильное приложение. 
• Роуминг. Если контрагент компании не подключен к Диадоку, можно воспользоваться роумингом — он позволяет обмениваться документами клиентам разных операторов. 

Больше об особенностях и истории Диадока пишем здесь. 

Отличия ЭДО для юридических лиц

Для юридических лиц работа с электронными документами начинается с приобретения электронной подписи и установки корневого сертификата, выданного удостоверяющим центром. Ту же процедуру проделывают и ИП, однако у юридических лиц обычно больше сотрудников, которые работают в системе ЭДО. Поэтому КЭП получают на каждого ответственного, а после настраивают уровни доступа в зависимости от обязанностей работников. Кроме этого, для подписания документов от лица организации понадобится использовать машиночитаемую доверенность. 

При обмене электронными документами юрлица учитывают:

• Статья 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н разрешают юридическому лицу передавать электронные счета-фактуры только через оператора ЭДО.
• Предусмотрен обязательный формат, установленный ФНС, для счетов-фактур, УПД и корректировочных документов. Без его использования налоговая не примет данные. 
• Для ряда других документов — ТОРГ-2, ТОРГ-12, акт выполненных работ/услуг и т.д. — утверждены рекомендуемые форматы. 

Перед переходом на ЭДО юридическим лицам необходимо предупредить клиентов и партнеров. Это можно сделать внутри сервиса ЭДО, например в Диадоке доступен поиск контрагента по названию или ИНН и автоматическая отправка приглашения к обмену электронными документами. 

Дополнительно потребуется провести обучение сотрудников по использованию электронного документооборота и разработать внутри компании правовую базу.

Создают несколько документов:

• приказ о внедрении системы электронного документооборота,
• положение о переходе,
• инструкцию для пользователей. 

Также желательно вписать использование электронного документооборота в учетную политику компании.

Преимущества ЭДО для юридических лиц

Помимо частных преимуществ каждого сервиса — про Диадок мы писали выше, — электронный документооборот становится выбором юридических лиц из-за комплекса причин.

1. Оптимизация бизнес-процессов. Чем крупнее бизнес, тем очевиднее, сколько времени отнимает работа с бумажными документами: создание, печать, подписание, курьерские и почтовые отправления. ЭДО снижает временные затраты и освобождает сотрудников для приоритетных задач.
2. Сокращение расходов на доставку и печать.  Закупка бумаги, канцтоваров, заправка принтеров и оплата курьерских или почтовых отправлений — значительная статья в бюджете, которая сокращается при переходе на ЭДО. Оценить предполагаемую экономию можно с помощью калькулятора. 
3. Простота и прозрачность. В сервисе ЭДО сохраняется история работы над документом, что снижает влияние человеческого фактора. Даже если пользователь забыл, в каком статусе договор или акт, он может просто зайти на его страницу и обратиться к детализации обработки документа.
4. Минимальный риск потери или повреждения файлов. В системе ЭДО Диадок создаются резервные копии, которые хранятся на разных серверах. 
5. Экономия места в архиве. Электронные документы не занимают физического пространства, поэтому не требуют дополнительного помещения и хранения на материальном носителе. 
6. Упрощение взаимодействия с госорганами. Согласно 63-ФЗ, документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравниваются к собственноручно подписанным бумажным. Их принимают налоговая и другие госорганы. 
7. Повышение лояльности контрагентов. Ошибка в бумажном документе или его потеря замедляют работу, особенно если контрагенты находятся в разных городах. С ЭДО данные гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные закрывающие документы, а их лояльность к партнеру повысится.

Ключевые преимущества ЭДО для юридических лиц очевидны — переход в цифру позволяет снизить расходы и оптимизировать работу сотрудников. 

Какие документы можно отправить юридическому лицу через ЭДО

Через ЭДО обмениваются формализованными и неформализованными документами. Среди них:

• счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ/оказанных услуг, универсальные передаточные документы (УПД);
• договоры, дополнительные соглашения, приложения к ним;
• прайсы, информационные письма, реестры, ведомости.

Полный перечень можно посмотреть по ссылке. 

Формализованные документы передаются в установленном ФНС формате XML (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные отправляются через ЭДО в формате на выбор клиента: DOCS, PDF, XLSX, JPG. Подробнее об этом рассказываем в статье. 

Как юридическому лицу подключить ЭДО

Чтобы юрлицу перейти на электронный документооборот, понадобится выбрать оператора ЭДО. Рекомендуется учитывать критерии:

• количество клиентов;
• репутация, опыт, отзывы пользователей;
• безопасность;
• интеграция в учетную систему компании; 
• наличие роуминга;
• сервис и дополнительные возможности. 

После выбора оператора можно приступить к пошаговому подключению ЭДО:

Как подключить ЭДО юрлицу

1. Составить цепочку документооборота 

Проанализируйте текущую цепочку обмена документами. Если в компании настроены процессы, менять устоявшийся порядок не нужно. Операции, которые раньше были на бумаге, теперь перейдут в электронный вид. Если регламента нет или он устарел, установите либо скорректируйте его: определите, кто работает с документами, какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают их. 

2. Приобрести КЭП 

Для безопасности рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись, так как она юридически приравнивается к собственноручной. Сертификат КЭП выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минцифры. Руководители получают подпись в ФНС и ее доверенных УЦ. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. 

3. Выбрать тариф и подать заявку оператору на подключение

Дальше оператор предложит подписать договор, оплатить тариф, после чего начнет подключение. 

4. Определиться со способом работы в системе ЭДО

Доступны варианты:

• Веб-версия сервиса. Простой интерфейс, так как работает в браузере. 
• Интеграция сервиса в 1С или другую учетную систему. На настройку уходит время, однако внедрение электронного документооборота упрощает переход для сотрудников. 

5. Подключить контрагентов 

Последний шаг — предупредить партнеров о готовности обмениваться электронными документами по электронной почте или внутри сервиса ЭДО. Для этого предусмотрена отправка приглашений. 

Заключение

Электронный документооборот для юридических лиц — инструмент, который позволяет снизить расходы, ускорить процессы и упростить работу с документами.