Ошибки в ЭДО

Ошибки в ЭДО — это ошибки, которые возникают в системе при обмене электронными документами между контрагентами. Рассмотрим, какие возможны ошибки при работе в веб-интерфейсе Диадока и модуле для 1С и как их исправить.

diadoc

Попробуйте ЭДО через Диадок

Сделайте обмен документами проще и быстрее

Разновидности ошибок в ЭДО

Ошибки в ЭДО происходят на разных этапах работы с сервисом и документами. Например, пользователь не может войти в систему, отправить электронный документ, подписать или получить его. На каждый случай существует отдельная инструкция по решению проблемы.

Ошибки в системе электронного документооборота можно разделить на:

  1. Ошибки при работе в интеграционных решениях — рассмотрим на примере работы в модуле для 1С.
  2. Ошибки при работе в веб-интерфейсе.

У каждого решения системы Диадок свои особенности и возможные ошибки в процессе работы пользователей. В большинстве случаев они не критичны и исправляются с помощью короткой инструкции. Главное — правильно определить проблему.

Ошибки при работе в интеграционных решениях — модуле для 1С

При возникновении любых ошибок в модуле первое, что стоит сделать, — проверить, установлена ли у вас актуальная версия. Если ваша версия модуля устарела и в программе доступно обновление, установите его. Часто это помогает быстро вернуться к исправной работе.

Чтобы обновить модуль Диадока, выполните следующее:

1. Нажмите на кнопку «Обновите модуль».

Кнопка Обновите модуль в Диадоке

2. В открывшемся окне нажмите «Скачать обновление модуля».

Окно Скачайте и обновите модуль

3. Укажите папку, в которую будет сохранен модуль, и нажмите «Выбор папки».

Окно Выбор папки

4. Откройте скачанный модуль через пункт меню «Файл» → «Открыть» или добавьте в список дополнительных внешних обработок.

Если обновление модуля не решило проблему, необходимо выяснить суть ошибки, чтобы исправить ее. При работе в модуле для 1С ошибки могут возникнуть при отправке и получении документов. Рассмотрим подробнее виды ошибок, их причины, инструкции по устранению.

diadoc

Попробуйте модуль для 1С от Диадока и работайте с документами в знакомом интерфейсе

Ошибки при отправке

Если вы работали с отправкой документов, но в модуле произошла ошибка, посмотрите ее в статусе документа. Проверьте, какая проблема возникла в вашем случае.

Ошибка отправки

Статусы с ошибками:

  • «Ошибка в подписи». Электронная подпись не прошла проверку на соответствие требованиям законодательства. Причину ошибки можно найти на странице просмотра документа: нажмите на Ф. И. О. подписанта, откроется окно «Электронная подпись». Причина ошибки выделена красным цветом. Для ее исправления и корректного подписания документов обратитесь в службу поддержки на почту diadoc@kontur.ru.
  • «Ошибка доставки». Возникает при сбое во взаимодействии операторов в роуминге. Чтобы узнать причину ошибки, на странице просмотра документа нажмите на ссылку «Подробнее». Когда определите ошибку, обратитесь в службу поддержки на почту diadoc@kontur.ru для ее решения.

Ошибка заполнения даты. Дата — обязательное поле, при его пропуске возникает ошибка. Она может возникнуть во всех документах, которые формируются по требованиям приказа ФНС № 820. К ним относятся УПД, накладные, акты, счета-фактуры. Для внесения даты нажмите на ссылку «Заполните дату и номер». Откроется окно документа-основания в 1С, куда нужно внести данные.

Пакет на отправку 1 документа

Ошибка отображения документа. Если при отправке документа пользователь не видит его в списке, есть несколько возможных причин:

  • Документ уже отправлялся. Если вы отправляли этот документ ранее, в системе появится ошибка. При необходимости вы можете сделать это повторно, следуя инструкции.
  • Не настроен обмен документами с контрагентом. Документ может не отправиться, если контрагент не добавлен в Диадоке или не выполнено сопоставление в программе 1С. Исправить это поможет инструкция.
  • Реквизиты документа не соответствуют условиям фильтра. Проверьте параметры отбора, возможно, отображается не весь список документов. Убедитесь, что у вас нет фильтра по организации, контрагенту, дате, виду пакета документов.
  • Не настроена отправка непроведенных документов. В этом случае нужно подключить необходимый параметр в модуле для 1С. Сделать это можно в пару кликов с помощью инструкции.
  • Не настроены параметры отправки документов. Нужный документ может не отобразиться в списке, если неверно выбраны настройки пакетов. Например, вы хотите отправить УПД, а в настройках указан пакет «СЧФ + ТОРГ12/Акт». Исправить это можно, отметив в настройках нужные пакеты документов. В этом вам поможет инструкция.

Первичные документы ООО

  • Тип документа не поддерживается модулем. Модуль позволяет отправлять и получать сформированные в 1С ТОРГ-12 и акт выполненных работ, счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, счет на оплату, универсальный передаточный документ. Если созданный в 1С документ не соответствует одному из перечисленных типов, в разделе «Отправка документов» он не появится.

Ошибки при получении

Ошибка, при которой создается документ 1С с неверными данными. Например,  некорректно заполняется наименование товара. Чтобы избежать этого, необходимо проверять сопоставление товаров при создании документа 1С. Как создать документ в 1С на основании входящего электронного документа, описали в инструкции

Сопоставление номенклатуры

diadoc

Начните отправлять онлайн юридически значимые документы через Диадок

Ошибки при работе в веб-интерфейсе

При работе пользователя в веб-интерфейсе Диадока могут возникать ошибки при входе в сервис. Для их устранения может понадобиться настроить новое рабочее место или получить доступ. В случае трудностей при подписании документов понадобится выяснить причину. Ниже рассмотрим типовые ошибки.

Ошибки при входе

Ошибка при входе по логину. Возникает, когда при попытке входа пользователь некорректно указывает логин или пароль. В этом случае стоит проверить правильность введенных данных. Если пароль утрачен, его можно восстановить по кнопке «Забыли пароль».

Ошибка при входе по логину

Ошибки при входе по сертификату электронной подписи. Бывают разных видов:

  • «Настройте компьютер». Может возникать при работе на новом рабочем месте. Пройдите диагностику по адресу https://help.kontur.ru/diadoc. После ее завершения нажмите на кнопку «Выполнить рекомендуемые действия», поставьте галочку «Выбрать все» и начните «Установку и настройку».
  • «Отправлен запрос на доступ» или «Доступ в ящик запрещен». Пользователь с действующим логином или сертификатом уже авторизован в ящике организации, но нужно получить доступ. Войти в аккаунт можно оперативно через администратора. Свяжитесь с сотрудником, Ф. И. О. которого указано в сообщении об ошибке, и запросите у него доступ к ящику. Администратору потребуется авторизоваться в личном кабинете, перейти в раздел «Настройки» — «Сотрудники» и принять запрос на доступ.

Ошибки при подписании

Ошибки в веб-интерфейсе могут возникать при подписании как исходящих, так и входящих документов. Рассмотрим самые популярные из них:

  • Ошибка адреса в ящике организации. Если он заполнен как иностранный, необходимо исправить его на формат российского, обязательно указав код региона, в котором работает организация. Для этого перейдите в «Настройки» — «Реквизиты организации» — «Юридический адрес».
  • Ошибка в основании полномочий. Проверьте, как заполнены основания полномочий в настройках сотрудника, — количество символов не должно превышать 120. Сократите текст, если он выходит за лимит.
  • Ошибка при отправке через промежуточного получателя. На текущий момент отправка документов через промежуточного получателя — это дополнительная функциональность. Она доступна для пользователей Диадока при обмене документами внутри системы. Такая отправка не работает в роуминге, так как в нем возможна передача только одной подписи к документу. Решить проблему можно при переходе всех участников к совместной работе в Диадоке.
  • Ошибка при аннулировании. В причине аннулирования указан пробел, что считается ошибкой. Пропишите причину аннулирования и повторите попытку.

diadoc

Переводите документооборот в электронный вид вместе с Диадоком

Ошибки в электронных документах

Помимо ошибок, которые возникают при работе пользователей в системе, существуют ошибки в электронных документах. Важно всегда отправлять документы в ФНС в корректном формате и правильно вносить в них исправления, если вы заметили неточности или опечатки.

Неверный формат документов для ФНС

Передавать некоторые документы в налоговую можно только в утвержденном формате XML. Если компания допустит ошибку и вышлет документ в формате PDF, DOC или JPG, налоговая не примет такой документ и расценит это как его отсутствие. Штрафные санкции в таком случае варьируются от денежных штрафов до блокировки счетов. ФНС утвердила обязательный XML-формат для следующих электронных документов:

Рекомендательный характер по передаче документов в формате XML действует для:

  • акт о расхождении по форме ТОРГ-2,
  • товарная накладная по форме ТОРГ-12,
  • акт выполненных работ/оказанных услуг,
  • транспортная накладная, 
  • сопроводительная ведомость,
  • заказ-наряд.

Такие документы не обязательно передавать в формате XML. Это может быть также JPG, PDF, DOC и прочие, что не будет считаться ошибкой.

Корректировка и исправление электронных документов

Что делать, если ошибка допущена в самом документе? Сначала определите, насколько она критична. Несущественные ошибки и опечатки, которые не мешают определить стороны операции и ее основные условия, можно не исправлять. Это регулирует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Если ошибку всё же необходимо исправить, это можно сделать, составив новый, исправленный документ. Оформите исправленный документ с тем же номером и датой, что и первоначальный. Обязательно укажите, что документ является исправленным, а также добавьте порядковый номер исправления и его дату.

Отдельные правила заполнения действуют для счета-фактуры и УПД. Они регламентируются постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». При появлении изменений в стоимости уже выполненных работ, оказанных услуг или отгруженных товаров для их исправления используют корректировочные счета-фактуры и УКД.

Корректировочный счет-фактура

Корректировочный счет-фактура

Такой счет-фактуру можно оформить при наличии документа, подтверждающего согласие покупателя с новыми условиями. Оформить корректировочный счет-фактуру можно в течение пяти дней с момента заключения.

Если обнаружена именно ошибка, опечатка, — например, пропущена буква, то формируется исправленный счет-фактура. Такой документ не требует никаких дополнительных соглашений.

Исправленный счет-фактура

Счет-фактура

Как исправить ошибки в ЭДО

Многие ошибки, возникающие в процессе работы с системой Диадок, можно оперативно исправить самостоятельно. Если в статье вы не нашли инструкции по решению своей проблемы, обратитесь в техподдержку Диадока. Специалисты круглосуточно на связи по нескольким каналам:

  • в Центре поддержки в самом сервисе,
  • в чате на сайте сервиса, в ватсапе или телеграме,
  • на заказе звонка через специальную форму на сайте,
  • по электронной почте diadoc@skbkontur.ru.

Если при работе с электронными документами в сервисах ЭДО возникают ошибки, их можно легко решить. Достаточно следовать инструкциям и подсказкам в системе. Исправление ошибок занимает несколько минут, а ведение электронного документооборота экономит компаниям время, деньги и ресурсы сотрудников.

diadoc

Подключайтесь к Диадоку и оцените удобство работы с электронными документами

Вопрос-ответ

Если ошибка не относится к стоимости, составу проведенных работ, не мешает идентифицировать стороны сделки, то ее можно не исправлять. В бумажном акте выполненных работ допускается зачеркнуть одной чертой неверный текст, сверху написать правильное значение. Также нужно будет написать «Исправлено», поставить подписи и ФИО ответственных, указать дату исправления. Акт относится к первичным документам, в них исправления допускаются согласно п. 7 ст. 9 402-ФЗ.

В веб-интерфейсе сервиса ЭДО Контур.Диадок рекомендуем запросить аннулирование документа, если вы получили акт от контрагента и заметили существенную ошибку в нем. Аннулировать можно также исходящий акт, когда контрагент его подпишет. После этого следует обменяться новым актом без ошибок.

В первую очередь оцените масштабы. Если это опечатка или ошибка, которая не мешает определить основные условия операции, ее можно не исправлять.

Если ошибку нужно исправить, составьте новый, исправленный документ. Его оформляют с тем же номером и датой, что и первоначальный. Необходимо указать, что документ исправленный, добавить порядковый номер исправления, подписи и дату.

В инструкциях описали, как отправить исправленный счет-фактуру и УПД в Диадоке.

Обратите внимание, что в некоторых случаях исправлений недостаточно — нужно составить корректировочные документы. Они потребуются, если товар отгружен, услуга оказана, но скорректировалась стоимость (произошли изменения в цене или объеме товаров/услуг), при этом обе стороны согласны с этим. Читайте в наших инструкциях, вак выставить корректировочный счет-фактуру и универсальный корректировочный документ.  

Дату в документе нужно заполнять обязательно, при ее пропуске возникает ошибка. Чтобы вписать дату в электронный документ, нажмите на ссылку «Заполните дату и номер». Если на этом этапе внесли неверную дату и отправили документ, нужно создать новый, исправленный. 

Если опечатка несущественна и не влияет на определение основных условий операции, ее можно не исправлять. Такие разъяснения дал Минфин, налогоплательщикам это пояснили в письме ФНС от 12 февраля 2015 № ГД-4-3/2104@.

Если клиент сервиса ЭДО столкнулся с ошибкой при работе с документами, вместо кода ошибки он получит уведомление, в котором будет информация о ее причинах или способах решения. Например, при входе в веб-сервис пользователь Диадока может увидеть ошибку «Доступ в ящик запрещен» или «Настройте компьютер». Самые распространенные ошибки при работе в веб-версии и модуле для 1С мы описали в этой статье.

Иногда пользователи все-таки сталкиваются с кодом ошибки 500 «На странице произошла ошибка» при работе в сервисе. В таком случае нужно обновить страницу (нажать F5 на клавиатуре) или попробовать другой браузер. Также вы можете почистить временные файлы (куки и кэш) в браузере. Если ошибка сохраняется, пройдите диагностику на сайте и выполните рекомендуемые действия.


Статьи по теме

Тест: Узнайте, какой сервис документооборота подходит вам

В параллельной реальности у Контура есть несколько сервисов документооборота с контрагентами. В одном можно обмениваться документами с динозаврами, в другом — с компаниями из далекого будущего, а в третьем — со всеми обитателями дач и огородов. Откуда они взялись? Их придумали наши пользователи, которые не смогли сразу запомнить название сервиса ЭДО Контур.Диадок. А мы решили рассказать о них всем.

Документооборот складского учета

Склад есть у оптовых, розничных магазинов, производственных и других компаний. Правильная организация складского хозяйства помогает контролировать движение товаров, рационально использовать ресурсы, повышать рентабельность предприятия, сокращать потери. Рассказываем о складском учете, его автоматизации и внедрении электронного документооборота на складе.

График документооборота в бухгалтерии

Значительную долю документооборота в компании занимает первичка, которая должна поступать в бухгалтерию для отчетности. Иногда на этом этапе возникают трудности: документы теряются или исполнитель затягивает со сроком сдачи. Чтобы такого не произошло, создают график документооборота. 

График документооборота на предприятии

Для регламентирования порядка работы с документами внутри компании создают график документооборота. Он помогает регулировать процесс движения документа от момента создания до отправки в архив. Расскажем подробнее, что такое график документооборота, какие моменты учесть при его создании и где найти образец.