Переход компании на электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить работу многих отделов. Особенно это касается бухгалтерии, сотрудники которой смогут обмениваться документами с контрагентами онлайн и уменьшить количество рутинных операций при обработке документов в учетной системе, например 1С. Разберем, зачем бухгалтеру использовать ЭДО и как перейти на цифровой документооборот.

Переведите бухгалтерию на ЭДО
Оцените все возможности работы с электронными документами
Преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом в бухгалтерии
Внедрение электронного документооборота в сферу бухгалтерского учета компании помогает решить ряд задач:
- Увеличить скорость работы. Пересылка бумажных документов занимает от нескольких дней до недели — в зависимости от того, как далеко партнер и какой курьерской службой пользуется компания. ЭДО позволяет отправить или принять документ в течение нескольких секунд.
- Оптимизировать расходы. Печать документов отнимает не только время, но и деньги — нужны принтеры, канцтовары, расходники. Кроме того, пересылка писем — дополнительные затраты. Сервисы ЭДО, например Диадок, берут оплату только за исходящие документы, что в разы дешевле почтовых отправлений.
- Обеспечить юридическую значимость. Документы, которыми обмениваются пользователи ЭДО, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные аналоги, так как их подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Защитить файлы. Система ЭДО хранит документы в облачном архиве и позволяет находить файлы с помощью онлайн-поиска — данные невозможно потерять.
- Оперативно исправлять ошибки. Процесс внесения правок займет минимум времени, так как не понадобится заново печатать и отправлять документ.
- Хранить историю работы с документом. В сервисе ЭДО можно просматривать информацию о документе: кто отправитель и получатель, каким был путь передачи на согласование, кто и когда поставил подписи.
- Обеспечить безопасность. Операторы ЭДО должны соблюдать строгие требования законодательства, в том числе по защите информации. Документы передаются по зашифрованным каналам, что исключает подмену или перехват информации.
- Увеличить обороты предприятия. Быстрое согласование и подписание ускоряют оплату и отгрузку продукции. Товары не простаивают на складах, что увеличивает оборот средств и как следствие — доходы бизнеса.
- Получать налоговый вычет в том же периоде, когда совершена сделка. Онлайн-обмен подписанными документами и отсутствие расхождений с контрагентами помогают получать вычеты по НДС своевременно.
- Избежать потери документов. Файлы в ЭДО невозможно потерять, поэтому бухгалтерия всегда будет своевременно получать закрывающие и другие документы.
Таким образом, ЭДО в бухгалтерии — удобный способ оптимизировать работу, защитить информацию, ускорить согласование и подписание документов, а также избавиться от бумажного архива. Подробнее о преимуществах электронного документооборота по сравнению с бумажным рассказываем в статье.
Переведите бухгалтерию на ЭДО и оцените преимущества: скорость, удобство, безопасность
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Обратите внимание на ЭДО, если в компании:
- большой объем документооборота;
- бухгалтерия перегружена задачами;
- нет прозрачности процессов, бумаги часто дублируют или теряют;
- процесс подписания и согласования затянут и включает много ответственных;
- затраты на бумажный документооборот — значительная статья расходов.
Для иллюстрации сравним бумажный и электронный способ обмена документами.
Бумажный документооборот | ЭДО |
---|---|
Долгий поиск бумаг в архиве, оригиналы задерживаются у коллег и остаются у контрагентов | Поиск по ключевым словам и параметрам документа займет пару минут |
Сложно отследить весь путь документа от создания до отправки | Информация о документе сохраняется в истории, фиксируется даже время подписания |
Процесс согласования и подписания отнимает много времени | С помощью ЭДО можно мгновенно подписывать документы, в том числе массово. Сервис позволяет настроить автоматизированную цепочку согласования |
Бумажный документ может потеряться. В таком случае придется повторить весь процесс: напечатать, подписать, отправить и заплатить за пересылку | В ЭДО документы не теряются — их легко найти с помощью онлайн-поиска |
Оптимизируйте работу бухгалтерии с помощью электронного документооборота
Принципы ЭДО в бухгалтерии
Электронный документооборот в бухгалтерии организуют, основываясь на принципах:
- Безопасность. Одно из ключевых требований к операторам ЭДО — защита информации. Документы передаются по зашифрованному каналу, а данные хранятся на защищенных серверах.
- Непрерывность. ЭДО позволяет избежать задержек — теперь не нужно ждать, когда документ доставят контрагенту и когда он вернется обратно после подписания. Чтобы избежать промедления в момент согласования, можно настроить автоматические маршруты движения документов между сотрудниками.
- Быстрый поиск. Поможет оперативно находить документы при запросе от ФНС.
- Единый регламент. Нужен, чтобы пользователи ориентировались в системе ЭДО и истории операций.
- Прозрачная система работы. Доступна информация об имени подписанта, статусе документа, времени его создания, подписания, получения. Эти данные можно собирать и анализировать, чтобы корректировать работу сотрудников.
Как быстро найти электронный документ в сервисе и скачать документооборот для представления в ФНС, продемонстрировали на конференции DiadocDay:
ЭДО имеет такую же юридическую значимость, как и бумажный документооборот. Это закреплено в законодательстве:
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует признание электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью.
- Статья 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина от 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур» определяют требования к электронным счетам-фактурам.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регламентирует составление первичных документов в том числе в электронном виде.
Диадок предлагает обмен бухгалтерскими и другими документами в электронном виде
Как внедрить ЭДО в бухгалтерию
Порядок внедрения ЭДО состоит из нескольких этапов. Разберем каждый отдельно.
Выбрать оператора ЭДО
Проанализируйте структуру ведения бухгалтерского учета и определите, какой оператор ЭДО вам подойдет. Ориентируйтесь на потребности компании: какие основные задачи будет решать ЭДО, какая функциональность важна, есть ли ограничения по стоимости, нужен ли роуминг или интеграция в собственную учетную систему.
Покупка ЭЦП
Для использования ЭДО понадобится приобрести электронную подпись (ЭП, ранее — ЭЦП). Предпочтение отдается КЭП, так как по закону она приравнена к собственноручной и обеспечивает юридическую значимость документов.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) представляет собой ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр. КЭП состоит из двух частей:
- проверочный сертификат для ключа подписи (USB-носитель);
- лицензированный дистрибутив — установочный пакет с программой, который используют в течение ограниченного периода действия ключа.
С помощью КЭП бухгалтер может отправлять отчетность в ФНС, подписывать закрывающие и другие документы, необходимые для работы с контрагентами. Приобрести сертификат КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре.
Поставить специальное ПО для ЭДО на рабочие места
Не существует конкретного перечня программного обеспечения для ЭДО, так как есть несколько способов использования системы в зависимости от потребностей компании. Разберем подробнее на примере Диадока.
Способ использовать ЭДО | Веб-версия | Интеграция в учетную систему | Мобильное приложение |
---|---|---|---|
Особенности | Простой способ, не требующий дополнительных настроек — веб-версия работает в браузере без установки программ на компьютер | ЭДО интегрируется в выбранную учетную систему, например 1С | Для оперативной работы разработано бесплатное приложение для устройств на iOS и Android |
Программное обеспечение | Браузер по выбору компании и КЭП на съемном носителе или устройстве пользователя | ПО зависит от выбранной учетной системы | Понадобится установить приложение на служебный смартфон |
После установления ПО рекомендуется составить инструкции и провести обучение сотрудников по использованию системы ЭДО.
Уведомить контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО
Последний этап внедрения — информирование контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО. Сделать это можно разными способами: написать по электронной почте, уведомить устно или отправить автоматическое приглашение к обмену в сервисе ЭДО.
Отправлять документы можно после обмена приглашениями в Диадоке
Начните обмениваться бухгалтерскими документами в режиме онлайн
Какие бухгалтерские документы можно передавать через ЭДО
Когда говорят о бухгалтерской документации, обычно подразумевают первичные документы. В ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что это документы, подтверждающие сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:
- договор;
- счет;
- УПД;
- накладную;
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- бланки строгой отчетности, товарный и кассовый чеки.
Обмен договорами и другими юридически значимыми документами с контрагентами происходит в системе ЭДО. Так, Диадок позволяет мгновенно обмениваться бухгалтерскими документами, отслеживать их статус онлайн и работать с электронными документами прямо в интерфейсе учетной системы 1С.
Среди электронных документов выделяют формализованные и неформализованные. Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат, а неформализованные документы передаются в произвольном формате. Подробнее об этом рассказываем здесь.
Кроме обмена с контрагентами, бухгалтерия регулярно отправляет отчеты в контролирующие органы. Чтобы ускорить работу, избежать штрафов и отправлять документы онлайн существуют системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн.
Остановимся на нескольких примерах документов, которые можно отправлять через Контур.Диадок — для обмена с контрагентами и Контур.Экстерн — для передачи отчетности в госорганы.
Договоры
Первый этап взаимодействия с контрагентами — создание и заключение договора. Требования к договору в ЭДО такие же, как и к бумажной версии. Отличаются только сроки подписания и отправки — в системе электронного документооборота подписать договор с контрагентом можно очень быстро.
Первичные документы, счета-фактуры, УПД
Первичка, счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД) сопровождают каждую сделку, поэтому составляют значительный объем документооборота в бухгалтерии. Работа с ними в системе ЭДО разгружает сотрудников и позволяет снизить затраты на печать и пересылку.
Работать с электронными документами можно прямо из 1С, если подключить модуль Диадока. Интерфейс решения и процедуру создания документа продемонстрировали на конференции DiadocDay:
Бухгалтерская отчетность
Бухгалтерии необходимо регулярно подавать отчетность в налоговую инспекцию и иные органы. Форма подачи — на бумаге или в электронном виде — зависит от численности персонала в компании и органа, куда отчетность будет направлена (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат).
Например, компании, у которых количество сотрудников за предшествующий год превысило 100 человек, передают отчетность в налоговую только в электронной форме. Если такая организация сдаст отчет в бумажном виде, ей грозит штраф (ст. 119.1 НК РФ).
Электронный документооборот в сфере B2G — бизнес-государство — ведется через системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн. Он помогает компаниям оперативно отправлять отчеты в электронном виде, отслеживать сроки подачи и избегать штрафов.
Получится ли совмещать бумажный документооборот с электронным
Не все компании в состоянии сразу перейти на ЭДО, кроме того, не каждый контрагент готов пользоваться электронным документооборотом. Поэтому только часть процессов переходит в онлайн на первом этапе. Ориентируйтесь на требования законодательства. Если документ по закону передается только с помощью ЭДО, использовать бумажный документооборот не получится. Например, если принять маркированный товар без электронного УПД, всех участников сделки оштрафуют. Подробнее про обязательный ЭДО рассказываем в статье.
Перевод бухгалтерии на ЭДО — современный способ работы с документами в компании. Онлайн-формат помогает оперативно проводить сделки, не отвлекаться на рутину и в разы ускорить получение подписей контрагентов. Десятки клиентов Диадока перевели бухгалтерские документы в электронный вид и повысили эффективность своего бизнеса.
Организуйте работу бухгалтерии с помощью ЭДО, чтобы экономить время и повысить производительность