ЭДО для бухгалтерии

Переход компании на электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить работу многих отделов. Особенно это касается бухгалтерии, сотрудники которой смогут обмениваться документами с контрагентами онлайн и уменьшить количество рутинных операций при обработке документов в учетной системе, например 1С. Разберем, зачем бухгалтеру использовать ЭДО и как перейти на цифровой документооборот.

Преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом в бухгалтерии

Внедрение электронного документооборота в сферу бухгалтерского учета компании помогает решить ряд задач:

• Увеличить скорость работы. Пересылка бумажных документов занимает от нескольких дней до недели — в зависимости от того, как далеко партнер и какой курьерской службой пользуется компания. ЭДО позволяет отправить или принять документ в течение нескольких секунд. 
• Оптимизировать расходы. Печать документов отнимает не только время, но и деньги — нужны принтеры, канцтовары, расходники. Кроме того, пересылка писем — дополнительные затраты. Сервисы ЭДО, например Диадок, берут оплату только за исходящие документы, что в разы дешевле почтовых отправлений. 
• Обеспечить юридическую значимость. Документы, которыми обмениваются пользователи ЭДО, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные аналоги, так как их подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).  
• Защитить файлы. Система ЭДО хранит документы в облачном архиве и позволяет находить файлы с помощью онлайн-поиска — данные невозможно потерять. 
• Оперативно исправлять ошибки. Процесс внесения правок займет минимум времени, так как не понадобится заново печатать и отправлять документ.
• Хранить историю работы с документом. В сервисе ЭДО можно просматривать информацию о документе: кто отправитель и получатель, каким был путь передачи на согласование, кто и когда поставил подписи. 
• Обеспечить безопасность. Операторы ЭДО должны соблюдать строгие требования законодательства, в том числе по защите информации. Документы передаются по зашифрованным каналам, что исключает подмену или перехват информации. 
• Увеличить обороты предприятия. Быстрое согласование и подписание ускоряют оплату и отгрузку продукции. Товары не простаивают на складах, что увеличивает оборот средств и как следствие — доходы бизнеса.
• Получать налоговый вычет в том же периоде, когда совершена сделка. Онлайн-обмен подписанными документами и отсутствие расхождений с контрагентами помогают получать вычеты по НДС своевременно. 
• Избежать потери документов. Файлы в ЭДО невозможно потерять, поэтому бухгалтерия всегда будет своевременно получать закрывающие и другие документы. 

Таким образом, ЭДО в бухгалтерии — удобный способ оптимизировать работу, защитить информацию, ускорить согласование и подписание документов, а также избавиться от бумажного архива. Подробнее о преимуществах электронного документооборота по сравнению с бумажным рассказываем в статье. 

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Обратите внимание на ЭДО, если в компании:

• большой объем документооборота;
• бухгалтерия перегружена задачами;
• нет прозрачности процессов, бумаги часто дублируют или теряют;
• процесс подписания и согласования затянут и включает много ответственных;
• затраты на бумажный документооборот — значительная статья расходов.

Для иллюстрации сравним бумажный и электронный способ обмена документами. 

Принципы ЭДО в бухгалтерии

Электронный документооборот в бухгалтерии организуют, основываясь на принципах:

• Безопасность. Одно из ключевых требований к операторам ЭДО — защита информации. Документы передаются по зашифрованному каналу, а данные хранятся на защищенных серверах. 
• Непрерывность. ЭДО позволяет избежать задержек — теперь не нужно ждать, когда документ доставят контрагенту и когда он вернется обратно после подписания. Чтобы избежать промедления в момент согласования, можно настроить автоматические маршруты движения документов между сотрудниками. 
• Быстрый поиск. Поможет оперативно находить документы при запросе от ФНС.  
• Единый регламент. Нужен, чтобы пользователи ориентировались в системе ЭДО и истории операций. 
• Прозрачная система работы. Доступна информация об имени подписанта, статусе документа, времени его создания, подписания, получения. Эти данные можно собирать и анализировать, чтобы корректировать работу сотрудников.  

Как быстро найти электронный документ в сервисе и скачать документооборот для представления в ФНС, продемонстрировали на конференции DiadocDay:

ЭДО имеет такую же юридическую значимость, как и бумажный документооборот. Это закреплено в законодательстве: 

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует признание электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью.
• Статья 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина от 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур» определяют требования к электронным счетам-фактурам.
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регламентирует составление первичных документов в том числе в электронном виде. 

Как внедрить ЭДО в бухгалтерию

Порядок внедрения ЭДО состоит из нескольких этапов. Разберем каждый отдельно. 

Выбрать оператора ЭДО

Проанализируйте структуру ведения бухгалтерского учета и определите, какой оператор ЭДО вам подойдет. Ориентируйтесь на потребности компании: какие основные задачи будет решать ЭДО, какая функциональность важна, есть ли ограничения по стоимости, нужен ли роуминг или интеграция в собственную учетную систему. 

Покупка ЭЦП

Для использования ЭДО понадобится приобрести электронную подпись (ЭП, ранее — ЭЦП). Предпочтение отдается КЭП, так как по закону она приравнена к собственноручной и обеспечивает юридическую значимость документов. 

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) представляет собой ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр. КЭП состоит из двух частей: 

• проверочный сертификат для ключа подписи (USB-носитель);
• лицензированный дистрибутив — установочный пакет с программой, который используют в течение ограниченного периода действия ключа.

С помощью КЭП бухгалтер может отправлять отчетность в ФНС, подписывать закрывающие и другие документы, необходимые для работы с контрагентами. Приобрести сертификат КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Поставить специальное ПО для ЭДО на рабочие места

Не существует конкретного перечня программного обеспечения для ЭДО, так как есть несколько способов использования системы в зависимости от потребностей компании. Разберем подробнее на примере Диадока. 

После установления ПО рекомендуется составить инструкции и провести обучение сотрудников по использованию системы ЭДО. 

Уведомить контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО

Последний этап внедрения — информирование контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО. Сделать это можно разными способами: написать по электронной почте, уведомить устно или отправить автоматическое приглашение к обмену в сервисе ЭДО. 

Отправлять документы можно после обмена приглашениями в Диадоке 

Какие бухгалтерские документы можно передавать через ЭДО

Когда говорят о бухгалтерской документации, обычно подразумевают первичные документы. В ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что это документы, подтверждающие сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:

• договор;
• счет;
• УПД;
• накладную;
• акт выполненных работ или оказанных услуг;
• бланки строгой отчетности, товарный и кассовый чеки.

Обмен договорами и другими юридически значимыми документами с контрагентами происходит в системе ЭДО. Так, Диадок позволяет мгновенно обмениваться бухгалтерскими документами, отслеживать их статус онлайн и работать с электронными документами прямо в интерфейсе учетной системы 1С. 

Среди электронных документов выделяют формализованные и неформализованные. Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат, а неформализованные документы передаются в произвольном формате. Подробнее об этом рассказываем здесь. 

Кроме обмена с контрагентами, бухгалтерия регулярно отправляет отчеты в контролирующие органы. Чтобы ускорить работу, избежать штрафов и отправлять документы онлайн существуют системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн. 

Остановимся на нескольких примерах документов, которые можно отправлять через Контур.Диадок — для обмена с контрагентами и Контур.Экстерн — для передачи отчетности в госорганы.

Договоры

Первый этап взаимодействия с контрагентами — создание и заключение договора. Требования к договору в ЭДО такие же, как и к бумажной версии. Отличаются только сроки подписания и отправки — в системе электронного документооборота подписать договор с контрагентом можно очень быстро. 

Первичные документы, счета-фактуры, УПД

Первичка, счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД) сопровождают каждую сделку, поэтому составляют значительный объем документооборота в бухгалтерии. Работа с ними в системе ЭДО разгружает сотрудников и позволяет снизить затраты на печать и пересылку.

Работать с электронными документами можно прямо из 1С, если подключить модуль Диадока. Интерфейс решения и процедуру создания документа продемонстрировали на конференции DiadocDay:

Бухгалтерская отчетность

Бухгалтерии необходимо регулярно подавать отчетность в налоговую инспекцию и иные органы. Форма подачи — на бумаге или в электронном виде — зависит от численности персонала в компании и органа, куда отчетность будет направлена (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат). 

Например, компании, у которых количество сотрудников за предшествующий год превысило 100 человек, передают отчетность в налоговую только в электронной форме. Если такая организация сдаст отчет в бумажном виде, ей грозит штраф (ст. 119.1 НК РФ).

Электронный документооборот в сфере B2G — бизнес-государство — ведется через системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн. Он помогает компаниям оперативно отправлять отчеты в электронном виде, отслеживать сроки подачи и избегать штрафов. 

Получится ли совмещать бумажный документооборот с электронным

Не все компании в состоянии сразу перейти на ЭДО, кроме того, не каждый контрагент готов пользоваться электронным документооборотом. Поэтому только часть процессов переходит в онлайн на первом этапе.  Ориентируйтесь на требования законодательства. Если документ по закону передается только с помощью ЭДО, использовать бумажный документооборот не получится. Например, если принять маркированный товар без электронного УПД, всех участников сделки оштрафуют. Подробнее про обязательный ЭДО рассказываем в статье. 

Перевод бухгалтерии на ЭДО — современный способ работы с документами в компании. Онлайн-формат помогает оперативно проводить сделки, не отвлекаться на рутину и в разы ускорить получение подписей контрагентов. Десятки клиентов Диадока перевели бухгалтерские документы в электронный вид и повысили эффективность своего бизнеса.