ЭДО для бухгалтерии

Переход компании на электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить работу многих отделов. Особенно это касается бухгалтерии, сотрудники которой смогут обмениваться документами с контрагентами онлайн и уменьшить количество рутинных операций при обработке документов в учетной системе, например 1С. Разберем, зачем бухгалтеру использовать ЭДО и как перейти на цифровой документооборот.

diadoc

Используйте электронный документооборот в бухгалтерии — доверьте рутину удобному сервису

Преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом в бухгалтерии

Внедрение электронного документооборота в сферу бухгалтерского учета компании помогает решить ряд задач:

  • Увеличить скорость работы. Пересылка бумажных документов занимает от нескольких дней до недели — в зависимости от того, как далеко партнер и какой курьерской службой пользуется компания. ЭДО позволяет отправить или принять документ в течение нескольких секунд. 
  • Оптимизировать расходы. Печать документов отнимает не только время, но и деньги — нужны принтеры, канцтовары, расходники. Кроме того, пересылка писем — дополнительные затраты. Сервисы ЭДО, например Диадок, берут оплату только за исходящие документы, что в разы дешевле почтовых отправлений. 
  • Обеспечить юридическую значимость. Документы, которыми обмениваются пользователи ЭДО, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные аналоги, так как их подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).  
  • Защитить файлы. Система ЭДО хранит документы в облачном архиве и позволяет находить файлы с помощью онлайн-поиска — данные невозможно потерять. 
  • Оперативно исправлять ошибки. Процесс внесения правок займет минимум времени, так как не понадобится заново печатать и отправлять документ.
  • Хранить историю работы с документом. В сервисе ЭДО можно просматривать информацию о документе: кто отправитель и получатель, каким был путь передачи на согласование, кто и когда поставил подписи. 
  • Обеспечить безопасность. Операторы ЭДО должны соблюдать строгие требования законодательства, в том числе по защите информации. Документы передаются по зашифрованным каналам, что исключает подмену или перехват информации. 
  • Увеличить обороты предприятия. Быстрое согласование и подписание ускоряют оплату и отгрузку продукции. Товары не простаивают на складах, что увеличивает оборот средств и как следствие — доходы бизнеса.
  • Получать налоговый вычет в том же периоде, когда совершена сделка. Онлайн-обмен подписанными документами и отсутствие расхождений с контрагентами помогают получать вычеты по НДС своевременно. 
  • Избежать потери документов. Файлы в ЭДО невозможно потерять, поэтому бухгалтерия всегда будет своевременно получать закрывающие и другие документы. 

Таким образом, ЭДО в бухгалтерии — удобный способ оптимизировать работу, защитить информацию, ускорить согласование и подписание документов, а также избавиться от бумажного архива. Подробнее о преимуществах электронного документооборота по сравнению с бумажным рассказываем в статье. 

diadoc

Переведите бухгалтерию на ЭДО и оцените преимущества: скорость, удобство, безопасность

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Обратите внимание на ЭДО, если в компании:

  • большой объем документооборота;
  • бухгалтерия перегружена задачами;
  • нет прозрачности процессов, бумаги часто дублируют или теряют;
  • процесс подписания и согласования затянут и включает много ответственных;
  • затраты на бумажный документооборот — значительная статья расходов.

Для иллюстрации сравним бумажный и электронный способ обмена документами. 

Бумажный документооборот ЭДО
Долгий поиск бумаг в архиве, оригиналы задерживаются у коллег и остаются у контрагентов Поиск по ключевым словам и параметрам документа займет пару минут
Сложно отследить весь путь документа от создания до отправки Информация о документе сохраняется в истории, фиксируется даже время подписания
Процесс согласования и подписания отнимает много времени С помощью ЭДО можно мгновенно подписывать документы, в том числе массово. Сервис позволяет настроить автоматизированную цепочку согласования
Бумажный документ может потеряться. В таком случае придется повторить весь процесс: напечатать, подписать, отправить и заплатить за пересылку В ЭДО документы не теряются — их легко найти с помощью онлайн-поиска

diadoc

Оптимизируйте работу бухгалтерии с помощью электронного документооборота

Принципы ЭДО в бухгалтерии

Электронный документооборот в бухгалтерии организуют, основываясь на принципах:

  • Безопасность. Одно из ключевых требований к операторам ЭДО — защита информации. Документы передаются по зашифрованному каналу, а данные хранятся на защищенных серверах. 
  • Непрерывность. ЭДО позволяет избежать задержек — теперь не нужно ждать, когда документ доставят контрагенту и когда он вернется обратно после подписания. Чтобы избежать промедления в момент согласования, можно настроить автоматические маршруты движения документов между сотрудниками. 
  • Быстрый поиск. Поможет оперативно находить документы при запросе от ФНС.  
  • Единый регламент. Нужен, чтобы пользователи ориентировались в системе ЭДО и истории операций. 
  • Прозрачная система работы. Доступна информация об имени подписанта, статусе документа, времени его создания, подписания, получения. Эти данные можно собирать и анализировать, чтобы корректировать работу сотрудников.  

ЭДО имеет такую же юридическую значимость, как и бумажный документооборот. Это закреплено в законодательстве: 

  • Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует признание электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью.
  • Статья 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина от 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур» определяют требования к электронным счетам-фактурам.
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регламентирует составление первичных документов в том числе в электронном виде. 

diadoc

Диадок предлагает обмен бухгалтерскими и другими документами в электронном виде

Как внедрить ЭДО в бухгалтерию

Порядок внедрения ЭДО состоит из нескольких этапов. Разберем каждый отдельно. 

Как внедрить ЭДО в бухгалтерию

Выбрать оператора ЭДО

Проанализируйте структуру ведения бухгалтерского учета и определите, какой оператор ЭДО вам подойдет. Ориентируйтесь на потребности компании: какие основные задачи будет решать ЭДО, какая функциональность важна, есть ли ограничения по стоимости, нужен ли роуминг или интеграция в собственную учетную систему. 

Покупка ЭЦП

Для использования ЭДО понадобится приобрести электронную подпись (ЭП, ранее — ЭЦП). Предпочтение отдается КЭП, так как по закону она приравнена к собственноручной и обеспечивает юридическую значимость документов. 

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) представляет собой ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр. КЭП состоит из двух частей: 

  • проверочный сертификат для ключа подписи (USB-носитель);
  • лицензированный дистрибутив — установочный пакет с программой, который используют в течение ограниченного периода действия ключа.

С помощью КЭП бухгалтер может отправлять отчетность в ФНС, подписывать закрывающие и другие документы, необходимые для работы с контрагентами. Приобрести сертификат КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Поставить специальное ПО для ЭДО на рабочие места

Не существует конкретного перечня программного обеспечения для ЭДО, так как есть несколько способов использования системы в зависимости от потребностей компании. Разберем подробнее на примере Диадока. 

Способ использовать ЭДО Веб-версия Интеграция в учетную систему Мобильное приложение
Особенности Простой способ, не требующий дополнительных настроек — веб-версия работает  в браузере без установки программ на компьютер ЭДО интегрируется в выбранную учетную систему, например 1С Для оперативной работы разработано бесплатное приложение для устройств на iOS и Android
Программное обеспечение Браузер по выбору компании и КЭП на съемном носителе или устройстве пользователя ПО зависит от выбранной учетной системы Понадобится установить приложение на служебный смартфон

После установления ПО рекомендуется составить инструкции и провести обучение сотрудников по использованию системы ЭДО. 

Уведомить контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО

Последний этап внедрения — информирование контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО. Сделать это можно разными способами: написать по электронной почте, уведомить устно или отправить автоматическое приглашение к обмену в сервисе ЭДО. 

Поиск и приглашение контрагентов в Диадоке

Отправлять документы можно после обмена приглашениями в Диадоке 

diadoc

Начните обмениваться бухгалтерскими документами в режиме онлайн

Какие бухгалтерские документы можно передавать через ЭДО

Когда говорят о бухгалтерской документации, обычно подразумевают первичные документы. В ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что это документы, подтверждающие сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:

  • договор;
  • счет;
  • УПД;
  • накладную;
  • акт выполненных работ или оказанных услуг;
  • бланки строгой отчетности, товарный и кассовый чеки.

Обмен договорами и другими юридически значимыми документами с контрагентами происходит в системе ЭДО. Так, Диадок позволяет мгновенно обмениваться бухгалтерскими документами, отслеживать их статус онлайн и работать с электронными документами прямо в интерфейсе учетной системы 1С. 

Среди электронных документов выделяют формализованные и неформализованные. Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат, а неформализованные документы передаются в произвольном формате. Подробнее об этом рассказываем здесь

Кроме обмена с контрагентами, бухгалтерия регулярно отправляет отчеты в контролирующие органы. Чтобы ускорить работу, избежать штрафов и отправлять документы онлайн существуют системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн. 

Остановимся на нескольких примерах документов, которые можно отправлять через Контур.Диадок — для обмена с контрагентами и Контур.Экстерн — для передачи отчетности в госорганы.

Договоры

Первый этап взаимодействия с контрагентами — создание и заключение договора. Требования к договору в ЭДО такие же, как и к бумажной версии. Отличаются только сроки подписания и отправки — в системе электронного документооборота подписать договор с контрагентом можно очень быстро. 

Первичные документы, счета-фактуры, УПД

Первичка, счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД) сопровождают каждую сделку, поэтому составляют значительный объем документооборота в бухгалтерии. Работа с ними в системе ЭДО разгружает сотрудников и позволяет снизить затраты на печать и пересылку.

Бухгалтерская отчетность

Бухгалтерии необходимо регулярно подавать отчетность в налоговую инспекцию и иные органы. Форма подачи — на бумаге или в электронном виде — зависит от численности персонала в компании и органа, куда отчетность будет направлена (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат). 

Например, компании, у которых количество сотрудников за предшествующий год превысило 100 человек, передают отчетность в налоговую только в электронной форме. Если такая организация сдаст отчет в бумажном виде, ей грозит штраф (ст. 119.1 НК РФ).

Электронный документооборот в сфере B2G — бизнес-государство — ведется через системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн. Он помогает компаниям оперативно отправлять отчеты в электронном виде, отслеживать сроки подачи и избегать штрафов. 

Получится ли совмещать бумажный документооборот с электронным

Не все компании в состоянии сразу перейти на ЭДО, кроме того, не каждый контрагент готов пользоваться электронным документооборотом. Поэтому только часть процессов переходит в онлайн на первом этапе.  Ориентируйтесь на требования законодательства. Если документ по закону передается только с помощью ЭДО, использовать бумажный документооборот не получится. Например, если принять маркированный товар без электронного УПД, всех участников сделки оштрафуют. Подробнее про обязательный ЭДО рассказываем в статье

Заключение

Перевод бухгалтерии на ЭДО — современный способ работы с документами в компании. Онлайн-формат помогает оперативно проводить сделки, не отвлекаться на рутину и в разы ускорить получение подписей контрагентов. Десятки клиентов Диадока перевели бухгалтерские документы в электронный вид и повысили эффективность своего бизнеса.

diadoc

Организуйте работу бухгалтерии с помощью ЭДО, чтобы экономить время и повысить производительность


ЭДО для 1С

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами с контрагентами через интернет. С его помощью можно отправлять, подписывать и получать любые типы документов онлайн. ЭДО в программе 1С реализуется с помощью готового модуля. Он устанавливается на компьютер или сервер и позволяет использовать возможности Диадока прямо в 1С.

Маркировка молочной продукции

В 2022 году ЭДО стал обязательным при маркировке молочной продукции. Участники оборота с 1 сентября должны передавать сведения в Честный ЗНАК через оператора ЭДО. За нарушение правил маркировки предусмотрена административная и даже уголовная ответственность. В статье расскажем, что следует знать о маркировке молока производителям, импортерам, оптовикам, рознице и общепиту. 

Выбор и настройка оборудования для маркировки молока

С 1 сентября 2022 года обязательное условие работы с маркированной молочной продукцией — передача сведений о ее реализации в систему Честный ЗНАК (ЧЗ) с помощью оператора электронного документооборота (ЭДО). Новое правило действует для всех участников процесса: производителей, импортеров, продавцов. Изменения коснутся и организаций общепита, но только в том случае, если они отпускают товар конечному потребителю. Разберем, как подготовиться к изменениям и какое оборудование выбрать для маркировки молочной продукции. 

ПО для ЭДО

Компании переходят на электронный документооборот с помощью специального программного обеспечения (ПО). Оно позволяет настроить эффективный юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами. Расскажем о достоинствах, характеристиках и задачах ПО для ЭДО и о том, как установить его на рабочее место.

ЭДО для юридических лиц

Юридические лица всё чаще предпочитают электронный документооборот (ЭДО) бумажному. ЭДО помогает оптимизировать бизнес-процессы, экономить бумагу и расходники, делать работу с документами прозрачной. Расскажем подробнее об ЭДО для юридических лиц.