ПО для ЭДО

Компании переходят на электронный документооборот с помощью специального программного обеспечения (ПО). Оно позволяет настроить эффективный юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами. Расскажем о достоинствах, характеристиках и задачах ПО для ЭДО и о том, как установить его на рабочее место.

Зачем нужно ПО для ЭДО

Внедрение в работу компании электронного документооборота (ЭДО) дает бизнесу возможность сократить издержки, освободить сотрудников от рутинной бумажной работы, ускорить взаимодействие с партнерами. С ЭДО закрывающие документы, а значит, и оплата приходит быстрее, снижается риск ошибок, обеспечивается порядок в делопроизводстве.

Среди других преимуществ ЭДО:

• фиксация действий с документами в протоколе передачи,
• снижение числа ошибок благодаря автоматической проверке формата документа и корректности типа данных в заполняемых полях,
• минимальная вероятность потери данных,
• хранение документов в электронном виде,
• быстрый поиск файлов по фильтрам,
• отслеживание статусов документов,
• круглосуточный доступ к данным.

В последние годы электронный документооборот становится для российских компаний не только способом оптимизировать бизнес-процессы, но и необходимостью. Через ЭДО ведется работа с маркируемыми и прослеживаемыми товарами, проводятся госзакупки.

При выборе способа обмена электронными документами важно гарантировать безопасность и удобство. В некоторых случаях для признания документов юридически значимыми понадобится дополнительное соглашение с контрагентом, что усложняет работу.

Лучше выбрать систему электронного документооборота — специальный сервис для работы с электронными документами. В сервисах ЭДО применяются усиленные квалифицированные электронные подписи, которые легитимизируют подписанные документы. Системы ЭДО упрощают ведение документооборота онлайн, а для маркируемых и прослеживаемых товаров их применение обязательно.

Функционирование таких систем обеспечивают операторы ЭДО. Например, сервис ЭДО Диадок предоставляет оператор СКБ Контур. Эти компании-провайдеры:

• реализуют процесс передачи электронных документов с помощью специального программного обеспечения;
• гарантируют безопасность передаваемых данных;
• обеспечивают документам юридическую силу;
• хранят электронные документы в течение сроков, установленных требованиями законодательства.

Также операторы проверяют новых абонентов, чтобы информация о подключенных к системе ЭДО пользователях была достоверна, сохраняют историю изменений документов и выступают третьей стороной в спорных ситуациях между контрагентами. Только через операторов ЭДО, согласно приказу Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н, можно обмениваться счетами-фактурами.

Операторы предоставляют и программное обеспечение, которое требуется для организации работы с электронными документами и взаимодействия сотрудников. ПО позволяет:

• Контролировать работу над документом. Пользователь системы ЭДО в режиме онлайн узнаёт о подписании со стороны контрагента. Кроме того, руководитель может отслеживать, сколько времени подчиненные тратят на обработку документа. В системе всегда отражены актуальные статусы документов, а действия с файлами фиксируются в протоколе. 
• Организовать поток входящих и хранение файлов. Поступающие документы можно автоматически направлять к нужным сотрудникам или в конкретные подразделения с помощью маршрутизации. Также можно настроить доступ к документам определенным сотрудникам или подразделению. Сами файлы находятся в единой базе, где их легко найти по ключевым словам или тегам. 
• Работать с маркировкой. Диадок направляет требуемые сведения в систему Честный ЗНАК из электронных УПД с помощью сервиса передачи данных.
• Упростить представление документов по требованию налоговой. В Диадоке вы быстро найдете нужные документы по фильтрам и выгрузите для дальнейшей отправки через систему интернет-отчетности, например в Контур.Экстерне это можно сделать в пару кликов.

Программное обеспечение для электронного документооборота отвечает двум ключевым требованиям: удобству и безопасности.

Удобство

В Диадоке можно работать в браузере через веб-версию. Она схожа по интерфейсу с электронной почтой: есть папки входящих, исходящих, удаленных документов, черновики. Для начала работы в веб-версии не требуется вмешательства в информационную систему компании. Это простой способ перехода на ЭДО, подходящий организациям с небольшим документооборотом и числом контрагентов.

Сервис можно внедрить и в свою учетную систему. Например, с помощью универсального модуля для 1С, который достаточно скачать с сайта и установить на ПК сотрудников. Благодаря этому они смогут работать в привычном интерфейсе и не перемещаться между вкладками для переноса данных. Подписать и отправить документы можно непосредственно в 1С. Полученные документы будут отражаться в системе автоматически.

Также сервис можно интегрировать с любой учетной системой с помощью API Диадока или коннектора. Есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP, Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Эти варианты интеграции подойдут компаниям с высоким трафиком документации и большим числом контрагентов.

Для большей мобильности используйте приложение Диадока для iOS или Android. Оно позволяет просматривать, согласовывать и подписывать документы.

Безопасность 

В сервисе ЭДО Диадок передача данных защищена шифрованием, а значит, перехват данных сторонними лицами невозможен. Для организации защищенного канала прежде всего используются международные протоколы SSL/TLS. Они считаются промышленным стандартом для обеспечения безопасности веб-приложений в интернете. Но организовать защищенный канал можно и с использованием российских стандартизированных алгоритмов по ГОСТу.

Налажен процесс и внутри компании-разработчика. Так, сотрудники Контура обязаны соблюдать установленные нормы в области защиты информации, а доступ к серверному оборудованию строго ограничен. При разработке и эксплуатации системы ЭДО применяются межсетевые экраны, регламенты администрирования, парольная политика и другие действенные способы обеспечения информационной безопасности. Для дополнительной защиты данных копии каждого документа хранятся на трех разнесенных серверах, расположенных в проверенных дата-центрах.

Контур.Диадок регулярно проходит независимые проверки. По итогам аудита компанией «Информзащита» в 2022 году степень защищенности серверов Диадока вновь была оценена как высокая.

Как приобрести ПО для ЭДО

Российские разработчики предлагают разные решения для организации электронного документооборота в компании. Для выбора подходящего сервиса и программного обеспечения необходимо проанализировать схему движения документов в компании и скорректировать ее при необходимости, обдумать задачи и цели ЭДО. От этого будет зависеть, какая система и опции онлайн-документооборота будут наиболее полезны вашей компании.

Разберем этапы внедрения ЭДО подробнее.

Шаг 1. Определить характеристики своего рабочего места

Рабочим местом для использования систем электронного документооборота является персональный компьютер, на который устанавливается необходимое программное обеспечение. ПК должен отвечать определенным требованиям, чтобы ПО работало корректно и позволяло пользоваться возможностями ЭДО.

Для комфортной работы в Диадоке убедитесь, что рабочее место соответствует следующим критериям:

• процессор с частотой не менее 1,7 ГГц, поддержкой SSE3 и оперативной памятью от 1,5 Гб;
• наличие свободной памяти на диске — от 2 Гб;
• доступ к стабильной и надежной сети интернет;
• установлен один из известных браузеров и Adobe Reader (не ниже версии 8.0);
• открыт доступ по 443 порту на официальные сайты домена kontur.ru.

Для работы с локальной квалифицированной электронной подписью (КЭП) потребуется ОС Mac или Microsoft (версии перечислены в статье). Возможна работа с современными версиями Unix-подобных операционных систем. Если квалифицированная электронная подпись содержится на носителе, потребуется USB-порт. В Диадоке вы можете работать с любыми средствами криптографической защиты информации из числа сертифицированных в ФСБ.

Для внедрения ЭДО через интеграционные решения сервиса — модуль для 1С, Диадок.Коннектор или API — могут предъявляться дополнительные требования к рабочему месту.

Шаг 2. Определить цели, которые будет выполнять ПО в организации

Переход на электронный документооборот должен начинаться с проработки некоторых организационных вопросов. В первую очередь рекомендуется проанализировать процессы в компании, чтобы определить слабые точки и потери в действующей схеме движения документов на всех этапах. Это особенно актуально для внутренних систем ЭДО (СЭД), но будет полезно и при переходе на ЭДО с внешними контрагентами.

Стоит учесть:

• затраты на ведение бумажного документооборота,
• сколько сотрудников работают с документами,
• цепочки и этапы согласований,
• сложности с контролем документов,
• порядок передачи сведений по запросу контролирующих органов.

Полученный сценарий с внесенными изменениями будет основой для перехода на ЭДО. 

Следующими этапами станут:

• Подготовка к внедрению ЭДО. Сформулируйте требования к сервису электронного документооборота, составьте план по переходу на ЭДО. 
• Разработка регламента или положения об ЭДО. Этот документ отражает информацию о работе с электронными документами и правила работы с сервисом ЭДО. В регламент вносятся перечень документов об ЭДО, технология перевода документов из бумажного в электронный вид, порядок доступа к данным и другие параметры. 
• Создание положения об ЭДО. Пропишите в нем ответы на частые вопросы об электронном документообороте. Это поможет сотрудникам быстрее сориентироваться и освоить новый формат работы.
• Внесение изменений в учетную политику компании. Это необходимо, если в электронный вид переводятся первичные документы. В учетной политике зафиксируйте возможность работы с электронными документами, список документов, которые будут составляться в электронном виде, порядок обмена ими. Укажите перечень сотрудников с правом подписи, особенности хранения файлов, способ предоставления сведений в ответ на запрос налоговой.

Также обозначьте, какая электронная подпись будет применяться для визирования документов в компании. В Диадоке используется квалифицированная электронная подпись. Она равнозначна собственноручной подписи без дополнительных соглашений с контрагентами и дает документам полную юридическую силу.

Еще одним документом, определяющим переход организации на электронный документооборот, станет приказ об ЭДО. Он содержит дату перехода на безбумажное делопроизводство и вступления в силу нормативных документов, список ответственных за систему ЭДО сотрудников, способ обучения коллектива.

Изучение процессов, связанных с документацией, и разработка регулирующих нормативных актов позволят четко определить цели и задачи ЭДО в компании. Исходя из полученных данных, вы сможете выбрать отвечающее требованиям интеграционное решение и дополнительные опции для организации ЭДО.

Шаг 3. Выбрать ПО у операторов ЭДО

Подключение к оператору электронного документооборота и сервису ЭДО — один из самых серьезных этапов. На рынке разработок можно найти немало программ для организации онлайн-документооборота. В первую очередь следует убедиться, что компания-провайдер ЭДО внесена в список аккредитованных операторов ФНС.

При выборе ПО примите во внимание:

• предполагаемый объем обмена электронными документами;
• тарифы, которые предлагают операторы, и входящие в них услуги;
• количество подключенных к сервису контрагентов;
• отзывы о том или ином провайдере ЭДО;
• степень защиты, результаты аудита безопасности системы ЭДО;
• надежность и условия предоставления техподдержки клиентов;
• поддержку роуминга — технологии обмена юридически значимыми документами между разными операторами ЭДО;
• удобство интерфейса;
• возможность тестового периода для оценки удобства системы;
• наличие подходящего интеграционного решения с вашей учетной системой.

Для большей уверенности узнайте у партнеров, какими операторами пользуются они. Это в том числе поможет быстрее наладить обмен электронными документами. При выборе Диадока этот момент не столь принципиален: у оператора СКБ Контур настроен автоматический роуминг со многими провайдерами ЭДО, поэтому трудностей с подключением контрагентов не возникнет.

В Диадоке вы оплачиваете только исходящие документы, входящие — бесплатны за некоторыми исключениями, указанными в прайс-листе на странице «Цены». В тариф входят получение, согласование и подписание документов, безлимитное по объему хранение документов и круглосуточная техподдержка. Вы сможете вести переписку в чате, зарегистрировать ящик организации без абонентской платы и добавить неограниченное число пользователей.

Сверху тарифа оплачивается оформление сертификата КЭП, подключение интеграционных решений, опций и модулей. В их числе маршруты согласования, дополнительная, трехсторонняя подпись, шаблоны, сверка взаиморасчетов и другие.

Шаг 4. Приобрести

Для подключения к Диадоку отправьте заявку на сайте системы, нажав «Подключиться» справа вверху страницы. Вам нужно указать:

• вашу цель — только получать документы или отправлять и получать;
• Ф. И. О. контактного лица;
• электронную почту и телефон;
• название организации;
• ИНН — КПП.

После отправки заявки с вами свяжется менеджер. Он уточнит детали, разъяснит условия подключения, предложит заключить договор.

Параллельно с выбором и оплатой тарифа сервиса ЭДО нужно оформить сертификат электронной подписи. Только с ним вы сможете подписывать документы и гарантировать им юридическую значимость. Для приобретения сертификата обратитесь в Удостоверяющий центр Контура.

Шаг 5. Установить ПО на рабочее место

После того как вы заполните заявку на сертификат, предоставите необходимые документы и получите сообщение о том, что сертификат готов к выпуску, потребуется настройка рабочего места. В этом поможет инструкция:

• перейдите на страницу установочного диска;
• скачайте расширение для браузера и Диаг.Плагин;
• выберите Диадок, запустите проверку системы и затем нажмите «Настроить компьютер» — компоненты установятся автоматически.

Следующий этап — получение сертификата. Проверьте реквизиты, подтвердите согласие на его выпуск, и выберите место для его записи. Съемные носители (токены, флешки) позволяют работать на нескольких ПК, а хранилище — только на одном. Сертификат КЭП позволит зарегистрироваться в сервисе и начать работу в веб-версии.

Еще один способ регистрации в Диадоке — с помощью логина и пароля. Потребуется отправка заявки на подключение и скан-копии заявления с подписью руководителя и печатью организации. Без сертификата КЭП сотрудник может просматривать, скачивать и распечатывать документы, однако подписание и отправка недоступны.

Для интеграции учетной системы с сервисом ЭДО потребуется больше времени и участие IT-специалистов. Обратитесь в Диадок — эксперты подберут решение и проинструктируют о подключении.

Последним этапом в переходе на электронный документооборот станет подключение контрагентов. В Диадоке этот процесс очень прост: отправьте приглашения партнерам и клиентам прямо из системы. Найти нужную компанию можно во вкладке «Контрагенты» — «Поиск и приглашение» по ИНН или названию. Как только приглашение будет принято, организация отразится в списке «Ваши контрагенты», и вы сможете начать обмен электронными документами. 

Если какой-то из этапов регистрации, установки ПО, подключения и пользования Диадоком вызовет вопросы, обратитесь в техподдержку сервиса. Специалисты круглосуточно готовы ответить на вопросы и помочь наладить комфортную работу с ЭДО.

Внедрение в работу компании электронного документооборота позволит оптимизировать бизнес-процессы, уйти от издержек на бумажное делопроизводство, ускорить получение закрывающих документов и оплаты. Такой подход к ведению дел повысит лояльность партнеров, снизит риск штрафов от контролирующих органов и приведет к улучшению экономических показателей.