ЭДО для компании

Что такое ЭДО для компании

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами в электронном виде по предоставленному оператором каналу связи. Такие документы, заверенные электронной подписью (ЭП), приравниваются к бумажным и не требуют хранения в печатном виде.

Какие цели выполняет

• Снижает расходы на курьерскую доставку, покупку бумаги, картриджей, папок.
• Сокращает время на обработку документов. Все действия переходят в онлайн и занимают минуты вместо дней и недель. 
• Обеспечивает надежное хранение. Оператор ЭДО организует копирование на разных серверах. Электронный документ нельзя физически повредить или испортить.
• Исключает потери во время доставки. Контрагент подписывает оригиналы в электронном виде, поэтому не нужно беспокоиться о возврате подписанных экземпляров.
• Ускоряет платежи по сделкам. Счета и акты сразу попадают к клиентам, не теряются среди массы писем в электронной почте. Оплата поступает без задержек, в результате сокращается кассовый разрыв.
• Освобождает время сотрудников для приоритетных задач. После внедрения ЭДО работники больше не занимаются сканированием, сбором собственноручных подписей и подшивкой архива. 
• Упрощает взаимодействие с контролирующими органами. Не нужно поднимать бумажные архивы, запрашивать недостающие накладные и восстанавливать утраченные. Достаточно выгрузить документы из системы ЭДО и передать их через сервис для сдачи электронной отчетности.
• Помогает получить все доступные налоговые вычеты, сэкономить на уплате налогов. С ЭДО исключены потери счетов-фактур и ошибки в них, поэтому компания учтет полную сумму входящего НДС. 
• Для производителей, импортеров, дистрибьюторов и продавцов некоторых маркированных товаров электронный документооборот стал обязательным с 1 января 2022 года, Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2464.

Почему компании выбирают ЭДО для работы с контрагентами, рассказали наши эксперты на конференции DiadocDay 2022:

Какие компании могут подключить

Электронный документооборот выбирают разные виды организаций: малый, средний и крупный бизнес, а также самозанятые. Крупные компании переводят документы в электронный вид, чтобы снизить издержки и риски. При большом объеме корреспонденции убытки, связанные с потерями и штрафами, могут составлять значительную сумму. Малому бизнесу ЭДО позволяет ускорить расчеты, а значит, своевременно закупать новые партии товара, использовать финансовые ресурсы эффективно.

ЭДО дает преимущество представителям всех сфер бизнеса. Банки расширяют географию услуг: удаленно оформляют кредиты и открывают расчетные счета. Телекоммуникационные компании выставляют расчетно-платежные документы уже через несколько часов после закрытия периода. Ритейлеры проводят круглосуточные отгрузки без участия сотрудников при помощи автоматического подписания.

Для некоторых компаний ЭДО ― обязательное условие. Это участники национальной системы прослеживаемости и госзакупок на электронных торговых площадках. В связи с последними изменениями в законодательстве к ним присоединились и участники оборота ряда маркированных товаров. 

Как обеспечить безопасность использования ЭДО

Многие документы содержат коммерческую тайну. Перехват такой информации приносит убытки и вредит деловой репутации. Оператор ЭДО должен гарантировать, что документы защищены от несанкционированного доступа. Безопасность передачи данных обеспечивается благодаря зашифрованным каналам связи HTTPS. Это исключает перехват или фальсификацию. От потери или повреждения данных защищает резервное копирование. 

Лучше выбирать систему ЭДО, в личный кабинет которой можно войти только по электронной подписи или логину-паролю. Авторизация через соцсети может поставить под угрозу безопасность документов. Если пользователь войдет в соцсеть с чужого устройства или злоумышленники взломают страницу, авторизоваться по его данным могут посторонние. Дополнительно защитить самую важную информацию помогут настройка уровней доступа сотрудников и ограничение доступа по IP-адресам. 

Предпочтительно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Это обеспечивает большую безопасность: сертификат такой подписи выдается только аккредитованным удостоверяющим центром. Для создания сертификата используют программные средства, соответствующие требованиям Федерального закона РФ от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи». Документы, подписанные КЭП, невозможно корректировать, то есть никто извне не поменяет содержание.

Безопасность обмена через Диадок подтверждена независимым аудитом. Проверка компании «Информзащита» показала, что система соответствует высокому уровню защищенности и не содержит критичных уязвимостей.

Какие документы может отправлять компания через ЭДО

В электронный вид переводят любые документы:

• бухгалтерские: счета-фактуры, справки, выписки;
• управленческие: локальные нормативные акты, регламенты, приказы;
• кадровые: личные дела работников, приказы об отпусках;
• складские: накладные, акты приема-передачи, МХ-1, МХ-3;
• отраслевые: КС-2, КС-3, заказ-наряд.

В ЭДО все документы делят на  формализованные и неформализованные. К формализованным относятся универсальный передаточный документ (УПД), счет-фактура, универсальный корректировочный документ (УКД), товарная накладная (ТОРГ-12), акт выполненных работ. К неформализованным ― все остальные. 

Виды документов в ЭДО

Как выбрать оператора ЭДО для компании

Обмениваться электронными счетами-фактурами можно только через операторов ЭДО. Они сообщают ФНС, что предприятие присоединилось к ЭДО, следят за требованиями к форматам электронных документов и гарантируют соблюдение закона. В споре между контрагентами выступают третьей независимой стороной. Таким образом, если компания планирует перейти на безбумажный документооборот, без участия оператора не обойтись.

В каких ситуациях приходится выбирать оператора ЭДО

Вопрос о выборе оператора ЭДО встает в следующих ситуациях:

• Предприятие переходит от традиционного документооборота к электронному. 
• Иногда компании сталкиваются с необходимостью сменить одного оператора на другого. 
• Организации могут заключать договоры с несколькими операторами ЭДО одновременно, чтобы работать через них с разными контрагентами. Например, если у первого оператора не настроена связь с оператором ключевого партнера. 

Основные критерии выбора оператора

Налоговая служба ведет единый реестр операторов счетов-фактур и отчетности. В него входят только те компании, которые отвечают требованиям, закрепленным в Приказе ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. Эти операторы:

• Являются юридическими лицами, зарегистрированными на территории России.
• Располагают сетями, серверами и программами для обработки, хранения данных и круглосуточного обмена электронными документами.
• Имеют аппаратные средства электронной подписи и право использовать ПО для ЭП. 
• Получили от ФСБ лицензии на разработку и распространение криптографических средств, оказание услуг по шифрованию информации. 
• Обеспечивают обмен с клиентами других операторов электронного документооборота.
• Имеют сертифицированное ПО для обмена документами с налоговыми органами.
• Информируют участников документооборота о присвоенных идентификаторах ЭДО.
• Передают в ФНС информацию об участниках ЭДО.
• Оказывают клиентам круглосуточную техподдержку. 
• Хранят электронные документы в соответствии с законодательством об архивном деле.
• Осуществляют резервное копирование, обеспечивающее сохранность информации об обмене документами. 

При выборе оператора ЭДО желательно учесть еще ряд моментов:

• Возможности для интеграции с учетной системой компании. Переводить документы с бумаги в электронный формат не имеет смысла без автоматизации бизнес-процессов. Нужно выяснить, позволяют ли настройки системы ЭДО учесть структуру компании и требования политики безопасности, работать в привычном сотрудникам интерфейсе, переносить данные из документов без ручного ввода. 
• Популярность оператора ЭДО. Чем больше контрагентов пользуются его услугами, тем быстрее получится начать обмен. Так, в Диадоке работает более 1,5 млн компаний. Проверить, кто из ваших контрагентов подключен, можно по названию или ИНН на странице.
• Уровень информационной безопасности. Оператор должен обеспечивать защиту от случайных или умышленных утечек и утери данных. 
• Техподдержка. На первых этапах перехода на электронный документооборот у пользователей возникают вопросы. Важно, чтобы оператор предоставлял обучающие материалы и инструкции, проводил консультации и был доступен 24/7.

Могут ли компании с разными операторами обмениваться документами через ЭДО

В Реестре операторов электронного документооборота десятки провайдеров. Каждая система ЭДО работает изолированно. Чтобы их пользователи могли обмениваться документами, применяют технологию роуминга. Для подключения роуминга должна быть настроена связь между операторами.

Возможны два варианта взаимодействия:

• Автороуминг ― упрощенная настройка роуминга. Процесс происходит автоматически, без участия сотрудников оператора и составления заявки от пользователя. Действует не со всеми операторами. 
• С помощью заявки на настройку роуминга. Для такой настройки требуется больше времени. 

Настройка роуминга не требует от пользователя больших усилий. Ее берет на себя команда Контура. Стоимость отправки документа в роуминге такая же, как и для обычного документооборота в Диадоке.

Развитие роуминга — приоритетное направление. Контур продолжает расширять перечень операторов-партнеров. Актуальный список можно посмотреть на странице. 

Как внедрить электронный документооборот в компании

Внедрение безбумажного документооборота проходит поэтапно:

1. Выберите оператора, одобренного Федеральной налоговой службой. 
2. Приобретите квалифицированный сертификат электронной подписи. Подойдет сертификат, выданный любым аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), например УЦ Контура. Руководители и ИП получают сертификат УЦ ФНС. 
3. Определите документы, которые хотите перевести в электронный вид. Можно начать с самых ходовых типов, а позже добавить остальные. 
4. Проанализируйте, по каким маршрутам перемещаются документы для согласования и подписания, какие сотрудники за это отвечают.
5. Оформите локальные нормативные акты: приказ и положение об электронном документообороте. 
6. Выберите техническое решение: работа в веб-версии, модуле для 1С, интеграция с другой учетной системой. 
7. Обучите сотрудников использовать новую систему. 
8. Проинформируйте контрагентов о переходе на ЭДО с помощью электронной почты, баннеров на сайте, звонка.

На внедрение придется потратить время, но в будущем компания сможет быстро оценить преимущества. Электронный документооборот оптимизирует работу и сокращает затраты на оформление и хранение документов.