Электронный документооборот для бизнеса

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Электронный документооборот — это способ организации делопроизводства в онлайн-формате. Как правило, компании ведут обмен электронными документами в системах ЭДО, например Контур.Диадоке. Безопасность, надежность, законность такого обмена обеспечивают специализированные компании — операторы ЭДО. Сервис Диадок предоставляет оператор СКБ Контур.

Электронные документы, передаваемые через сервис ЭДО, нельзя потерять, подделать или перехватить. Их не нужно распечатывать, подписывать вручную, отправлять почтой или курьером.

Таким образом экономится время сотрудников на работу с документацией. Также освобождается место в офисах, исчезает необходимость ведения бумажного архива и трат на расходники и печать. Документы подписываются и отправляются вовремя, контрагентам мгновенно приходят счета и акты. А получения подписи от них не нужно ждать неделями. Это ускоряет оплаты и помогает вовремя отчитываться перед контролирующими органами.

Функциональность сервисов ЭДО закрывает слабые места в компании за счет оптимизации процессов. В числе опций:

• создавать, получать, отправлять документы,
• согласовывать их внутри компании, подписывать электронной подписью,
• хранить файлы на защищенных серверах в едином архиве,
• автоматически распределять входящие по подразделениям, настраивать маршрутизацию,
• находить нужные документы и выгружать их, например для отправки в налоговую,
• сопоставлять данные актов сверки.

На онлайн-документооборот переводятся многие процессы. Подключение к ЭДО необходимо для работы с маркируемыми, прослеживаемыми товарами, участия в торгах и госзакупках. Также законодательно разрешен переход на электронные кадровые документы. Перевести в цифровой вид можно заявления, журналы, договоры, приказы, табели и другие массовые и личные документы.

Принцип работы ЭДО для бизнеса 

Сервисом ЭДО можно пользоваться в разных форматах: в виде веб-версии или интеграции с учетной системой компании. В первом случае к работе можно приступать сразу после регистрации. Во втором нужно время на установку программного обеспечения и настройку ПК. Диадок можно интегрировать в учетную систему с помощью модуля для 1С, готового решения для SAP ERP, коннектора или API.

Для работы в Диадоке необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она обеспечивает документам юридическую значимость. Документы, подписанные КЭП, равнозначны бумажным с собственноручной подписью.

Сама схема работы в сервисе понятна — всего три шага, чтобы отправить документ и получить подпись второй стороны:

1. Вы находите контрагента через поиск и отправляете ему приглашение. Как только оно будет принято, можно начинать обмен.
2. Загружаете документ с компьютера, выгружаете из учетной системы при наличии интеграции или создаете в редакторе с нуля, подписываете и отправляете контрагенту. 
3. Контрагент получает документ, подписывает.

В системе ЭДО отражается новый статус документа — «Подписан», и вы получаете уведомление об этом на почту. Документооборот считается завершенным.
 
Перед отправкой Диадок проверяет корректность заполненных полей в формализованных документах и действительность сертификата электронной подписи (ЭП). Если обнаружены недочеты, сервис не отправит файл и сообщит о проблеме. Это исключает ошибки и гарантирует, что документы будут приняты контрагентами и контролирующими органами, в том числе налоговой.

Какому бизнесу подойдет ЭДО

Возможности электронного документооборота будут полезны для любого бизнеса — от индивидуальных предпринимателей (ИП) до крупных предприятий и холдингов при любом режиме налогообложения. Рассмотрим, что получает бизнес при переходе на безбумажное делопроизводство.

ЭДО поможет оптимизировать делопроизводство в компании с любым объемом документооборота. Переход на него станет верным решением, особенно если вы:

• устали от стопок бумаг на столе;
• часто не можете оперативно найти нужный договор или накладную;
• несете большие расходы на бумагу, канцелярию, печать, почтовые услуги;
• не знаете, на каком этапе, где и у кого находится документ.

ЭДО решает эти и другие вопросы, позволяет контролировать получение подписей от контрагентов, организовать единый архив документации, освободить сотрудников от бумажной работы для выполнения более весомых задач.

Какие документы можно передавать через ЭДО в бизнесе

Сервисы электронного документооборота допускают обмен с контрагентами разными документами. Так, в Диадоке вы можете отправить как формализованные, то есть имеющие утвержденный ФНС формат, так и неформализованные документы и даже документы собственного формата.

Рассмотрим особенности передачи через сервис ЭДО распространенных видов документов.

Договоры

Законодательство РФ разрешает подписывать договоры через систему электронного документооборота. Гражданский, Трудовой, Арбитражный процессуальный кодексы определяют порядок заключения этих документов, а закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует применение ЭП для обмена юридически значимыми документами.
Договор, подписанный в системе ЭДО КЭП, равнозначен бумажному. Но стоит учесть, что:

• формой и содержанием он должен соответствовать законодательству,
• у подписанта должно быть право на визирование таких документов.

С помощью КЭП в Диадоке можно подписать хозяйственные, трудовые договоры для удаленной работы и другие. Согласно закону, в бумажном формате заключают только договоры купли-продажи, дарения недвижимости, ренты, поручительства.

Счета-фактуры

Счета-фактуры, как и первичные документы, переводят в электронный вид в первую очередь. Но их передача по ЭДО имеет особенности. Документ должен:

• соответствовать XML-формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@,
• быть подписан квалифицированной электронной подписью,
• передан через оператора электронного документооборота. 

Только в этом случае счет-фактура будет иметь юридическую силу и сможет быть представлен в контролирующие госорганы. Это определяет статья 169 Налогового кодекса РФ, а порядок передачи регулируется Приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н. Также счет-фактура должен быть зарегистрирован в журнале или книге учета и храниться в электронном виде в течение пяти лет.

Корректировочный счет-фактура, который требуется для фиксации изменений в цене или количестве товаров или услуг и расчета нового размера НДС, выставляется в соответствии с Приказом ФНС РФ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Акты

Акт приемки-сдачи работ или услуг — первичный учетный бухгалтерский документ, который подтверждает выполнение работ или услуг в рамках договора. Акт может состоять из одного или двух файлов XML-формата, которые содержат данные о заказчике и исполнителе.

Формат такого акта не унифицирован, однако акт должен содержать обязательные реквизиты. Они установлены законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Заполните поля с названием, датой документа, реквизитами сторон. Также укажите:

• перечень работ или услуг, которые внесены в договор,
• стоимость выполненных работ или оказанных услуг,
• должности и подписи сторон.

В Диадоке можно автоматизировать и перевести в электронный вид и другие типы документации. Например, внутренние акты, спецификации, реестры, отчеты агента. С переводом в электронный вид любой документ можно сделать стандартом работы компании или даже отрасли. 

Преимущества ЭДО для бизнеса

Электронный документооборот позволяет улучшить контроль за документами, быстро находить нужные файлы, обеспечивать конфиденциальность передаваемым данным. Рассмотрим подробнее основные преимущества ЭДО для бизнеса.

Сокращение временных затрат

Электронный документооборот упрощает обмен документами с контрагентами, что ускоряет поставки, приемку работ и товаров, учет НДС и определение налоговой базы. Кроме того, уменьшается количество времени, которое сотрудники компаний тратят на работу с бумажной документацией. Такие документы нужно распечатывать, относить на подпись и печать, отправлять курьером или почтой — а это дополнительная трата времени. Время занимает и поиск нужных документов в архиве. С ЭДО вместо бумажной работы сотрудники смогут заниматься задачами, направленными на развитие компании.

Сокращение финансовых затрат

С электронным документооборотом издержки на бумагу, печать, доставку, хранение документов снижаются в разы. Точную экономию можно посчитать с помощью калькулятора Диадока. Для этого укажите, сколько документов ежемесячно отправляете контрагентам, и выберите цену доставки. Калькулятор покажет, сколько вы сэкономите при переходе на ЭДО.

Улучшения сервиса и лояльности бизнеса

Настройка и оптимизация бизнес-процессов положительно скажутся на работе компании. Вы будете вовремя получать, подписывать, отправлять документы, в них будет порядок, а оплата начнет поступать без задержек. В результате вы покажете себя как добросовестного партнера, привлечете больше поставщиков и клиентов.

В числе других преимуществ ЭДО для бизнеса — контроль статуса документа, минимизация числа ошибок, работа с мобильного приложения, безопасная передача информации. Документы в Диадоке хранятся копиями на нескольких серверах, что исключает потерю данных.

Как бизнесу подключить ЭДО 

Переход на онлайн-документооборот предполагает несколько шагов. В рамках подготовительной работы требуется изучить делопроизводство в компании, скорректировать его при необходимости, разработать нормативные акты, внести изменения в учетную политику.

Следующими этапами станет выбор оператора ЭДО и тарифа на электронный документооборот, приобретение электронной подписи и программного обеспечения. Рассмотрим эти пункты подробнее.

Этап 1. Выбрать оператора ЭДО

Работу систем электронного документооборота обеспечивают операторы ЭДО — специализированные организации, которые обладают для этого техническими, кадровыми, правовыми возможностями. Поэтому для перехода на ЭДО необходимо заключить договор с оператором ЭДО.

Рынок России предлагает много провайдеров-поставщиков услуг в области электронного документооборота. При выборе ориентируйтесь на:

• опыт, число подключенных пользователей, их отзывы;
• тарифные предложения;
• разнообразие опций, услуг, интеграционных решений;
• степень защиты сервисов, регулярное прохождение аудитов безопасности;
• наличие мобильного приложения;
• развитость роуминга — технологии обмена юридически значимыми документами между разными операторами ЭДО;
• уровень технической поддержки пользователей.

СКБ Контур, как оператор ЭДО, гарантирует конфиденциальность и полную защиту передаваемых данных, следование требованиям законодательства, круглосуточную техподдержку. Вы сможете обмениваться документами с клиентами других операторов, ведь роуминг с большим числом компаний уже налажен, в том числе автоматический. 

В Диадоке доступны интеграционные решения, которые могут быть персонального характера. Для работы из любой точки мира разработано бесплатное мобильное приложение. Оценить возможности сервиса помогут отзывы клиентов.

Система ЭДО Диадок регулярно тестируется на возможность проникновения и проходит независимые проверки безопасности. Последний аудит был проведен в июле 2022 года компанией АО НИП «Информзащита». Степень защищенности серверов Диадока была оценена как высокая. 

Этап 2. Выбрать тариф

Тарифы на услуги систем электронного документооборота зависят от различных параметров. В сервисе ЭДО Диадок подключение и входящие для пользователей бесплатны, а в тарифах учтены исходящие. Причем пакет будет тем выгоднее, чем больше в него включено документов. Прайс-лист размещен в разделе «Цены».

Тарифы в Диадоке включают безлимитное по объему хранение файлов, круглосуточную техподдержку, допуск любого числа сотрудников вашей организации. Также:

• Отправка документов — формализованных и нет — стоит одинаково.
• Обмен в роуминге тоже не отличается в цене.
• Пакет документов предоставляется на год — это удобнее поквартальной оплаты.
• Доступ к данным сохраняется не менее пяти лет после окончания оплаченного периода.
• Учитываются только те исходящие, по которым завершен документооборот.
• Стоимость пакетов документов не облагается НДС.
• При необходимости можно приобрести больше исходящих — это будет еще выгоднее.

Важно: в тарифы не включена стоимость сертификата КЭП, интеграционных решений. Дополнительные опции, модули — маршруты согласования, шаблоны, теги и другие — тоже оплачиваются сверху.

Этап 3. Приобрести ЭЦП

Визирование документов в системах электронного документооборота осуществляется с помощью электронной подписи (ранее — ЭЦП, электронной цифровой подписи). В рамках закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» можно применять простую, неквалифицированную и квалифицированную ЭП.

Для обмена документами с контрагентами допускается применение всех видов подписей. Но в случае с простой и неквалифицированной ЭП понадобится соглашение об обмене электронными документами. Поэтому в Диадоке используется КЭП — наиболее защищенная подпись. С ней:

• Обмен документами начинается, как только компании добавляют друг друга в список контрагентов, без дополнительных договоренностей.
• Документы обладают полной юридической силой и аналогичны бумажному варианту с подписью от руки и печатью организации.
• Документы можно выгружать из системы и представлять в контролирующие госорганы или суд.
• Гарантирована безопасность и конфиденциальность документооборота, отсутствие искажений в документе.
• Обеспечена идентификация отправителя и подписанта документов и подтверждение подлинности подписи.

Кроме того, только КЭП можно подписывать счета-фактуры. Это определено статьей 169 Налогового кодекса РФ.

Приобрести сертификат КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Для получения оставьте заявку на сайте центра и подготовьте документы. КЭП потребуется всем сотрудникам, которые наделены правом подписи. Руководители коммерческих организаций и ИП с 1 января 2022 года получают подпись в удостоверяющем центре ФНС или у ее доверенных лиц.

Этап 4. Приобрести ПО для ЭДО

От программного обеспечения для электронного документооборота зависит, насколько корректно будут выстроены процессы делопроизводства в компании. Поэтому перед выбором ПО важно проанализировать действующие схемы документооборота, выявить недочеты, выяснить, как ЭДО может улучшить сценарии.

Эти сведения помогут подобрать правильное программное обеспечение. При выборе ПО учтите:

• объем документооборота, 
• удобство интерфейса сервиса,
• возможность интеграции ПО с учетной системой компании,
• тарифы и включенные в них услуги,
• степень защиты,
• наличие тестового периода, 
• список дополнительных опций,
• отзывы.

Важно, чтобы сервис ЭДО предоставлял надежную техподдержку на всех этапах внедрения и пользования системой электронного документооборота. 

Эксперты Диадока готовы проконсультировать по вопросам подключения и использования сервиса ЭДО, помочь с подбором интеграционного решения и тарифа. Электронный документооборот — это возможность для бизнеса оптимизировать внутренние процессы, выстроить эффективную работу с документами и повысить лояльность контрагентов.