Что такое экологический менеджмент

Тема сохранения окружающей среды и снижения вреда от производства интересует все больше компаний. Организации вводят инициативы: сортируют мусор, уменьшают потребление бумаги и пластика, спонсируют независимые фонды, меняют оборудование на более современное. Применять принципы экологического менеджмента можно разными способами, например электронный документооборот (ЭДО) помогает снизить количество потрябляемых ресурсов. Расскажем подробнее.

diadoc

Сокращайте количество офисной бумаги — подключайтесь к электронному документообороту

Задачи и цели экологического менеджмента

Экологический менеджмент — комплексный подход к работе организации, который направлен на снижение причиняемого вреда окружающей среде и рациональное использование ресурсов. Ему следуют частные предприятия, заводы, государственные службы. Главная цель — снизить вред, который наносит деятельность компании природе. Речь не только о производствах, которые загрязняют воздух или почву отходами. Наносить ущерб окружающей среде можно косвенно, когда в офисах не выключают свет на ночь или используют на постоянной основе одноразовую посуду. 

Чтобы следовать установленной цели по сохранению окружающей среды, предприятия ставят перед собой задачи:

  • Внедрить безопасные для экологии принципы работы, которые помогут уменьшить потребление материальных, энергетических ресурсов, а также выработку и выброс загрязняющих веществ. 
  • Проводить благотворительные мероприятия по защите природы, которые помогут привлечь инвесторов для дополнительного финансирования.  
  • Обучать сотрудников, вовлечь их в работу по охране окружающей среды и рациональному расходу природных ресурсов.
  • Найти альтернативные способы снизить потребление.

К экологическому менеджменту относят соблюдение природоохранного законодательства:

  • Федеральный закон от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды».
  • Федеральный закон от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления».
  • Федеральный закон от 24.04.1995 № 52-ФЗ «О животном мире».
  • Земельный, Лесной и Водный кодексы РФ.
  • Закон РФ от 21.02.1992 № 2395-1 «О недрах». 

Предприятия учитывают нормативные акты, принятые внутри каждого субъекта РФ, стандарты ГОСТ, требования международных служб, следят за изменениями в законодательной базе. 

Сравнение ЭДО с бумажным документооборотом

diadoc

Подключитесь к Диадоку, используйте электронные документы вместо бумажных

Для чего внедрять систему экологического менеджмента

Система экологического менеджмента нужна любой организации независимо от сектора. Может показаться, что IT-компания не наносит вред природе, в отличие от крупного химического производства. Но это не верно, потому что любая организация так или иначе воздействует на окружающую среду. В каждой компании есть область, которую можно оптимизировать, чтобы снизить вред, причиняемый экологии. Меры по защите природы должны быть соразмерны потреблению.

Для чего нужна система:

  • Не нарушать природоохранное законодательство. Этот пункт особенно волнует промышленное производство. Нанесение вреда окружающей среде грозит административной и уголовной ответственностью, а также вредит репутации. За нарушения экологических норм и отсутствие разрешений предусмотрены штрафы. 
  • Улучшить финансовую защищенность. Страховые компании устанавливают меньшие проценты для организаций, которые внедряют в работу меры по защите окружающей среды. 
  • Сформировать позиционирование. На имидж предприятия влияет не только финансовый успех, количество клиентов и партнеров. Должную репутацию создает забота о персонале, окружающей среде, участие в благотворительных акциях. 
  • Привлечь иностранных партнеров. Предприятие, которое заботится об экологии, повышает шансы выйти на международный рынок. Зарубежные государства предъявляют требования к сертификации импортируемой продукции, в которых учитывают степень воздействия на природу. 
  • Снизить расходы за счет вторичной эксплуатации отходов, рационального использования ресурсов. Предприятия, которым удается найти способы экономии энергии, сокращения загрязнения и переработки вторсырья могут существенно снизить свои расходы.
  • Выйти на «рынок зеленых продуктов». Культура потребления экологически чистых продуктов — экономическая сила. Многие клиенты приобретают экопродукцию и предпочитают пользоваться услугами компаний с выстроенной системой защиты окружающей среды. 
  • Повысить конкурентоспособность. Чтобы не потеряться рынке среди большого количества похожих бизнесов, необходимо следовать трендам, формировать дополнительную ценность бренда.
  • Улучшить корпоративную культуру. Сотрудники опираются на идеи, которые предлагает им руководство. Вдохновляющие и актуальные ценности помогут улучшить настроение внутри коллектива и повысить привлекательность компании в качестве работодателя.  

diadoc

Начните внедрять меры по защите окружающей среды — переходите на «зеленый» документооборот

Этапы внедрения системы экоменеджмента в организации

Обязательное условие создания системы — независимая оценка текущей ситуации внутри предприятия. Она нужна для разработки рекомендаций по созданию и внедрению новых принципов работы.
 
Во время оценки проверяют:

  • соответствие требованиям законодательства;
  • уровень воздействия на окружающую среду;
  • зоны роста, которые требуют изменений; 
  • области повышенного риска;
  • требования международного рынка;
  • предложения сотрудников;
  • рутинные процессы, нуждающиеся в пересмотре. 

С учетом анализа ситуации и государственных требований приступают к постановке экологических целей и задач. Цель формулируют с учетом ее практической реализации, а задачи — как поэтапный путь движения к конечному результату. Цели должны быть практичными, конкретными, измеримыми, это поможет оценивать эффективность работы. 
 
После формулировки целей переходят к разработке экологической политики — документа, где фиксируют будущие изменения. Политику создают с учетом масштаба компании и уровня ее воздействия на окружающую среду. Руководство организации утверждает документ, знакомит с ним всех сотрудников.

Затем компания разрабатывает программу экологического менеджмента, в которой определяет ответственных, средства, сроки для достижения целей. Программа должна регулярно пересматриваться, отражая планируемые корректировки и мероприятия, которые уже удалось внедрить. 

Когда руководитель согласовал программу, сотрудники начинают ее реализацию, в которую входят обучение персонала, настройка оборудования, сокращение потребления и другие изменения, указанные в документе. Для работников готовят нормативные акты, инструкции, учебные пособия, которые помогут ориентироваться в новых условиях. Так созданную систему интегрируют в управление организацией. 

На этом работа не заканчивается — внутри предприятия периодически проходит мониторинг внедренных процессов. Он нужен, чтобы оценить результаты проделанной работы, выявить слабые места, скорректировать систему так, чтобы постоянно совершенствовать меры по охране природы. 

Этапы внедрения экологического менеджмента

diadoc

Подключитесь к Диадоку — включите ЭДО в экологическую политику предприятия  

Принципы развития экологического менеджмента

Во время разработки программы многие компании ориентируются на международные стандарты ISO серии 14000, которые были опубликованы в 1996 году и активно используются в развитых странах. Стандарты ISO помогают снизить влияние предприятия на окружающую среду, выявить потенциал экономии ресурсов, выйти на иностранный рынок, выделиться на фоне конкурентов.
 
Во время внедрения программы компании следуют принципам:

  • Осознанность. Важно не просто вводить регламенты работы, а развивать экологическую культуру внутри компании, чтобы сотрудники понимали, что и зачем они делают. Это позволит повысить лояльность, вырастить инициативных работников, подать пример другим. 
  • Организационное обеспечение. Компания помогает сотрудникам ориентироваться в новых процессах с помощью регламентов, инструкций, обучений, распределения обязанностей. Чем понятнее будут перемены, тем больше шансов на совместную системную работу.  
  • Нормативно-правовое обеспечение. Помимо внутренних инструкций и документов, необходимо подготовить базу знаний государственных нормативных актов. Это поможет не тратить время на поиски актуального закона и держать под рукой важную информацию.
  • Предосторожность. Предприятие начинает работу, если его безопасность для окружающей среды подтвердилась с помощью независимой оценки. 
  • Участие. Принимая экологические решения, компания должна учитывать интересы субъектов хозяйственной деятельности, сотрудников, а также граждан, на которых может повлиять потенциальное загрязнение окружающей среды. 
  • Результативность. Оптимизация производственных процессов в компании позволяет эффективнее распределять ресурсы. Какие процессы улучшить, решают после аудита, ориентируясь на потенциальный вред и доступность. Например, многие компании могут оптимизировать документооборот, снижая потребление офисной бумаги
  • Ответственность. Природные ресурсы используют в соответствии с принципами экономической эффективности и экологической устойчивости. То есть компания учитывает последствия, которые могут повлиять на следующие поколения. 
  • Пропорциональность. Нужно сохранять баланс между развитием бизнеса и охраной природы. При увеличении объемов производства негативное влияние на экологию пропорционально увеличится. Тогда необходимо принять дополнительные меры по защите окружающей среды.

diadoc

Откажитесь от бумаги и оптимизируйте документооборот с помощью ЭДО

С чего начать разработку системы экологического менеджмента

Начать разработку системы экологического менеджмента можно одним из способов:

  • Глобальный. Он охватывает все процессы в компании, требует больших расходов и времени. Работа строится поэтапно: анализ, планирование, подготовка документов, обучение сотрудников. Сначала представители организации проводят независимую оценку текущего состояния, то есть аудит. Результатом анализа будет список слабых мест и способы работы с ними. После оценки руководство создает план работ, назначает ответственного, который использует законы РФ, стандарт ISO 14000 и принципы защиты окружающей среды. 
  • Частичный. Используется, если у организации нет возможности переходить к глобальным переменам. Среди процессов выбирают тот, который можно оптимизировать под экологический менеджмент. Например, сократить количество офисной бумаги или отказаться от пластиковой посуды в обеденных зонах. Меры по охране природы вводятся постепенно. 

Первые шаги по внедрению в работу компании экологического менеджмента зависят от структуры организации, внутренних образований, бюджета, количества сотрудников, оборудования. Даже небольшие сдвиги помогут начать движение в сторону глобальных изменений.

Примеры внедрения системы экоменеджмента

На примере опыта лесопромышленного холдинга Segezha Group (SG) посмотрим, как переход на электронный документооборот помог компании начать работу над системой экологического менеджмента. 

Холдинг Segezha Group запланировал сократить большую часть офисной бумаги без ущерба для работы, поэтому в 2018 году перешел на электронный документооборот, подключившись к системе Диадок. О результатах перехода мы писали в новости.

Помимо сокращения количества бумаги, в Segezha Group получили другие эффекты от внедрения электронного документооборота: 

  • Ускорили взаимодействие с контрагентами.
  • Снизили время работы с документами.
  • Уменьшились расходы на печать и пересылку.
  • Создали онлайн-архив.
  • Сократили сроки подготовки финансовой отчетности.

Сервис ЭДО интегрировался в учетную систему компании с помощью Контур.ERP и модуля для 1С, что позволило сотрудникам работать в привычном интерфейсе. 

Segezha Group в Диадоке

Подробнее о внедрении ЭДО в Segezha Group читайте здесь

Похожие выгоды от перехода на электронный документооборот открыли для себя компании: TomTailor, НЛМК, Сименс и другие. Все они снизили количество используемой бумаги и ускорили обмен документами с контрагентами. 

diadoc

Подключитесь к Диадоку, чтобы принести пользу природе и начать экономить

Заключение

Система экоменеджмента помогает снизить вредное воздействие на окружающую среду, оптимизировать расходы, повысить экологическую грамотность сотрудников, улучшить имидж компании, выйти на конкурентные рынки. Один из способов уменьшить количество используемых ресурсов — переход на электронный документооборот, который станет первым шагом по внедрению экологического менеджмента в работу компании. 


График документооборота в бухгалтерии

Значительную долю документооборота в компании занимает первичка, которая должна поступать в бухгалтерию для отчетности. Иногда на этом этапе возникают трудности: документы теряются или исполнитель затягивает со сроком сдачи. Чтобы такого не произошло, создают график документооборота. 

График документооборота на предприятии

Для регламентирования порядка работы с документами внутри компании создают график документооборота. Он помогает регулировать процесс движения документа от момента создания до отправки в архив. Расскажем подробнее, что такое график документооборота, какие моменты учесть при его создании и где найти образец.

Международный стандарт системы экологического менеджмента ISO 14000

Внедрение в работу компании системы экологического менеджмента (СЭМ) помогает соблюдать требования законодательства, выходить на конкурентный рынок, оптимизировать бюджет, снизить вред для окружающей среды от деятельности организации и следовать стратегии устойчивого развития. Расскажем подробнее о международном стандарте ISO 14000, который предназначен для создания СЭМ на предприятии.

В чем разница между СЭД и ЭДО

За последние годы электронный документооборот стал неотъемлемой частью работы многих российских компаний. Организации переводят внутренние процессы и обмен с контрагентами в электронный вид с помощью СЭД и систем ЭДО. Рассказываем, чем отличаются эти системы, а также зачем и как внедрять онлайн-документооборот на предприятии.

Маркировка воды с 2022 года

С 2021 года начат эксперимент по постепенному введению маркировки упакованной питьевой воды. Сначала обязательной для маркировки стала минеральная вода, а с 1 марта 2022 — остальные виды питьевой воды. Дальше по плану передача в систему маркировки информации об обороте маркированной воды через ЭДО. Разберем подробнее, что изменилось в 2022 году и как правильно работать с упакованной водой.