Переход на МЧД: что изменится для пользователей Диадока в 2023 году

9 февраля 2022 699

Необходимость использовать машиночитаемые доверенности (МЧД) в электронном документообороте вызывает много вопросов: что это, какой нормативной базой регулируется, как правильно использовать. Мы провели вебинар и разобрали в статье, как работать с машиночитаемыми доверенности в Диадоке сейчас и что ждет пользователей в 2023 году.

Роман Акимов Роман Акимов Менеджер проектов развития ЭДО в Контуре

diadoc

Начните работать по новым правилам уже сейчас

Протестируйте отправку документов с МЧД в Диадоке

Законодательная основа: вспомним суть изменений

Разберем поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые повлияли на работу с электронным документооборотом (ЭДО).

  1. Появились новые требования к аккредитации удостоверяющих центров (УЦ). С 1 января 2022 года аккредитованными считаются только около 40 центров — раньше было более 300. Требования к аккредитации повысили, чтобы снизить количество махинаций недобросовестных УЦ.
  2. Квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководители юрлиц и ИП теперь могут получить только в удостоверяющем центре ФНС. Изменение стало обязательным с 1 января 2022 года. Обратите внимание! Руководители бюджетных организаций получают подписи в УЦ Федерального казначейства, а банков — в УЦ Центробанка. 
  3. КЭП юрлица для сотрудников в 2023 году нельзя будет использовать для подписания документов, а также нельзя будет получать новые сертификаты такого типа. Вместо них будут применяться КЭП физлица с машиночитаемой доверенностью. 

Что такое МЧД

  • МЧД — доверенность в электронном виде. Представляет собой файл в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя.
  • Содержит данные о доверителе, доверенном лице и полномочиях. Доверитель — это юридическое лицо, которое выдает право подписи сотруднику. Доверенное лицо — сотрудник. Полномочия — права, которые дают возможность подписывать документы организации.  
  • Имеет порядок подписания, хранения, передачи и отмены. 

Больше информации о МЧД в справочной статье.

С 1 марта 2022 года вступили в силу поправки в закон и начался переходный период. Это значит, что пока можно работать и с КЭП юрлица для сотрудников, и с КЭП физлица плюс МЧД. 

diadoc

Обменивайтесь электронными документами по новым правилам в Диадоке

Как создать МЧД в сервисе Контур.Доверенность

Рассмотрим, как создать машиночитаемую доверенность в новом сервисе Контура. Для примера возьмем следующий сценарий:

  • сотрудник создает доверенность;
  • передает ее на подпись руководителю;
  • руководитель ставит подпись;
  • сотрудник получает МЧД, с которой может работать.

Разберем по шагам, что делать:

  1. Зайти в сервис Контур.Доверенность.
  2. В правом верхнем углу нажать на кнопку «Доверенность».

Доверенность

  1. Заполнить новую заявку на доверенность для обмена документами по ЭДО:
    • период действия доверенности;
    • организация-доверитель;
    • реквизиты физического лица, которое получает доверенность.

Заявка на доверенность

  1. При желании сделать активной галочку «Регистрация в информационной системе». Это позволит работать с доверенностью в сервисах Контура или других операторов.
  2. Отправить доверенность на подпись.
  3. Статус доверенности изменится на «Ждет подписания».

После зарегистрированному в сервисе руководителю придет письмо о том, что сотрудник оставил на подпись заявку на доверенность. Директор сразу может перейти в сервис, проверить данные, добавить свои реквизиты и поставить подпись. Тогда сотруднику придет письмо, что руководитель организации выпустил на него МЧД.

Когда директор подпишет файл МЧД, изменить доверенность будет невозможно — ни отредактировать полномочия, ни изменить номер доверенности, ни исправить данные или опечатки. Для этого понадобится отозвать доверенность и выпустить новую с корректными данными.

Список всех доверенностей будет отображаться в сервисе. Можно кликнуть на каждую из них и посмотреть дополнительную информацию: срок, реквизиты, полномочия.

Можно скопировать в буфер обмена номер МЧД в один клик. Это упростит работу в Диадоке, когда понадобится зарегистрировать доверенность. 

То же самое можно сделать, если скачать доверенность в виде архива. 

diadoc

Диадок поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями

Работа с МЧД в веб-версии Диадока

В веб-версии Диадока можно добавить доверенность в нескольких местах, например в настройках сотрудника. Это может сделать администратор заранее до подписания и отправки документов либо сотрудник в момент подписания.

Разберем по шагам:

  1. Перейти в раздел «Настройки», выбрать вкладку «Сотрудники» и кликнуть на нужного человека.
  2. Выбрать раздел «Сертификаты и доверенности» — откроется блок «Доверенности сотрудника». 

Доверенности сотрудника

  1. Нажать на «Добавить доверенность».
  2. Использовать один из способов: 
  • вставить регистрационный номер доверенности и ИНН доверителя;

Добавление доверенности по номеру

  • загрузить файл доверенности и файл подписи к ней.

Загрузка доверенности файлом

  1. При необходимости проверить список доверенностей и указать, какую из них можно использовать по умолчанию.

Использовать по умолчанию

Диадок позволяет добавлять только действительные доверенности, у которых не истек срок. 

Отправка документов с МЧД в Диадоке

Разберем, как отправитель документа должен взаимодействовать с машиночитаемыми доверенностями:

  1. Подготовить новый документ к отправке.
  2. В окне подписания нажать «Выбрать доверенность». Если в настройках указана доверенность по умолчанию, она автоматически появится в окне.
  3. Подписать документ. Он появится в списке исходящих с отметкой «Доверенность». Цвет отметки будет зависеть от доверенности — если в ней обнаружены ошибки, она будет оранжевой. Если все в порядке — зеленой. Если доверенность на проверке — серого цвета. На любой тип доверенности можно навести курсор, после чего всплывающее окно покажет ее статус.

Статус доверенности

Перед подписанием Диадок проверит соответствие ИНН и ФИО доверенного с ИНН и ФИО в сертификате физического лица. Это докажет, что подписант обладает полномочиями, и доверенность выдана на него. В случае расхождений Диадок сообщит об ошибке.

Обратите внимание! Во время переходного периода Диадок не блокирует отправку документов, если они подписаны сертификатом физического лица и при этом не указана доверенность или выбрана ошибочная.

Получение документов с МЧД в Диадоке

Посмотрим, как получателю работать с машиночитаемыми доверенностями:

  1. Зайти во вкладку «Входящие документы». 
  2. Кликнуть по документу, чтобы узнать подробную информацию.
  3. В шапке документа нажать на кнопку «Доверенности документа». 
  4. Отобразится список доверенностей, которые были использованы при подписании документа. 

Если под документом есть несколько подписей, доверенностей будет несколько. В каждой из них содержатся: 

  • наименование организации, которая выпустила доверенность;
  • ФИО доверенного лица;
  • срок действия доверенности;
  • отметка, когда доверенность последний раз использовали при подписании документов;
  • статус доверенности.

diadoc

Работайте с электронными доверенностями в Диадоке 

Работа с МЧД в модуле для 1С

В модуле для 1С появился новый раздел для работы с доверенностями. Рассмотрим, как с ним работать. 

В начале загрузите доверенность в модуль. Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь

Дальше можно работать в разделе. 

  1. Авторизоваться в модуле с КЭП физлица.
  2. В правом верхнем углу кликнуть на колесико настроек и выбрать раздел «Доверенности».
  3. Откроется промежуточное окно, где будет указана организация, для которой используется МЧД. Окно появится, если пользователь авторизован под несколькими организациями.
  4. Откроется окно «Доверенности» со списком загруженных МЧД из веб-интерфейса Диадока. Возле каждой будет информация: ФИО сотрудника, ИНН организации, срок действия доверенности. 
  5. При необходимости можно кликнуть на кнопку «Использовать по умолчанию». Тогда МЧД будет предлагаться к использованию везде, где нужен сертификат физического лица: подписание исходящих и входящих документов, аннулирование, отказ в подписи.

Если ни одна МЧД не указана по умолчанию:

  1. Перейдите на вкладку отправки и выберите документ.
  2. Зайдите в карточку документа.
  3. Нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
  4. В промежуточном окне выберите сертификат для подписи и доверенность. МЧД можно выбрать из списка доступных.
  5. Подпишите и отправьте документ.

Если доверенность не выбрана, появится информационное окно с предупреждением. В переходный период отправка документов без доверенности не блокируется.

После отправки во вкладке «Исходящие» появится новый документ. Нажмите на кнопку доверенности на странице документа, чтобы получить информацию о МЧД.

diadoc

Обменивайтесь документами с контрагентами в пару кликов

Вопрос-ответ

Отменить МЧД можно с помощью XML-документа: создается заявление на отмену в XML-формате, заверяется подписью руководителя или лицом с полномочиями передоверия. Заявление отправляется в информационную систему, где хранится доверенность. Информационная система помечает эту доверенность как отмененную.

Да, в сервисе Контур.Доверенность директор может добавить администраторов. Подробно функциональность описана в инструкции.

Видны действующие доверенности и те, что привязаны к сотруднику.

Модуль Диадока «Универсальный» поддерживает работу с МЧД, начиная с версии 4.10.

Документы доставляются всегда, но в ходе доставки система выполняет ряд проверок. Набор проверок меняется, актуальный ищите в справке по продукту. Даже если не прошла какая-то проверка, Диадок все равно доставляет документ получателю, но предупреждает о том, что в ходе выполнения проверок обнаружена какая-либо ошибка.

Порядок передачи МЧД предполагает три варианта:

  1. Передача МЧД файлом — этот сценарий востребован, если вы выдаете МЧД сотрудника на разовую операцию или краткий период.
  2. Передача сведений МЧД в составе документа — подходит только для формализованных документов, а также требует согласования сторон, так как в документах отсутствует конкретное поле для хранения сведений о МЧД. Делает невозможным любые проверки со стороны оператора.
  3. Передача сведений МЧД в «ином виде» — на практике операторы ЭДО и ФНС договорились, что это будет передача в виде метаданных к документу/подписи. Универсальна, именно поэтому сейчас операторы в основном поддерживают такой сценарий работы.

Подробная инструкция по работе с МЧД опубликована в статье.

Да, можно. Но нужно учесть нюансы. Форматы B2B- и B2G-доверенностей различаются. Если одному человеку нужно подписывать УПД с контрагентами и отчетность в ФНС, ему понадобится две доверенности. Одна для взаимодействия с контрагентами, вторая для взаимодействия с ФНС.

Изначально сроки переходного периода были с 1 марта по 31 декабря 2022 года, но сейчас их планируют продлить до 31 августа 2023 года.

diadoc

Поможем перейти на ЭДО и оптимизировать документооборот

Роман Акимов Роман Акимов Менеджер проектов развития ЭДО в Контуре

Кадровый ЭДО: обзор нового законодательства и инструкция для перехода

22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, которые разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Разберем подробнее, как правильно перейти на электронный документооборот в кадрах и какие особенности законодательства стоит учитывать.

Изменения в Законе № 63 ФЗ: влияние на документооборот и использование КЭП

В 2022 году изменятся требования к сертификатам электронной подписи в организациях. Руководители должны будут использовать сертификаты ФНС с реквизитами юрлица или ИП. Такая подпись выдается только в одном экземпляре.

Как перейти на УПД в сервисе Диадок?

С 1 июля электронные счета-фактуры можно будет формировать только в формате, утвержденном Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Главная новая возможность, которую он дает, — отказаться от пакета закрывающих документов и заменить их одним универсальным передаточным документом — УПД. На вебинаре вы узнаете, как перейти на новый формат в Диадоке, получите ответы на вопросы, связанные с законодательством и любыми другими аспектами смены формата.

УПД. С чем столкнется бизнес и как подготовиться к нововведениям

1 июля отменяются действующий формат электронного счета-фактуры и форматы первичных учетных документов. Представители бизнеса столкнутся с необходимостью перехода на новый формат электронного документа — УПД. На вебинаре мы подробно расскажем обо всех нововведениях, подскажем, как избежать налоговых рисков, связанных с переходом на новый формат, и ответим на все вопросы.

Законодательная база по ЭДО

Многие из вас до сих пор сомневаются, что электронные документы не нужно распечатывать и дополнительно заверять, что их принимают налоговые органы, что можно представить их в суд. Мы познакомим вас с нормативными документами, которые регулируют электронный документооборот, расскажем подробнее о сути наиболее важных из них, расскажем об имеющейся судебной практике, в которой фигурировали электронные документы.