Необходимость использовать машиночитаемые доверенности (МЧД) в электронном документообороте вызывает много вопросов: что это, какой нормативной базой регулируется, как правильно использовать. Мы провели вебинар и разобрали в статье, как работать с машиночитаемыми доверенности в Диадоке сейчас и что ждет пользователей в 2023 году.
Начните работать по новым правилам уже сейчас
Протестируйте отправку документов с МЧД в Диадоке
Законодательная основа: вспомним суть изменений
Разберем поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые повлияли на работу с электронным документооборотом (ЭДО).
- Появились новые требования к аккредитации удостоверяющих центров (УЦ). С 1 января 2022 года аккредитованными считаются только около 40 центров — раньше было более 300. Требования к аккредитации повысили, чтобы снизить количество махинаций недобросовестных УЦ.
- Квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководители юрлиц и ИП теперь могут получить только в удостоверяющем центре ФНС. Изменение стало обязательным с 1 января 2022 года. Обратите внимание! Руководители бюджетных организаций получают подписи в УЦ Федерального казначейства, а банков — в УЦ Центробанка.
- КЭП юрлица для сотрудников в 2023 году нельзя будет использовать для подписания документов, а также нельзя будет получать новые сертификаты такого типа. Вместо них будут применяться КЭП физлица с машиночитаемой доверенностью.
С 1 сентября 2023 года обязательно использовать электронную подпись физлица и МЧД. Чтобы вы успели адаптироваться к изменениям, выпустим дополнительный сертификат физлица вместе с сертификатом на сотрудника юрлица. Подробнее
Что такое МЧД
- МЧД — доверенность в электронном виде. Представляет собой файл в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя.
- Содержит данные о доверителе, доверенном лице и полномочиях. Доверитель — это юридическое лицо, которое выдает право подписи сотруднику. Доверенное лицо — сотрудник. Полномочия — права, которые дают возможность подписывать документы организации.
- Имеет порядок подписания, хранения, передачи и отмены.
Больше информации о МЧД в справочной статье.
С 1 марта 2022 года вступили в силу поправки в закон и начался переходный период. Это значит, что пока можно работать и с КЭП юрлица для сотрудников, и с КЭП физлица плюс МЧД.
Обменивайтесь электронными документами по новым правилам в Диадоке
Как создать МЧД в сервисе Контур.Доверенность
Рассмотрим, как создать машиночитаемую доверенность в новом сервисе Контура. Для примера возьмем следующий сценарий:
- сотрудник создает доверенность;
- передает ее на подпись руководителю;
- руководитель ставит подпись;
- сотрудник получает МЧД, с которой может работать.
Разберем по шагам, что делать:
- Зайти в сервис Контур.Доверенность.
- В правом верхнем углу нажать на кнопку «Доверенность».
- Заполнить новую заявку на доверенность для обмена документами по ЭДО:
- период действия доверенности;
- организация-доверитель;
- реквизиты физического лица, которое получает доверенность.
- При желании сделать активной галочку «Регистрация в информационной системе». Это позволит работать с доверенностью в сервисах Контура или других операторов.
- Отправить доверенность на подпись.
- Статус доверенности изменится на «Ждет подписания».
После зарегистрированному в сервисе руководителю придет письмо о том, что сотрудник оставил на подпись заявку на доверенность. Директор сразу может перейти в сервис, проверить данные, добавить свои реквизиты и поставить подпись. Тогда сотруднику придет письмо, что руководитель организации выпустил на него МЧД.
Когда директор подпишет файл МЧД, изменить доверенность будет невозможно — ни отредактировать полномочия, ни изменить номер доверенности, ни исправить данные или опечатки. Для этого понадобится отозвать доверенность и выпустить новую с корректными данными.
Список всех доверенностей будет отображаться в сервисе. Можно кликнуть на каждую из них и посмотреть дополнительную информацию: срок, реквизиты, полномочия.
Можно скопировать в буфер обмена номер МЧД в один клик. Это упростит работу в Диадоке, когда понадобится зарегистрировать доверенность.
То же самое можно сделать, если скачать доверенность в виде архива.
Диадок поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями
Работа с МЧД в веб-версии Диадока
В веб-версии Диадока можно добавить доверенность в нескольких местах, например в настройках сотрудника. Это может сделать администратор заранее до подписания и отправки документов либо сотрудник в момент подписания.
Разберем по шагам:
- Перейти в раздел «Настройки», выбрать вкладку «Сотрудники» и кликнуть на нужного человека.
- Выбрать раздел «Сертификаты и доверенности» — откроется блок «Доверенности сотрудника».
- Нажать на «Добавить доверенность».
- Использовать один из способов:
- вставить регистрационный номер доверенности и ИНН доверителя;
- загрузить файл доверенности и файл подписи к ней.
- При необходимости проверить список доверенностей и указать, какую из них можно использовать по умолчанию.
Диадок позволяет добавлять только действительные доверенности, у которых не истек срок.
Отправка документов с МЧД в Диадоке
Разберем, как отправитель документа должен взаимодействовать с машиночитаемыми доверенностями:
- Подготовить новый документ к отправке.
- В окне подписания нажать «Выбрать доверенность». Если в настройках указана доверенность по умолчанию, она автоматически появится в окне.
- Подписать документ. Он появится в списке исходящих с отметкой «Доверенность». Цвет отметки будет зависеть от доверенности — если в ней обнаружены ошибки, она будет оранжевой. Если все в порядке — зеленой. Если доверенность на проверке — серого цвета. На любой тип доверенности можно навести курсор, после чего всплывающее окно покажет ее статус.
Перед подписанием Диадок проверит соответствие ИНН и ФИО доверенного с ИНН и ФИО в сертификате физического лица. Это докажет, что подписант обладает полномочиями, и доверенность выдана на него. В случае расхождений Диадок сообщит об ошибке.
Обратите внимание! Во время переходного периода Диадок не блокирует отправку документов, если они подписаны сертификатом физического лица и при этом не указана доверенность или выбрана ошибочная.
Получение документов с МЧД в Диадоке
Посмотрим, как получателю работать с машиночитаемыми доверенностями:
- Зайти во вкладку «Входящие документы».
- Кликнуть по документу, чтобы узнать подробную информацию.
- В шапке документа нажать на кнопку «Доверенности документа».
- Отобразится список доверенностей, которые были использованы при подписании документа.
Если под документом есть несколько подписей, доверенностей будет несколько. В каждой из них содержатся:
- наименование организации, которая выпустила доверенность;
- ФИО доверенного лица;
- срок действия доверенности;
- отметка, когда доверенность последний раз использовали при подписании документов;
- статус доверенности.
Работайте с электронными доверенностями в Диадоке
Работа с МЧД в модуле для 1С
В модуле для 1С появился новый раздел для работы с доверенностями. Рассмотрим, как с ним работать.
В начале загрузите доверенность в модуль. Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь.
Дальше можно работать в разделе.
- Авторизоваться в модуле с КЭП физлица.
- В правом верхнем углу кликнуть на колесико настроек и выбрать раздел «Доверенности».
- Откроется промежуточное окно, где будет указана организация, для которой используется МЧД. Окно появится, если пользователь авторизован под несколькими организациями.
- Откроется окно «Доверенности» со списком загруженных МЧД из веб-интерфейса Диадока. Возле каждой будет информация: ФИО сотрудника, ИНН организации, срок действия доверенности.
- При необходимости можно кликнуть на кнопку «Использовать по умолчанию». Тогда МЧД будет предлагаться к использованию везде, где нужен сертификат физического лица: подписание исходящих и входящих документов, аннулирование, отказ в подписи.
Если ни одна МЧД не указана по умолчанию:
- Перейдите на вкладку отправки и выберите документ.
- Зайдите в карточку документа.
- Нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
- В промежуточном окне выберите сертификат для подписи и доверенность. МЧД можно выбрать из списка доступных.
- Подпишите и отправьте документ.
Если доверенность не выбрана, появится информационное окно с предупреждением. В переходный период отправка документов без доверенности не блокируется.
После отправки во вкладке «Исходящие» появится новый документ. Нажмите на кнопку доверенности на странице документа, чтобы получить информацию о МЧД.
Обменивайтесь документами с контрагентами в пару кликов
Вопрос-ответ
- Передача МЧД файлом — этот сценарий востребован, если вы выдаете МЧД сотрудника на разовую операцию или краткий период.
- Передача сведений МЧД в составе документа — подходит только для формализованных документов, а также требует согласования сторон, так как в документах отсутствует конкретное поле для хранения сведений о МЧД. Делает невозможным любые проверки со стороны оператора.
- Передача сведений МЧД в «ином виде» — на практике операторы ЭДО и ФНС договорились, что это будет передача в виде метаданных к документу/подписи. Универсальна, именно поэтому сейчас операторы в основном поддерживают такой сценарий работы.
Поможем перейти на ЭДО и оптимизировать документооборот