Обучение клиентов Диадока работе в модуле «Универсальный» для 1С

Авторизация и мастер первого запуска

В первую очередь разберемся, где найти модуль «Универсальный». Он находится на сайте Диадока в разделе «Интеграция». Откройте вкладку «Модуль для 1С», отмотайте страницу до совместимой конфигурации и скачайте модуль. 

Далее приступаем к установке. Разберем ее на примере двух конфигураций 1С — обычные и управляемые формы.

Обычная 1С

Установка через открытие файла:

1. Авторизуйтесь в 1С.
2. Кликните по вкладке «Файл», нажмите «Открыть» и выберите скачанный файл. 

Установка через добавление в список дополнительных обработок:

1. Авторизуйтесь в 1С.
2. Кликните по вкладке «Сервис», нажмите «Дополнительные внешние отчеты и обработки» — «Обработки».
3. Кликните на плюс, загрузите файл и сохраните. 

С этого момента модуль Диадока можно запускать из раздела «Дополнительные внешние обработки» двойным щелчком.

Управляемые формы

Сценарии работы похожие. Модуль также можно открыть через вкладку «Файлы» или добавить в раздел дополнительных обработок. Для этого:

1. Открыть раздел «Администрирование».
2. Выбрать «Печатные формы, отчеты и обработки».
3. Нажать «Дополнительные отчеты и обработки».
4. Кликнуть по кнопке «Добавить из файла».
5. Выбрать нужный файл, указать раздел для размещения (стандартный — «Покупки», «Продажи»).
6. По желанию назначить пользователей, которые будут видеть модуль. 
7. Нажать «Записать и закрыть».

Чтобы запустить установленный модуль, необходимо открыть раздел, который ранее выбрали для размещения. Рассмотрим на примере:

1. Откройте раздел «Продажи» или «Покупки».
2. Под заголовком «Сервис» нажмите на «Дополнительные обработки».
3. В открывшемся окне нажмите «Настроить список», выберите «Диадок».

После этого модуль будет сразу появляться в списке раздела «Дополнительные обработки». 

Щелкните по названию модуля, чтобы открыть. Он появится в виде отдельной вкладки. Нажмите «Настроить список» и выберите Диадок. 

Чтобы начать использовать модуль, необходимо пройти авторизацию.

Сделать это можно двумя способами: 

• по сертификату ЭП;
• по паролю. 

Если использовать второй способ, подписание документов в 1С будет недоступно. Только выгрузка, загрузка и согласование.

Если сертификатов несколько, при авторизации по ним система предложит выбрать нужный. Доступен выбор сразу нескольких сертификатов и организаций. 

Дальше можно приступить к работе.

Начало работы с модулем

Первое, что показывает Диадок при запуске, — окно начальной настройки. Если вы переходите из модуля «Стандарт», такого окна не будет, так как по умолчанию будут использоваться настройки модуля. 

В ином случае пользователь переходит в начальную настройку и запускает ее.

Если организаций несколько, на каждую запускается отдельная настройка. 

Следующий шаг — сопоставление организации Диадока с организацией в 1С. Организация в Диадоке «находит пару» в 1С и связывается с ней, чтобы правильно строилась маршрутизация отправки и получения документов. 

Таким же способом настройка происходит среди контрагентов. Если система не предложила контрагента для сопоставления, можно добавить его вручную, открыв соответствующее окно двойным щелчком. 

Последним шагом в начале работы будет выбор пакета документов для отправки. 

Выбрать можно УПД или формирование пакета по отдельности (счет-фактура плюс ТОРГ-12/акт). Если работаете только на получение, можно не выбирать тип документа. Когда настройка завершена, нажмите «Приступить к работе». 

Дальше откроется вкладка с модулем, на которой будет видно его версию и три раздела: для отправки, исходящие, входящие. 

Справа сверху будет раздел настроек, который рассмотрим подробнее. 

Настройки модуля

Раздел «Организации»

В разделе есть три вкладки: организации в 1С, подразделения, настройки документов. Разберем по порядку. 

Первая вкладка включает список авторизованных организаций. Чтобы узнать больше, выберите пункт из списка и кликните по нему. Откроется вкладка «Организация в 1С», где показана связь организации в Диадоке и 1С. При необходимости в список можно добавить несколько организаций. 

Во вкладке «Подразделения» можно выполнить сопоставление каждого подразделения с подразделением Диадока. Здесь можно выбрать подразделение по умолчанию, из которого документы будут отправляться автоматически. 

Последняя вкладка раздела — «Настройки документов». В случае перехода с модуля «Стандарт» настройки, которые были выставлены для организации, будут сохранены здесь. В случае первого запуска заходим в раздел «Настройки документов» и все проверяем. 

Во вкладке показаны пакеты на отправку, которые будут формироваться из модуля Диадока. Их можно менять в зависимости от того, как работает ваша организация. Там же можно выбирать печатные формы документов на отправку. 

Для формализованных документов можно выбрать только дополнительную печатную форму. Для счета и акта сверки вы можете выбрать собственную форму, поскольку такие документы обычно формируются в свободном виде. При наличии печатной формы в 1С можно добавить свою. 

Перейдем к расширенным настройкам. Первая настройка позволяет записывать комментарии в документах 1С. 

Если поставить галочку возле соответствующего пункта, то при отправке, создании и сопоставлении входящих документов из Диадока, будет проставляться комментарий в документ 1С о том, что документ был передан, то есть отправлен или получен, через модуль Диадока. 

Еще одна дополнительная настройка касается отправки непроведенных документов. Если вам нужно отправлять документы, которые еще не проведены, необходимо поставить галочку возле соответствующего пункта. 

Если нужно отправлять только проведенные документы, этот пункт не нужно отмечать. 

Последней настройкой будет возможность указывать отсутствие основания УПД, если вы не ставите дату. Основанием УПД, как правило, служит договор, который заполняется у вас в реализации. Если у договора отсутствует дата, при попытке отправить документ через Диадок система поймет, что он не соответствует формату и выдаст ошибку. В таких случаях используйте данную настройку, чтобы ошибки не было. На всех других документах при этом дата будет проставляться так, как нужно. 

Перепроверьте настройки, и, если все в порядке, сохраните их. 

Раздел «Контрагенты»

Настройки модуля в разделе «Контрагенты» похожи на предыдущие.

Переходим в окно, где откроется список ваших контрагентов. У каждого контрагента, находящегося здесь, есть собственная карточка, которая открывается двойным щелчком.

На первой вкладке видно связку с контрагентом 1С, которую можно настроить при необходимости. 

Чтобы настроить связку, нажмите «Добавить контрагента» и выберите организацию.

Здесь же можно настроить подразделение, если используете в Диадоке маршрутизацию разных типов документов. Делается это с помощью кнопки «Выбрать по умолчанию». 

Последняя вкладка — это «Настройки документов», которая позволяет включать индивидуальную настройку контрагенту. 

Как добавить контрагентов в список настроек

Контрагенты, которые уже находятся в списке, — это те, которых вы добавили ранее через веб-версию Диадока или через модуль «Стандарт». В процессе работы можно добавлять в список дополнительные организации. 

Раздел «Приглашают вас» — это перечень контрагентов, которые отправляют вам запрос на обмен документами. 

В этом разделе можно принимать приглашения или отказывать, открывать приглашения для просмотра, если там вложены файлы. 

Кнопка «Принять» переносит контрагента из раздела «Приглашают вас» в раздел «Ваши контрагенты». Чтобы в разделе «Ваши контрагенты» не проверять сопоставление, можете в разделе с приглашениями открыть карточку, добавить контрагента, выставить нужные настройки и принять запрос. 

Похожий сценарий в разделе «Поиск и приглашение». При переходе в него Диадок показывает список организаций, которым можно отправить запрос на обмен документами. Выгрузка идет по тем контрагентам, которые работают через любую систему ЭДО. 

Часто встречается ситуация, когда в этом списке контрагент встречается несколько раз, а в колонке «Оператор ЭДО» будет указано, что контрагент работает с Контуром и другой системой. Чтобы определиться, куда отправить запрос, достаточно уточнить у контрагента. Если возможности уточнить нет, отправляйте приглашение на несколько карточек сразу.  

Кроме обычной отправки приглашения, вы можете отправить приглашение с прикрепленным к нему документом. Это работает, только если контрагент пользуется Диадоком. Когда вы прикрепляете документ к своему приглашению и отправляете контрагенту запрос, он попадает и в раздел с приглашениями, и в список входящих документов. То есть контрагент быстрее увидит вашу заявку.

Еще один момент, который касается выгрузки списка, — по умолчанию выгрузка происходит по контрагентам, с которыми велся документооборот в последние три месяца. Слева под списком разделов вы увидите фильтр, который поможет настроить отбор контрагентов: по наименованию, ИНН, КПП, статусу работы в Диадоке и другим параметрам. 

Перед отправкой приглашения можно сразу связаться с контрагентом в 1С вручную двойным щелчком, а затем отправить приглашение. 

Отправленное приглашение появится в разделе «Ожидается ответ» и будет находиться там до тех пор, пока контрагент не ответит на приглашение. После организация перейдет в раздел «Ваши контрагенты», и ей можно будет отправлять документы. 

Очень важное условие для отправки и получения документов — организация контрагента должна находиться в списке «Ваши контрагенты». Также должен быть заполнен столбец «Контрагенты в 1С», то есть построена пара, которая нужна для маршрутизации документов. Если контрагентов для настройки пары набирается очень много и вручную проходить по каждому неудобно, можно воспользоваться кнопкой «Массовая обработка списка». Чтобы найти ее, кликните на «Групповое сопоставление контрагентов» в левом верхнем углу. 

Когда вы нажимаете эту кнопку, происходит автоматическая связка контрагентов по ИНН и список заполняется. 

Расширенные настройки

Откройте основное окно, перейдите в настройки и выберите из списка  «Расширенные настройки».

Изменить форму списка

В расширенных настройках можно выбрать один из пунктов. Раздел «Изменить форму списка» поможет скорректировать отображение контрагентов и организаций. 

Документы

В разделе «Документы» много настроек. Рассмотрим каждую. 

• Загружать исходящие и входящие только от сопоставленных контрагентов 1С. Настройка позволяет показывать в списке документов только те, контрагенты по которым связаны, то есть точно есть в 1С. 
• Показывать содержимое пакетов на отправку. Когда Диадок показывает список документов для отправки, он выводит их по пакетам. Например, если это счет-фактура и акт, они будут находиться в отдельной строчке и это будет считаться пакетом. Но если вам нужно смотреть все по отдельности, можно поставить галочку, чтобы видеть все документы в пакете. 
• Использовать сопоставление подразделений в документах на отправку. Если не собираетесь выбирать подразделение по умолчанию, а хотите пользоваться сопоставлением для маршрутизации, отметьте этот пункт как активный. Тогда в зависимости от сопоставления Диадок будет выбирать, из какого и в какое подразделение отправлять документы. 
• Показывать количество документов в пакете в разделе «Для отправки». Настройка практически полностью повторяет вторую. 
• Удалять при переотправке предыдущий документ. Пригодится в ситуации, если вы отправили документ, затем исправили в нем ошибку и переотправили в Диадоке. Чтобы старый документ не мешал, можно удалять его автоматически через такую настройку. 
• Точность цены и количество товаров. Здесь указывается число знаков после запятой для цены и для количества. 
• Формирование документов в 1С.
  • Создавать счет-фактуру вместе с документом поступления (корректировки). Когда вы загружаете входящий документ из Диадока в 1С и получаете в пакете акт и счет-фактуру, настройка позволяет создавать только акт, а СФ будет прикрепляться автоматически при условии, что счет-фактура пришел с актом или накладной. Если настройку не выбрать, каждый документ нужно будет создавать по отдельности. 
  • Разрешить создавать поступления на основании электронных счетов-фактур. Подходит для тех ситуаций, когда контрагент отправляет только СФ без передаточного документа, чтобы внести поступление в 1С. 

Скачивание документа

Здесь можно выбрать, в какую папку вы будете сохранять документы и что сохранять:

• весь документооборот;
• только печатную форму;
• только электронный документ. 

Есть возможность включить настройку «Группировать по пакетам». 

Подключаемый модуль

Диадок использует доработки, если нужно поддержать сценарий, который принят в конкретной организации. Если вы переходите с модуля «Стандарт», в котором использовали доработки, большинство настроек перенесется автоматически.

Когда вы подключите модуль «Универсальный», проверьте документы и доработки, которые вы должны были отрабатывать сразу, без подключения. Если что-то идет не так и настройка, которая должна быть, не перенеслась, обратитесь к вашему менеджеру в Контуре или в техподдержку. 

Прокси

Здесь настраивается сеть, к которой подключается Диадок. Используется, если нужно выставить индивидуальные настройки сети. 

Системные настройки

В системных настройках много разделов:

• Использовать плагины. Плагины в Диадоке позволяют расширить функциональность, добавить индивидуальные настройки. Например, чтобы счет формировался в пакете с первичными документами. 
• Контроль дублирования пакетов на отправку. Настройка дает возможность проверять, был ли отправлен пакет до этого. Например, если несколько сотрудников работают в Диадоке и один отправил документ, а второй пытается отправить его снова. Тогда Диадок предупредит о дублировании. 
• Использовать сервис Контур.Маркировка. Активируйте, если используете сервис. 
• Автоматически обновлять модуль. Модуль версии 4.15 обновляется автоматически. Но если у вас выполнены доработки, которые боитесь потерять, можете отключить автообновление модуля и обновлять его вручную. 
• Режим отладки. Для тех, кто занимается разработкой. 
• Режим логирования. Для тех, кто занимается разработкой. 

Когда настройка завершена, нажмите «Сохранить». 

Плагины

Если активировать плагины, после перезагрузки модуля появится одноименная вкладка, требующая авторизации. После первого открытия дальнейшая авторизация будет происходить автоматически.  

Затем можете открыть вкладку «Плагины» для настройки и посмотреть список. 

Чтобы добавить плагин, нажмите кнопку «Добавить» и выберите, что требуется загрузить из списка. Рассмотрим основные плагины: 

1. Первичные документы и счет на оплату.
2. Контур.Маркировка для объемно-сортового учета.

Первичные документы и счет на оплату

Чтобы настроить плагин, выделите его в списке, нажмите на «Настройки» и выберите:

• Каким будет основание электронного счета. Это может быть счет на оплату или документ на продажу. 
• Добавлять в счет пакет с первичными документами для всех контрагентов или для всех контрагентов, кроме указанных. 

После того, как выбрали настройки, сохраните их. 

Контур.Маркировка для объемно-сортового учета

Настройка будет поддержана автоматически в последних версиях конфигураций 1С. Если 1С еще не обновлена, то понадобится настроить этот плагин. Подробнее о плагине можно узнать в инструкции. 

Работа с документами

Раздел «Для отправки»

Настройки отображения

Можно настроить фильтр по дате, организации, контрагенту и по виду пакетов. 

Также есть расширенные фильтры, которые находятся слева от даты. 

Выберите по фильтру пункты, которые нужны, сохраните выбор, чтобы потом пользоваться готовыми настройками. Сохраненные фильтры используются из одноименной вкладки.

В списке есть кнопки для групповых действий:

• Подписать и отправить. Для подписания и отправки документа. 
• Согласование. Позволяет передавать документы на согласование, подписание и направлять по маршруту. 
• Загрузить с компьютера. Дает возможность загружать файлы с компьютера. 

Для обновления списка в правом верхнем углу есть кнопка. 

Слева внизу окна указано количество страниц, а справа — сколько документов показывается на странице. Вы можете увеличить количество показываемых строк. Оптимальное количество — 100–200 строк. 

Если все документы из выгруженного списка не поместились на одну страницу, можно переключиться на следующую в левом нижнем углу. 

Действия с документами

В раздел «Для отправки» попадают документы, созданные в 1С, например, УПД, акты сверки, счет на оплату, корректировки. 

Отправить можно один документ или несколько. Для этого поставьте галочку напротив нужного пункта и нажмите «Подписать и отправить».

Другой способ — передавать через согласование, если вы работаете без электронной подписи. 

После завершения отправки документ пропадет из списка и перейдет в раздел «Исходящие». 

Другой способ отправки — открыть двойным щелчком пакет документов, проверить информацию и нажать «Подписать и отправить» или «Передать на согласование».

Здесь же можно скачать документ и вручную выбрать подразделение как у организации, так и у контрагента, заполнить полномочия для подписания и дополнительные сведения. 

Если в документе ошибка

Когда Диадок открывает печатную форму документа, он проверяет его на соответствие формату ФНС. Если документ не соответствует формату, например нет даты, то справа от печатной формы появится ошибка, которая будет говорить, чего не хватает в документе. Ошибки можно поправить различными способами, чаще всего система укажет ссылку на место, в котором есть несоответствие, или на исходный документ в 1С. 

После того как вы исправили документ, его нужно будет обновить в Диадоке. Сделать это можно с помощью кнопки «Перезаполнить пакет».

Если все настроено и исправлено, нажмите  «Подписать и отправить».

Загрузить документ

Чтобы загрузить документ с компьютера, используйте одноименную кнопку. Она позволяет загружать документы отдельно от пакета. 

Если вам нужно добавить документ к пакету, откройте его, нажмите на иконку с плюсом и загрузите файл. 

Кнопка «Загрузить с компьютера» позволяет отправить документы отдельно, а «Плюс» внутри документа — добавлять дополнительный файл в пакет. 

После добавления файла выберите его карточку. 

Здесь несколько вариантов:

1. Назначить тип документа. Укажите, что это за документ, заполните информацию о нем и выберите контрагента. 

2. Оставить документ неформализованным. Если вам нужна ответная подпись контрагента, отметьте соответствующую галочку. 

После завершения настроек нажмите «Подписать и отправить». Документ уйдет в раздел «Исходящие». Все отправленные документы находятся там и не возвращаются в раздел «Для отправки».

Раздел «Исходящие»

Перейдем в раздел с исходящими документами. Интерфейс по фильтрам, количеству строк и страниц такой же, как и в предыдущем разделе. Доступные действия аналогичны: можно выбрать все документы, подписать и отправить их либо выслать на согласование.

Информация о документе представлена в его статусе: документооборот завершен, ожидается подпись, подписан контрагентом.

Еще здесь есть кнопка «Аннулировать», которая позволяет аннулировать документ или отказать контрагенту в таком действии. Для этого требуется электронная подпись.

Кнопка «Перезаполнить и отправить» позволяет отправить документ заново, например когда документ уже был отправлен, но в нем нашли ошибку, которую исправили в 1С. 

Кнопка «Передать в подразделение» служит, чтобы передать документы в нужные отделы.

Также в разделе есть кнопки скачивания, печати и обновления документов, которые можно использовать при необходимости.

Каждый пакет документов можно открыть, чтобы просмотреть его. В пакете документов есть несколько вкладок:

• Печатная форма. Так документ будет выглядеть на печати.
• История по документу. Позволяет видеть, кто и когда выполнял действия с документом. 
• Доверенности. Показывает электронные доверенности, если они используются при подписании документов. 

Остальные кнопки те же самые, что и в предыдущем разделе, но находятся в других местах:

• Согласование. Позволяет передавать документы на согласование, согласовывать и отказывать в этом действии. Если документ еще не подписан со стороны пользователя, кнопка позволяет передавать его на подпись.
• Передать в подразделение. Дает возможность выполнять маршрутизацию по подразделениям.
• Аннулировать. Позволяет аннулировать или отказывать в аннулировании.
• Печать и скачивание. Можно скачать документ на устройство или напечатать его. 
• Перейти в Диадок. Открывает документ в веб-версии Диадока. 
• Перезаполнить и отправить. Функции такие же, как писали выше, но кнопка находится слева над пакетом. Начиная с версии 4.23.0 кнопка называется «Переотправить».

Раздел «Входящие»

Во входящих документах похожий интерфейс. Есть фильтры, список, настройки количества страниц и переключение между ними.

Также есть кнопки:

• Подписание.
• Согласование.
• Аннулирование.
• Действия в 1С. 

Последняя кнопка позволяет взаимодействовать с 1С — загружать полученные документы или сопоставлять с уже имеющимися. 

Первый момент по этой кнопке, который рекомендуется проверить, — это сопоставление документов. Когда у вас впервые откроется список входящих документов в Диадоке, велика вероятность того, что часть этих документов уже загружена в 1С. Поэтому отметьте галочками документы из списка, которые хотите проверить, нажмите на кнопку «Сопоставить документы». Все, что найдется в 1С, отметится ссылкой на документ в соответствующей колонке.

Обратите внимание! Загрузке и сопоставлению доступны те документы, которые в списке выделены серым цветом. Все, что в списке закрашено серым, — это формализованные документы, оформленные согласно формату ФНС. Именно их Диадок может принять к учету. Если документ приходит в свободной форме, перенос невозможен. 

Кроме того, в разделе есть кнопки, которые работают так же, как аналогичные в предыдущем разделе:

• Передать в подразделение.
• Скачать.
• Распечатать.

В отличие от раздела с исходящими, здесь появляется кнопка «Запросить уточнение». Действия, которые выполняются по кнопкам в верхнем меню, можно выполнять и из самого документа, если его открыть.

Если вы попробовали сделать сопоставление в автоматическом режиме, а Диадок выдал ошибку, воспользуйтесь ручным сопоставлением.

Для этого в карточке документа нажмите кнопку «Сопоставить» и вариант «Вручную». Далее выберите справочник, в котором хотите поискать документ и проверьте его. 

Сопоставление происходит по номеру и дате документа, по контрагенту. Поэтому для сопоставления организация в Диадоке и 1С должны быть связаны между собой. Если связки не настроены, то есть в разделе «Контрагенты» не заполнена последняя колонка, сопоставления не произойдет. 

Если вы попробовали сопоставить документы вручную и ничего не нашли, значит, можно создавать документ с помощью одноименной кнопки. 

При создании документа откроется окно, заполняя которое нужно выполнить три шага:

1. Выбрать вид документа. Здесь же можно активировать галочку «Цена включает НДС», если это требуется. 

2. Проверить контрагентов. На этом шаге Диадок выполняет проверку, настроена ли связка контрагента в Диадоке и 1С. Если сопоставление есть, система сообщает об этом. Если нет, можно зайти в редактирование, напротив организации в Диадоке поставить карточку из 1С и сопоставить их.

3. Сопоставление номенклатуры. Когда вы первый раз зайдете в раздел, значение номенклатуры будет равно нулю. Проверка номенклатуры Диадока и сверка с 1С выполняется по кнопке «Просмотр и редактирование».

Если ее нажать, Диадок проверит вашу номенклатуру в 1С по трем параметрам: артикул, код и наименование. Если он находит соответствие, то проставляет ее в колонку справа. 

Если соответствие не найдено, номенклатуру нужно будет выбрать самостоятельно. 

Когда подобная позиция пришла первый раз, можно создать номенклатуру по данным контрагента.

Обратите внимание! При создании номенклатуры ее вид нужно выбрать самостоятельно. 

Когда все строки заполнены, сохраните изменения. 

После того, как шаги пройдены, нажмите «Сохранить документы». Вместо кнопок «Создать» и «Сопоставить» появляется ссылка на документ, который получился.

Если кликнуть на ссылку, откроется документ, который остается провести.

В настройках стояла галочка «Создавать счета-фактуры автоматически», поэтому он тоже будет учтен.

Остается только выбрать склад, так как в разобранном примере происходит принятие товаров на учет. После всех действий нажмите «Провести и закрыть».

Когда вы вернетесь обратно в список входящих документов, увидите, что в колонке «Документ в 1С» появилась ссылка на нужный.

Точно так же создание можно выполнять для нескольких документов. Для этого:

1. Выберите документы из списка.

2. Нажмите «Создать документы». 

3.Появится окно для настройки номенклатуры, которые применяются ко всем документам. 

Дальнейшие настройки аналогичны предыдущему примеру. 

Техподдержка

Если у вас возникнут вопросы, обратитесь к справочной информации. Кликните на знак вопроса возле кнопки настроек и в открывшемся окне выберите «Руководство пользователя». 

В «Руководстве пользователя» вы найдете необходимую информацию по работе с модулем, видеоинструкции по каждому разделу и текстовые руководства со скриншотами. 

Если после знакомства с инструкциями остаются дополнительные вопросы, обратитесь в техподдержку. Можно заказать обратный звонок или позвонить по телефону, который будет в списке. 

Другой вариант — нажать на кнопку «Нужна помощь», которая приведет вас на страницу технической поддержки. Там можно написать в чат и получить помощь.

В случае, если нужна дистанционная помощь, нажмите на соответствующий пункт из списка. Сотрудник техподдержки подключится удаленно к компьютеру. 

Чтобы узнать больше об электронном документообороте в 1С, ознакомьтесь со статьей. 

Вопрос-ответ