Для регламентирования порядка работы с документами внутри компании создают график документооборота. Он помогает регулировать процесс движения документа от момента создания до отправки в архив. Расскажем подробнее, что такое график документооборота, какие моменты учесть при его создании и где найти образец.
Содержание
- Что такое график документооборота на предприятии и зачем он нужен
- Кому может понадобиться график документооборота
- Кто составляет график документооборота по предприятию
- Пошаговая инструкция составления графика документооборота организации
- Кто утверждает и осуществляет контроль
- Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец
- Что учесть во время составления графика документооборота
- Вопрос-ответ
Переходите на ЭДО
Уменьшите количество рутинных операций и сократите затраты с Диадоком
Что такое график документооборота на предприятии и зачем он нужен
График документооборота в компании — это сценарий движения документов и описание работы с ними в течение их жизненного цикла. Он необходим для своевременной отчетности и упрощения взаимодействия между отделами. Представлен в виде таблицы или схемы. График можно создать как для всего предприятия, так и для каждого подразделения.
В график входит информация о движении документа и о сотрудниках, отвечающих за каждый этап. Она помогает не пропускать сроки и не срывать контракты из-за потерянных документов. Помимо этого график предназначен для:
- организации работы с документами;
- распределения зон ответственности между работниками компании;
- ускорения обработки бумаг;
- упрощения контроля за движением документации;
- уменьшения количества потерянных бумаг, если в компании нет электронного документооборота (ЭДО).
Больше информации об оптимизации документооборота вы найдете в статье.
График — приложение к учетной политике компании. Также его можно утвердить как отдельный акт. Содержание и количество информации в нем зависит от:
- размера и структуры предприятия;
- модели организации системы управления;
- видов документации;
- внутренних процессов, связанных со способами обработки информации.
Больше внимания уделяют бухгалтерской, кадровой и финансовой документации из-за сроков подачи отчетности в контролирующие органы.
Переходите на ЭДО и сделайте документооборот прозрачным
Кому может понадобиться график документооборота
График документооборота может создаваться на всю компанию или для некоторых отделов и категорий сотрудников. Например, если предприятие большое, а документооборот в каждом структурном подразделении отличается по регламентам и отчетности, создают несколько вариантов: для бухгалтерии, кадрового и финансового отдела, склада, снабжения. Другой подход — составить график не по структурным подразделениям, а по должностям или видам хозяйственных операций. Это оправдано в компаниях с нелинейной внутренней структурой.
В зависимости от предназначения графика меняется и содержание. В стандартный вариант не получится включить много конкретики, например, ответственных работников. Но он покажет принцип работы с документами. График для конкретного отдела будет содержать больше информации, но на практике его будет использовать ограниченный круг лиц.
Когда график составлен и внедрен в работу, вовлеченные сотрудники получают выписку с перечнем документов. Там будет указана сфера их деятельности и сроки сдачи отчетности.
Переходите на ЭДО и оцените преимущества онлайн-документооборота с Диадоком
Кто составляет график документооборота по предприятию
В большинстве случаев ответственным за разработку становится главный бухгалтер либо финансовый директор предприятия. В процесс создания может быть вовлечено больше сотрудников, особенно на этапе сбора информации. График необходимо обсудить со всеми отделами, так как только конкретные специалисты могут дать точную информацию по срокам предоставления документов.
Бывают случаи, когда к составлению графика привлекают внештатных специалистов, которые проводят опрос по всем отделам и на основе полученных данных разрабатывают схему движения документов.
В момент составления важно учесть внутреннюю информацию и требования законодательства, которые касаются документооборота. На этом этапе может понадобится помощь главного бухгалтера или юриста.
Ответственным за исполнение уже утвержденного графика обычно становится главный бухгалтер. Кроме него руководитель может назначить других сотрудников, которые будут контролировать документооборот, не связанный с финансами, например, инструкции по охране труда, пожарной безопасности. Каждый ответственный обязан составлять документы корректно и передавать отчетность вовремя. Нарушение сроков будет нарушением трудовой и производственной дисциплины.
Оптимизируйте документооборот внутри компании и с контрагентами с помощью Диадока
Пошаговая инструкция составления графика документооборота организации
Для составления корректного графика необходимо разобраться в жизненном цикле документа в компании:
- Создание или получение. На этом этапе документ разрабатывают либо получают его от контрагента.
- Обработка. Подразумевает согласование и подписание документов, их движение по цепочке внутри компании. Документ могут передавать в бухгалтерию в качестве отчетного.
- Передача в архив. Неактуальные бумаги, требующие хранения, переносятся в отдельное помещение.
Немного иначе жизненный цикл выглядит у компаний, использующих электронный документооборот. В таком случае часть процессов автоматизируют, например, документы не передают в физический архив, а хранят на серверах оператора ЭДО. Кроме того, можно настраивать маршруты движения документов и отслеживать, у кого из коллег они находятся. Это не меняет суть работы, но помогает ее оптимизировать. Подробнее об электронном документообороте на предприятии рассказываем здесь.
Важно учесть упомянутые моменты, так как они помогут на первом этапе разработки графика.
- Проанализируйте жизненный цикл документов и особенности их движения на предприятии.
- Составьте список документов, которые используются для оформления хозяйственной жизни.
- Изучите требования законодательства к конкретным видам документации, зафиксируйте их.
- Назначьте ответственных за прием и создание документов, а также их движение.
- Установите регламенты передачи, обработки документов и отправки их в архив.
Это общие этапы. В частных случаях алгоритм может быть другим, например, включать сбор информации по конкретным отделам или привлекать аутсорсеров. При желании можно добавить сроки хранения документов, а также создать отдельные графики для разных типов документации и отчетности, разделив по структурным подразделениям или по должностям.
Упростите работу с документами — доверьте рутинные операции Диадоку
Кто утверждает и осуществляет контроль
После того как график создан, его утверждает руководитель предприятия. Для этого он выпускает приказ, который подписывает и доводит до сведения подчиненных. При наличии нескольких графиков, разделенных по структурным подразделениям, их утверждением занимаются локальные руководители. В этом случае нужен отдельный приказ на обмен документами между отделами или с головным офисом.
Перед окончательным утверждением рекомендуется уточнить корректность информации со всеми заинтересованными сотрудниками, чтобы сроки обработки соответствовали реальности.
После утверждения документа сотрудники, причастные к созданию, несут ответственность за соблюдение графика. Главный бухгалтер проверяет, чтобы документы создавались по требованиям и вовремя передавались в бухгалтерию. Особенно это касается оформления первички, которая отражает хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.
Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец
Обычно график документооборота становится приложением к учетной политике предприятия. В таком случае его внедряют в момент ввода в действие учетной политики.
Внедрение проходит по следующей схеме:
- Созданная схема утверждается в составе учетной политики или отдельно.
- Доводится до сведения всех сотрудников.
- Разрабатывают инструкции, которые размещают в доступных для работников местах.
- Организуют взаимодействие исполнителей.
- Настраивают программное обеспечение, которое помогает оформлять документы и ускоряет их передачу.
- Создают мероприятия по внутреннему контролю за исполнением, где предусмотрены дисциплинарные меры за систематические нарушения.
Если подойти к созданию и внедрению графика системно, он будет способствовать оптимизации документооборота, своевременной подачи отчетности и улучшению взаимодействия между отделами.
Сервис ЭДО помогает оптимизировать и ускорить документооборот
Где найти образец
Единой формы нет. Предприятие может использовать образцы, представленные в интернете для создания документа. Чтобы разработать шаблон, который полностью будет соответствовать специфике компании, следуйте алгоритму:
- Определите, какая первичная документация чаще используется.
- У кого из работников будет право подписи.
- Сколько экземпляров графика нужно будет передать и кому.
- Сроки обработки и передачи.
- Кто будет контролировать исполнение.
Когда будете прописывать сроки обработки документов, учитывайте объем загрузки бухгалтерии, чтобы в последующем во время авралов график соблюдался.
В некоторых документах может содержаться конфиденциальная информация. В таком случае заранее указывают список лиц, которые имеют к ним доступ.
Пример шаблона
Покажем, как может выглядеть график документооборота на предприятии.
Образец графика
| Тип документа | Создание | Проверка | Обработка | Передача в архив | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Количество документов | Ответственный за проверку | Ответственный за обработку | Кем выполняется | |||||
| Ответственный за выписку | Ответственный за предоставление на проверку | Срок исполнения | Срок исполнения | |||||
| Ответственный за оформление | Порядок предоставления | |||||||
| Ответственный за исполнение | Сроки предоставления | |||||||
| Сроки исполнения | ||||||||
Это пример без учета специфики компании или структурных подразделений.
Упростите обмен документами с контрагентами — подключайтесь к ЭДО через Диадок
Что учесть во время составления графика документооборота
Выше мы уже писали о подготовке, которая поможет составить график. Разберем еще моменты, которые стоит учесть:
- Заранее составьте перечень документов, которые нуждаются в обработке. Для каждого определите количество экземпляров.
- Создайте таблицу, где соотнесите вид документа с должностями сотрудников, ответственных за оформление, обработку и подписание.
- Подготовьте календарь, который будет учитывать сроки отчетности как внутри фирмы, так и на уровне законодательства.
- Разработайте систему контроля за исполнением графика, назначьте заместителей на случай отпуска или болезни ответственного.
- Пропишите обязанности в должностных инструкциях исполнителей.
Стоит обратить внимание на сроки хранения документов, указанные в графике. Например, кадровые документы хранятся в архиве не менее 50 лет, так как при выходе сотрудника на пенсию ПФР иногда запрашивает данные о начисленной заработной плате. Остальные документы хранятся в архиве от 3 до 5 лет, после можно их уничтожить.
Храните данные в электронном архиве, попробуйте Диадок
Вопрос-ответ
График документооборота — эффективный инструмент для оптимизации, ускорения обработки и контроля процессов, связанных с документами. Чаще всего его включают в учетную политику предприятия, а ответственным за исполнение становится главных бухгалтер. Утверждает и подписывает график руководитель компании. Образец документа можно найти в интернете.
Ускорьте документооборот с помощью Диадока