График документооборота в бухгалтерии

Значительную долю документооборота в компании занимает первичка, которая должна поступать в бухгалтерию для отчетности. Иногда на этом этапе возникают трудности: документы теряются или исполнитель затягивает со сроком сдачи. Чтобы такого не произошло, создают график документооборота. 

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Переходите на ЭДО

Оптимизируйте работу бухгалтерии с электронными документами

Подключиться

Зачем нужен график документооборота в бухгалтерии

График документооборота — это схема, которая описывает движение документов на предприятии. В нее включены типы документов, ответственные, сроки обработки и маршруты движения. График помогает оптимизировать обмен документами внутри компании, наладить взаимодействие между отделами и лучше контролировать сроки отчетности. 

График создают как для предприятия, так и для одного или нескольких подразделений. Например, для бухгалтерии. В этом случае в документ войдет схема движения только бухгалтерских документов, к которым относят:

• Первичные учетные документы. То есть документы, подтверждающие сделки налогоплательщика, например, договор, счет, накладная, акт, счет-фактура.
• Оправдательные документы. Это документы, которые содержат информацию о факте хозяйственной жизни, например, кассовый чек, квитанция об оплате. 
• Регистры бухгалтерского учета. Речь о бухгалтерских документах, которые предназначены для регистрации, систематизации и накопления информации в первичных документах, принятых к бухучету. Например, оборотно-сальдовая ведомость, инвентарная карточка. 

То есть график документооборота в бухгалтерии составляют для документов, которые отражают в бухгалтерском учете. Если компания крупная, графики документооборота готовит каждое подразделение. Потом все графики можно объединить в сводный, который утвердит директор. В результате будет создана единая система движения документов, позволяющая упорядочить этот процесс и эффективно его контролировать.

Разберем подробнее важность графика документооборота в бухгалтерии. Строгое следование графику важно не только для упрощения работы. Минфин РФ ввел стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который обязательно соблюдать с 1 января 2022 года всем внебюджетным организациям (кроме финансовых и кредитных). Этот стандарт изменил требования к оформлению и к порядку внесения исправлений в документы бухучета, а также установил правила хранения. Все это необходимо учитывать в момент создания графика документооборота. 

Главными задачами создания графика документооборота в бухгалтерии будут: 

• установление строгих правил обмена документами в учетной политике;
• регламентация работы в соответствии с Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, утвердившим федеральные стандарты бухгалтерского учета; 
• фиксация первичных документов и бухгалтерских регистров. 

Также он помогает:

• назначить сотрудников, которые будут работать с документацией;
• установить контроль за правильностью оформления и заполнения документов;
• упорядочить и ускорить процессы;
• распределить обязанности среди сотрудников;
• улучшить отношения внутри коллектива за счет упрощения взаимодействия; 
• контролировать движение документов в компании, при необходимости вносить изменения; 
• сдавать отчетность вовремя; 
• назначить условия и сроки хранения документов, предусмотренные законом.  

Составление графика документооборота — не столько бухгалтерская, сколько бизнес-задача, так как она позволяет по-новому взглянуть на организационную структуру компании и внутренние процессы. Их оптимизация в перспективе поможет предприятию улучшить работу. Она предполагает назначение ответственного, который будет контролировать соблюдение стандартов и внедрение дисциплинарных мер за нарушение графика. 

График нужен не только в компании, где используют бумажные документы. Он поможет и организациям, которые перешли на электронный документооборот (ЭДО). Подробнее об ЭДО в бухгалтерии рассказывают наши эксперты в статье.

Переведите бухгалтерию на электронный документооборот с Диадоком

Подключиться

Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии

Большую часть обязанностей за составление и соблюдение графика берет на себя работник, который отвечает за организацию и ведение бухучета. Чаще всего это главный бухгалтер. 

Какие инструменты подойдут бухгалтеру, чтобы распределять и оценивать загрузку, в видео от Контур.Экстерна:

Главбух может привлекать других сотрудников к созданию графика, чтобы получить дополнительную информацию или снять часть  нагрузки. Обязанности по оформлению и ведению документов следует прописывать в трудовом договоре.

При подготовке графика рекомендуется обращаться за консультацией к руководителю компании. Это важно по двум причинам. Во-первых, согласно п. 28 ФСБУ 27/2021 документооборот в бухгалтерском учете организует руководитель экономического субъекта. Во-вторых, он лучше понимает, какого взаимодействия между подразделениями нужно достичь и какие бизнес-процессы улучшить.

Готовый график отдают на утверждение руководителю организации, который подписывает документ. Чаще его оформляют в качестве приложения к учетной политике компании, но допустимо выпустить отдельный приказ — принципиальной разницы нет. 

После того как приказ вступил в силу, содержание графика доводят до сведения причастных сотрудников: отдают копии документа и при необходимости проводят обучение и инструктаж. Каждый работник, участвующий в документообороте, обязан соблюдать график, а контроль за этим берет на себя главный бухгалтер. 

Обменивайтесь первичными документами онлайн в Диадоке

Подключиться

Составление графика документооборота в бухгалтерии: правила и основные этапы

Прежде чем приступить к созданию графика, желательно провести подготовительную работу и ответить на следующие вопросы:

• Как в компании проходит учет первичных документов и бухгалтерских регистров.
• Кто отвечает за работу с первичкой.
• Как выглядит маршрут движения документа — от создания до отправки в архив.
• Где и как долго хранятся документы.

После можно приступать к созданию графика. На схеме представлены пять этапов, о каждом из которых расскажем подробнее. 

Составьте список документов

На этом этапе необходимо определить список первичных документов, с которыми работает компания. Обязательно проверьте те, которые используются редко — часто они ускользают от внимания. Это могут быть отчеты по рекламным акциям, представительским мероприятиям, служебные записки по итогам командировки. 

После описывают маршрут движения каждого документа, который подтверждает факты хозяйственной жизни. Здесь главный бухгалтер может сверяться с другими сотрудниками, чтобы список документов и схема их движения были корректными.

Маршрут документов зависит от их жизненного цикла. У первички это:

• создание или получение от контрагентов;
• учет;
• обработка;
• передача в архив.

Когда все готово и проверено, перечень документов и правила движения фиксируют в графике. 

Приведем пример. 

Правила оформления и движения графика отпусков

Выберите ответственных

На этом этапе нет необходимости делать сложный выбор — сотрудники, которые составляют первичку, становятся ответственными за ее оформление и передачу в бухгалтерию. Чем короче маршрут движения у документа, тем меньше вероятность потери или задержки. 

Для дополнительного контроля работников из других отделов (не бухгалтерии), можно назначить ответственного за сбор готовых документов в каждом подразделении. Например:

• отпускные документы — руководитель отдела кадров;
• отчеты по рекламным акциям — начальник отдела маркетинга;
• накладные — начальник склада;
• должностные инструкции — секретарь.

Если не назначить ответственных, выше вероятность, что сроки сдачи документов будут задерживать. 

Установите сроки

Дальше устанавливают сроки, в течение которых ответственные передают документы главному бухгалтеру. Это связано с тем, что сроки сдачи некоторых документов установлены законодательно. 

Варианты выбора сроков:

• установить дедлайн, например до 20 числа каждого месяца;
• указать количество дней со дня составления или исполнения до момента отправки в бухгалтерию;
• использовать оба варианта в зависимости от типа документа. 

Важно учесть, что просто сдать документ недостаточно. Бухгалтеру нужно время, чтобы проверить и обработать его, например внести в реестр. Поэтому создавайте сроки так, чтобы они не были равны дедлайну, а учитывали непредвиденные факторы: загрузку, ошибки, необходимость срочных правок и обработки. 

Выберите способ оформления

График документооборота можно представить в виде таблицы, схемы, текста — в любом наглядном формате. Приоритет здесь отдают таблицам, так как в них можно разместить большой объем информации. Кроме того, можно использовать смешанный подход — изобразить маршрут движения документов в виде схемы, а остальные данные внести в таблицу.

Независимо от формата графика, он должен быть простым для восприятия и поиска информации, иначе им не будут пользоваться. Чтобы упростить поиск данных, расположите документы в алфавитном порядке или по отделам.

Независимо от формы, график отвечает на вопросы:

• Какой документ составляется в определенной ситуации?
• Сколько экземпляров?
• Кто отвечает за создание?
• Кто подписывает?
• Кому и в какие сроки передают?
• Кто и в какой срок обрабатывает документ? 
• Кто и когда сдает его в архив?

Внедрите в работу

Когда график готов, его утверждает директор компании. Дальше приступают к внедрению в работу. Чтобы ознакомить с ним сотрудников, необходимо собрать подписи для официального подтверждения обязательств. 

Существует два способа собрать подписи:

• на дополнительном листе, приложенном к графику;
• оформить выписки из графика для каждого работника и раздать для подписания. 

После каждый ответственный сотрудник обязан соблюдать принятый график. Информацию об этом желательно внести в трудовой договор и должностную инструкцию. 

Чтобы правильно организовать документооборот, нужно не только составить и утвердить график, но и провести ряд дополнительных мероприятий для его применения. Важно решить вопрос об оперативном обмене первичкой с контрагентами. Для этого можно в договоре указать порядок обмена документами, а также внести пункт об ответственности за нарушение. 

Ускорить работу поможет электронный документооборот, который позволяет обмениваться документами онлайн в течение пары минут. Это уменьшит сроки подготовки к отчетности и избавит компанию от проблем, связанных с утерей документов. О других преимуществах ЭДО рассказываем в статье. 

Обменивайтесь первичкой с контрагентами онлайн

Подключиться

Где найти и скачать образец графика документооборота

Нет установленной формы графика, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей своей компании. Главное, чтобы в документе была точная информация, не допускающая разночтений. 

При создании графика можно опираться на источники:

• образцы в интернете;
• положения Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• ФСБУ 27/2021.

Содержание и шаблон графика могут быть любыми, главное, чтобы он помог оптимизировать документооборот в бухгалтерии. Укажите сроки и место хранения, кто и кому передает документ, когда он должен быть подписан.

Содержание и количество данных в графике зависит от:

• деятельности и структуры компании;
• специфики системы управления;
• видов первички;
• особенностей обработки учетной информации;
• программных средств;
• количества структурных подразделений и филиалов. 

Группировка документов может осуществляться по следующим принципам:

• по хозяйственным операциям;
• по отделам и структурным подразделениям;
• по должностям и рабочим местам.

Переходите на электронные документы и упростите работу бухгалтерии

Подключиться

Как утвердить график документооборота

Как и любые другие нормативные акты, график документооборота в бухгалтерии утверждает руководитель с помощью приказа. В последнем ставят отметку «Утверждаю» и подпись на самом документе. После необходимо ознакомить с ним всех причастных сотрудников под подпись. Кроме того, можно создать отдельное «Положение о документах и документообороте» или утвердить график в качестве приложения к «Приказу об учетной политике организации».

График документооборота в бухгалтерии: что учесть 

Сложность, которая может возникнуть после введения графика в работу, — его несоблюдение. Чтобы избежать подобной ситуации, используют несколько дисциплинарных мер:

• Включить обязательства по соблюдению графика в должностную инструкцию и трудовой договор.
• Разработать систему премирования, которая будет поощрять своевременную сдачу и обработку документов. 
• В случае нарушений вводить меры ответственности, например делать замечания (ст. 192 ТК РФ). 

Каждого сотрудника необходимо познакомить с должностной инструкцией и с обязанностями по соблюдению графика в момент приема на работу. Это поможет сразу обозначить позицию компании. 

Для упрощения работы соблюдайте следующие требования  при создании графика: 

1. Первичка, принимаемая бухгалтерией, должна включать обязательные реквизиты.
2. При приеме документов должна осуществляться проверка вычислений.
3. Документы оформляют в соответствии с требованиями нормативных актов.
4. Все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответствен­ных за их составление, с указанием даты исправления.
5. По любой сделке должны быть представлены все необходимые доку­менты (дого­вор, накладная, акт, смета, счет-фактура, платежное поручение).

Подключитесь к Диадоку, чтобы автоматизировать документооборот

Подключиться

Вопрос-ответ

График документооборота в бухгалтерии — важная часть учетной политики компании. От четкости и оперативности обработки документов зависит скорость принятия решений. Поэтому график становится инструментом, который помогает быстро обрабатывать бухгалтерские документы и оптимизировать бизнес-процессы. 

ЭДО поможет повысить производительность работы бухгалтера и освободить время

Подключиться