В 2018 году Диадок запустил первый в России проект электронного документооборота (ЭДО) между российской компанией и ее иностранным контрагентом. Мы провели вебинар и разобрали в статье, что такое международный ЭДО и как к нему подключиться.
Содержание
Функциональность сервиса Контур.Диадок для международного ЭДО
Контур.Диадок — это сервис для обмена юридически значимыми электронными документами. Пользователи Диадока по России отправляют контрагентам счета-фактуры, акты, закрывающие документы, пояснительные письма, прайс-листы и многие другие, как правило, бухгалтерские документы. Причем как формализованные, то есть в утвержденном ФНС формате, так и неформализованные.
Во внешнеэкономической деятельности перечень требуемых документов шире. В него входят:
- коммерческие инвойсы;
- проформа-инвойсы на оплату товаров или услуг;
- документы для таможенного оформления: лицензии, сертификации, чертежи, графики;
- документы для валютного контроля: контракты, допсоглашения, спецификации.
С точки зрения соблюдения валютного законодательства каждая компания, которая ведет деятельность за границей, отгружает или принимает товар, обязана отчитываться перед банками. Они наравне с налоговой и таможней входят в треугольник агентов валютного контроля, сформированный для обеспечения прозрачности деятельности экспортеров и импортеров, вовлеченных во внешнеторговый процесс России.
Эти структуры осуществляют контроль и по единой базе могут проверить, что было ввезено, на какую сумму. Поэтому отчетность должна сходиться. Кроме того, для бизнеса важно, чтобы оригиналы быстро возвращались и были на месте, поскольку в процесс внешнеторговой деятельности вовлекается много служб внутри компании:
- финансовая служба;
- служба внешнеэкономической деятельности;
- закупки;
- отдельно выделенная международная логистика.
Вовлеченных сотрудников много, и у каждого свой пакет документов, которые занимают шкафы и за доставку которых нужно платить. Продукт Диадока — международный ЭДО — решает эти проблемы.
Трансграничный ЭДО через Диадок позволяет:
- обмениваться электронными документами с нерезидентами РФ;
- отправлять и получать документы безлимитно;
- всегда иметь доступ к документации — ее в любой момент можно скачать, посмотреть;
- удостовериться в том, что документы были переданы в конкретную дату с помощью протокола передачи;
- обеспечить безопасность: отправка данных зашифрована, а каждый документ хранится в трех копиях.
Документы, переданные через международный ЭДО, юридически значимы в России — их принимают налоговые, таможенные органы, банковские структуры в рамках валютного контроля.
Ускорьте обмен документами с иностранными контрагентами и сэкономьте на доставке
Кому полезен международный ЭДО
Трансграничный онлайн-документооборот будет интересен и полезен всем, кто работает с зарубежными контрагентами:
- компаниям с иностранным учредителем;
- холдингам с зарубежными торговыми домами;
- дочерним предприятиям и филиалам зарубежных компаний;
- факторинговым площадкам;
- инвестиционным группам, банкам;
- компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность;
- компаниям, торгующим со странами Таможенного союза.
В 2018 году «МегаФон» стал первой компанией в России, которая реализовала проект международного электронного документооборота с нерезидентом — компанией Huawei. Оператором ЭДО выступил СКБ Контур.
Отдельный сегмент — транспортно-экспедиционные компании с частыми перевозками, большим объемом документов, проблемами с доверенностями. Международный ЭДО поможет этим и другим организациям:
- Сэкономить на доставке оригиналов. Отправка документов курьерской службой стоит от 3–4 тысяч рублей, и цена сильно зависит от веса пакета. Если посчитать число отправок за квартал или год и умножить на стоимость — сумма будет немалой.
- Решить вопрос с доверенностями. Этот строгий документ часто заполнен некорректно, из-за чего товар не могут отгрузить или принять, что влечет за собой простой транспорта и отвлечение сотрудников от работы. В международном ЭДО можно сразу передать оригинал, что упрощает процесс и убыстряет поставки.
- Ускорить документооборот. Отправленные оригиналы желательно вернуть обратно. В случае с иностранными контрагентами доставка документов в одну сторону занимает как минимум 2–3 дня. Иногда процесс затягивается.
Трансграничный ЭДО облегчает и поставки по Таможенному союзу, то есть в Киргизию, Армению, Беларусь и Казахстан. Если компания экспортирует продукцию в эти страны, то по получению товаров ждет от партнера заявление об оплате косвенных налогов. Этот документ входит в пакет камеральных проверок налоговой для возмещения экспортного НДС. Многодневная доставка документов оттягивает подачу документов на камеральную проверку.
С международным ЭДО процесс гораздо проще. Партнер, получая товар, например в Казахстане, составляет это заявление и подает в свою налоговую, и та подтверждает статус. Таким образом, процесс завершается в течение недели с даты приема товара иностранным контрагентом.
С ЭДО в Диадоке вы начнете быстрее получать оплату и возвращать экспортный НДС
Международный ЭДО с точки зрения законодательства
Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» гласит: если две стороны договорились считать оригиналами документы, которые подписаны определенными подписями, то все остальные органы в Российской Федерации, а также партнеры — физлица и юрлица — обязаны с этим согласиться. Договоренностью считается подписанное дополнительное соглашение об этом.
Когда компания приобретает модуль международного ЭДО в Диадоке, она подписывает трехстороннее соглашение. Его участники:
- резидент;
- партнер-нерезидент;
- СКБ Контур, как разработчик сервиса ЭДО и Удостоверяющий центр, который выпускает подписи.
Это единственный документ, который будет на бумаге. Он хранится в трех экземплярах — по экземпляру каждой стороне. При подаче декларации, например в таможенные органы, следует показать трехстороннее соглашение. Оно является основанием легитимности схемы международного ЭДО.
В этом случае документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) со стороны российской компании и подписью нерезидента, в России имеют силу оригинала.
Юридическая значимость для нерезидента — это другой вопрос. К примеру, в Казахстане достаточно проработан вопрос законодательства ЭДО, и налоговая принимает электронные документы.
Какими электронными документами российская компания может обмениваться с иностранным контрагентом через Диадок
В трехстороннем соглашении стороны указывают список документов, которыми планируют обмениваться. Затем этот перечень может быть расширен до нужного количества без уведомления оператора.
Список документов зависит от специфики работы. В него могут входить:
- договоры и контракты;
- допсоглашения;
- пояснительные письма;
- чертежи и графики;
- и другие документы для валютного и таможенного контроля, которые можно передать в неформализованном виде.
Единого стандарта документов при внешнеэкономической деятельности нет. Ни Минфин, ни налоговая не устанавливают конкретный вид, к примеру коммерческого инвойса. Поэтому в Диадоке документы тоже передаются в неформализованном виде. Однако если у компании есть потребность, формализацию можно настроить двумя путями: с помощью платной кастомизации или доработкой собственным IT-отделом компании.
Сделайте работу с таможней, банками и налоговой проще и сэкономьте время, нервы и бюджеты
Вопрос-ответ
Для начала обмена электронными документами с нерезидентом достаточно заполнить специальную форму. В кратчайшие сроки менеджер свяжется с заявителем и подробно расскажет, как настроить международный ЭДО в Диадоке. Пользователи Диадока могут напрямую обратиться к своему менеджеру.
Всю техническую часть выполнят специалисты Контура. Затем от сторон потребуется только подписание трехстороннего соглашения. Чаще всего нерезиденту создается ящик в Диадоке со специальным признаком «иностранная организация». Но он может быть подключен и к ящику российского партнера.
Стоимость зависит от количества подключаемых партнеров-нерезидентов. В рамках тарифа можно отправлять любое количество документов. За услугу ЭДО, как правило, платит резидент.
При заключении лицензионного договора на использование МЭДО в Диадоке не нужно приобретать пакеты для отправки документов по России, если в этом нет необходимости. Можно пользоваться только модулем международного ЭДО.
Да, для интеграции никаких ограничений нет. У ящика открывается новый признак работы с конкретным нерезидентом или несколькими иностранными партнерами. Пользователь видит их в сервисе так же, как российских контрагентов. То есть для клиента ничего не меняется — просто расширяется потенциал работы и функциональность сервиса.
КЭП менять не нужно.
Международный ЭДО уже настраивался в Армении, Беларуси, Бельгии, Великобритании, Германии, Гонконге, Египте, Израиле, Ирландии, Италии, Казахстане, Кипре, Киргизии, Китае, Корее, Латвии, Литве, Лихтенштейне, Мальте, Молдове, Монголии, Нидерландах, ОАЭ, Польше, Сербии, Сингапуре, США, Турции, Узбекистане, Украине, Финляндии, Франции, Чехии, Швейцарии, Швеции, Эстонии.
Если в списке нет интересующей страны, можно обратиться к менеджеру. Контур постоянно расширяет географию партнеров и рассмотрит новые предложения.
Для нерезидентов электронная подпись так же, как для российских пользователей, зашифрована с помощью КриптоПро. Этот софт можно спокойно вывозить из страны — такие криптографические средства связи созданы специально для этих целей.
С подписью нерезидент работает так же, как пользователь из России: получает ее и затем налагает на документы. Его подпись выпускает УЦ Контура. Это гарантирует, что подписанные ею документы защищены и юридически значимы.
Контур не использует роуминг для международного ЭДО. Нерезиденты также работают через Диадок.
Подпись нерезидента выпускается на конкретную компанию, на конкретное физлицо, у которого есть доверенность на получение и работу с неквалифицированной электронной подписью. Документы нерезидента тщательно проверяются экспертами Контура. Также нерезидент подтверждает личность и дееспособность в нотариальной конторе. Ошибки исключены.
Для оформления понадобится:
- Все, что имеет отношение к компании: дата и номер регистрации, состав учредителей, документы по назначению директора.
- Скан паспорта или ID-card лица, которому выпускается подпись.
- Заявление на выпуск подписи.
- Доверенность для Контура.
- Подписание трехстороннего соглашения.
Полный пакет документов несколько раз проверяется менеджером, группой работы с нерезидентами и Удостоверяющим центром.
При такой необходимости следует обратиться к менеджеру. Это не идет в разрез с трехсторонним соглашением, поэтому такой механизм может быть реализован.
Ничего не нужно. Компания оформляет декларацию на вывоз или ввоз товара еще до пересечения границы. Все процедуры завершаются до фактического ввоза.
Да, архив будет доступен для обеих сторон. Контур хранит документы минимум пять лет после завершения оплаченного периода.