В 2018 году Диадок запустил первый в России проект электронного документооборота (ЭДО) между российской компанией и ее иностранным контрагентом. Мы провели вебинар и разобрали в статье, что такое международный ЭДО и как к нему подключиться.
Содержание
Функциональность сервиса Контур.Диадок для международного ЭДО
Контур.Диадок — это сервис для обмена юридически значимыми электронными документами. Пользователи Диадока по России отправляют контрагентам счета-фактуры, акты, закрывающие документы, пояснительные письма, прайс-листы и многие другие, как правило, бухгалтерские документы. Причем как формализованные, то есть в утвержденном ФНС формате, так и неформализованные.
Во внешнеэкономической деятельности перечень требуемых документов шире. В него входят:
- коммерческие инвойсы;
- проформа-инвойсы на оплату товаров или услуг;
- документы для таможенного оформления: лицензии, сертификации, чертежи, графики;
- документы для валютного контроля: контракты, допсоглашения, спецификации.
С точки зрения соблюдения валютного законодательства каждая компания, которая ведет деятельность за границей, отгружает или принимает товар, обязана отчитываться перед банками. Они наравне с налоговой и таможней входят в треугольник агентов валютного контроля, сформированный для обеспечения прозрачности деятельности экспортеров и импортеров, вовлеченных во внешнеторговый процесс России.
Эти структуры осуществляют контроль и по единой базе могут проверить, что было ввезено, на какую сумму. Поэтому отчетность должна сходиться. Кроме того, для бизнеса важно, чтобы оригиналы быстро возвращались и были на месте, поскольку в процесс внешнеторговой деятельности вовлекается много служб внутри компании:
- финансовая служба;
- служба внешнеэкономической деятельности;
- закупки;
- отдельно выделенная международная логистика.
Вовлеченных сотрудников много, и у каждого свой пакет документов, которые занимают шкафы и за доставку которых нужно платить. Продукт Диадока — международный ЭДО — решает эти проблемы.
Трансграничный ЭДО через Диадок позволяет:
- обмениваться электронными документами с нерезидентами РФ;
- отправлять и получать документы безлимитно;
- всегда иметь доступ к документации — ее в любой момент можно скачать, посмотреть;
- удостовериться в том, что документы были переданы в конкретную дату с помощью протокола передачи;
- обеспечить безопасность: отправка данных зашифрована, а каждый документ хранится в трех копиях.
Документы, переданные через международный ЭДО, юридически значимы в России — их принимают налоговые, таможенные органы, банковские структуры в рамках валютного контроля.
Ускорьте обмен документами с иностранными контрагентами и сэкономьте на доставке
Кому полезен международный ЭДО
Трансграничный онлайн-документооборот будет интересен и полезен всем, кто работает с зарубежными контрагентами:
- компаниям с иностранным учредителем;
- холдингам с зарубежными торговыми домами;
- дочерним предприятиям и филиалам зарубежных компаний;
- факторинговым площадкам;
- инвестиционным группам, банкам;
- компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность;
- компаниям, торгующим со странами Таможенного союза.
В 2018 году «МегаФон» стал первой компанией в России, которая реализовала проект международного электронного документооборота с нерезидентом — компанией Huawei. Оператором ЭДО выступил СКБ Контур.
Отдельный сегмент — транспортно-экспедиционные компании с частыми перевозками, большим объемом документов, проблемами с доверенностями. Международный ЭДО поможет этим и другим организациям:
- Сэкономить на доставке оригиналов. Отправка документов курьерской службой стоит от 3–4 тысяч рублей, и цена сильно зависит от веса пакета. Если посчитать число отправок за квартал или год и умножить на стоимость — сумма будет немалой.
- Решить вопрос с доверенностями. Этот строгий документ часто заполнен некорректно, из-за чего товар не могут отгрузить или принять, что влечет за собой простой транспорта и отвлечение сотрудников от работы. В международном ЭДО можно сразу передать оригинал, что упрощает процесс и убыстряет поставки.
- Ускорить документооборот. Отправленные оригиналы желательно вернуть обратно. В случае с иностранными контрагентами доставка документов в одну сторону занимает как минимум 2–3 дня. Иногда процесс затягивается.
Трансграничный ЭДО облегчает и поставки по Таможенному союзу, то есть в Киргизию, Армению, Беларусь и Казахстан. Если компания экспортирует продукцию в эти страны, то по получению товаров ждет от партнера заявление об оплате косвенных налогов. Этот документ входит в пакет камеральных проверок налоговой для возмещения экспортного НДС. Многодневная доставка документов оттягивает подачу документов на камеральную проверку.
С международным ЭДО процесс гораздо проще. Партнер, получая товар, например в Казахстане, составляет это заявление и подает в свою налоговую, и та подтверждает статус. Таким образом, процесс завершается в течение недели с даты приема товара иностранным контрагентом.
С ЭДО в Диадоке вы начнете быстрее получать оплату и возвращать экспортный НДС
Международный ЭДО с точки зрения законодательства
Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» гласит: если две стороны договорились считать оригиналами документы, которые подписаны определенными подписями, то все остальные органы в Российской Федерации, а также партнеры — физлица и юрлица — обязаны с этим согласиться. Договоренностью считается подписанное дополнительное соглашение об этом.
Когда компания приобретает модуль международного ЭДО в Диадоке, она подписывает трехстороннее соглашение. Его участники:
- резидент;
- партнер-нерезидент;
- СКБ Контур, как разработчик сервиса ЭДО и Удостоверяющий центр, который выпускает подписи.
Это единственный документ, который будет на бумаге. Он хранится в трех экземплярах — по экземпляру каждой стороне. При подаче декларации, например в таможенные органы, следует показать трехстороннее соглашение. Оно является основанием легитимности схемы международного ЭДО.
В этом случае документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) со стороны российской компании и подписью нерезидента, в России имеют силу оригинала.
Юридическая значимость для нерезидента — это другой вопрос. К примеру, в Казахстане достаточно проработан вопрос законодательства ЭДО, и налоговая принимает электронные документы.
Какими электронными документами российская компания может обмениваться с иностранным контрагентом через Диадок
В трехстороннем соглашении стороны указывают список документов, которыми планируют обмениваться. Затем этот перечень может быть расширен до нужного количества без уведомления оператора.
Список документов зависит от специфики работы. В него могут входить:
- договоры и контракты;
- допсоглашения;
- пояснительные письма;
- чертежи и графики;
- и другие документы для валютного и таможенного контроля, которые можно передать в неформализованном виде.
Единого стандарта документов при внешнеэкономической деятельности нет. Ни Минфин, ни налоговая не устанавливают конкретный вид, к примеру коммерческого инвойса. Поэтому в Диадоке документы тоже передаются в неформализованном виде. Однако если у компании есть потребность, формализацию можно настроить двумя путями: с помощью платной кастомизации или доработкой собственным IT-отделом компании.
Сделайте работу с таможней, банками и налоговой проще и сэкономьте время, нервы и бюджеты
Вопрос-ответ
Всю техническую часть выполнят специалисты Контура. Затем от сторон потребуется только подписание трехстороннего соглашения. Чаще всего нерезиденту создается ящик в Диадоке со специальным признаком «иностранная организация». Но он может быть подключен и к ящику российского партнера.
При заключении лицензионного договора на использование МЭДО в Диадоке не нужно приобретать пакеты для отправки документов по России, если в этом нет необходимости. Можно пользоваться только модулем международного ЭДО.
Если в списке нет интересующей страны, можно обратиться к менеджеру. Контур постоянно расширяет географию партнеров и рассмотрит новые предложения.
С подписью нерезидент работает так же, как пользователь из России: получает ее и затем налагает на документы. Его подпись выпускает УЦ Контура. Это гарантирует, что подписанные ею документы защищены и юридически значимы.
- Все, что имеет отношение к компании: дата и номер регистрации, состав учредителей, документы по назначению директора.
- Скан паспорта или ID-card лица, которому выпускается подпись.
- Заявление на выпуск подписи.
- Доверенность для Контура.
- Подписание трехстороннего соглашения.
Полный пакет документов несколько раз проверяется менеджером, группой работы с нерезидентами и Удостоверяющим центром.