Документооборот складского учета

Что такое складской учет и зачем его вести

Складской учет — это постоянный сбор и обработка данных по ресурсам, которые есть у компании и хранятся на складе, и операциям с ними. Он позволяет в каждый момент времени знать, какой товар и где находится, в каком количестве и сколько он стоит. Только так организация может работать без перебоев.

При учете подсчитываются материально-производственные запасы (МПЗ) предприятия.

Складской учет ведет материально ответственное лицо: заведующий складом, кладовщик. Он контролирует перемещение каждой единицы товара, занося все данные и операции в единую базу. Часто это карты учета или Excel-таблица. В них ответственный за склад сотрудник фиксирует:

• приемку от поставщиков, оприходование товара, его принятие к учету;
• отгрузку в торговый зал или покупателю;
• любые другие перемещения продукции, ее местонахождение;
• количество товаров, которые находятся в торговом зале или на складе, сроки хранения;
• расчетные периоды;
• корректировку характеристик продукции;
• списанные товары;
• используемое на складе оборудование.

В ходе инвентаризации специалист также списывает товары. Они могут испортиться, понадобиться на собственные нужды или не совпасть по количеству с указанными в документах цифрами.

Учет МПЗ регламентирован федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы», который утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 180н.

Складской учет решает следующие задачи:

• Группировка товаров. Когда единицы продукции рассортированы по партиям или другим характеристикам, сотрудники могут быстро найти нужную позицию для продажи клиенту или произвести перерасчет. 
• Выявление спроса. Чем более четко ведется складской учет, тем понятнее, какие товары продаются, а какие — лежат на складе. Такой анализ позволяет регулировать цены, точнее планировать закупки, не допускать порчи продукции. Кроме того, это помогает выявлять кражи на складе.
• Контроль остатков и сроков хранения. Благодаря этому компания не теряет МПЗ, не приобретает лишнее, а количество товаров по документам совпадает с фактическим.
• Сохранение порядка. Это помогает сотрудникам быстро искать нужные позиции, вовремя собирать заказы, продавать только то, что действительно есть в наличии.
• Оптимизация. Помимо отслеживания объемов продаж и остатков, складской учет позволяет улучшить организацию хранения и перемещения товаров, доработать схемы взаимодействия с поставщиками.

Корректное ведение складского учета означает порядок в документах, фиксацию в них пути каждой единицы товара. Благодаря этому у руководства и ответственных сотрудников компании всегда есть видение полной картины ситуации, расчеты с поставщиками происходят своевременно, а предприятие не теряет доход на нерентабельных товарах или хищениях.

Виды складского учета

Складской учет бывает разных видов. Это зависит от того, каким ассортиментом и номенклатурой торгует компания, каковы особенности работы с поставщиками.

Номенклатурный

Предназначен для небольшого товарооборота. Каждая позиция товара получает отдельную карточку, при этом деления на категории по признакам нет.

Сортовой

Предназначен для деления товаров по сортам и наименованиям, при этом новые партии смешиваются с остатками вне зависимости от даты поступления на склад, стоимости и поставщика. Регистрация каждой позиции ведется на отдельной карточке учета, где указываются название, артикул товара, отражается движение товара. Благодаря такому методу:

• складская площадь используется экономно,
• поиск одинаковых товаров занимает минимум времени,
• управление остатками более оперативно.

Сортовой вид слабо подходит для однотипных товаров, поскольку их сложнее распределять по цене и времени поступления.

Партионный

Предназначен для работы с товарами, где каждую партию, даже с продуктами разных сортов и наименований, необходимо хранить и вести отдельно. Например, если товары с:

• ограниченным сроком годности,
• разными ценами,
• другими признаками.

Каждая партия получает свою карточку, в которой указаны названия, артикулы, количество, цены, дата поступления на склад. Также в ней фиксируются объемы отпущенных товаров и остатков.

Карта оформляется в двух экземплярах — для склада и бухгалтерии, чтобы избежать несогласования данных. После отпуска всей партии карточка закрывается, составляется акт об израсходовании.

Метод удобен для компаний, реализующих однотипные товары с ограниченным сроком годности. При партионном учете лучше обеспечиваются безопасность и контроль за сохранностью остатков, что позволяет избежать финансовых потерь из-за порчи товара. Но он влечет за собой неэкономное использование площади склада, более сложное управление запасами.

Партионно-сортовой

Предназначен для товаров, каждая партия которых так же, как и при партионном учете, должна храниться отдельно. Но позиции внутри партии разделяются по группам и сортам. Метод подходит для значительного объема номенклатуры продукции.

Классификация складов

Отличаются и сами складские хозяйства — склады. В основном их разделяют на материальные и внутрипроизводственные (межцеховые и внутрицеховые). Первые нужны для хранения МПЗ, которые используются в производственном процессе. Вторые — для МПЗ, которые требуются для поддержания стабильной работы организации.

Также склады бывают:

• универсальными — подходят для хранения всех видов материальных ценностей;
• узконаправленными — предназначены для хранения определенных видов продукции или материалов;
• централизованными — у компании есть центральный склад для основной части запасов и его «филиалы»;
• промежуточными — располагаются на территории компании.

Крупным компаниям бывает непросто выбрать один вид складского учета из-за большого объема номенклатуры. Однако от этого зависит то, каким будет документальное сопровождение.

Основной перечень видов складских документов

Документы фиксируют все операции, происходящие с товарами на складе. Только документально можно подтвердить, что продукция была принята, перемещена или отпущена.

Материально-производственные ценности — их также часто называют товарно-материальными ценностями (ТМЦ) — при поступлении должны сопровождаться комплектом документации: накладной, счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией, а также совпадать по количеству, качеству, ассортименту с данными в сопроводительных документах.

Какие документы нужны в складском учете:

Для проведения инвентаризации потребуются приказ о ее проведении, инвентаризационная опись, сличительная ведомость, ведомость учета результатов инвентаризации. Применение тех или иных документов должно быть зафиксировано в учетной политике.

Что включает в себя документооборот на складе

Складской документооборот — это процесс документирования каждого процесса, который происходит на складе с хранящимися там ТМЦ. В перечень этих операций входят:

• прием товара,
• оприходование, пересчет единиц продукции;
• выдача в торговый зал или отправка заказчику,
• перемещения — внутри или между складами,
• отгрузка,
• списание или выбытие в случае недостачи, порчи или других причин,
• проведение инвентаризации.

Таким образом, документооборот на складе включает в себя регистрацию ТМЦ по приходно-расходным документам, внутрискладской учет, базы (карты, книги, журналы) учета, в которые заведующий складом или кладовщик вносит все сведения по движению объектов хранения.

Документирование процессов позволяет контролировать запасы, их срок годности, рационально распределять складские мощности, отслеживать работу сотрудников.

Движение объектов хранения при складском учете

В первую очередь объект хранения должен поступить на склад от поставщика. На этом этапе происходит приемка товара, сырья или материала и его оприходование: заведующий складом сверяет данные фактически поступившей продукции с теми, что указаны в сопроводительной документации — накладных, счетах, спецификациях. На основании этих документов составляются:

• приходный ордер (М-4),
• акты о приемке материалов (М-7, ТОРГ-1),
• при необходимости — акт о расхождении (ТОРГ-2),
• карточка складского учета (М-17).

Затем ТМЦ отправляется на склад, где важно соблюсти правильное размещение в соответствии с условиями хранения, партией, требованиями учета. Со склада объект хранения может быть отгружен заказчику, собран в заказ для покупателя или отправлен в торговый зал, а также перемещен внутри или между складами. Если товар не был реализован, он остается на складе или списывается в связи с истечением срока годности.

Пример: обмен документами на складе швейного производства

1. Ткань для пошива платьев поступает на склад.

Материалы привозит экспедитор и передает их вместе с сопроводительной документацией. Например, товарной накладной (ТОРГ-12), товарно-транспортной накладной (1-Т), спецификацией и чеком.

2. Ткань принимают на хранение.

Заведующий складом:

• составляет приходный ордер (М-4), акт о приемке материалов (ТОРГ-1 или М-7), акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение (МХ-1);
• оформляет товарный ярлык (ТОРГ-11) на каждое название;
• заводит карточку складского учета (М-17) и партионную карту (МХ-10);
• размещает материалы в соответствии с требованиями.

3. Ткань отправляют на швейное производство.

Заведующий складом составляет требование-накладную (М-11), лимитно-заборную карту (М-8), документ на внутреннее перемещение (ТОРГ-13).

Как вести учет материальных ценностей

Учет товарно-материальных ценностей необходим для контроля остатков продукции на складе, уровня продаж, сроков хранения, товарооборота. Без этих знаний невозможно получать доход, оценивать сотрудников, планировать продажи, закупки.

Для ведения учета ТМЦ нужно:

• определить, кто будет ответственен за него, а также за приемку, сохранность продукции на складе;
• подобрать место для хранения товаров, зонировать помещение с ориентиром на разделение позиций по видам, сортам, партиям, срокам годности;
• подготовить требуемую документацию, шаблоны к ней;
• выбрать метод ведения учета.

Мы уже говорили о том, что учет можно вести в журналах, книгах или Excel-таблицах. Эти способы схожи тем, что они бесплатны, но данные вносятся вручную, так что могут быть изменены или утеряны. Кроме того, бумажные карточки учета и Excel нельзя интегрировать с кассовым оборудованием, а документы придется создавать в двух экземплярах — второй для бухгалтерии.

Можно воспользоваться одной из программ для ведения складского учета. Такое ПО в зависимости от функциональности позволяет оформлять документы, обмениваться ими внутри предприятия и с поставщиками, отслеживать изменения в реальном времени, контролировать расчеты, планировать закупки, следить за сроками годности. Программу можно интегрировать с кассой и использовать удаленно.

В любом случае при учете ТМЦ важны следующие пункты:

• наличие точного графика приема, инвентаризаций, закупок, других процессов;
• корректная приемка, оприходование товара;
• совпадение количества ТМЦ в документах с фактическим;
• своевременная фиксация перемещений каждого товара;
• регулярное проведение инвентаризации.

Грамотный учет товарно-материальных ценностей позволяет проанализировать оборачиваемость торговых позиций, выявить избыточные или неходовые, избегать финансовых потерь.

Как списывать выданные материалы в документообороте склада

Товары, материалы и другие ТМЦ могут быть выданы со склада для разных целей: для использования в производстве, продажи клиенту или выставления в торговом зале. В любом случае продукция должна быть списана определенным образом.

Для этого применяются:

• требование-накладная (М-11),
• лимитно-заборная карта (М-8),
• накладная на отпуск материалов (М-15),
• товарная накладная (ТОРГ-12).

После получения данных о выданных материалах бухгалтерия определяет стоимость их списания.

Схема документооборота

Складской документооборот — это достаточно объемное делопроизводство. В стандартном случае он выглядит следующим образом:

Каждый из этих этапов занимает немало времени у заведующего складом или кладовщика. Вдобавок внесение данных вручную неизбежно приводит к сбоям, недочетам. Однако есть способ сделать процесс более управляемым, прозрачным, эффективным. И это — внедрение в работу склада электронного документооборота.   

Автоматизация складского учета

Складской учет должен приводить фактическое количество товара и его количество по документам к единому показателю. На деле так бывает далеко не всегда. Ошибки складского учета — одна из проблем, с которой сталкиваются компании, где учет ведется вручную в специальных книгах или Excel-таблицах. В таком случае данные заносятся в свободной форме, и велика вероятность ошибок из-за человеческого фактора.

Это также приводит к тому, что:

• инвентаризация занимает много времени;
• данные легко теряются, бумажный журнал может быть испорчен, а Excel-таблица — удалена;
• сложно проанализировать спрос на те или иные товары;
• нет контроля за сроками годности продукции.

Все это негативно влияет на прибыль компании, а значит — не дает развиваться.

Решить затруднения может автоматизация складского учета, то есть внедрение технологий, которые помогут минимизировать ошибки при работе с документами.

Одним из первых пунктов автоматизации учета является перевод документации в электронный вид и применение системы электронного документооборота (ЭДО), например Диадока. Благодаря этому:

• Операции упрощаются и ускоряются. Приемка, отгрузка товара, его оприходование, перемещения, инвентаризация, списание благодаря ЭДО занимают меньше времени, а сотрудники освобождаются от рутины для выполнения других задач.
• Ошибок становится меньше. Документы заполняются по встроенным шаблонам, а данные могут быть автоматически подгружены из учетной системы, бухгалтерской программы или онлайн-кассы.
• Контроль усиливается. В системе ЭДО легко отследить сроки хранения, перемещения продукции, продажи. А внесение всех сведений в единую базу не позволит сотрудникам утаить или присвоить товар. У руководителя всегда будет информация об остатках, оборотах, других параметрах продукции, причем даже в удаленном режиме.

С ЭДО документам обеспечено надежное хранение и конфиденциальность. При необходимости можно настроить разграничение доступа сотрудников к данным. Также облегчается подготовка любой отчетности и аналитики, сокращается время на комплектацию заказов.

Таким образом, автоматизация позволяет:

• наладить бесперебойную работу склада,
• грамотно распределять товар по зонам хранения,
• быстро находить нужные позиции и документы,
• снизить пересортицу,
• предотвратить недостачи благодаря контролю и анализу товарооборота,
• проводить закупки с ориентиром на конкретный спрос,
• рационально управлять складскими площадями,
• сократить затраты на хранение и складское обслуживание,
• своевременно выполнять обязательства перед контрагентами,
• в перспективе увеличить прибыль. 

Степень и способ автоматизации зависят от специфики предприятия, масштаба склада, процедур, числа работников. В сервисе ЭДО Контур.Диадок можно настроить электронный документооборот с учетом конкретных условий. Например, автоматизировать работу с МХ-1 и МХ-3.

С чего начать внедрение ЭДО на складе

Прежде чем переводить работу склада на электронный документооборот, стоит проанализировать текущие процессы складской логистики, выявить те моменты, которые нужно улучшить в первую очередь.

Следующими этапами станут:

• создание проекта автоматизации документооборота;
• назначение сотрудников, которые будут отвечать за внедрение ЭДО;
• выбор системы ЭДО;
• разработка нормативно-правовых актов, инструкций;
• обучение работников;
• внедрение, тестирование и полноценный запуск ЭДО.

При выборе системы ЭДО нужно ориентироваться на потребности компании, отраслевую специфику, возможности и стоимость сервиса, а также надежность разработчика.

Один из вариантов для складского ЭДО — сервис Диадок. Он позволяет мгновенно обмениваться документами с контрагентами, автоматизировать обработку и вести электронный архив документации.

В Диадоке можно:

• принять онлайн сопроводительные документы от поставщика: накладные, приходные ордеры;
• подтвердить приемку с помощью электронной подписи;
• отправить документы при перемещении товара внутри организации;
• загрузить и передать документы для отпуска продукции со склада;
• выгрузить документы для подготовки отчетности.

В Диадоке электронные документы имеют юридическую значимость и идентичны бумажным благодаря использованию квалифицированной электронной подписи. Информация при передаче защищена шифрованием, а значит не будет перехвачена сторонними лицами.

При отправке сервис проверяет действительность электронной подписи, гарантирует быструю доставку, а также предлагает опции для ускорения документооборота, например шаблоны и маршруты согласования. Чтобы сотрудники работали в привычном интерфейсе учетной системы, можно настроить интеграцию Диадока с ней. Для складских документов можно подключить опцию «Свои типы документов» и облегчить их обработку.

Внедрение онлайн-документооборота поможет автоматизировать складскую логистику, сократить время на оформление документов, при этом ошибок, недочетов и потерь в складском учете станет меньше. В результате это приведет к объективной оценке товарооборота, четкому исполнению заказов, снижению затрат, повышению доходности предприятия.