ЭДО в Вологде

Электронный документооборот (ЭДО) — современный способ работы с контрагентами. Удобство цифрового делопроизводства оценили юрлица, ИП, самозанятые, крупный и малый бизнес. Неважно, в каком городе находится компания — в Вологде или во Владивостоке — отправить документ можно онлайн за несколько минут.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — обмен документами посредством оператора ЭДО, который обеспечивает безопасность, надежность, легальность процесса. Операторы электронного документооборота предоставляют клиентам сервис для делопроизводства. Например, СКБ Контур еще в 2010 году запустил систему ЭДО Диадок, к которой подключены уже более 1,5 млн компаний.

Электронные документы, которыми организации обмениваются через оператора ЭДО, невозможно перехватить, потерять или повредить. Это преимущество цифровых технологий перед аналоговыми.

Функциональность сервиса зависит от провайдера. Выделим популярные опции:

• Создание, получение, отправка документов.
• Согласование документов внутри организации, подписание электронной подписью.
• Хранение данных на защищенных серверах, резервное копирование.
• История операций, включая дату создания и ФИО подписанта.

Таким образом, преимущества электронного документооборота — мобильность, простота, экономия. Обмен данными происходит быстро, не тратятся средства на печать, курьерские услуги, расходники. Ускоряются передача и получение закрывающих документов, что помогает сдавать отчетность вовремя.

Электронный документооборот подойдет представителям любой сферы. Банки могут расширить географию бизнеса, открывать удаленно расчетные счета. Телекоммуникационные компании ускорят выставление плетежек — они готовы уже через пару часов после закрытия периода. Ритейлеры проведут круглосуточные отгрузки без участия сотрудников при помощи автоматического подписания.

Законодательство РФ постоянно расширяет сферу применения обязательного ЭДО. Например, работать только через оператора должны участники национальной системы прослеживаемости и маркировки.

Возможности электронного документооборота

Электронный документооборот предоставляет организациям возможности оптимизации делопроизводства. Разберем подробнее.

Быстрый обмен информацией

Почта или курьерская служба доставляет письма от нескольких дней до недели, зависит от расстояния. Сложнее контрагентам, которые находятся в разных регионах — если в присланных документах найдут ошибку, много времени уйдет на новое отправление и ожидание доставки. Сервисы ЭДО позволяют обмениваться информацией практически мгновенно — все происходит онлайн.

Снижение расходов

Бумажный документооборот отличается не только низкой скоростью. На него уходит много средств: принтеры, бумага, расходники, оплата почтовых или курьерских услуг.

Электронный документооборот дешевле, не требует дублирования на бумаге. Например, в Диадоке компания платит только за исходящие документы, выбирая один из тарифов. Подключиться к Диадоку можно бесплатно, входящие файлы не тарифицируются (список исключений указан в основном прайсе). Посчитать разницу между бумагой и ЭДО для вашей компании можно на калькуляторе.

Безопасность информации

Многие документы содержат коммерческую тайну, потеря которой приводит к убыткам. Бумажные файлы можно перехватить при пересылке, потерять или повредить. Оператор ЭДО гарантирует защиту информации. Например, Диадок передает данные по зашифрованным каналам связи HTTPS, что исключает перехват, а резервное копирование защищает информацию от повреждения.

Безопасность обмена через Диадок подтверждена независимым аудитом. Проверка компании «Информзащита» показала, что система соответствует высокому уровню защищенности.

Оптимизация работы сотрудников

ЭДО ускоряет согласование документов внутри компании. Не нужно распечатывать, отправлять бумажные документы, вручную вводить данные в учетную программу. Ручной труд сводится к минимуму, что освобождает сотрудников для приоритетных задач.

Прозрачное делопроизводство

В системе ЭДО ведется автоматический учет каждого файла, регистрируются действия с ним, история исполнения задач. Документы хранятся в едином облачном архиве с понятной логической структурой. Любой файл можно найти через поиск по ключевым словам — это занимает минимум времени.

Уменьшение количества ошибок

Сервис помогает пользователям автоматически проверять документы на соответствие форматам, не допускает файлы с ошибками к отправке. Проверить XML-файлы можно на сайте.

Широкая функциональность

К стандартной функциональности сервисов ЭДО можно отнести:

• Создание, получение, согласование, подписание, отправку документов.
• Хранение файлов на защищенных серверах в облачном архиве.
• Автоматическое распределение входящих по подразделениям.
• Поиск документов, их выгрузку.

Обратите внимание на дополнительные возможности, которые предлагает провайдер: настройки маршрутизации, роуминг, наличие интеграции с учетной системой предприятия.

Какого оператора ЭДО выбрать в Вологде

Чтобы настроить обмен электронными документами, нужно заключить договор с провайдером. Работа через оператора и использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) делает ЭДО легальным. Провайдеры сообщают налоговой, что компания перешла на электронный документооборот, следят за требованиями к форматам документов, гарантируют соблюдение закона.

Критерии выбора

Список операторов ЭДО, одобренных налоговой, доступен на сайте ФНС. Пользователь может отфильтровать операторов по выбранным критериям или изучить карточки компаний.

При выборе провайдера обратите внимание на следующие критерии:

• Популярность. Чем больше контрагентов пользуются его услугами, тем быстрее получится начать обмен. Так, в Диадоке работает более 1,5 млн компаний. Проверить, кто контрагентов из подключен, можно по названию или ИНН на странице.
• Функциональность. Нужно, чтобы оператор предлагал различные настройки: автоматизация согласования, простота получения и подписания, понятный поиск, хранение сведений, обеспечение конфиденциальности и юридической значимости документов.
• Интеграция. Лучше, чтобы у оператора была возможность для интеграции с учетной системой организации. Нужно выяснить, позволяют ли настройки учесть структуру предприятия, требования политики безопасности, работать в привычном сотрудникам интерфейсе, переносить данные без ручного ввода.
• Информационная безопасность. Оператор должен обеспечивать защиту от случайных или умышленных утечек, потери данных. Обратите внимание на передачу информации по защищенным каналам связи, проверку достоверности КЭП, настройку уровней доступа пользователей.
• Тарифы. Оцените объем документооборота, сравните цены, выберите подходящий тариф.
• Интерфейс. Использовать ЭДО могут разные сотрудники, поэтому важно, чтобы интерфейс было легко освоить.
• Роуминг. Роуминг помогает обмениваться документами с клиентами других провайдеров.
• Техподдержка. На первых этапах перехода у пользователей возникают вопросы. Важно, чтобы оператор предоставлял обучающие материалы и инструкции, проводил консультации, был доступен круглосуточно.

Подключение к ЭДО в Вологде

Процесс подключения к системе электронного документооборота не зависит от того, в каком регионе или городе России находится компания. Достаточно перейти на сайт выбранного оператора, изучить, соответствует ли он важным для вас критериям, и оставить заявку на подключение. При необходимости менеджер поможет подобрать тариф, способ работы и получить электронную подпись.

С каждым годом интерес к электронному документообороте растет, как по России в целом, так и по отдельным регионам. Аналитики сервиса Контур.Диадок посчитали прирост количества исходящих электронных документов, переданных пользователями ЭДО в Вологодской области: в первом квартале 2023 года он составил 45% по сравнению с первым кварталом 2022 года.

Роуминг

В реестре налоговой несколько десятков одобренных операторов, поэтому компании часто работают с разными провайдерами. Чтобы пользователи разных сервисов ЭДО обменивались между собой документами, используется технология роуминга. Для корректной работы настраивают связь между операторами.

Возможны два варианта взаимодействия:

• Автороуминг ― упрощенная настройка роуминга. Процесс происходит автоматически, без участия сотрудников оператора и составления заявки. Действует не с каждым оператором. Проверить это можно по ссылке.
• С помощью заявки на настройку роуминга. Для такой настройки требуется больше времени. Заполнить заявку можно здесь.

Узнайте больше о роуминге в Диадоке на странице.

Внедрение ЭДО

Чтобы внедрить систему электронного документооборота в работу компании, действуйте в описанной ниже последовательности.

1. Проанализируйте состояние делопроизводства внутри предприятия. Это покажет, какие процессы можно перевести в электронный вид, кого из сотрудников обучить использовать ЭДО и кому заказать электронную подпись.

2. Внесите изменения в учетную политику компании, подготовьте локальные нормативные акты: приказ и положение об электронном документообороте.

3. Выберите оператора ЭДО. Выше подробно написано, как это сделать.

4. Приобретите квалифицированную электронную подпись на каждого подписанта. Подойдет сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), например УЦ Контура. Руководители и ИП получают сертификат в УЦ ФНС.

5. Выберите способ работы: веб-версия, модуль для 1С, интеграция с другой учетной системой.

6. Обучите сотрудников использовать новую систему.

7. Проинформируйте контрагентов о переходе на ЭДО по электронной почте, во время личного общения или звонка.

После перехода на ЭДО компания сразу сможет оценить его преимущества.

Таким образом, электронный документооборот помогает упростить работу с контрагентами и оптимизировать делопроизводство внутри компании. Использовать ЭДО могут как крупные компании, так и малый бизнес. Электронный документооборот сокращает расходы на печать, доставку, экономит время сотрудников. Для подключения ЭДО в Вологде выберите оператора, способ работы, подготовьте внутренние регламенты и пригласите контрагентов к сотрудничеству.