ЭДО в Коврове

С электронным документооборотом (ЭДО) нет разницы, в каких городах РФ находятся компания и ее контрагент. Если стороны переходят на ЭДО, делопроизводство упрощается — не нужно использовать бумажные документы, вся работа ведется онлайн,. Это помогает сократить расходы на печать, освободить сотрудников от шаблонных задач. Разберем подробнее, что такое электронный документооборот, как он упрощает жизнь предприятия и как его подключить в Коврове.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — обмен информацией и документами онлайн между компаниями через сервисы, которые предоставляют аккредитованные ФНС операторы.

Операторы ЭДО обеспечивают техническую возможность обмена данными между контрагентами, предлагают услуги по созданию, хранению, передаче, обработке электронных документов. Провайдеры гарантируют безопасность, конфиденциальность информации, предоставляют техническую и информационную поддержку клиентов по вопросам электронного документооборота.

Электронный документ отличается от бумажного тем, что хранится в виде файла на компьютере или внутри сервиса ЭДО. Чтобы придать ему юридическую силу, используют квалифицированную электронную подпись (КЭП).

ЭДО ускоряет и упрощает обмен данными, сокращает время на их обработку, снижает затраты на печать бумажной документации и ее доставку. Электронный документооборот повышает безопасность обмена информацией, так как позволяет контролировать доступ к документам, защищать их от несанкционированного доступа.

Переход компании на электронный документооборот помогает оптимизировать работу многих отделов. Особенно это касается бухгалтерии, у которой упрощается работа с учетными документами. Электронный документооборот подойдет разным компаниям — от промышленности до телекоммуникации. Неважно, в каком городе находится организация, неважно, какого она размера — удобство ЭДО оценят юрлица, ИП, самозанятые.

Вот так выглядит обмен документами с помощью системы ЭДО:

• Пользователь авторизуется в сервисе.
• Загружает документ с компьютера или создает новый. Можно использовать редактор в сервисе.
• Выбирает адресата, подписывает и отправляет.
• Получатель проверяет файл — если все хорошо, ставит свою подпись. Это занимает несколько минут.
• Отправитель видит обновленный статус в системе.
• Документ подписан с двух сторон.

Возможности электронного документооборота

Как уже рассказывали выше, ЭДО позволяет ускорить документооборот и сэкономить на печати. Но это далеко не все возможности. Разберем каждое преимущество.

Автоматизация бизнес-процессов

В широком смысле автоматизация документооборота — это использование специальных инструментов, которые помогают упростить бизнес-процессы. Одним из таких инструментов может быть ЭДО.

Когда предприятие переходит на электронный обмен, работа с документами ускоряется, не требует большого вовлечения со стороны сотрудников. Пользователи ЭДО настраивают управление потоками информации, создают шаблоны и маршруты движения файлов. Такая оптимизация процессов избавляет от слабых мест в схеме делопроизводства, а снижение количества ручного труда позволяет эффективнее распределять задачи.

Сокращение затрат на бумажную документацию

В 2022 году цены на бумагу для печати выросли в три раза. Печать одного листа формата А4 обходится в 4 рубля, ранее стоимость составляла 1,5 рубля. Кроме бумаги компании покупают технику, чернила, картриджи, файлы, папки, другую канцелярскую продукцию, пользуются услугами почты или курьерской службы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от издержек полностью или заметно снизить расходы — документы не нужно дублировать на бумаге, все действия происходят дистанционно.

Повышение защиты конфиденциальной информации

Отправить документ можно по email, но это не гарантирует конфиденциальность. Почты взламывают, отправители путают адреса. В системе ЭДО это невозможно — все передается по зашифрованному каналу, обмен происходит только с вашими контрагентами. Операторы ЭДО гарантируют защиту передаваемых данных, следуя требованиям законодательства.

Улучшение качества обработки документов

Работа в ЭДО уменьшает влияние человеческого фактора, тем самым снижая количество ошибок. Кроме того, есть сервисы, которые проверяют документы перед отправкой. Например, Контур.Диадок производит автоматическую проверку:

• срока действия сертификата электронной подписи;
• соответствия документов формату, утвержденному приказами ФНС.

Если Диадок обнаружит ошибки, то сообщит об этом пользователю. Если нет, сразу отправит файл контрагенту.

Упрощение коммуникации с контрагентами и внутри организации

ЭДО делает документооборот прозрачным — не нужно гадать, где сейчас документ, уточнить статус можно в истории операций. Например, в Диадоке отслеживаются статусы исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии обмен: подписан ли документ или еще только получен. Все это помогает улучшить коммуникацию между участниками бизнес-процессов.

Упрощение хранения информации в электронном виде

По закону документы хранят не меньше пяти лет. Одни предприятия выделяют под архив кабинет, другие — целый этаж, некоторые — арендуют помещение. В сервисе ЭДО файлы хранятся онлайн, на сервере, не занимая места в физическом пространстве.

Период хранения информации в Диадоке составляет весь срок действия договора и длится не меньше пяти лет после его расторжения: пользователь сможет обратиться к данным, когда захочет.

Возможность интеграции с другими учетными системами

Сервисы ЭДО встраиваются во внутренние учетные системы компаний. Например, Диадок можно интегрировать с помощью модуля для 1С, готового решения для SAP ERP, коннектора или API.

Какого оператора ЭДО выбрать в Коврове

Для выбора оператора рекомендуется начать с анализа услуг, которые предоставляют провайдеры в Коврове. Учитывайте факторы:

• Репутация, количество клиентов, отзывы в интернете.
• Размер компании-разработчика.
• Способы интеграции, если она вам нужна.
• Соответствие тарифов оператора бюджету организации.
• Уровень обслуживания, который необходим предприятию, наличие круглосуточной техподдержки.

Один из популярных операторов ЭДО, который выбирают компании Коврова — СКБ Контур, предоставляющий сервис Диадок.

Подключение к ЭДО в Коврове

С каждым годом количество компаний, которые переходят на ЭДО, увеличивается. По данным аналитиков Контур.Диадока, в первом квартале 2023 года количество пользователей ЭДО во Владимирской области выросло на 43%, а количество отправленных электронных документов — на 58% по сравнению с первым кварталом 2022 года.

Чтобы подключить электронный документооборот, нужно выполнить несколько шагов:

1. Выбрать оператора ЭДО. Обратите внимание на количество клиентов, отзывы, тарифы. Убедитесь, что оператор гарантирует безопасность информации, а техническая поддержка оперативно решает вопросы пользователей. Изучите сайт компании.

2. Получить квалифицированную электронную подпись. Для этого обратитесь в Удостоверяющий центр, например УЦ Контура Директора фирм и ИП получают сертификаты в государственных УЦ.

3. Подготовиться к переходу внутри компании. Разработайте внутреннюю документацию, обучите сотрудников, назначьте ответственных.

4. Выбрать способ работы. Это веб-интерфейс или интеграция в учетную систему организации. Подробнее об интеграционных возможностях Диадока рассказываем здесь.

5. Подключить контрагентов. Когда контрагенты уже работают с ЭДО, начать обмен документами можно через приглашение. Если нужная компания не подключена, предложите заключить договор с вашим оператором.

Важно помнить, что подключение к электронному документообороту занимает некоторое время. Однако в долгосрочной перспективе ЭДО оптимизирует бизнес-процессы, экономя ресурсы.

Роуминг

Роуминг — это обмен электронными документами между разными операторами ЭДО без необходимости для клиента заключать отдельный договор с каждым. Роуминг нужен, когда вы используете одну систему ЭДО, а контрагент — другую. В таком случае обмен возможен, если операторы установили связь между собой. Проверьте это на странице.

Диадок предлагает два способа подключения:

• Автороуминг, когда достаточно отправить контрагенту приглашение.
• Роуминг через настройку. Используют, когда автоматический роуминг недоступен.

После настройки роуминга компании начинают обмениваться электронными документами с контрагентами, которые подключены к другим операторам. Это повышает производительность, позволяет работать с большим количеством контрагентов онлайн. Подробнее о роуминге в Диадоке рассказываем в статье.

Если вы уже работаете в системе ЭДО, для подключения роуминга обратитесь к своему оператору, уточните условия.

Внедрение ЭДО

Для внедрения электронного документооборота в работу компании необходимо следовать алгоритму:

1. Оценить потребности предприятия и обозначить цели использования ЭДО: с кем вы хотите обмениваться документами (клиенты, поставщики), какой документопоток хотите перевести в электронный вид (входящий, исходящий), рассматриваете ли внедрение внутреннего и кадрового ЭДО.

2. Подготовиться к внедрению, провести анализ текущих процессов, определить, какие документы будут переведены в электронный вид.

3. Выбрать провайдера электронного документооборота, заключить с ним договор.

4. Подготовить сотрудников компании к работе с новой системой, провести обучение ЭДО, предоставить контакты технической поддержки оператора.

5. Начать использовать ЭДО, выполнить тестирование, корректировку процессов.

6. Оценить результаты внедрения, проанализировать работу, перейти к следующему этапу. Например, подключить поставщиков после того, как настроили ЭДО с клиентами.

Таким образом, использование электронного документооборота помогает ускорить обмен документами, сокращает затраты на обработку, делает документооборот понятным и безопасным, повышает эффективность работы компании. Для подключения ЭДО в Коврове выберите подходящего провайдера, способ работы и заключите договор. Далее подготовьте внутренние регламенты, получите КЭП и подключите контрагентов.