ЭДО во Владимире

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это система обмена документами между участниками бизнес-процессов. Вместо бумаг, которые требуют ручной обработки и хранения в архиве, в ЭДО используют электронные документы. Их согласуют и подписывают онлайн, а хранят с помощью облачных технологий.  

Чтобы работать с электронным документооборотом, необходимо пользоваться услугами оператора ЭДО — компании, которая предлагает безопасный обмен документами с помощью специального сервиса. Например, оператор СКБ Контур предоставляет сервис Диадок. 

Процесс обмена электронными документами простой, похож на работу с электронной почтой или другим сервисом, где можно загружать и отправлять файлы. Как это происходит: 

1. Пользователь авторизуется в системе.
2. Создает документ или загружает готовый с компьютера.
3. Выбирает компанию-получателя, подписывает электронной подписью и отправляет.
4. Второй пользователь получает документ онлайн и подписывает.
5. Статус документа обновляется в сервисе. 
6. У обеих сторон появляются оригиналы документов в электронном виде с двумя подписями.

Электронные документы юридически равнозначны бумажным без дополнительных условий, если подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП). Она подтверждает, что документ создан конкретным человеком, а после подписания в него не вносились изменения. КЭП получают в аккредитованном удостоверяющем центре, например, в УЦ Контура. С 2022 года директора фирм и ИП получают сертификаты в государственных УЦ — это бесплатно, обратиться нужно в налоговый орган.

Во Владимире электронный документооборот используют в разных сферах бизнеса, включая торговлю, производство, логистику, финансы. Например, компании могут использовать ЭДО для оформления бухгалтерской документации, ускорения обработки заказов и получения закрывающих, упрощения взаимодействия между контрагентами вне зависимости от их географического положения.

Возможности электронного документооборота

Электронный документооборот предоставляет компаниям возможности, которые легко компенсируют расходы, связанные с получением КЭП на сотрудников и подключением ЭДО. 

Сокращение расходов

Использование электронного документооборота позволяет снизить расходы на печать и отправку документов. Стоимость печати одного листа составляеь около 4 рублей, стоимость пакета бумажных документов — уже 12 рублей. Если в месяц отправлять 100 таких пакетов, то только печать обойдется в 1200 рублей. Это без учета стоимости курьерских или почтовых услуг. В сервисах ЭДО клиенты платят только за отправку документов, в среднем, отправить один можно за 6-7 рублей. 

Автоматизация обработки документов

ЭДО позволяет автоматизировать процессы обработки документов и уменьшить количество ручной работы, что освобождает сотрудников для других задач, ускоряет взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами. 

Приведем пример. Раньше компания получала бумажный счет-фактуру от поставщика по почте. Для обработки документа нужно было вручную проверить соответствие заказа и информации в документе, сопоставить цены, количество товаров, ввести данные в учетную систему. С использованием ЭДО компания начинает получать счета-фактуры в электронном виде, которые можно загрузить в систему учета без ручной обработки. Например, с помощью модуля Диадока для 1С.

Удобство и доступность

ЭДО позволяет обмениваться документами в любое время и из любого места через интернет. Это удобно для контрагентов, которые находятся в разных городах или странах, для сотрудников, работающих удаленно — нет привязки к офису. Сервисы ЭДО, например Диадок, предлагают удобную веб-версию, которую можно открыть в браузере. 

Уменьшение вероятности ошибок

Сервис ЭДО Контур.Диадок перед отправкой проверяет формализованные документы на соответствие формату и смотрят срок действия сертификата электронной подписи. Можно настроить шаблоны для создания однотипных документов, это упростит их обработку. 

Улучшение контроля за бизнес-процессами

Электронные документы хранятся в облачном архиве, их легко найти по ключевым словам и отследить статусы: у кого из сотрудников находятся и на какой стадии обработки. Это помогает видеть, как работает делопроизводство и вносить изменения.

Можно настроить уведомления для сотрудников, что нужно подключиться к процессу документооборота на одном из этапов. Если специалист не выполняет задачу в срок, система отправляет напоминание или уведомление руководителю. 

Сохранение природных ресурсов

ЭДО уменьшает использование бумаги, что опосредованно влияет на экологическую ситуацию и создает имидж социально ответственной компании. Как минимум 13 грамм дерева нужно для производства листа формата А4, то есть на одну пачку может уйти больше 6 килограмм древесины. Средний офис в месяц тратит 8–10 упаковок бумаги, а если использовать цифровой обмен, бумага не понадобится.

Преимущества ЭДО

Выше мы рассказали о возможностях, которые электронный документооборот предоставляет организациям. Теперь разберем преимущества. 

Улучшение безопасности

Электронные документы отправляют по зашифрованному каналу, что исключает перехват. От потери и повреждения их защищает резервное копирование, которое происходит внутри сервиса ЭДО. Кроме того, можно настроить дополнительные меры безопасности, например, ограничить права доступа по категориям сотрудников. 

Улучшение качества обслуживания клиентов

ЭДО позволяет быстрее и точнее обрабатывать запросы клиентов, что улучшает качество обслуживания и повышает удовлетворенность работой компании. После внедрения электронного обмена делопроизводство ускоряется, это может помочь привлечь больше партнеров. 

Повышение конкурентоспособности

Использование ЭДО позволяет повысить конкурентоспособность компании за счет улучшения бизнес-процессов и качества обслуживания клиентов, повышения эффективности, заботе об экологии.

Какого оператора ЭДО выбрать во Владимире

Обратите внимание на уровень технической поддержки, стоимость и удобство использования системы. Изучите отзывы пользователей, сравните предложения провайдеров.

На сайте ФНС России есть страница, где указан рейтинг операторов электронного документооборота. Она поможет выбрать провайдера по конкретным запросам. Сервис Диадок оператора СКБ Контур там находится на первом месте. 

Какие факторы учесть дополнительно:

• Надежность — уровень защиты, стабильность работы платформы.
• Квалификация — профессионализм оператора, длительность присутствия на рынке, количество клиентов.
• Функциональность — дополнительные способы работы на платформе, например, настройки маршрутизации, интеграция в учетную систему предприятия, опции для автоматизации ЭДО. 
• Роуминг — возможность работы с клиентами других операторов ЭДО. Чем больше подключено провайдеров, тем проще будет добавить в сервис своих контрагентов.  
• Удобство — интуитивность интерфейса системы, которая позволяет работать быстрее.
• Стоимость — цена должна быть конкурентоспособной и соответствовать качеству услуг.

Подключение к ЭДО во Владимире

Предприятия все чаще предпочитают электронный документооборот бумажному. По информации аналитиков Контур.Диадока, в первом квартале 2023 года количество пользователей ЭДО во Владимирской области выросло на 43%, а количество отправленных электронных документов — на 58% по сравнению с первым кварталом 2022 года. 

Чтобы подключить ЭДО в компании, необходимо выполнить шаги:

1. Анализ ситуации. Оцените текущий сценарий документооборота. Важно проанализировать законодательные и внутренние требования, готовность контрагентов перейти на ЭДО. Например, вы начнете проект ЭДО с входящего или исходящего документопотока. А если ваше предприятие работает с маркировкой, то переход на ЭДО обязательный для определенных категорий товаров.
2. Выбор оператора ЭДО. Определите перечень услуг, которые нужны для эффективной работы. Например, контрагенты подключены к разным операторам ЭДО, значит, нужно найти провайдера, предоставляющего роуминг с ними. 
3. Оформление электронной подписи. Приобретите КЭП на сотрудников в аккредитованном удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Руководителю нужно обратиться в ФНС, как уже писали выше, получение КЭП для директора и ИП будет бесплатным. 
4. Проверка и обеспечение рабочих мест сотрудников. Сложного технического оснащения для ЭДО не требуется, нужно проверить доступ к интернету, состояние оборудования и версию ПО. Если планируется настроить интеграцию с учетной системой компании, посоветуйтесь с оператором, как это лучше реализовать. 
5. Внесение изменений в учетную политику организации. Подготовьте перечень внутренних документов о переходе на ЭДО. 
6. Назначение ответственных и инструктаж. Выберите подразделения, которые будут участвовать в электронном документообороте, составьте инструкции, проведите обучение. 
7. Подключение контрагентов. Чтобы начать обмен по ЭДО, нужно отправить контрагентам приглашение к обмену электронными документами. Сделать это можно внутри сервиса ЭДО, а дополнительно связаться лично, по телефону или электронной почте. 

Роуминг

Роуминг в ЭДО — это способ обмениваться электронными документами между разными провайдерами. Он помогает расширить сеть контрагентов и перевести большую часть документооборота в электронный вид. 

Чтобы начать работу в роуминге, нужно его настроить. В Диадоке возможны два варианта:

• Автоматический. Отправьте приглашение контрагенту для обмена в сервисе. Когда второй участник документооборота примет приглашение, роуминг заработает. Действует не со всеми операторами, но список провайдеров ЭДО, с клиентами которых возможен автороуминг, регулярно пополняется. 
• С помощью заявки. Для настройки роуминга с конкретным контрагентом необходимо подать заявку оператору ЭДО. 

Главное отличие способов — в скорости настройки. Заявки обрабатываются в ручном режиме, поэтому требуется больше времени, чем при использовании автороуминга. Даже в случае с заявкой процедура занимает в среднем два дня.

Внедрение ЭДО

Для внедрения ЭДО в работу предприятия необходимо выполнить следующие шаги:

1. Оценить потребности компании в ЭДО, определить, какие процессы при работе с документами следует оптимизировать.
2. Выбрать оператора ЭДО, учитывая требования вашей компании.
3. Подготовиться к внедрению, обучить сотрудников, разработать регламенты работы с системой, подготовить локальные документы.
4. Оценить эффективность, определить потенциал для дальнейшего развития ЭДО.

Во Владимире все больше компаний переходят на использование электронного документооборота, что сокращает время и затраты на обмен документами, ускоряет делопроизводство. Для настройки ЭДО необходимо выбрать оператора, оформить электронную подпись и внутреннюю документацию, подключить контрагентов. 

Вопрос-ответ