Письмо о переходе на ЭДО

Когда может потребоваться письмо о переходе на ЭДО

Электронный документооборот — система для обмена электронными документами. Он может осуществляться как внутри компании, так и с контрагентами. Для внутреннего ЭДО используются СЭД — системы электронного документооборота. Для внешнего — сервисы ЭДО. Один из них — сервис ЭДО Контур.Диадок (оператор — СКБ Контур).

Ежегодно число участников электронного документооборота растет, как и количество переданных электронных документов. По данным аналитиков Контура, в первые три месяца 2023 года обмен вырос на 35% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

Только через сервисы ЭДО Контура в 2022 году прошло 1,3 млрд юридически значимых и EDI-документов. Рост подключений к сервисам онлайн-документооборота ожидается и дальнейшем. Этому способствуют:

• преимущества перед бумагой — скорость документооборота и сокращение затрат на печать и доставку;
• тренд на цифровизацию и перевод бизнес-процессов в онлайн;
• повышающийся интерес к ЭДО малого и среднего бизнеса;
• развитие законодательной базы;
• введение обязательного ЭДО для новых товарных групп;
• внедрение электронных документов в кадрах;
• появление форматов электронных документов для сферы логистики.

О том, почему бизнес выбирает ЭДО, рассказали наши эксперты на конференции DiadocDay 2022. Посмотрите видеофрагмент:

Руководители компаний ценят возможность привести бизнес-процессы в порядок, облегчить работу бухгалтерии, ускорить получение закрывающих актов и оплат. Электронные документы проще хранить и быстрее искать, их нельзя потерять или испортить.

Но для того, чтобы ЭДО был эффективен, к нему должно быть подключено как можно больше контрагентов. Ведь документооборот — это двусторонний процесс. К тому же обмен с одними партнерами бумажными документами, а с другими электронными может осложнить работу и сдачу отчетности.

В сервисе ЭДО Диадок легко проверить, подключен ли контрагент к онлайн-документообороту. Для этого воспользуйтесь сервисом проверки юридических лиц или зайдите в личный кабинет Диадока и введите название или ИНН компании в подразделе «Поиск и приглашение» раздела «Контрагенты». Там же можно загрузить файл с ИНН для массовой проверки.

В выдаче каждая организация получит свой статус. Их три:

• Работают в Диадоке. Это значит, что компания зарегистрирована и ведет обмен документами в сервисе. Также такой статус имеют организации, которые подключены к другим операторам ЭДО, если с ними настроен роуминг. Для начала документооборота достаточно отправить приглашение в Диадоке и дождаться его одобрения.
• Еще не обменивались документами в Диадоке. Компания пользуется другими сервисами Контура или получала приглашения в Диадоке. Для начала обмена документами также следует отправить приглашение.
• Не подключены к Диадоку. Организация не зарегистрирована в сервисе и не может вести в нем документооборот. 

Каждому контрагенту, даже если он не зарегистрирован в Диадоке, можно отправить приглашение прямо из сервиса и продублировать его на электронную почту. Письмо о переходе на ЭДО будет полезным инструментом в подключении партнеров. Если организация еще не пользуется ЭДО, такое сообщение — один из эффективных способов рассказать о новых возможностях.

Как продублировать приглашения на электронную почту, рассказываем в видео:

Как составить письма клиентам с просьбой подписать договор об обмене документами по ЭДО

Утвержденного формата письма о переходе на ЭДО нет, поэтому составить его можно в произвольной форме. В первую очередь стоит уведомить контрагента о вашем переходе на ЭДО, предложить подключиться к онлайн-документообороту и указать, какими электронными документами вы готовы обмениваться.

В письме можно развеять потенциальные опасения партнера относительно того, переходить на ЭДО или нет. Расскажите о самом главном.

Правовое регулирование ЭДО

ЭДО регламентируют законы: 63-ФЗ «Об электронной подписи», 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Гражданский и Налоговый кодексы РФ, приказы и письма ФНС, постановления Правительства.

Пользователи Диадока подписывают документы квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому ЭДО полностью легитимен для заключения соглашений, контрактов и договоров, обмена закрывающей документацией, участия в госзакупках, взаимодействия с контролирующими госорганами.

Подключение к ЭДО

Нередко руководители компаний опасаются, что переход на онлайн-документооборот — это сложно, долго и дорого. В Диадоке все легко — для начала работы в веб-версии понадобится лишь квалифицированная электронная подпись и доступ в интернет. Если контрагент будет только получать документы от вас и других партнеров, ему не потребуется даже оплата тарифа.

Кроме того, Диадок можно интегрировать с учетной системой компании, в том числе если внедрена собственная разработка. Интеграция происходит с помощью модуля для 1С, коннектора или API. Эксперты Диадока сориентируют и вас, и вашего контрагента по базовой и дополнительной функциональности сервиса, помогут с подключением.

Эти пункты помогут в составлении письма о переходе на электронный документооборот и заинтересуют бизнес-партнера. При этом контрагент может выбрать другого провайдера ЭДО. В этом случае потребуется настройка роуминга.

Как настроить роуминг, если контрагент работает в другом сервисе ЭДО

СКБ Контур лидирует по числу роуминговых соединений с другими провайдерами, причем со многими операторами поддержана технология автороуминга.

Благодаря ей пользователю Диадока достаточно отправить поставщику или клиенту приглашение в сервисе — оформлять заявку при автороуминге не нужно.

Подключен ли автороуминг с оператором контрагента, можно проверить на странице. Если автороуминг есть, отправьте приглашение по инструкции.

Когда автороуминг между операторами не настроен, одному из контрагентов следует оставить заявку своему провайдеру. Как только представители двух операторов настроят роуминговую пару, стороны смогут начать обмен документами в электронном виде. Тарификация в роуминге для клиентов Диадока ничем не отличается от внутрисетевой.

Образец письма о переходе на ЭДО

Письмо-уведомление контрагента к переходу на электронные документы не имеет унифицированной формы. Поэтому его можно оформить в свободном стиле. Предлагаем такой образец в качестве примера:

Генеральному директору АО «Фирма»
Петрову А. А.

Уважаемый Андрей Андреевич,

Наша компания в работе с контрагентами перешла на электронный документооборот. Обмен электронными документами осуществляется в сервисе ЭДО Контур.Диадок оператора СКБ Контур.

Приглашаем вас также подключиться к электронному документообороту. Это безопасно и разрешено законодательно. В соответствии с законами № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом РФ и другими нормативными правовыми актами электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) и переданные через сервис ЭДО, юридически значимы и принимаются налоговой и судами.

Для подключения к сервису ЭДО и начала обмена документами онлайн вам понадобится:

1. Получить КЭП, если ее нет. Это можно сделать в удостоверяющем центре Контура.
2. Выбрать систему ЭДО. Подключиться к Диадоку легко: войдите в сервис по своему сертификату КЭП с главной страницы сайта: diadoc.ru или по адресу diadoc.kontur.ru.
3. Зайти в раздел «Контрагенты» и принять от нас приглашение в разделе «Приглашают вас».

Входящие документы в Диадоке бесплатны, так что вам не придется платить за получение документов от нас и их подписание. Если необходимо, вы можете дополнительно подключить модуль Диадока для работы прямо в 1С. Подробнее узнать об этой и других возможностях сервиса можно у менеджеров Диадока.

Мы предлагаем осуществлять обмен электронными:

• счетами;
• счетами-фактурами;
• товарными накладными;
• актами приемки-сверки работ и сверки;
• договорами и другими документами.

В Диадоке можно отправлять любые документы: как формализованные, так и неформализованные. ЭДО поможет экономить ваше и наше время на делопроизводство, исключить ошибки и утерю документации, четко следовать договоренностям. В случае необходимости мы готовы составить и подписать соглашение о применении электронного документооборота между организациями.

Надеемся на положительный ответ и продолжение сотрудничества.

С уважением,
Главный бухгалтер ООО «Компания»
Иванов И. И.

 

Составленный однажды образец письма затем можно отправлять другим контрагентам, подставляя нужные данные. Для того, чтобы облегчить подключение клиентов и поставщиков к ЭДО, команда активации Диадока подготовила готовые шаблоны письма и других полезных документов. В специальном разделе вы найдете образцы:

• рассылки по контрагентам;
• новости на сайте компании,
• баннера на сайте;
• электронного письма;
• официального письма;
• плана личного разговора по телефону.

Наша внутренняя статистика подтверждает: при правильном подходе каждая третья компания соглашается на переход с бумажного на онлайн-документооборот. Внедрение электронного документооборота сделает сотрудничество с контрагентами более комфортным и результативным.

С ЭДО документы поступают в считаные секунды после отправки, важные договоры и накладные всегда под рукой, а влияние человеческого фактора сведено к минимуму. Благодаря этому повышается лояльность партнеров и клиентов, а экономические показатели компании растут.