Письмо о переходе на ЭДО

При переходе на электронный документооборот (ЭДО) важно привлечь к нему как можно больше контрагентов. Так ЭДО принесет максимум пользы: ускорит подписание документов и перечисление оплат. Договориться о новом формате работы поможет письмо о переходе на ЭДО.

Анна Крамаренко Эксперт по законодательству в команде Диадока Вероника Панишева Редактор-эксперт в Диадоке

В каком случае нужно отправлять контрагенту письмо о переходе на ЭДО

Документооборот — это двусторонний процесс, поэтому чтобы ЭДО был эффективен, к нему нужно подключить как можно больше контрагентов. К тому же обмен с одними контрагентами бумажными документами, а с другими — электронными, может осложнить работу и сдачу отчетности.

Письмо о переходе на ЭДО поможет:

• рассказать об ЭДО контрагентам, которые еще не используют ЭДО, и пригласить их к обмену электронными документами;
• оповестить контрагентов, подключенных к ЭДО, что ваша компания теперь использует электронный документооборот.

Как проверить, подключен ли контрагент к ЭДО

В Контур.Диадоке проверить, подключен ли контрагент к онлайн-документообороту, можно двумя способами: через сервис проверки юридических лиц или прямо в личном кабинете Диадока.

Чтобы воспользоваться вторым способом, нужно:

1. Войти в личный кабинет в веб-версии Диадока.
2. Выбрать вкладку «Контрагенты».

   

3. На вкладке «Контрагенты» выбрать «Пригласить новых» и ввести название или ИНН компании в поисковой строке.

   

   
   В этом же разделе можно загрузить файл с ИНН для массовой проверки. Для этого нужно нажать кнопку в правом верхнем углу «Массовый поиск и приглашение».
    

   

4. Получить список контрагентов.
   В списке появятся контрагенты, которые соответствуют введенному названию или ИНН.
    

   

В списке контрагенты распределены по статусам. Их три:

Работают в Диадоке. Это значит, что компания зарегистрирована и ведет обмен документами в сервисе. Также такой статус имеют организации, которые подключены к другим операторам ЭДО, если с ними настроен роуминг.

Еще не обменивались документами в Диадоке. Компания пользуется другими сервисами Контура или получала приглашения в Диадоке.

Не подключены к Диадоку. Организация не зарегистрирована в сервисе и не ведет в нем документооборот.

Каждому контрагенту, даже если он не зарегистрирован в Диадоке, можно отправить приглашение прямо из сервиса и продублировать его на электронную почту. Также можно написать письмо о переходе на ЭДО. Это один из эффективных способов рассказать о новых возможностях и пригласить к обмену электронными документами.

Переходите в онлайн с Диадоком

Подать заявку

Как пригласить контрагента к обмену в роуминге, если он работает в другом сервисе ЭДО

Если организация и контрагент работают с одним оператором ЭДО, например, в Контур.Диадоке, тогда достаточно из личного кабинета Диадока отправить контрагенту приглашение для обмена электронными документами. В ином случае, нужно направить контрагенту приглашение к роумингу.

Роуминг — это технология, которая позволяет обмениваться электронными документами с контрагентом, даже если он пользуется услугами другого оператора ЭДО. В Диадоке роуминг подключается без дополнительной оплаты.

Настройка роуминга может происходить двумя способами:

Отправка приглашений к ЭДО через автороуминг. Большинство операторов поддерживают эту функциональность. Настройка происходит таким же образом, как для контрагентов без роуминга — нужно найти контрагента в сервисе во вкладке «Пригласить новых», нажать кнопку «Отправить приглашение» и дождаться, когда контрагент примет приглашение.

Отправка заявки на настройку роуминга. Этот способ используют, если оператор контрагента не поддерживает автоматическую настройку роуминга через отправку приглашений. В строке этого контрагента будет отображаться кнопка «Оставить заявку на настройку». Узнайте, каким оператором ЭДО пользуется ваш контрагент и заполните заявку на настройку.

Читайте также: Какие документы оформить бизнесу для перехода на ЭДО

Как составить письма контрагентам о переходе на ЭДО

В Диадоке отправка письма происходит вместе с отправкой приглашения.

Утвержденного формата письма о переходе на ЭДО нет, поэтому составить его можно в произвольной форме. В письме стоит уведомить контрагента о вашем переходе на ЭДО, предложить подключиться к онлайн-документообороту и указать, какими электронными документами вы готовы обмениваться.

Также в письме можно развеять потенциальные опасения партнера относительно того, переходить на ЭДО или нет. Например, в письме можно обозначить такие вопросы:

Правовое регулирование ЭДО. ЭДО регламентируют законы 63-ФЗ «Об электронной подписи», 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Гражданский и Налоговый кодексы, приказы и письма ФНС, постановления Правительства.

Юридическая значимость документов. Пользователи Диадока подписывают документы квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому электронные документы полностью легитимны без подписания дополнительных соглашений между контрагентами.

Подключение к ЭДО. Нередко руководители компаний опасаются, что переход на онлайн-документооборот — это сложно, долго и дорого. В Диадоке для начала работы в веб-версии понадобится только квалифицированная электронная подпись и доступ в интернет. Если контрагент будет только получать документы от вас и других партнеров, ему не потребуется даже оплата тарифа.

Контрагент может выбрать другого оператора ЭДО. В этом случае может потребоваться настройка роуминга, если у другого оператора нет автонастройки.

Переходите на ЭДО

Обменивайтесь документами с контрагентами мгновенно в Диадоке

Подключиться