Все больше компаний переходят на электронный документооборот: это удобно, быстро и экономит деньги. Но будут ли электронные документы иметь такое же значение, как их бумажные аналоги? Отвечаем в статье, а заодно рассказываем, что учесть при переходе на ЭДО и как запустить систему электронного документооборота в компании.
В этой статье:
- Что такое ЮЗЭДО
- Критерии юридически значимого ЭДО
- Кто использует ЮЗЭДО
- Какими документами можно обмениваться через ЮЗЭДО
- Что нужно знать перед отказом от ведения бумажного документооборота и архива
- Безопасность обмена ЮЗЭДО
- Выбор системы для ЮЗЭДО
- Как подключиться к ЮЗЭДО
- Как начать обмен электронными документами
- Вопрос-ответ
Обменивайтесь юридически значимыми документами в Контур.Диадоке
Что такое ЮЗЭДО
По закону договоры, акты, счета-фактуры и другие документы могут быть оформлены и подписаны не только на бумаге, но и в электронном виде. Работать с цифровыми документами удобнее, чем с аналоговыми: они не теряются, их проще передавать друг другу и не нужно хранить в больших пыльных папках.
Организовать передачу цифровых документов позволяет юридически значимый электронный документооборот. Чаще всего этот термин сокращают как ЮЗЭДО, но иногда можно встретить аббревиатуры ЮЗДО или ЮЗЭД — по смыслу они равнозначны. Под ЮЗЭДО понимают систему обмена электронными документами через интернет между двумя контрагентами, работодателем и сотрудниками, компанией и государственными органами. Процесс устроен таким образом, что по сути не отличается от физического обмена документами — меняется только его форма. Документы, созданные и полученные в рамках ЮЗЭДО, имеют такую же юридическую силу, как и их бумажные аналоги.
Представим: ресторан «Волна» хочет заключить договор на поставку морепродуктов с компанией «Восток». Покупатель находится в Москве, поставщик — во Владивостоке. Стороны договорились об условиях, осталось только заключить договор. «Волна» распечатывает договор в двух экземплярах, директор их подписывает, документы отправляют из Москвы во Владивосток курьерской службой. «Восток» получает бумаги, руководитель подписывает их, один экземпляр договора оставляет себе, другой высылает обратно в Москву, чтобы у покупателя тоже сохранился оригинал.
Все сделано правильно, но процесс занял две недели, еще и на курьера пришлось потратиться. Если бы стороны использовали ЮЗЭДО, сроки сократились бы в разы: «Волна» подписала договор электронной подписью, «Восток» получил его через систему ЭДО, поставил электронную подпись в ответ, покупатель увидел заверенный документ в сервисе — на этом все. Такой договор не отличается по юридической силе от привычного бумажного: у сторон по нему возникли права и обязанности, а в случае спора его можно использовать как доказательство в суде.
Посмотрите видео о том, как работать с ЮЗЭДО в Контур.Диадоке:
Критерии юридически значимого ЭДО
Не каждый файл, созданный на компьютере, можно считать электронным документом. Например, нельзя таковым назвать файл в формате Word, даже если он озаглавлен как «Договор» и содержит условия сделки. Также недостаточно просто отсканировать подписанную ручкой бумагу, хотя, на первый взгляд, есть и электронная форма, и удостоверение в виде подписи.
Чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной подписью (ЭП). Это аналог собственноручной подписи и синей печати организации на бумаге, который позволяет точно установить ее владельца и защитить документ от несанкционированных изменений. ЭП — основной критерий, который делает электронный документ значимым с юридической точки зрения.
Всего Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида электронных подписей:
-
простую (ПЭП),
-
усиленную неквалифицированную (НЭП),
-
усиленную квалифицированную (КЭП).
Подписи различаются между собой по степени защиты и возможности использования. ПЭП и НЭП можно применять в ЮЗЭДО только в том случае, если это прямо прописано в нормативном акте и соблюдены требования по использованию или стороны сделки договорились об этом в соглашении. Иначе электронный документ, подписанный ПЭП и НЭП, не будет иметь юридической силы. С КЭП все по-другому: она работает всегда, без дополнительных актов и соглашений. Любой электронный документ, подписанный квалифицированной усиленной ЭП признается равным по правовому статусу бумажному (ст. 6 закона № 63-ФЗ).
Еще один критерий ЮЭЗДО — содержание электронного документа. Оно должно отражать наименование документа, дату и место составления, номер, реквизиты лица, от имени которого он создан. Некоторые документы по форме должны соответствовать установленным правилам. Например, нельзя отправить электронную декларацию по НДФЛ в произвольной форме — она утверждена приказом ФНС от 15.10.2021 № ЕД-7-11/903@. Если нарушить образец, инспекция не примет декларацию. То же самое касается некоторых бухгалтерских документов. Формат электронного счета-фактуры и УПД закреплен в приказе ФНС № 820, формат для корректировочных документов установлен в приказе ФНС № 736 — отступать от них нельзя. В случае с первичными документами также необходимо выполнять требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
С договорами другая ситуация: для них установленных образцов нет, они составляются в свободной форме. В 2022 году ФНС выпустила Приказ № 236 об утверждении формата договора PDF/А3. Это рекомендованный формат, но он не является обязательным, поэтому электронными договорами можно обмениваться в неформализованном виде. При этом важно содержание: необходимо отразить все существенные условия договора и сделки.
При создании и передаче документов в Диадоке выполняются все требования законодательства
Кто использует ЮЗЭДО
Государственные органы применяют ЭДО для межведомственного электронного взаимодействия, чтобы обмениваться информацией и документами, а также оказывать услуги людям и бизнесу. В электронной форме заключаются соглашения о предоставлении субсидий региональным бюджетам (письмо Минфина от 02.03.2016 № 21-10-07/12203).
Бизнесу ЮЗЭДО пригодится для решения разных задач. Ниже перечислим некоторые из них:
-
Внутри компании: кадровый учет, приказы и распоряжения руководителя, инвентаризация.
-
При работе с контрагентами: заключить договор, направить уведомление или официальное письмо, выставить счет, обменяться счетами-фактурами и закрывающими документами по сделке.
-
Сдача отчетности в госорганы: ФНС, Росфинмониторинг, ФСС, ПФР.
-
Участие в судебных разбирательствах.
-
Получение госуслуг: внести изменения в ЕГРЮЛ, получить лицензию, направить заявление в ведомство.
-
Регистрация онлайн-касс.
-
Участие в госзакупках.
ЮЗЭДО может понадобиться человеку в повседневной жизни. С помощью КЭП получится направить документы в суд, зарегистрировать ИП, подписать трудовой договор на удаленную работу, оформить кредит.
Пользоваться ЮЗЭДО могут все — госорганы, организации, физические лица
Какими документами можно обмениваться через ЮЗЭДО
В рамках межкорпоративного ЭДО контрагенты обмениваются различными документами:
-
всеми видами договоров: поставки, аренды, купли-продажи и другими;
-
счетами-фактурами,
универсальными передаточными документами и корректировочными документами;
-
актами приема-передачи;
-
актами выполненных работ и оказанных услуг;
-
товарными накладными;
-
счетами на оплату;
-
кассовыми чеками.
Направлять бизнес-партнерам можно любые юридически значимые сообщения. Например, дополнительные соглашения к договору, соглашения о расторжении, письма об изменении реквизитов и другие.
Как физические, так и юридические лица при наличии КЭП вправе подавать документы в суд. К ним относятся исковое заявление, отзыв на иск, различные заявления и ходатайства.
КЭП позволяет компаниям удаленно взаимодействовать с различными государственными ведомствами. В рамках ЮЗЭДО подают заявления в ФНС, чтобы поменять директора, зарегистрировать нового участника фирмы или изменить юридический адрес. Если организация планирует вести деятельность, на которую нужна лицензия, отправить заявку на разрешение получится онлайн. Взыскивать долги с контрагентов тоже можно через ЮЗЭДО: ФССП возбуждает исполнительные производства, в том числе по электронным заявлениям.
Также через ЮЗЭДО передают машиночитаемые доверенности (МЧД). Они нужны, когда документ от лица организации подписывает не директор, а сотрудник. С 1 сентября 2023 года это требование станет обязательным к применению для всех. До этой даты работник фирмы еще может получить электронную подпись на компанию и пользоваться ей. Но потом правила изменятся: сотрудники должны получать подписи на себя как на физическое лицо, а для участия в ЭДО от имени работодателя необходимо действовать в соответствии с полномочиями, указанными в МЧД. Документы, подписанные сотрудниками электронной подписью юрлица, с 1 сентября ну будут иметь юридической силы.
Обменивайтесь любыми документами со своими контрагентами в Диадоке
Что нужно знать перед отказом от ведения бумажного документооборота и архива
Для ЭДО подойдет практически любой документ. Есть только одно ограничение — прямое указание законодательных норм на исключительно бумажный формат. Например, такое требование касается простых и переводных векселей — они могут быть изготовлены исключительно на бумаге (ст. 4 закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе»). Если правила об обязательном бумажном формате документа в нормативном акте нет, его можно использовать в ЮЗЭДО.
Нельзя создавать в электронном виде некоторые кадровые документы. Их перечень есть в ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ. К ним относятся:
-
акт о несчастном случае на производстве,
-
приказ об увольнении,
-
журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Остальные кадровые документы разрешается оформлять в электронном виде: трудовые договоры, приказы о приеме на работу, заявления на отпуск, локальные нормативные акты и другое.
Даже если организация решила полностью перейти на ЭДО, не стоит забывать о бумажных документах, которые накопились за прошлые годы работы. Их можно отсканировать и хранить на компьютере, но даже с КЭП они будут считаться копиями, а не оригиналами.
Оригинальные экземпляры могут запросить госорганы, поэтому их необходимо сохранять на бумаге. Сроки хранения определены в приказе Росархива 20.12.2019 № 236. Так, многие бухгалтерские документы, в том числе счета-фактуры, хранятся пять лет, кадровая документация — до 75 лет. По закону организации сами должны хранить свои документы, но при работе в Контур.Диадоке сервис обеспечивает такую возможность. Документы будут храниться в сервисе на протяжении всего срока, предусмотренного нормативными актами.
Безопасность обмена ЮЗЭДО
На первый взгляд, обмен электронными документами может показаться не самым надежным — вспоминаются хакерские атаки и утечки данных. Однако есть специальные меры и инструменты, которые гарантируют безопасность систем ЮЗЭДО.
КЭП, которую используют для подписания электронных документов, подделать невозможно. При изготовлении подписи используют криптографические технологии, которые защищают ее от взлома. Подделать собственноручную подпись и печать организации куда проще, чем взломать ЭП. Есть несложные правила работы с ЭП, которые не позволят несанкционированно ею воспользоваться:
-
не передавать ЭП третьим лицам,
-
установить на компьютер пароль и антивирусное ПО,
-
отзывать сертификат ЭП у уволенных сотрудников.
Даже когда токен с подписью потерялся или его кто-то украл, все можно исправить. Если вовремя заметить пропажу и отозвать сертификат ЭП, злоумышленник не сможет им воспользоваться, а у владельца будет возможность получить новую подпись — подписывать ею документы полностью безопасно.
Не придется переживать и из-за целостности электронного документа. После того, как на нем поставили подпись, изменить его уже нельзя. Поэтому ситуация, когда из суммы в договоре займа исчезла пара-тройка нулей, невозможна.
От потери электронные документы защищают системы резервного копирования данных. Резервных копий может быть несколько — в Диадоке их три, и хранятся они на разнесенных серверах. При этом если файл случайно или намеренно удалят, система восстановит его — по статусу он будет такой же, как первоначальный. Бумажный носитель потерять или испортить гораздо проще.
Вход в систему ЭДО защищен логином и паролем. Для авторизации в системе можно использовать КЭП, что тоже надежно. Чтобы повысить уровень безопасности, операторы предлагают включить двухфакторную аутентификацию — такая опция доступна в Контур.Диадоке. Тогда, кроме пароля, вход подтверждается смс-сообщением. Все это защитит от несанкционированного доступа к системе ЮЗЭДО.
Диадок гарантирует высокий уровень защищенности ваших документов. Выбирайте надежную систему для ЮЗЭДО
Выбор системы для ЮЗЭДО
В первую очередь оператор системы ЮЗЭДО должен соответствовать требованиям, установленным государством. Они прописаны в приказе ФНС от 08.06.2021 № 546 «Об утверждении требований к оператору электронного документооборота». Организация может стать оператором, если:
-
зарегистрирована в России;
-
получила лицензию ФСБ в сфере шифрования информации;
-
имеет технические устройства для обработки информации, аппаратные средства электронной подписи;
-
имеет утвержденное разработчиком описание ПО к программным средствам оператора ЭДО;
-
обеспечивает обмен документами с другими операторами и ФНС;
-
организовала круглосуточную техподдержку пользователей.
Важно, чтобы оператор обеспечивал хранение в установленные законом сроки. Для этого используют облачные сервисы, локальные архивы, резервное копирование и другие инструменты.
Не менее важны функциональные возможности оператора. Сервис подойдет для работы, если в нем можно создать электронный документ, передать его, получить, подписать ЭП, согласовать. Упорядочат работу в системе функции поиска по документам, выгрузки файлов, отображения статусов документооборота, автоматические уведомления о новых документах. Кроме того, оператор должен заботиться о безопасности пользователей. Например, в Контур.Диадоке передаваемые документы защищены шифрованием, доступ к личному кабинету организации ограничен, а руководитель в сервисе может выдать сотрудникам определенные права на работу с документами.
Как подключиться к ЮЗЭДО
Подключение к ЭДО проходит в несколько этапов:
Определите задачи, для которых нужен ЭДО. Это могут быть внутренний документооборот, обмен первичкой с контрагентами, подача отчетности в налоговую. На первом этапе вы сможете понять, какие у вас требования к сервису, какие подразделения будут им пользоваться, сколько рабочих мест нужно оборудовать, кому из сотрудников понадобятся электронные подписи, какие типы документов планируется перевести в цифру. Процесс будет эффективнее, если вы определите руководителя проекта внедрения ЭДО или соберете рабочую группу.
Получите КЭП. Если документы будет подписывать директор, достаточно только его подписи: ее выдают в налоговой бесплатно. Если в ЭДО планируется участие сотрудников, на них тоже нужно выпустить ЭП физлиц и настроить работу с МЧД. Читайте в нашем материале, как выпустить машиночитаемые доверенности.
Определитесь с системой ЭДО. Выберите наиболее подходящий под ваши запросы вариант платформы ЮЗЭДО. Заключите договор с ее оператором.
Разработайте внутренние правила и регламенты по работе с ЭДО. Какие понадобятся локальные документы, мы описали в статье.
Внедрите систему ЭДО в компании. Проверьте исправность оборудования, установите необходимое ПО, интегрируйте ЭДО со своей учетной системой — с этим поможет оператор. Если у вас небольшой объем документооборота, выбирайте веб-версию системы ЭДО. В ней можно начать работать сразу же, понадобятся только браузер, подключение к интернету и электронная подпись.
Обучите сотрудников работе с ЭДО. Познакомьте работников с новыми правилами, проведите инструктаж, проведите разделение зон ответственности между участниками ЮЗЭДО в фирме. Подробно тему обучения ЭДО мы раскрыли в статье.
Как начать обмен электронными документами
Система подключена, сотрудники обучены — можно использовать ЭДО для работы. Чтобы начать обмениваться документами с бизнес-партнерами, добавьте их в список контрагентов в сервисе. Отправьте приглашение, и когда его примут, начинайте документооборот. Если вы хотите заключить допсоглашение об обмене документами через ЭДО, в Диадоке его можно отправить как вложение вместе с приглашением. При использовании КЭП дополнительное соглашение оформлять необязательно, но в нем можно зафиксировать основные договоренности с контрагентом, чтобы избежать спорных ситуаций.
Как отправить приглашение в Диадоке, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите небольшой видеоролик:
ЮЗЭДО делает привычный документооборот удобнее и проще, при этом статус у электронных документов с ЭП такой же, как у бумажных. Приятный бонус — экономия на бумаге, обслуживании офисной техники и доставке корреспонденции.
Обмен юридически значимыми документами без лишних затрат на бумагу и курьеров в Контур.Диадоке