Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)

Обменивайтесь юридически значимыми документами в Контур.Диадоке

Подключиться

Что такое ЮЗЭДО

По закону договоры, акты, счета-фактуры и другие документы могут быть оформлены и подписаны не только на бумаге, но и в электронном виде. Работать с цифровыми документами удобнее, чем с аналоговыми: они не теряются, их проще передавать друг другу и не нужно хранить в больших пыльных папках.

Организовать передачу цифровых документов позволяет юридически значимый электронный документооборот. Чаще всего этот термин сокращают как ЮЗЭДО, но иногда можно встретить аббревиатуры ЮЗДО или ЮЗЭД — по смыслу они равнозначны. Под ЮЗЭДО понимают систему обмена электронными документами через интернет между двумя контрагентами, работодателем и сотрудниками, компанией и государственными органами. Процесс устроен таким образом, что по сути не отличается от физического обмена документами — меняется только его форма. Документы, созданные и полученные в рамках ЮЗЭДО, имеют такую же юридическую силу, как и их бумажные аналоги.

Представим: ресторан «Волна» хочет заключить договор на поставку морепродуктов с компанией «Восток». Покупатель находится в Москве, поставщик — во Владивостоке. Стороны договорились об условиях, осталось только заключить договор. «Волна» распечатывает договор в двух экземплярах, директор их подписывает, документы отправляют из Москвы во Владивосток курьерской службой. «Восток» получает бумаги, руководитель подписывает их, один экземпляр договора оставляет себе, другой высылает обратно в Москву, чтобы у покупателя тоже сохранился оригинал.

Все сделано правильно, но процесс занял две недели, еще и на курьера пришлось потратиться. Если бы стороны использовали ЮЗЭДО, сроки сократились бы в разы: «Волна» подписала договор электронной подписью, «Восток» получил его через систему ЭДО, поставил электронную подпись в ответ, покупатель увидел заверенный документ в сервисе — на этом все. Такой договор не отличается по юридической силе от привычного бумажного: у сторон по нему возникли права и обязанности, а в случае спора его можно использовать как доказательство в суде.

Посмотрите видео о том, как работать с ЮЗЭДО в Контур.Диадоке:

Критерии юридически значимого ЭДО

Не каждый файл, созданный на компьютере, можно считать электронным документом. Например, нельзя таковым назвать файл в формате Word, даже если он озаглавлен как «Договор» и содержит условия сделки. Также недостаточно просто отсканировать подписанную ручкой бумагу, хотя, на первый взгляд, есть и электронная форма, и удостоверение в виде подписи.

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной подписью (ЭП). Это аналог собственноручной подписи и синей печати организации на бумаге, который позволяет точно установить ее владельца и защитить документ от несанкционированных изменений. ЭП — основной критерий, который делает электронный документ значимым с юридической точки зрения.

Всего Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида электронных подписей:

• простую (ПЭП),

• усиленную неквалифицированную (НЭП),

• усиленную квалифицированную (КЭП).

Подписи различаются между собой по степени защиты и возможности использования. ПЭП и НЭП можно применять в ЮЗЭДО только в том случае, если это прямо прописано в нормативном акте и соблюдены требования по использованию или стороны сделки договорились об этом в соглашении. Иначе электронный документ, подписанный ПЭП и НЭП, не будет иметь юридической силы. С КЭП все по-другому: она работает всегда, без дополнительных актов и соглашений. Любой электронный документ, подписанный квалифицированной усиленной ЭП признается равным по правовому статусу бумажному (ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Еще один критерий ЮЭЗДО — содержание электронного документа. Оно должно отражать наименование документа, дату и место составления, номер, реквизиты лица, от имени которого он создан. Некоторые документы по форме должны соответствовать установленным правилам. Например, нельзя отправить электронную декларацию по НДФЛ в произвольной форме — она утверждена приказом ФНС от 15.10.2021 № ЕД-7-11/903@. Если нарушить образец, инспекция не примет декларацию. То же самое касается некоторых бухгалтерских документов. Формат электронного счета-фактуры и УПД закреплен в приказе ФНС № 820, формат для корректировочных документов установлен в приказе ФНС № 736 — отступать от них нельзя. В случае с первичными документами также необходимо выполнять требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

С договорами другая ситуация: для них установленных образцов нет, они составляются в свободной форме. В 2022 году ФНС выпустила Приказ № 236 об утверждении формата договора PDF/А3. Это рекомендованный формат, но он не является обязательным, поэтому электронными договорами можно обмениваться в неформализованном виде. При этом важно содержание: необходимо отразить все существенные условия договора и сделки.

При создании и передаче документов в Диадоке выполняются все требования законодательства

Подключиться

Кто использует ЮЗЭДО

Государственные органы применяют ЭДО для межведомственного электронного взаимодействия, чтобы обмениваться информацией и документами, а также оказывать услуги людям и бизнесу. В электронной форме заключаются соглашения о предоставлении субсидий региональным бюджетам (письмо Минфина от 02.03.2016 № 21-10-07/12203).

Бизнесу ЮЗЭДО пригодится для решения разных задач. Ниже перечислим некоторые из них:

• Внутри компании: кадровый учет, приказы и распоряжения руководителя, инвентаризация.

• При работе с контрагентами: заключить договор, направить уведомление или официальное письмо, выставить счет, обменяться счетами-фактурами и закрывающими документами по сделке.

• Сдача отчетности в госорганы: ФНС, Росфинмониторинг, ФСС, ПФР.

• Участие в судебных разбирательствах.

• Получение госуслуг: внести изменения в ЕГРЮЛ, получить лицензию, направить заявление в ведомство.

• Регистрация онлайн-касс.

• Участие в госзакупках.

ЮЗЭДО может понадобиться человеку в повседневной жизни. С помощью КЭП получится направить документы в суд, зарегистрировать ИП, подписать трудовой договор на удаленную работу, оформить кредит.

Пользоваться ЮЗЭДО могут все — госорганы, организации, физические лица

Какими документами можно обмениваться через ЮЗЭДО

В рамках межкорпоративного ЭДО контрагенты обмениваются различными документами:

• всеми видами договоров: поставки, аренды, купли-продажи и другими;

• счетами-фактурами,

универсальными передаточными документами и корректировочными документами;

• актами приема-передачи;

• актами выполненных работ и оказанных услуг;

• товарными накладными;

• счетами на оплату;

• кассовыми чеками.

Направлять бизнес-партнерам можно любые юридически значимые сообщения. Например, дополнительные соглашения к договору, соглашения о расторжении, письма об изменении реквизитов и другие.

Как физические, так и юридические лица при наличии КЭП вправе подавать документы в суд. К ним относятся исковое заявление, отзыв на иск, различные заявления и ходатайства.

КЭП позволяет компаниям удаленно взаимодействовать с различными государственными ведомствами. В рамках ЮЗЭДО подают заявления в ФНС, чтобы поменять директора, зарегистрировать нового участника фирмы или изменить юридический адрес. Если организация планирует вести деятельность, на которую нужна лицензия, отправить заявку на разрешение получится онлайн. Взыскивать долги с контрагентов тоже можно через ЮЗЭДО: ФССП возбуждает исполнительные производства, в том числе по электронным заявлениям.

Также через ЮЗЭДО передают машиночитаемые доверенности (МЧД). Они нужны, когда документ от лица организации подписывает не директор, а сотрудник. С 1 сентября 2023 года это требование станет обязательным к применению для всех. До этой даты работник фирмы еще может получить электронную подпись на компанию и пользоваться ей. Но потом правила изменятся: сотрудники должны получать подписи на себя как на физическое лицо, а для участия в ЭДО от имени работодателя необходимо действовать в соответствии с полномочиями, указанными в МЧД. Документы, подписанные сотрудниками электронной подписью юрлица, с 1 сентября ну будут иметь юридической силы.

Обменивайтесь любыми документами со своими контрагентами в Диадоке

Подключиться

Что нужно знать перед отказом от ведения бумажного документооборота и архива

Для ЭДО подойдет практически любой документ. Есть только одно ограничение — прямое указание законодательных норм на исключительно бумажный формат. Например, такое требование касается простых и переводных векселей — они могут быть изготовлены исключительно на бумаге (ст. 4 закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе»). Если правила об обязательном бумажном формате документа в нормативном акте нет, его можно использовать в ЮЗЭДО.

Нельзя создавать в электронном виде некоторые кадровые документы. Их перечень есть в ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ. К ним относятся:

• акт о несчастном случае на производстве,

• приказ об увольнении,

• журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Остальные кадровые документы разрешается оформлять в электронном виде: трудовые договоры, приказы о приеме на работу, заявления на отпуск, локальные нормативные акты и другое.

Даже если организация решила полностью перейти на ЭДО, не стоит забывать о бумажных документах, которые накопились за прошлые годы работы. Их можно отсканировать и хранить на компьютере, но даже с КЭП они будут считаться копиями, а не оригиналами.

Оригинальные экземпляры могут запросить госорганы, поэтому их необходимо сохранять на бумаге. Сроки хранения определены в приказе Росархива 20.12.2019 № 236. Так, многие бухгалтерские документы, в том числе счета-фактуры, хранятся пять лет, кадровая документация — до 75 лет. По закону организации сами должны хранить свои документы, но при работе в Контур.Диадоке сервис обеспечивает такую возможность. Документы будут храниться в сервисе на протяжении всего срока, предусмотренного нормативными актами.

Безопасность обмена ЮЗЭДО

На первый взгляд, обмен электронными документами может показаться не самым надежным — вспоминаются хакерские атаки и утечки данных. Однако есть специальные меры и инструменты, которые гарантируют безопасность систем ЮЗЭДО.

КЭП, которую используют для подписания электронных документов, подделать невозможно. При изготовлении подписи используют криптографические технологии, которые защищают ее от взлома. Подделать собственноручную подпись и печать организации куда проще, чем взломать ЭП. Есть несложные правила работы с ЭП, которые не позволят несанкционированно ею воспользоваться:

• не передавать ЭП третьим лицам,

• установить на компьютер пароль и антивирусное ПО,

• отзывать сертификат ЭП у уволенных сотрудников.

Даже когда токен с подписью потерялся или его кто-то украл, все можно исправить. Если вовремя заметить пропажу и отозвать сертификат ЭП, злоумышленник не сможет им воспользоваться, а у владельца будет возможность получить новую подпись — подписывать ею документы полностью безопасно.

Не придется переживать и из-за целостности электронного документа. После того, как на нем поставили подпись, изменить его уже нельзя. Поэтому ситуация, когда из суммы в договоре займа исчезла пара-тройка нулей, невозможна.

От потери электронные документы защищают системы резервного копирования данных. Резервных копий может быть несколько — в Диадоке их три, и хранятся они на разнесенных серверах. При этом если файл случайно или намеренно удалят, система восстановит его — по статусу он будет такой же, как первоначальный. Бумажный носитель потерять или испортить гораздо проще.

Вход в систему ЭДО защищен логином и паролем. Для авторизации в системе можно использовать КЭП, что тоже надежно. Чтобы повысить уровень безопасности, операторы предлагают включить двухфакторную аутентификацию — такая опция доступна в Контур.Диадоке. Тогда, кроме пароля, вход подтверждается смс-сообщением. Все это защитит от несанкционированного доступа к системе ЮЗЭДО.

Диадок гарантирует высокий уровень защищенности ваших документов. Выбирайте надежную систему для ЮЗЭДО

Оставить заявку

Выбор системы для ЮЗЭДО

В первую очередь оператор системы ЮЗЭДО должен соответствовать требованиям, установленным государством. Они прописаны в приказе ФНС от 08.06.2021 № 546 «Об утверждении требований к оператору электронного документооборота». Организация может стать оператором, если:

• зарегистрирована в России;

• получила лицензию ФСБ в сфере шифрования информации;

• имеет технические устройства для обработки информации, аппаратные средства электронной подписи;

• имеет утвержденное разработчиком описание ПО к программным средствам оператора ЭДО;

• обеспечивает обмен документами с другими операторами и ФНС;

• организовала круглосуточную техподдержку пользователей.

Важно, чтобы оператор обеспечивал хранение в установленные законом сроки. Для этого используют облачные сервисы, локальные архивы, резервное копирование и другие инструменты.

Не менее важны функциональные возможности оператора. Сервис подойдет для работы, если в нем можно создать электронный документ, передать его, получить, подписать ЭП, согласовать. Упорядочат работу в системе функции поиска по документам, выгрузки файлов, отображения статусов документооборота, автоматические уведомления о новых документах. Кроме того, оператор должен заботиться о безопасности пользователей. Например, в Контур.Диадоке передаваемые документы защищены шифрованием, доступ к личному кабинету организации ограничен, а руководитель в сервисе может выдать сотрудникам определенные права на работу с документами.

Как подключиться к ЮЗЭДО

Подключение к ЭДО проходит в несколько этапов:

Определите задачи, для которых нужен ЭДО. Это могут быть внутренний документооборот, обмен первичкой с контрагентами, подача отчетности в налоговую. На первом этапе вы сможете понять, какие у вас требования к сервису, какие подразделения будут им пользоваться, сколько рабочих мест нужно оборудовать, кому из сотрудников понадобятся электронные подписи, какие типы документов планируется перевести в цифру. Процесс будет эффективнее, если вы определите руководителя проекта внедрения ЭДО или соберете рабочую группу.

Получите КЭП. Если документы будет подписывать директор, достаточно только его подписи: ее выдают в налоговой бесплатно. Если в ЭДО планируется участие сотрудников, на них тоже нужно выпустить ЭП физлиц и настроить работу с МЧД. Читайте в нашем материале, как выпустить машиночитаемые доверенности.

Определитесь с системой ЭДО. Выберите наиболее подходящий под ваши запросы вариант платформы ЮЗЭДО. Заключите договор с ее оператором.

Разработайте внутренние правила и регламенты по работе с ЭДО. Какие понадобятся локальные документы, мы описали в статье.

Внедрите систему ЭДО в компании. Проверьте исправность оборудования, установите необходимое ПО, интегрируйте ЭДО со своей учетной системой — с этим поможет оператор. Если у вас небольшой объем документооборота, выбирайте веб-версию системы ЭДО. В ней можно начать работать сразу же, понадобятся только браузер, подключение к интернету и электронная подпись.

Обучите сотрудников работе с ЭДО. Познакомьте работников с новыми правилами, проведите инструктаж, проведите разделение зон ответственности между участниками ЮЗЭДО в фирме. Подробно тему обучения ЭДО мы раскрыли в статье.

Как начать обмен электронными документами

Система подключена, сотрудники обучены — можно использовать ЭДО для работы. Чтобы начать обмениваться документами с бизнес-партнерами, добавьте их в список контрагентов в сервисе. Отправьте приглашение, и когда его примут, начинайте документооборот. Если вы хотите заключить допсоглашение об обмене документами через ЭДО, в Диадоке его можно отправить как вложение вместе с приглашением. При использовании КЭП дополнительное соглашение оформлять необязательно, но в нем можно зафиксировать основные договоренности с контрагентом, чтобы избежать спорных ситуаций.

Как отправить приглашение в Диадоке, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите небольшой видеоролик:

ЮЗЭДО делает привычный документооборот удобнее и проще, при этом статус у электронных документов с ЭП такой же, как у бумажных. Приятный бонус — экономия на бумаге, обслуживании офисной техники и доставке корреспонденции.

Обмен юридически значимыми документами без лишних затрат на бумагу и курьеров в Контур.Диадоке

Подключиться

Вопрос-ответ