Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Чтобы электронные документы обладали юридической силой, их заверяют электронной подписью. Но насколько важна дата подписания документа в ЭДО?
Отправляйте юридически значимые электронные документы через Диадок
Дата подписания электронного документа: для чего нужна и с чем можно спутать
Дата подписания электронного документа в системе ЭДО — это время формирования электронной подписи. Отметка о дате появляется, когда пользователь подписывает документ сертификатом ЭП. В этот момент система проверяет действительность сертификата: оператор делает запрос в удостоверяющий центр, если всё в порядке, в штампе отображаются данные о владельце сертификата, дне и времени подписания. Система фиксирует время формирования ЭП автоматически.
Дата подписания подтверждает, что на момент визирования сертификат ЭП был действительным. Но ко времени совершения хозяйственной операции она отношения не имеет, если речь идет о первичной документации. Поэтому для бухгалтерского и налогового учета дата заверения в электронном документообороте не важна. Однако на практике ее иногда путают с датой проведения операции — как раз она имеет значение для бухгалтерии и налогообложения. На примере первички разберемся, почему так происходит и почему путать эти даты не стоит.
Дело в том, что по общему правилу первичные документы на бумаге составляются в момент совершения операции или сразу после нее, п. 3 ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». То есть обычно дни создания, подписания и проведения операции совпадают. Например, поставщик привез товар на склад, представители продавца и покупателя тут же подписали товарную накладную. Поэтому на практике, когда говорят о дате подписания бумажной первички, часто имеют в виду день составления документа и события хозяйственной жизни.
Когда компания переходит на обмен электронной первичкой, возникает путаница. В ЭДО стоит дата подписания, которая лишь фиксирует время создания ЭП, но по аналогии с бумажным документооборотом она может восприниматься как дата составления документа.
Каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. В первичке есть только один реквизит, касающийся времени, — это дата составления документа. В качестве нее указывается день подписания ответственными лицами, п. 8 приказа Минфина 16.04. 2021 № 62н. Но с юридической точки зрения правильнее говорить о дате составления, поскольку именно такой реквизит закреплен в законе.
Чтобы не путаться, запомните:
- Дата подписания электронного документа отражает время формирования электронной подписи.
- Для бумажной первички даты составления и подписания документа, а также проведения операции часто совпадают, для электронной — не всегда.
- Для бухгалтерии важна дата совершения операции, а не подписания.
- Реквизита «дата подписания документа» в первичке нет.
Техподдержка Диадока на связи 24/7. Получить консультацию по теме ЭДО вы сможете в любое время
Почему важна дата подписания электронного документа
Как мы уже выяснили, в первичке дата подписания электронного документа не имеет значения для бухгалтерского или налогового учета. Она фиксирует время создания сертификата ЭП, но ничего не говорит о моменте отгрузки товаров или приемке результатов работы.
Остановимся на дате составления первичных документов. Вот почему она важна:
Позволяет установить налоговый период совершения операции. Право компании учесть расходы и принять к вычету НДС возникает только после совершения операций. Пока первичка с указанием дня сделки не оформлена, сделать этого нельзя. Вовремя созданная первичка позволяют признать расходы и принять к вычету НДС в том налоговом периоде, в котором организация фактически провела операцию.
Обязательна в силу закона. Дата составления — обязательный реквизит первички, установленный законом. Если в документе отдельно не проставлен день операции, считается, что она совпадает с днем его создания. Первичку без обязательных реквизитов, в том числе даты составления, принимать к учету нельзя.
Помогает доказать факты и события. Правильно оформленная первичка подтверждает факты хозяйственной жизни и может стать доказательством в суде. Например, покупатель утверждает, что не получил товар, хотя перевел за него аванс. Поставщик представит суду товарную накладную и легко докажет, что в определенный день он передал продукцию, а покупатель ее принял.
Помогает проводить аудит. Аудиторы, анализируя бухгалтерские документы, большое внимание уделяют первичке. Даты составления документов позволяют разобраться в последовательности операций, увидеть между ними несоответствия.
Формирование даты подписания документов в ЭДО
Вернемся к дате подписания электронного документа. Достоверную информацию о времени и дне заверения содержит цифровой штамп времени. По-другому он еще называется меткой достоверного времени — такой термин фигурирует в законе от 06.07.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Штамп фиксирует факт действительности сертификата ЭП на момент заверения. Правила создания и проверки метки регулирует приказ Минцифры от 06.11.2020 № 580.
Обычно при формировании ЭП день и время события не фиксируются. Объясняется это просто: закон не требует записывать их при создании подписи. Иногда ЭП содержит день и время визирования, но они могут быть недостоверными. Система берет данные с устройства, на котором заверили документ, — время на нем может быть неправильным.
Чтобы информация о дне и времени была точной, метку создает специальный сервис — служба штампов времени (Time Stamping Authority). У сервера всегда есть доступ к актуальной временной информации. В момент подписания документа служба получает запрос, обрабатывает его и записывает день и время в ЭП. За работу TSA отвечают специальные программы, например КриптоПро TSP Client, или операторы информационных систем. Контур.Диадок обращается к серверу штампов времени автоматически — метка проставляется на каждом заверенном документе.
Когда пользователь подписывает документ, система создает его хеш-значение — это данные, преобразованные в уникальный набор строк одной длины. Значение хеш-функции документа отправляется в службу доверенного времени. В ответ сервер возвращает хеш-функцию, но уже с данными о точном времени подписания. Свой ответ сервер подписывает сертификатом КЭП — это и будет меткой достоверного времени.
Если хеш в штампе времени совпадает с хешем от документа, а сертификат сервера действителен, значит, ЭП пользователя существовала на момент формирования метки — проверяющий может быть в этом уверен.
Сохранить данные о дне и времени неприкосновенными помогает в том числе контроль доступа и аутентификация. Подписывать документы в системе ЭДО могут только уполномоченные пользователи, которым такое право дала организация, — так риск несанкционированного доступа к временным данным сведен к минимуму.
Примеры применения даты подписания электронных документов
Для разных сфер значение даты подписания электронного документа может различаться. Рассмотрим несколько примеров.
Бухгалтерский учет. Для бухучета и налогообложения важен день совершения операции, а не время визирования электронной первички. Они могут совпадать, тогда проблем не возникает. Но если товар был отгружен 11 июля, а товарную накладную в системе ЭДО подписали только 14 сентября, учитывают день операции — 11 июля.
Юридические отношения. Дата визирования может быть важна при заключении электронного договора. Так, в одном из своих писем Росреестр разъяснил, что датой заключения договора является день его фактического подписания ЭП, письмо Росреестра от 13.02.2023 № 14-1142-ТГ/23. Поэтому по штампу времени может определяться день заключения договора. Но помните, что в договоре может быть прописан другой момент, с которого сделка начинает действовать, например передача имущества.
Сфера госзакупок. Дата подписания имеет значение при работе с госконтрактами. Например, со дня подписания акта о приемке товаров в единой информационной системе закупок отсчитывается срок оплаты по контракту.
Административные процессы. При подаче документов в налоговую, Росреестр, другие органы и госструктуры дата подписания не так важна. Информационная система фиксирует время отправления файлов — с этого момента начинают течь сроки для рассмотрения.
Логистика и снабжение. В грузоперевозках контрагенты используют электронную товарную накладную (ЭТрН). Ее подписывают все участники поставки: отправитель — при передаче груза водителю, перевозчик — при получении груза для транспортировки, получатель — при приемке груза от перевозчика. Подписание ЭТрН фиксирует время совершения действий участниками поставки, что позволяет контролировать процесс грузоперевозки. Подробнее об обмене ЭТрН можно почитать здесь.
Дата подписания документов в ЭДО 1С
Для подписания электронных документов в 1С можно использовать модуль Диадока. Перед тем, как заверить первичку ЭП, нужно решить вопрос с датой операции. Если она совпадает с днем составления документа, поставьте галочку в соответствующем поле — больше ничего заполнять не потребуется. Если же они различаются, дополнительно прописывается день операции. С датой подписания документов в 1С все так же — метка достоверного времени создается автоматически, фиксирует время заверения и действительность сертификата ЭП.
Посмотрите видео о том, как за минуту подписать документ в модуле Диадока для 1С:
Дата подписания документа в ЭДО играет значимую роль: она удостоверяет действительность сертификата ЭП в момент визирования. Но не стоит путать ее с другими важными датами: составления документа и проведения операции. В большинстве случаев юридическое значение имеют именно они.
Вопрос-ответ
Дата подписания электронного документа отражает время формирования электронной подписи. Она подтверждает действительность сертификата ЭП на момент заверения документа.
Дата подписания всегда формируется автоматически, в ЭДО нет возможности вписать ее самому. Контрагенты могут прописать в документе день передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Подписывать прошлогоднюю и более старую первичку в системе ЭДО законом прямо не запрещено. Если даты операции и подписания расходятся в рамках одного налогового периода, ничего плохого не произойдет. А вот из-за заверения в системе ЭДО более старой первички могут возникнуть негативные последствия: неразбериха в бухгалтерии и претензии со стороны налоговиков.
Чтобы исправить уже подписанный электронный документ, есть два варианта: полностью заменить его на новый или составить акт разногласий с контрагентом. В первом случае дни подписания и совершения операций могут различаться. Несмотря на это в документе нужно указать фактическую дату события хозяйственной жизни.
В системе ЭДО записывается три важных даты: создания документа, совершения операции и подписания электронной подписью.
Ответим на ваши вопросы об электронных документах, поможем выпустить КЭП и настроить ЭДО
25 исходящих документов на 30 дней — всем новым пользователям.
25 исходящих документов на 30 дней — всем новым пользователям.
Сперва вы говорите: «Дата подписания электронного документа в системе ЭДО — это время формирования электронной подписи [и не более того!]», — и вроде бы логично добавляете, что для бухучёта важна не дата подписания, а дата хозяйственной деятельности. Ок. Далее вы говорите, что важна дата составления документа (видимо, указанная в самом файле-документе). Тоже ок. Но потом, как бы в проброс, вы замечаете: «В качестве нее [даты составления документа] указывается день подписания ответственными лицами». А вот уже из этого следует, что дата подписания (в том числе и, надо полагать, подписания КЭП, коль скоро не указано иного) всё-таки важна: именно она и является датой составления документа. Но после этого в резюме вы опять говорите, что дата подписания КЭП не важна, и это только, дескать, про подтверждение наличия у вас в определённый момент времени КЭП. Но позвольте: как же не важна, если в в упомянутом вами п. 8 приказа Минфина 16.04. 2021 № 62н прямо сказано: «Дата составления документа = дата подписания документа»? А стало быть, эти даты не могут не совпадать.
В связи с чем ряд вопросов.
Что будет, если эти даты всё-таки не совпадут? Могу ли я договор и приложения, заключенные, скажем, 15 мая (то есть в самих файлах указано именно 15 мая и услуги по ним фактически начали исполняться с 15 мая) подписать электронной подписью 20 июня? Могу ли то же самое проделать с актом и счётом? Что ответить на резонный вопрос надзирающего органа: «А на основании чего вы осуществляли деятельность с 15 мая? На бумаге 15 мая вы с контрагентом ничего не подписывали, электронно вы всё это подписали только 20 июня, а стало быть, и дата составления вашего документа, согласно п. 8 приказа Минфина 16.04. 2021 № 62н, — это 20 июня. А стало быть, и хозяйственная деятельность могла начаться не раньше 20 июня, а вы осуществляли её (включая платежи!) до 20 июня».
И последнее.
Кажется, у вас произошла путаница в терминах. В первом разделе вы разводите понятия даты подписания и даты составления (игнорируя упомянутый вами же п. 8 приказа Минфина 16.04. 2021 № 62н, но вынесем это за скобки) и доказываете, что дата подписания ЭЦП вроде бы не важна. Ок. Потом, вопреки этому тезису, вы выносите в название раздела вопрос «Почему важна дата подписания электронного документа». Но потом пишете о том, почему важна дата составления (!) документа, а не дата подписания. Это опечатка в подзаге?
Буду очень признателен, если разъясните эти моменты, а то я свожу с ума своих контрагентов требованием, чтобы дата составления и подписания совпадали. Хотелось бы разобраться и понять, зря ли я их довожу до белого каления :) Заранее спасибо.
дата составления первички — это дата его подписания (пп. "а" п. 8 ФСБУ 27/2021).
Буквально это означает следующее: документ составили, когда совершали (или совершили) факт хозяйственной жизни, и тут же подписали (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
То есть когда документ подписывается, то ставится дата, которая и является датой составления первичного документа.
Выходит, что в общем случае мы считаем, что дата составления документа = дате подписания документа.
Если в один день документ составили, а сделку совершили (и, как следствие, подписали документ) в другой день, то нужно указать в таком документе также дату совершения сделки (она же — дата подписания) (пп. "б" п. 8 ФСБУ 27/2021). То есть у такого документа будут две даты — дата составления документа и (дополнительно) дата совершения факта хозяйственной жизни.
При этом в отношении электронной первички прямых указаний насчет различий дат составления документа и совершения хозяйственной жизни ни в законе о бухучете, ни в федеральных стандартах, нет.
В отношении договорной работы можно ориентироваться на письмо Росреестра. Ведомство разъяснило, что датой заключения договора является день его фактического подписания ЭП. Поэтому по штампу времени может определяться день заключения договора. Но помните, что в договоре может быть прописан другой момент, с которого сделка начинает действовать, например передача имущества.
В бухучете имеет значение дата составления и (или) получения электронной первички.
В налоговом учете расходы по электронной первичке признают на дату документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов.
С возможной путаницей в терминах и названиями подзаголовков будем разбираться, спасибо за вашу внимательность.
1. Вы подробно объясняете, что дата составления договора и дата начала хозяйственной деятельности могут различаться. Это я понимаю. Разумеется, могут. Скажем, 15 мая мы составили договор, согласно которому с 20 мая я начинаю оказывать услуги. Ок.
Но это не мой случай. Предлагаю в рамках нашего обсуждения по умолчанию считать, что речь идёт о случаях, когда договор датирован 15 мая и хоздеятельность по нему осуществляется тоже с 15 мая. Можно ли выгрузить его в ЭДО 20 июня?
2. Что является «датой составления и (или) получения электронной первички»? Дата, указанная в тексте договора? Или дата цифровой подписи?
3. Что вы подразумеваете под «датой документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов»? Дату, указанную в этом документе, или дату подписания этого документа цифровой подписью?
На всякий случай, если это как-то облегчит вам коммуникацию: я ИП, УСН («Доходы»), без сотрудников. Мои контрагенты — ООО.
По дате составления и подписания документа.
По общему правилу договор считается заключенным с момента подписания его обеими сторонами, то есть и хозяйственная деятельность должна осуществляться с момента его заключения, не раньше. В ЭДО договор считается заключенным с момента подписания документа электронной подписью обеими сторонами, это подтверждают в письме Росреестра от 13.02.2023 № 14-1142-ТГ/23. Ещё там рассказывается нюанс про определенный вид договоров: «Датой заключения договора, подлежащего в силу закона государственной регистрации в ЕГРН (например, ДДУ, договора аренды), является дата такой регистрации».
В бумажном варианте, чтобы отобразить дату подписания — ее указывают как дату составления в шапке договора, а также могут дополнительно указать дату в реквизитах рядом с подписью. В ЭДО же электронная подпись придает документу юридическую силу, то есть правоотношения сторон возникнут с даты подписания, поэтому обычно в ЭДО дата заключения = дата подписания сторонами. «Обычно» потому, что иногда может быть исключение: если правоотношения сторон возникли до заключения договора, то нужно указать ретроспективную оговорку в самом тексте договора.
Итог по дате составления договора: ее можно не указывать (прямого запрета на это нет), но, согласно законодательству, обычно дата заключения договора = дата подписания, если нет каких-то дополнительных условий: например, в самом договоре или как в случае выше с договором, который должен быть зарегистрирован в ЕГРН.
Обращаю внимание, что мы не оказываем нашим клиентам юридических консультаций по правоотношениям с их контрагентами, в том числе не анализируем договоры.
По п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной (п. 2 ст. 432 ГК РФ).
По общему правилу в силу п. 1 ст. 433 ГК РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Если в соответствии с законом для заключения договора необходима также передача имущества, договор считается заключенным с момента передачи соответствующего имущества (п. 2 ст. 433 ГК РФ). Например, если заимодавцем в договоре займа является гражданин, договор считается заключенным с момента передачи суммы займа или другого предмета договора займа заемщику или указанному им лицу (п. 1 ст. 807 ГК РФ).
По п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
По п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная КЭП, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
То есть момент заключения электронного договора совпадает с датой подписания договора обеими сторонами электронной подписью.
При оформлении договора на практике обычно в нем указывается дата его подписания, располагающаяся рядом с подписью. Следовательно, в случае, если в договоре вместе с датой его подписания указывается дата составления договора, располагаемая обычно в верхней части договора рядом с его номером (как правило, эта же дата и является датой направления документа через ЭДО), то такая дата не может считаться днем заключения договора в случае ее несовпадения с датой подписания договора.
"в записи Реестра прав в отношении документа-основания указывается дата "электронного" договора, расположенная на первой его странице, т.е. в реквизите документа;
- если такой реквизит документа в "электронном" договоре отсутствует, в записи Реестра прав в отношении документа-основания указывается дата заключения "электронного" договора (то есть дата, когда такой договор был фактически подписан УКЭП участника договора, подписавшего его последним (согласно метке доверенного времени)."
Прочитала статью с комментариями и окончательно запуталась.
У подписанта закончился срок действия МЧД 10.08.2024. Срок начала действия новой МЧД 15.08.2024. Контрагент направил 17.08.2024 по ЭДО акт от 12.08.2024 (в графе Дата исполнения так же указано 12.08.2024) и подписал его МЧД с началом срока действия 15.08.24.
То есть получает дата составления документа раньше даты подписания и даты начала действия МЧД.
Будут считаться юридически значимыми документы от 12.08.2024, переданные по ЭДО 17.08.2024 и подписанные МЧД с началом срока действия 15.08.2024?
{дата подписания подтверждает, что на тот момент сертификат электронной подписи был действителен} - это очевидно, документ передан по ЭДО 17.08.2024, следовательно сертификат ЭП (от 15.08.2024) уже действовал.
Если правильно понимаю информацию из статьи выше, то дата совершения факта хозяйственной жизни - это дата самого документа (акт № от 12.08.2024) и/или дата, вписываемая отправителем в графе акта «дата исполнения» ( в примере это 12.08.2024)
Поэтому возник вопрос о юридической значимости таких документов. Документ с датой совершения хозяйственной жизни 12.08.2024 может быть подписан МЧД с началом действия 15.08.2024?
Поэтому, отвечая на ваш вопрос — да, такой документ можно подписать с помощью МЧД с началом действия позже, чем этот документ был выставлен.
Подписывать документ задним числом можно. У документа будет дата составления и дата подписания.
В этом случае ошибки нет.
Если при этом документы (бумажный и электронный вариант не отличаются), то в электронной версии можно поставить отметку «Проведено __.__.___ по бумажным документам». Этой позиции придерживаются эксперты с форума Бухонлайн.
Данные о хозоперации, которые указываются в первичке, также своевременно должны быть отражены в регистрах бухучета. Если оригинал документа опаздывает, то запись в регистрах можно сделать на основании бухгалтерской справки или внутреннего акта, составленных по информации в договоре, в переписке с контрагентом или на основании скан-образов первички.
Если затем при получении оригинального документа будут обнаружены расхождения с данными, отраженными в бухрегистрах, в учет придется вносить корректировки.
Заранее спасибо за ответ.
Регистрировать в книге покупок УПД необходимо фактической датой документа.
Но важно, чтобы поставщик корректно отразил услуги в своей книге продаж, у вас должна быть указана с ним одна дата принятия услуг.
Вопрос: если мы дату подписания Договора не указываем в Договоре или ДС к ним, а просто подписываем по ЭДО документ, какую дату считать датой подписания Договора/ДС, если например мы подписали документ МЧД 01.03.25, а клиент подписал 05.03.25?
То есть, если документ необходимо подписать с двух сторон, то датой заключения «электронного» договора будет дата, когда он был фактически подписан усиленной квалифицированной подписью участника договора, подписавшего такой договор последним.
Из описанного вами примера следует, что вторая сторона подписала договор 05.03.25 и такой договор в силу закона не считается заключенным с момента его гос. регистрации в ЕГРН. А значит датой подписания можно считать 05.03.25.
Дату приемки товаров или услуг можно выбрать в окне, которое появляется при подписании формализованного документа — она не зависит от даты подписания. Однако для неформализованных документов такой опции нет. Это правило действует и в веб-интерфейсе, и в модуле Диадока.