Дата подписания документа в ЭДО

Чтобы электронные документы обладали юридической силой, их заверяют электронной подписью. Но насколько важна дата подписания документа в ЭДО?

Дата подписания электронного документа: для чего нужна и с чем можно спутать

Дата подписания электронного документа в системе ЭДО — это время формирования электронной подписи. Отметка о дате появляется, когда пользователь подписывает документ сертификатом ЭП. В этот момент система проверяет действительность сертификата: оператор делает запрос в удостоверяющий центр, если всё в порядке, в штампе отображаются данные о владельце сертификата, дне и времени подписания. Система фиксирует время формирования ЭП автоматически.

Дата подписания подтверждает, что на момент визирования сертификат ЭП был действительным. Но ко времени совершения хозяйственной операции она отношения не имеет, если речь идет о первичной документации. Поэтому для бухгалтерского и налогового учета дата заверения в электронном документообороте не важна. Однако на практике ее иногда путают с датой проведения операции — как раз она имеет значение для бухгалтерии и налогообложения. На примере первички разберемся, почему так происходит и почему путать эти даты не стоит.

Дело в том, что по общему правилу первичные документы на бумаге составляются в момент совершения операции или сразу после нее, п. 3 ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». То есть обычно дни создания, подписания и проведения операции совпадают. Например, поставщик привез товар на склад, представители продавца и покупателя тут же подписали товарную накладную. Поэтому на практике, когда говорят о дате подписания бумажной первички, часто имеют в виду день составления документа и события хозяйственной жизни.

Когда компания переходит на обмен электронной первичкой, возникает путаница. В ЭДО стоит дата подписания, которая лишь фиксирует время создания ЭП, но по аналогии с бумажным документооборотом она может восприниматься как дата составления документа.

Каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. В первичке есть только один реквизит, касающийся времени, — это дата составления документа. В качестве нее указывается день подписания ответственными лицами, п. 8 приказа Минфина 16.04. 2021 № 62н. Но с юридической точки зрения правильнее говорить о дате составления, поскольку именно такой реквизит закреплен в законе.

Чтобы не путаться, запомните:

• Дата подписания электронного документа отражает время формирования электронной подписи.
• Для бумажной первички даты составления и подписания документа, а также проведения операции часто совпадают, для электронной — не всегда.
• Для бухгалтерии важна дата совершения операции, а не подписания.
• Реквизита «дата подписания документа» в первичке нет.

Почему важна дата подписания электронного документа

Как мы уже выяснили, в первичке дата подписания электронного документа не имеет значения для бухгалтерского или налогового учета. Она фиксирует время создания сертификата ЭП, но ничего не говорит о моменте отгрузки товаров или приемке результатов работы.

Остановимся на дате составления первичных документов. Вот почему она важна:

Позволяет установить налоговый период совершения операции. Право компании учесть расходы и принять к вычету НДС возникает только после совершения операций. Пока первичка с указанием дня сделки не оформлена, сделать этого нельзя. Вовремя созданная первичка позволяют признать расходы и принять к вычету НДС в том налоговом периоде, в котором организация фактически провела операцию. 

Обязательна в силу закона. Дата составления — обязательный реквизит первички, установленный законом. Если в документе отдельно не проставлен день операции, считается, что она совпадает с днем его создания. Первичку без обязательных реквизитов, в том числе даты составления, принимать к учету нельзя.

Помогает доказать факты и события. Правильно оформленная первичка подтверждает факты хозяйственной жизни и может стать доказательством в суде. Например, покупатель утверждает, что не получил товар, хотя перевел за него аванс. Поставщик представит суду товарную накладную и легко докажет, что в определенный день он передал продукцию, а покупатель ее принял.

Помогает проводить аудит. Аудиторы, анализируя бухгалтерские документы, большое внимание уделяют первичке. Даты составления документов позволяют разобраться в последовательности операций, увидеть между ними несоответствия.

Формирование даты подписания документов в ЭДО

Вернемся к дате подписания электронного документа. Достоверную информацию о времени и дне заверения содержит цифровой штамп времени. По-другому он еще называется меткой достоверного времени — такой термин фигурирует в законе от 06.07.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Штамп фиксирует факт действительности сертификата ЭП на момент заверения. Правила создания и проверки метки регулирует приказ Минцифры от 06.11.2020 № 580.

Обычно при формировании ЭП день и время события не фиксируются. Объясняется это просто: закон не требует записывать их при создании подписи. Иногда ЭП содержит день и время визирования, но они могут быть недостоверными. Система берет данные с устройства, на котором заверили документ, — время на нем может быть неправильным.

Чтобы информация о дне и времени была точной, метку создает специальный сервис — служба штампов времени (Time Stamping Authority). У сервера всегда есть доступ к актуальной временной информации. В момент подписания документа служба получает запрос, обрабатывает его и записывает день и время в ЭП. За работу TSA отвечают специальные программы, например КриптоПро TSP Client, или операторы информационных систем. Контур.Диадок обращается к серверу штампов времени автоматически — метка проставляется на каждом заверенном документе.

Когда пользователь подписывает документ, система создает его хеш-значение — это данные, преобразованные в уникальный набор строк одной длины. Значение хеш-функции документа отправляется в службу доверенного времени. В ответ сервер возвращает хеш-функцию, но уже с данными о точном времени подписания. Свой ответ сервер подписывает сертификатом КЭП — это и будет меткой достоверного времени.

Если хеш в штампе времени совпадает с хешем от документа, а сертификат сервера действителен, значит, ЭП пользователя существовала на момент формирования метки — проверяющий может быть в этом уверен.

Сохранить данные о дне и времени неприкосновенными помогает в том числе контроль доступа и аутентификация. Подписывать документы в системе ЭДО могут только уполномоченные пользователи, которым такое право дала организация, — так риск несанкционированного доступа к временным данным сведен к минимуму.

Примеры применения даты подписания электронных документов

Для разных сфер значение даты подписания электронного документа может различаться. Рассмотрим несколько примеров.

Бухгалтерский учет. Для бухучета и налогообложения важен день совершения операции, а не время визирования электронной первички. Они могут совпадать, тогда проблем не возникает. Но если товар был отгружен 11 июля, а товарную накладную в системе ЭДО подписали только 14 сентября, учитывают день операции — 11 июля.

Юридические отношения. Дата визирования может быть важна при заключении электронного договора. Так, в одном из своих писем Росреестр разъяснил, что датой заключения договора является день его фактического подписания ЭП, письмо Росреестра от 13.02.2023 № 14-1142-ТГ/23. Поэтому по штампу времени может определяться день заключения договора. Но помните, что в договоре может быть прописан другой момент, с которого сделка начинает действовать, например передача имущества.

Сфера госзакупок. Дата подписания имеет значение при работе с госконтрактами. Например, со дня подписания акта о приемке товаров в единой информационной системе закупок отсчитывается срок оплаты по контракту.

Административные процессы. При подаче документов в налоговую, Росреестр, другие органы и госструктуры дата подписания не так важна. Информационная система фиксирует время отправления файлов — с этого момента начинают течь сроки для рассмотрения.

Логистика и снабжение. В грузоперевозках контрагенты используют электронную товарную накладную (ЭТрН). Ее подписывают все участники поставки: отправитель — при передаче груза водителю, перевозчик — при получении груза для транспортировки, получатель — при приемке груза от перевозчика. Подписание ЭТрН фиксирует время совершения действий участниками поставки, что позволяет контролировать процесс грузоперевозки. Подробнее об обмене ЭТрН можно почитать здесь.

Дата подписания документов в ЭДО 1С

Для подписания электронных документов в 1С можно использовать модуль Диадока. Перед тем, как заверить первичку ЭП, нужно решить вопрос с датой операции. Если она совпадает с днем составления документа, поставьте галочку в соответствующем поле — больше ничего заполнять не потребуется. Если же они различаются, дополнительно прописывается день операции. С датой подписания документов в 1С все так же — метка достоверного времени создается автоматически, фиксирует время заверения и действительность сертификата ЭП.

Посмотрите видео о том, как за минуту подписать документ в модуле Диадока для 1С:

Дата подписания документа в ЭДО играет значимую роль: она удостоверяет действительность сертификата ЭП в момент визирования. Но не стоит путать ее с другими важными датами: составления документа и проведения операции. В большинстве случаев юридическое значение имеют именно они.

Вопрос-ответ