ЭДО для Яндекс Маркета

Электронный документооборот (ЭДО) помогает обмениваться документами онлайн, экономя время и средства на печать и курьерские услуги. Бизнес может использовать ЭДО в работе с Яндекс Маркетом, чтобы оптимизировать обмен закрывающими документами. Разберем подробнее, как подключить и настроить ЭДО для работы с маркетплейсом.

Что такое ЭДО и чем он будет полезен при работе с Яндекс Маркетом

Электронный документооборот — обмен цифровыми документами как внутри компании, так и с контрагентами. Чтобы такой обмен обладал юридической силой, организации подключаются к специальному сервису ЭДО, например Диадоку, а также используют квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая приравнивается к собственноручной без дополнительных соглашений. Список одобренных операторов ЭДО и предоставляемых ими сервисов можно посмотреть в реестре налоговой. 

Переход на электронный документооборот помогает оптимизировать работу компании, особенно бухгалтерии, сэкономить средства на печати и доставке, автоматизировать бизнес-процессы за счет снижения количества рутинных действий. 

Яндекс Маркет — крупный маркетплейс, то есть онлайн-площадка, которая помогает множеству ИП и юридических лиц находить покупателей и продавать товар. Продажа на маркетплейсах очень активная, каждый ее этап требует оформления документов: при размещении продукции, доставке на склад, продаже, сдаче отчетности в налоговые органы.

Чаще всего делопроизводство на маркетплейсах ведется онлайн. В рамках такого взаимодействия продавцы обмениваются накладными, УПД, актами приемки товара, счетами-фактурами и другими документами. 

Яндекс Маркет работает следующим образом: 

• Юридическую силу цифровому документообороту с маркетплейсом придает квалифицированная электронная подпись. Продавцы могут получить ее в аккредитованном удостоверяющем центре, например УЦ Контура. С 2022 года ИП и директора компаний получают подписи только в УЦ ФНС.
• Продавец получает закрывающие документы онлайн, когда он подключен к оператору ЭДО и подписал с Яндексом соглашение об электронном документообороте.
• Систему электронного документооборота можно использовать только для подписания документов по договору на размещение и по договору на продвижение, отправленных поставщику Яндекс Маркетом.
• Яндекс Маркет отправляет закрывающие документы (до договору на размещение и по договору на продвижение) в течение первых семи рабочих дней каждого месяца. 

Какие документы доступны к получению в электронном виде

При работе с Яндекс Маркетом продавец получает закрывающие документы по договору на размещение товара и по договору на продвижение. О нюансах каждого типа документов читайте в справочной Яндекса. 

Преимущества подключения ЭДО на Яндекс Маркет

Разберем подробно, как электронный документооборот упрощает работу с Яндекс Маркетом: 

Сокращение времени обработки документов. Все документы отправляют онлайн, не нужно ждать курьера или почты, тратить время на печать. 

Уменьшение количества ошибок. Снижение объема ручной обработки ведет к тому, что количество ошибок снижается. Кроме того, Диадок проверяет действительность КЭП перед отправкой и соответствие формализованного документа формату. 

Автоматизация работы бухгалтерии. Использование ЭДО позволяет своевременно получать документы и закрывать месяц, что упрощает работу бухгалтерии, делает ее более предсказуемой. 

Экономия ресурсов. Компании, которые переходят на электронный документооборот, сокращают расходы на печать, хранение и обработку документов. 

Быстрый поиск. Так, внутри Диадока можно легко находить нужные файлы, настроив поиск по фильтрам, в том числе по дате, типу и статусу документа. 

Работа с маркированным товаром. Сервис ЭДО автоматически передает данные в Честный ЗНАК после подписания УПД, если выполнить настройки для этого. Подробнее о работе с маркировкой рассказываем здесь. 

Интуитивно понятный интерфейс. Использование ЭДО не требует специального обучения из-за доступного интерфейса сервиса. 

Работа из любой точки мира. Электронный обмен документами не привязан к местоположению продавца, нужен только доступ в интернет.

Комфортный способ работы. Можно работать в веб-версии через браузер, интегрировать сервис в 1С или другую учетную систему компании. 

Легко подключиться. Для старта работы не нужно заключать договор на бумаге. В Диадок достаточно войти по сертификату электронной подписи и принять условия лицензионного договора. 

Таким образом, ИП и юрлицо может быстро начать электронный документооборот с Яндекс Маркетом. Чтобы приступить к работе достаточно выбрать оператора, приобрести КЭП и выполнить несколько настроек в личном кабинете маркетплейса. Расскажем об этом ниже.

Как выбрать оператора ЭДО

Яндекс Маркет работает с двумя операторами: СКБ Контур и СБИС. Больше информации об этом можно посмотреть в справочной Яндекса. 

Для выбора оператора ЭДО руководствуйтесь следующими критериями:

Надежность. Проверьте, сколько лет оператор находится на рынке, входит ли в перечень системообразующих предприятий страны, на каком месте находится в перечне операторов от ФНС и не было ли приостановки или исключения из этого реестра. 

Безопасность. Информация передается по защищенным каналам связи, данные хранятся в облаке, есть резервные копии.

Репутация. У оператора есть опыт работы с маркетплейсами, и в открытом доступе можно найти отзывы клиентов.

Удобство использования. Сервис оператора интуитивно понятен, предоставляются инструкции, а техподдержка работает круглосуточно.

Функциональность. Оператор ЭДО предоставляет необходимые опции для работы с документами, включая возможность отправки, получения, согласования и подписания, а также настройки интеграции и передачи данных по маркировке.

Роуминг. Настроены связи с другими операторами для обмена документами по ЭДО. Если вы и контрагент — клиенты разных операторов, роуминг необходим.

Рекомендуем проанализировать, отвечают ли операторы этим критериям, и выбрать того, кто наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.

После этого заполните заявку на сайте оператора, получите параметры доступа к личному кабинету ЭДО, дайте сотрудникам инструкции по использованию, обменяйтесь с контрагентом приглашениями и начните обмен документами. 

Как подключиться к ЭДО с Яндекс Маркетом

Разобьем процесс подключения на этапы.

Приобретение КЭП

Сертификаты квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. С 2022 года ИП и директора компаний могут получить ее только в УЦ ФНС. Больше об электронной подписи читайте в статье. 

Подключение к оператору ЭДО

Когда юрлицо или ИП сделает выбор в пользу конкретного оператора, нужно подключиться к его сервису. Чаще всего достаточно оставить заявку на сайте, например, для начала работы в Диадоке понадобится заполнить анкету и указать данные контактного лица, электронную почту, телефон, название, ИНН — КПП организации.

После заполнения заявки с контактным лицом свяжется менеджер, ответит на возможные вопросы и объяснит, что делать дальше. 

Выбор способа работы

Основные варианты использования сервиса ЭДО:

1. Веб-версия. Не нужно ничего дополнительно настраивать и интегрировать: веб-интерфейс работает в браузере. При этом в Диадоке пользователь платит только за отправку документов, входящие бесплатны (список исключений указан в основном прайсе в разделе «Цены»). 
2. Модуль для учетной системы 1С. После оплаты счета специалисты отправят ссылку, по которой можно скачать модуль, установить его и работать с электронными документами в привычном интерфейсе 1С. 
3. Интеграция с другими учетными системами. Интеграционные решения есть для любых систем, среди которых SAP, Oracle, Directum.

Укажите оператора в личном кабинете Яндекс Маркета

Авторизуйтесь в личном кабинете Яндекс Маркета, перейдите на страницу «Бухгалтерия» и откройте раздел «Закрывающие документы». Подтвердите намерение подключить ЭДО и укажите оператора, к которому подключились. Маркетплейс отправит приглашение в личный кабинет сервиса электронного документооборота. Если вы только подключились к Яндекс Маркету, перейдите на страницу «Сводка», чтобы настроить ЭДО. Подробно — в справке Яндекса.

Приглашение от Яндекс Маркета

Чтобы начать обмен документами в сервисе ЭДО, нужно добавить организацию в список своих контрагентов. 

Как принять приглашение от Яндекса:

Шаг 1. Авторизуйтесь в аккаунте вашего сервиса электронного документооборота. 

Шаг 2. Если вы пользуетесь Диадоком, перейдите в раздел «Контрагенты», откройте вкладку «Приглашают вас».

Шаг 3. В строке поиска укажите ИНН 7736207543.

Шаг 4. Вы увидите приглашение от Яндекса — примите его.

Если продавец случайно отклонил приглашение Яндекс Маркета, второй раз его не отправят. Чтобы получить повторный запрос, необходимо связаться с технической поддержкой Яндекса.

Начиная со следующего месяца бумажный документооборот прекратится — продавец будет получать и подписывать закрывающие документы только в электронном виде.

Подключение к ЭДО с Яндекс Маркетом — важный шаг для упрощения работы с маркетплейсом. Электронный документооборот позволяет сократить время на оформление и обработку документов и автоматизировать бизнес-процессы, связанные с продажей товаров на маркетплейсе.