Юрлица и ИП на Авито могут перейти на электронный документооборот (ЭДО) и упростить свою работу. Разберем подробнее, как это сделать, какие преимущества у электронного обмена документами над бумажным и как автоматизировать работу с контрагентами.
Поможем настроить ЭДО с Авито
Что такое ЭДО и как он упрощает работу с документами
Электронный документооборот — обмен юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. В рамках работы с Авито — это отправка продавцам подтверждающих документов о расходах на услуги. От бумажного обмена электронный отличается форматом работы — отправка и получение документов происходят онлайн.
Юридически значимым электронный документ делает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Документ, подписанный КЭП, равнозначен бумажному с личной подписью и печатью компании. Квалифицированная электронная подпись предоставляет максимум безопасности, так как ее сертификат выдается удостоверяющим центром (УЦ), аккредитованным Минцифры России. Удостоверяющий центр обладает всеми необходимыми лицензиями и сертификатами для генерации и выдачи ключей электронной подписи (ЭП, ранее — ЭЦП). Руководители юрлиц и индивидуальные предприниматели получают КЭП в ФНС либо ее доверенных компаниях, должностные лица госорганов, руководители и сотрудники бюджетных организаций — в УЦ Федерального Казначейства.
Обмениваться электронными документами можно через операторов ЭДО. Каждый оператор проходит проверку ФНС России, чтобы обеспечить клиентам надежную и безопасную систему. Список аккредитованных налоговой операторов можно посмотреть здесь.
Сферу электронного документооборота регулируют федеральные законы, приказы, письма ФНС, Минфина и других ведомств. Базовые нормативные акты, разрешающие обмен электронными документами между контрагентами:
- Гражданский кодекс РФ 51-ФЗ, ч. 1.: ст. 160; ст. 434, п. 2.
- ФЗ № 63 «Об электронной подписи».
- ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».
ЭДО — современный способ работы с документами. Его преимущества:
Высокая скорость. Отправка и получение документа занимают несколько минут, так как происходят в цифровом пространстве. Документы подписываются мгновенно.
Экономия. Использовать ЭДО дешевле, потому что не нужно ничего печатать и отправлять с курьером или по почте.
Безопасность. Электронные документы защищены от повреждения и потери, так как хранятся в облачном архиве. Пользователь может найти их в личном кабинете сервиса ЭДО.
Подключитесь к Диадоку и бесплатно получайте закрывающие документы от Авито
Кто может подключиться к ЭДО на Авито
Перейти на электронный документооборот с Авито могут юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые завели профиль компании на Авито и подтвердили реквизиты.
По данным Авито на сентябрь 2020 года, на площадке 750 тысяч зарегистрированных профессиональных продавцов — юрлиц и индивидуальных предпринимателей, которые могут перейти на электронный документооборот. Для этого им нужно подключиться к оператору ЭДО, с которым сотрудничает Авито. Сервис ЭДО Диадок, предоставляемый оператором СКБ Контур, позволяет получать оригиналы закрывающих документов от Авито онлайн.
После подключения ЭДО с Авито вы начнете получать подтверждающие документы автоматически — в отчетный период они появятся в ящике вашей компании внутри сервиса ЭДО. Предоставить документы в налоговые органы также можно в электронном виде.
Как начать документооборот с Авито в Диадоке
Чтобы начать обмениваться электронными документами с Авито, следуйте алгоритму, о котором расскажем ниже.
Шаг 1
Подключитесь к Диадоку, если сервис еще не используется. Сделать это можно с помощью специальной формы на сайте — просто оставьте заявку на подключение, дальше с вами свяжется менеджер.
В заявке заполните информацию о компании: география, контактные данные, название организации.
Шаг 2
Зарегистрируйте аккаунт компании на Авито. Для этого сначала создайте профиль частного лица, а затем в настройках измените тип профиля на «Бизнес».
Далее заполните анкету и укажите информацию о компании или ИП.
После подключения бизнес-профиля в настройках появится кнопка «Подтвердить профиль». Нажмите ее, чтобы перейти к подтверждению реквизитов компании. Для активации профиля понадобится указать ИНН и подтвердить банковские реквизиты.
Шаг 3
Добавьте Авито в список контрагентов одним из способов.
Способ 1. Отправьте сервису Авито приглашение из Диадока. Перейдите в раздел «Контрагенты», с помощью реквизитов найдите Авито и отправьте приглашение без вложенных файлов.
Реквизиты Авито для поиска:
Идентификатор | 2BM-7710668349-2012052808395364822630000000000 |
ИНН | КПП |
Иванович | 997750001 |
Рассмотрим подробнее, как в Диадоке искать контрагентов и приглашать их к обмену электронными документами:
- Перейдите в раздел «Контрагенты».
- Нажмите на кнопку «Поиск и приглашение».
- В поисковую строку введите ИНН или название контрагента.
- Кликните «Отправить приглашение».
Способ 2. Оставьте заявку в профиле Авито. Для этого перейдите в «Настройки профиля» и выберите пункт «Электронный документооборот». Далее введите ваш идентификатор ЭДО.
Идентификатор можно найти в личном кабинете Диадока. Для этого:
- Авторизуйтесь в Диадоке.
- В правом верхнем углу нажмите «Настройки».
- В строке «Идентификатор участника ЭДО (GUID)» будет указан уникальный код вашей организации.
Через 2–3 недели после того, как вы оставили заявку в профиле Авито, в личный кабинет сервиса ЭДО вам придет приглашение от ООО «КЕХ еКоммерц». Нужно принять его, чтобы начать получать электронные документы от Авито. В веб-версии Диадока входящие приглашения можно найти во вкладке «Контрагенты» в разделе «Приглашают вас». Рядом с вкладкой будет указано количество новых запросов. Нажмите на кнопку «Принять приглашение» возле нужной компании, и она появится в списке на странице «Ваши контрагенты».
Обменяйтесь приглашениями в Диадоке и начните ЭДО с Авито
Обмен электронными документами с Авито
После подтверждения приглашений в Диадоке можно начинать обмениваться документами онлайн. Это несложно — интерфейс сервиса ЭДО интуитивно понятен.
Чтобы лучше разобраться в вопросе, рассмотрим, как выглядит документооборот на Авито для профессиональных продавцов. Если вы выбрали бизнес-аккаунт, то будете получать закрывающие документы и пополнять кошелек с расчетного счета.
Если вы не перешли на ЭДО, копии закрывающих документов загружаются в раздел «Бухгалтерия» на Авито и приходят на электронную почту, которая присоединена к аккаунту. В бумажном виде они отправляются по адресу, указанному в профиле. Далее нужно дождаться оригиналов, подписать их и при необходимости отправить в налоговые органы.
Если использовать электронный документооборот с Авито, закрывающие документы вы получите в личном кабинете сервиса ЭДО. Для этого в Диадоке:
- Откройте раздел «Документы».
- Перейдите на вкладку «Входящие».
- Там вы увидите список входящих документов, среди которых будут закрывающие от Авито. Обратите внимание, левый столбец списка входящих называется «Отправитель». С его помощью можно понять, какой контрагент отправил вам документы.
Электронные документы от Авито поступают в расчетный период — с 5 по 10 число следующего месяца. То есть, если вы подключили ЭДО 24 марта, электронные документы начнут приходить к вам в личный кабинет уже с апреля.
Авито не берет оплату за подключение или использование ЭДО, вы платите только оператору за его услуги. В Диадоке входящие не тарифицируются. Это значит, что вы будете бесплатно получать документы от Авито.
Цена одного исходящего документа на популярных тарифах в Диадоке — около 7 ₽. Это выгоднее, чем обмениваться бумажными документами, так как стоимость почтовой отправки начинается от 27 ₽ без конверта и варьируется в зависимости от веса отправления, условий по отслеживанию доставки и ее скорости. Также в расходы нужно включить стоимость печати. Рассчитать экономию можно на калькуляторе эффективности ЭДО.
За входящие платить не нужно. Поможем сэкономить на работе с документами
Автоматизация ЭДО с контрагентами для Авито через Диадок
Автоматизация документооборота — это внедрение в работу системы, которая упрощает бизнес-процессы, помогает ускорить стандартные действия и эффективно организовать маршруты движения документов. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от слабых мест в схеме обмена данными. Работа с документами ускоряется и требует меньшего участия сотрудников. Первым шагом в автоматизации станет переход на электронный документооборот (ЭДО).
Переход на ЭДО приводит к упрощению каждого этапа делопроизводства, так как позволяет:
- получать и отправлять документы онлайн;
- работать вне офиса, используя удаленный доступ с мобильного устройства через веб-версию;
- быстро подписывать закрывающие и другие документы;
- хранить данные в облачном архиве, где они защищены от потери и повреждения;
- фиксировать историю действий и контролировать все этапы;
- снизить количество ошибок и форс-мажоров за счет уменьшения операций по ручному вводу данных;
- безопасно передавать документы по зашифрованным каналам связи;
- разграничить права доступа сотрудников к информации.
Электронный документооборот с Авито позволяет юрлицам и ИП упростить работу со следующими видами документов: универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный УПД, корректировочный счет-фактура, счет на оплату, акт сверки, акт взаимозачета, ТОРГ-12, отчет агента/отчет.
Вне зависимости от товарооборота продавца, он получит все необходимые документы в личном кабинете Диадока.
Оптимизируйте работу юрлица или ИП с помощью электронного документооборота
Способы работы с ЭДО
Операторы ЭДО предлагают разные способы работы с электронными документами, которые позволяют автоматизировать документооборот. Рассмотрим варианты на примере Диадока:
Веб-версия. Не нужно устанавливать программы и настраивать их. Веб-версия открывается в браузере, для авторизации понадобится КЭП.
Интеграция через API. Интеграция с помощью API Диадока подойдет учетным системам, для которых нет типового решения. В результате в учетной системе появится та функциональность Диадока, которая нужна компании.
Модуль для 1С. Готовое решение устанавливается на компьютер или сервер и позволяет работать внутри привычной учетной системы.
Коннектор. Облачное решение, которое интегрирует Диадок с учетной системой без изменений ее конфигурации. Подойдет компаниям, где есть сложные бизнес-процессы и большой объем документооборота.
Вы можете выбрать любой из способов для обмена документами с Авито — все зависит от объема документооборота, количества клиентов, размера и структуры организации. Выбор подходящего решения определяется удобством: часть юрлиц предпочитает устанавливать интеграционное решение для бухгалтерии, при этом руководители используют мобильный доступ через веб-интерфейс. Небольшие компании или ИП зачастую предпочитают использовать веб-версию. Если учет ведется в 1С, то лучше всего подойдет интеграция посредством модуля.
Таким образом, использование электронного документооборота с Авито помогает упростить работу профессиональным продавцам. Документы не потеряются, поэтому отчетность в налоговые органы будет поступать без задержек. Кроме того, ИП и юрлица, пользующиеся ЭДО, сэкономят на печати и пересылке.
Диадок — удобная и надежная система для электронного документооборота с Авито
Вопрос-ответ
Зарегистрированные продавцы получают акты сверки в разделе «Для профессионалов → Бухгалтерия» ежемесячно. Раз в квартал Авито отправляет их на электронную почту, связанную с профилем. Если нужен бумажный оригинал — сделайте запрос, и тогда письмо направят по почте. Для получения электронных документов нужно настроить ЭДО с Авито.
Все новые документы вы найдете в разделе «Входящие». Туда будут ежемесячно приходить закрывающие документы от Авито.
Используйте сервис Взаиморасчёты от Контур.Диадока. Он позволяет ускорить сверку с контрагентами. Загрузите нужные документы, а модуль сам сопоставит данные из актов, чтобы вы могли отправить результаты контрагентам.
Если вы перешлии на ЭДО с Авито, закрывающие документы автоматически загрузятся в личный кабинет Диадока. Это будут оригиналы документов, поэтому их не нужно печатать. Передать такой документ в налоговую по запросу можно с помощью сервиса Контур.Экстерн.
Изменить реквизиты в аккаунте компании можно только при ее реорганизации. Есть два способа: скачать и заполнить заявление от организации-правопреемника или написать в поддержку Авито, приложив документы, подтверждающие реорганизацию.
Продавцам на Авито — как частным лицам так и предпринимателям — необходимо подтверждать свои документы, чтобы доказать, что их профиль принадлежит реальному человеку.
Физическое лицо может подтвердить документы в разделе «Управление профилем» с помощью фото паспорта, водительского удостоверения или посредством Tinkoff ID.
Представителю или владельцу бизнеса необходимо пройти проверку по реквизитам. В бизнес-аккаунте есть кнопка «Подтвердить профиль». Нажмите ее, чтобы перейти к подтверждению реквизитов компании. Для этого введите ИНН юрлица и оплатите любую сумму с расчетного счета на кошелек Авито. После проверки в профиле появится значок «Реквизиты проверены».
Работать с Авито по ЭДО можно только, если у вас есть аккаунт компании. Чтобы создать такой, нужно ввести реквизиты юридического лица или ИП и пройти проверку. Для этого откройте свой аккаунт на Авито, нажмите «Управление профилем», перейдите на вкладку «Вид профиля» и заполните информацию о себе.
Затем пройдите проверку по реквизитам — потребуется ввести реквизиты юрлица или ИП и перевести любую сумму с расчетного счета на кошелек Авито. В момент проверки откроется страница ввода ИНН. Введите его и нажмите «Показать реквизиты». Часть данных загрузится автоматически из налоговой базы, а часть можно ввести вручную.
После проверки в профиле появится значок «Реквизиты проверены». С этого момента можно начинать процедуру перехода на ЭДО.
Поможем упростить документооборот с Авито