Как подключить ЭДО на Авито

Юрлица и ИП на Авито могут перейти на электронный документооборот (ЭДО) и упростить свою работу. Разберем подробнее, как это сделать, какие преимущества у электронного обмена документами над бумажным и как автоматизировать работу с контрагентами.

Что такое ЭДО и как он упрощает работу с документами

Электронный документооборот — обмен юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. В рамках работы с Авито — это отправка продавцам подтверждающих документов о расходах на услуги. От бумажного обмена электронный отличается форматом работы — отправка и получение документов происходят онлайн. 

Юридически значимым электронный документ делает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Документ, подписанный КЭП, равнозначен бумажному с личной подписью и печатью компании. Квалифицированная электронная подпись предоставляет максимум безопасности, так как ее сертификат выдается удостоверяющим центром (УЦ), аккредитованным Минцифры России. Удостоверяющий центр обладает всеми необходимыми лицензиями и сертификатами для генерации и выдачи ключей электронной подписи (ЭП, ранее — ЭЦП). Руководители юрлиц и индивидуальные предприниматели получают КЭП в ФНС либо ее доверенных компаниях, должностные лица госорганов, руководители и сотрудники бюджетных организаций — в УЦ Федерального Казначейства.

Обмениваться электронными документами можно через операторов ЭДО. Каждый оператор проходит проверку ФНС России, чтобы обеспечить клиентам надежную и безопасную систему. Список аккредитованных налоговой операторов можно посмотреть здесь.

Сферу электронного документооборота регулируют федеральные законы, приказы, письма ФНС, Минфина и других ведомств. Базовые нормативные акты, разрешающие обмен электронными документами между контрагентами:

• Гражданский кодекс РФ 51-ФЗ, ч. 1.: ст. 160; ст. 434, п. 2.
• ФЗ № 63 «Об электронной подписи».
• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

ЭДО — современный способ работы с документами. Его преимущества:

Высокая скорость. Отправка и получение документа занимают несколько минут, так как происходят в цифровом пространстве. Документы подписываются мгновенно.

Экономия. Использовать ЭДО дешевле, потому что не нужно ничего печатать и отправлять с курьером или по почте.

Безопасность. Электронные документы защищены от повреждения и потери, так как хранятся в облачном архиве. Пользователь может найти их в личном кабинете сервиса ЭДО.

Кто может подключиться к ЭДО на Авито

Перейти на электронный документооборот с Авито могут юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые завели профиль компании на Авито и подтвердили реквизиты.

По данным Авито на сентябрь 2020 года, на площадке 750 тысяч зарегистрированных профессиональных продавцов — юрлиц и индивидуальных предпринимателей, которые могут перейти на электронный документооборот. Для этого им нужно подключиться к оператору ЭДО, с которым сотрудничает Авито. Сервис ЭДО Диадок, предоставляемый оператором СКБ Контур, позволяет получать оригиналы закрывающих документов от Авито онлайн.

После подключения ЭДО с Авито вы начнете получать подтверждающие документы автоматически — в отчетный период они появятся в ящике вашей компании внутри сервиса ЭДО. Предоставить документы в налоговые органы также можно в электронном виде.

Как начать документооборот с Авито в Диадоке

Чтобы начать обмениваться электронными документами с Авито, следуйте алгоритму, о котором расскажем ниже.

Шаг 1

Подключитесь к Диадоку, если сервис еще не используется. Сделать это можно с помощью специальной формы на сайте — просто оставьте заявку на подключение, дальше с вами свяжется менеджер.

В заявке заполните информацию о компании: география, контактные данные, название организации.

Шаг 2

Зарегистрируйте аккаунт компании на Авито. Для этого сначала создайте профиль частного лица, а затем в настройках измените тип профиля на «Бизнес».

Далее заполните анкету и укажите информацию о компании или ИП.

После подключения бизнес-профиля в настройках появится кнопка «Подтвердить профиль». Нажмите ее, чтобы перейти к подтверждению реквизитов компании. Для активации профиля понадобится указать ИНН и подтвердить банковские реквизиты.

Шаг 3

Добавьте Авито в список контрагентов одним из способов.

Способ 1. Отправьте сервису Авито приглашение из Диадока. Перейдите в раздел «Контрагенты», с помощью реквизитов найдите Авито и отправьте приглашение без вложенных файлов.

Реквизиты Авито для поиска:

Рассмотрим подробнее, как в Диадоке искать контрагентов и приглашать их к обмену электронными документами:

• Перейдите в раздел «Контрагенты».
• Нажмите на кнопку «Поиск и приглашение».
• В поисковую строку введите ИНН или название контрагента.
• Кликните «Отправить приглашение».

Способ 2. Оставьте заявку в профиле Авито. Для этого перейдите в «Настройки профиля» и выберите пункт «Электронный документооборот». Далее введите ваш идентификатор ЭДО.

Идентификатор можно найти в личном кабинете Диадока. Для этого:

• Авторизуйтесь в Диадоке.
• В правом верхнем углу нажмите «Настройки».
• В строке «Идентификатор участника ЭДО (GUID)» будет указан уникальный код вашей организации.

Через 2–3 недели после того, как вы оставили заявку в профиле Авито, в личный кабинет сервиса ЭДО вам придет приглашение от ООО «КЕХ еКоммерц». Нужно принять его, чтобы начать получать электронные документы от Авито. В веб-версии Диадока входящие приглашения можно найти во вкладке «Контрагенты» в разделе «Приглашают вас». Рядом с вкладкой будет указано количество новых запросов. Нажмите на кнопку «Принять приглашение» возле нужной компании, и она появится в списке на странице «Ваши контрагенты».

Обмен электронными документами с Авито

После подтверждения приглашений в Диадоке можно начинать обмениваться документами онлайн. Это несложно — интерфейс сервиса ЭДО интуитивно понятен.

Чтобы лучше разобраться в вопросе, рассмотрим, как выглядит документооборот на Авито для профессиональных продавцов. Если вы выбрали бизнес-аккаунт, то будете получать закрывающие документы и пополнять кошелек с расчетного счета.

Если вы не перешли на ЭДО, копии закрывающих документов загружаются в раздел «Бухгалтерия» на Авито и приходят на электронную почту, которая присоединена к аккаунту. В бумажном виде они отправляются по адресу, указанному в профиле. Далее нужно дождаться оригиналов, подписать их и при необходимости отправить в налоговые органы.

Если использовать электронный документооборот с Авито, закрывающие документы вы получите в личном кабинете сервиса ЭДО. Для этого в Диадоке:

1. Откройте раздел «Документы».
2. Перейдите на вкладку «Входящие».
3. Там вы увидите список входящих документов, среди которых будут закрывающие от Авито. Обратите внимание, левый столбец списка входящих называется «Отправитель». С его помощью можно понять, какой контрагент отправил вам документы.

Электронные документы от Авито поступают в расчетный период — с 5 по 10 число следующего месяца. То есть, если вы подключили ЭДО 24 марта, электронные документы начнут приходить к вам в личный кабинет уже с апреля.

Авито не берет оплату за подключение или использование ЭДО, вы платите только оператору за его услуги. В Диадоке входящие не тарифицируются. Это значит, что вы будете бесплатно получать документы от Авито.

Цена одного исходящего документа на популярных тарифах в Диадоке — около 7 ₽. Это выгоднее, чем обмениваться бумажными документами, так как стоимость почтовой отправки начинается от 27 ₽ без конверта и варьируется в зависимости от веса отправления, условий по отслеживанию доставки и ее скорости. Также в расходы нужно включить стоимость печати. Рассчитать экономию можно на калькуляторе эффективности ЭДО.

Автоматизация ЭДО с контрагентами для Авито через Диадок

Автоматизация документооборота — это внедрение в работу системы, которая упрощает бизнес-процессы, помогает ускорить стандартные действия и эффективно организовать маршруты движения документов. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от слабых мест в схеме обмена данными. Работа с документами ускоряется и требует меньшего участия сотрудников. Первым шагом в автоматизации станет переход на электронный документооборот (ЭДО).

Переход на ЭДО приводит к упрощению каждого этапа делопроизводства, так как позволяет:

• получать и отправлять документы онлайн;
• работать вне офиса, используя удаленный доступ с мобильного устройства через веб-версию;
• быстро подписывать закрывающие и другие документы;
• хранить данные в облачном архиве, где они защищены от потери и повреждения;
• фиксировать историю действий и контролировать все этапы;
• снизить количество ошибок и форс-мажоров за счет уменьшения операций по ручному вводу данных;
• безопасно передавать документы по зашифрованным каналам связи;
• разграничить права доступа сотрудников к информации.

Электронный документооборот с Авито позволяет юрлицам и ИП упростить работу со следующими видами документов: универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный УПД, корректировочный счет-фактура, счет на оплату, акт сверки, акт взаимозачета, ТОРГ-12, отчет агента/отчет.

Вне зависимости от товарооборота продавца, он получит все необходимые документы в личном кабинете Диадока.

Способы работы с ЭДО

Операторы ЭДО предлагают разные способы работы с электронными документами, которые позволяют автоматизировать документооборот. Рассмотрим варианты на примере Диадока:

Веб-версия. Не нужно устанавливать программы и настраивать их. Веб-версия открывается в браузере, для авторизации понадобится КЭП.

Интеграция через API. Интеграция с помощью API Диадока подойдет учетным системам, для которых нет типового решения. В результате в учетной системе появится та функциональность Диадока, которая нужна компании.

Модуль для 1С. Готовое решение устанавливается на компьютер или сервер и позволяет работать внутри привычной учетной системы.

Коннектор. Облачное решение, которое интегрирует Диадок с учетной системой без изменений ее конфигурации. Подойдет компаниям, где есть сложные бизнес-процессы и большой объем документооборота.

Вы можете выбрать любой из способов для обмена документами с Авито — все зависит от объема документооборота, количества клиентов, размера и структуры организации. Выбор подходящего решения определяется удобством: часть юрлиц предпочитает устанавливать интеграционное решение для бухгалтерии, при этом руководители используют мобильный доступ через веб-интерфейс. Небольшие компании или ИП зачастую предпочитают использовать веб-версию. Если учет ведется в 1С, то лучше всего подойдет интеграция посредством модуля.

Таким образом, использование электронного документооборота с Авито помогает упростить работу профессиональным продавцам. Документы не потеряются, поэтому отчетность в налоговые органы будет поступать без задержек. Кроме того, ИП и юрлица, пользующиеся ЭДО, сэкономят на печати и пересылке.

Вопрос-ответ