Подписание первичных документов

Первичка составляет значительную часть документооборота компании с контрагентами. Чтобы процесс был быстрее и проще, а ошибок в бухгалтерских документах меньше, бизнес переходит на ЭДО. Как подписывать первичные документы в электронном виде, чтобы не было претензий от налоговой, расскажем в статье.

Что такое первичные документы и для чего они нужны

Каждый бизнес ежедневно проводит десятки экономических операций: отгружает товар контрагенту, делает закупки, перечисляет деньги за оказанные услуги. Каждое такое хозяйственное действие должно иметь подтверждение — за это отвечают первичные учетные документы. Первичка служит доказательством того, что компания совершила определенную сделку. 

Требования к оформлению и составлению первичных документов устанавливает статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Также правила закреплены в Федеральном стандарте бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021, приказ Минфина России от 16.04.2021 № 62н — он устанавливает требования к документам бухучета и документообороту в нем. Первичный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после его завершения. Оформленные документы передают в бухгалтерию — там их обрабатывают, а далее хранят в течение сроков, определенных законодательством.

Первичка нужна прежде всего для ведения бухучета и определения объема налоговых обязательств. Документы подтверждают доходы и расходы, на основании этих данных бухгалтер рассчитывает сумму налогов к оплате, вычеты по НДС, размер расходов, на которые можно снизить налог. Инспекция может истребовать первичку при ошибках в отчетности, чтобы проверить правильность расчета и уплаты обязательных платежей. На этот случай хранить документы нужно в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч.1 ст. 29 402-ФЗ). Срок отсчитывается с 1 января после года, в котором документ последний раз использовался для бухотчетности. Для налоговой отчетности хранить первичку нужно в течение четырех лет после отчетного периода, в котором документ использовался в последний раз (письмо Минфина от 19.07.2017 №03-07-11/45829).

Вот некоторые часто встречающиеся первичные документы:

• Универсальный передаточный документ объединяет счет-фактуру и первичный документ об отгрузке товара, оказании услуги или выполнении работ.

• Товарная накладная подтверждает факт получения и поставки товара.

• Акт сдачи-приемки отражает факт выполнения работы или оказания услуги.

• Платежное поручение, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчетности, квитанции подтверждают факт оплаты по сделке.

Счет-фактура не относится к первичным документам — он не подтверждает расходы. Однако без него не получится принять к вычету НДС, поэтому всем компаниям-плательщикам этого налога важно оформить документ на основании первички.

Организация может использовать либо унифицированные формы первичных документов, либо разработать их самостоятельно. К обязательными унифицированным формам относятся кассовые документы, первичка для бюджетных организаций. Остальные унифицированные формы используются по желанию компании.

Самостоятельно разработанный документ должен содержать обязательные реквизиты:

• название документа;

• дату составления;

• наименование организации, которая его составила;

• суть операции, которую подтверждает документ;

• количественные характеристики операции с указанием единиц измерения: сумма, объем продукции;

• должности лиц, ответственных за оформление сделки;

• подписи ответственных лиц.

Электронные первичные документы

Первичку разрешается оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде — это прямо указано в п. 5 ст. 9 402-ФЗ.

Все первичные электронные документы можно разделить на две группы: 

• Формализованные документы, формат которых утвержден ФНС. Они нужны, чтобы налоговой было проще их обрабатывать — данные в них считываются автоматически. Среди формализованных документов есть как обязательные к применению, так и необязательные.

• Неформализованные документы, которые создаются в произвольной форме в любом удобном формате: DOC, PDF, PNG и других.

К обязательным формализованным первичным документам относятся:

• универсальный передаточный документ (приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@);

• универсальный корректировочный документ — объединяет содержание счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг (приказ ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736).

Для некоторой электронной первички налоговая также разработала рекомендуемые форматы, но применять их необязательно:

• акт сдачи-приемки выполненных работ или оказанных услуг (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@),

• товарная накладная ТОРГ-12 — оформляется при купле-продаже товаров (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@),

• акт о приемке и (или) расхождениях ТОРГ-2 — оформляется, если есть расхождения по количеству или качеству товаров (приказ ФНС от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@),

• акт приемки выполненных работ КС-2 — оформляется при приемке выполненных работ в сфере строительства (приказ ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@),

• путевой лист (приказ ФНС от 07.02.2023 № ЕД-7-26/116@);

• договоры, если содержат признаки первички (приказ ФНС от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@, приказ ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@),

• транспортная накладная (приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@).

Форму остальных первичных документов можно разработать внутри организации, формат тоже можно использовать любой, если иное не установлено законодательством.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронной форме, которая присоединяется к документу и позволяет идентифицировать ее владельца, ст. 2 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Какой подписью визировать первичку в электронном виде

Аналогом собственноручной подписи и синей печати организации является КЭП, для остальных видов ЭП необходимо соблюдение условий, установленных законом. КЭП приравнивает электронный документ к бумажному, придает ему юридическую силу и защищает от внесения изменений.

Как и бумажную, электронную первичку нужно заверить подписью — это необходимо, чтобы придать ей юридическую силу.

Какие виды ЭП предусмотрены законом

Закон предусматривает три вида электронных подписей. Рассмотрим каждую в таблице.

Каким видом ЭП подписывать электронную первичку

Согласно действующему ФСБУ организации могут заверять первичные электронные документы любыми видам электронных подписей (п. 17 ФСБУ). Из общего правила есть одно исключение: когда конкретный вид ЭП для определенного документа предусмотрен нормативным актом. Это касается формализованной первички, например УПД и корректировочных документов — их подписывают исключительно КЭП. В остальных случаях контрагенты должны определить вид ЭП, используемый для подписания документов, в соглашении.

Как подписывать электронные первичные документы

Подписать электронную первичку можно несколькими способами:

В системе оператора ЭДО. Такой способ подойдет для подписания любой первички. При этом обмениваться документами в системах ЭДО безопаснее: в них применяются все уровни защиты информации в соответствии с требованиями законодательства. 

В информационных системах. Например, подписать первичку позволяют такие программы, как 1С. Документы формируются в системе и там же учитываются.

С помощью плагинов, веб-сервисов и специальных программ. Этот способ пригодится, когда в информационной системе нет встроенного механизма подписи, или файл нужно отправить по электронной почте. Поставить подпись на документе позволяют плагины для Word, Excel или PDF. Еще один вариант — установить программу на компьютер, например КриптоАРМ, или воспользоваться веб-сервисом, например Контур.Крипто.

Подписанные таким способом документы можно отправить по электронной почте. Но есть одно важное ограничение: УПД и счета-фактуры отправлять по email нельзя. Эти документы, а также их корректировочные формы в электронном виде, всегда передаются только через операторов электронного документооборота (приказ Минфина от 05.02.2021 №14Н). Если этот порядок нарушить, может возникнуть налоговая или административная ответственность. Еще один минус — передаваемая по email информация никак не защищена. Почту могут взломать, и тогда сообщения с документами станут доступны посторонним людям.

Подпись первичных учетных документов

Порядок подписи первички в разных системах ЭДО и информационных системах будет различаться, но, как правило, все просто. Например, в Контур.Диадоке, чтобы заверить документ, достаточно нажать кнопку «Подписать».

Подробную инструкцию, как получать и подписывать документы в Диадоке, смотрите в видео: https://vimeo.com/136187056

Когда электронный документ не может быть равнозначным бумажному

Электронная первичка не будет равнозначна бумажной, когда нарушены правила составления, подписания или передачи документов. Так, нельзя отступать от формата и расширения обязательных формализованных документов, иначе они станут недействительными. Кроме того, они должны быть подписаны КЭП, в противном случае документы не будут обладать юридической силой. Такое же последствие наступит, если завизировать первичку ПЭП или НЭП без соглашения между контрагентами, или если на использование этих видов ЭП есть ограничения в законе. Наконец, передача УПД и УКД по email сделает его недействительным.

Изъятие первичных документов

Забрать первичку у организации можно только в установленных законом случаях. Документы могут изъять в рамках административного, уголовного или гражданского дела, например, чтобы привлечь к ответственности нарушителей закона.

Чаще всего первичку изымают инспекторы при налоговых проверках. Не все подряд документы можно забрать, а только те, что имеют отношение к проверке. Для изъятия первички налоговик должен показать постановление, утвержденное руководителем инспекции. Мероприятие проходит с участием понятых, в конце составляется протокол с перечислением изъятого. Изымать документы ночью запрещено. По общему правилу забирают копии, но если документы могут уничтожить или исправить, изымают оригиналы. Вместо них оставляют заверенные копии.

Ответственность за нарушение правил оформления первичных документов

Если не оформлять первичку по операциям, организации грозят следующие последствия:

Налоговые штрафы. Проблемы с первичкой относятся к грубому нарушению правил учета доходов и расходов. По ст. 120 НК РФ штраф для компании составит десять тысяч рублей. Если нарушений несколько и произошли они в разных налоговых периодах, санкция будет больше — 30 тысяч рублей. Если из-за нарушений компания заплатила меньше налогов, размер штрафа составит 20% от неуплаченных платежей, но не менее 40 тысяч рублей.

Еще один вариант — получить штраф за непредставление документов. Ведь если их нет, то направить их в налоговую не выйдет. За непредставление первички в рамках налоговой проверки санкция составит 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ), за аналогичное нарушение во встречной проверке — десять тысяч рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).

Другие налоговые санкции. Если компания снизила расходы и приняла к вычету НДС, но не смогла подтвердить операции первичкой, инспекция доначислит налог и пени. Дополнительно грозит штраф в размере 20% от неуплаченной суммы обязательных платежей (ст. 122 НК РФ).

Административный штраф. Ответственность по КоАП грозит не компании, а ее должностному лицу, ответственному за ведение первички — руководителю или главному бухгалтеру. Штраф за грубое нарушение требований к бухучету составит от пяти до десяти тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ). За повторное правонарушение грозит штраф до 20 тысяч рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.

Подписывать первичку онлайн — надежный и законный способ ведения бухотчетности. Стоит соблюдать правила по заполнению формы, способу передачи и подписания первичных документов, и проблем с налоговой не возникнет.