Как создать и отправить договор по ЭДО

С помощью ЭДО договор можно подписать и отправить за пару минут. Разбираем, в чем преимущество электронного договора перед бумажным, как отправить электронный договор в Диадоке.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Особенности электронного договора

Электронный договор так же, как и бумажный, подтверждает сделку, но оформлен в электронном виде и подписан ЭП. Документ не нужно распечатывать, вся работа с ним  ведется на устройстве: подготовка, подписание, отправка и хранение. Это быстро, удобно и безопасно.

Для договорного документа есть утвержденные форматы в виде XML и PDF файлов (приказ ФНС от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@, приказ ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@). Также его можно создать в неформализованном виде, например, в виде DOCX файла.

Преимущества электронного договора

Скорость отправки. Через сервис электронного документооборота (ЭДО) договор в электронном формате быстро подписать и отправить контрагенту. Не надо ждать, пока документ доставят до другой стороны курьером или почтовым отправлением.

Автоматизация. Бумажные процессы могут тормозить работу.  С помощью ЭДО ускоряется процесс подписания и передачи подписанного документа. В ЭДО документы передаются моментально, а статус документа можно проверить в любой момент.

Прозрачность. При электронном документообороте легко отследить, кто и когда работал с договором: отправил, согласовал, подписал. Невозможно потерять страницу, забыть подписать часть страниц или перепутать версии как при бумажном документообороте.

Безопасность хранения и отправки. Документы хранятся и передаются в зашифрованном виде, это исключает перехват и подмену данных. Используется система троекратного резервного копирования — документы не потеряются.

Масштабируемость. Чем больше у компании контрагентов, тем сложнее управлять бумажным документооборотом. Электронный документооборот помогает в случае масштабирования бизнес-процессов: обмениваться сотнями договоров в месяц можно без увеличения физического архива и логистических сложностей.

Удобство хранения и поиска. Бумажные архивы — это шкафы, а иногда и отдельные помещения. Даже при настроенной системе хранения на поиск документа может уходить много времени. Электронные договоры можно найти за секунды в по названию, дате или номеру в поиске сервиса или через фильтры.

Окно фильтров в веб-версии Диадока выглядит так:

Юридическая сила электронного договора

Договор можно заключить в любой предусмотренной для совершения сделок форме, если это не противоречит законодательству (п. 1 ст. 434 ГК).

В письменной форме договор можно заключить в виде электронного документа (п. 2 ст. 434 ГК). Также сделка считается заключенной в письменной форме, если она заключена с помощью электронных или других средств, которые позволяют воспроизвести в неизменном виде ее содержание. При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если способ, которым заключен договор, позволяет достоверно определить участников сделки (п. 1 ст. 160 ГК).

Электронный документ, который подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) по юридической силе не уступает бумажному, который подписан собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). КЭП позволяет установить личность подписанта и гарантирует, что в документ не вносили изменения.

Электронная подпись — это набор данных. Для удобства подпись можно визуализировать — на договоре появится штамп с информацией о сертификате, дате и времени подписи.

Штамп — это не электронная подпись, а ее визуализация на документе. Он не имеет юридической силы. Это просто изображение, которое помогает быстро определить подписавшего.

Для подписания договора можно использовать и неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Чтобы договор, подписанный НЭП, имел юридическую силу, это должно быть предусмотрено законодательством или соглашением между участниками сделки (п. 2 ст. 6 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Что учесть при подписании договора через ЭДО:

• убедитесь, что договор подписывает уполномоченное лицо, при необходимости подтвердите полномочия, например, с помощью машиночитаемой доверенности;
• оформляйте и отправляйте документы через сервисы от аккредитованных операторов ЭДО — например, Контур.Диадок;
• проверьте наличие всех обязательных реквизитов и соответствие документа законодательным нормам.

Отправляйте юридически значимые электронные документы через Диадок

Подключиться

Как создать электронный договор в Диадоке

В веб-версии сервиса можно создавать только формализованные документы: УПД, счета-фактуры, накладные, акты. Создать электронный договор в редакторе Диадока не получится, но можно загрузить в сервис уже готовый файл в любом формате.

Как загрузить договор в веб-версии Диадока:

1. Перейдите на вкладку «Новый документ».

   

2. Перетащите файл договора из проводника компьютера или нажмите «Выбрать файл».

   

Как отправить электронный договор в Диадоке

После загрузки нового документа в Диадок появится окно. Чтобы отправить документ, в этом окне нужно сделать следующие шаги.

1. В поле «Отправить» укажите получателя: введите ИНН или название контрагента.

   

2. Установите галочку в поле «Запросить подпись контрагента для всех документов».

   

3. Выберите тип документа — «Договор».

   

4. Укажите тип договора, номер и дату, валюту и сумму. Напишите комментарий, если нужно.

   

5. Нажмите «Подписание» и выберите «Подписать и отправить контрагенту».

   

Читайте также:

• Электронный документ и электронный образ документа: в чем отличие
• Электронный счет-фактура: как заполнить и отправить
• Корректировочный и исправленный счета-фактуры: чем отличаются и как заполнить

Коротко об электронных договорах в ЭДО

Электронные договоры — полноценная альтернатива бумажным, но обмениваться такими документами быстрее и проще. Преимущества электронных договоров и использования ЭДО в целом: автоматизация, прозрачность, скорость отправки документов, удобство хранения и поиска документов.

Договор, составленный в электронном виде и подписанный КЭП, обладает юридической силой наравне с бумажным документом, который подписан собственноручной подписью.

Через Контур.Диадок можно передавать договоры в любом формате — достаточно загрузить файл документа, указать реквизиты, подписать и отправить.

Передавайте договоры через Диадок

Подготовьте договор и отправьте его клиенту онлайн в пару кликов. Адресат получит документ мгновенно.

Подключиться