Как отправить договор по ЭДО

Передать контрагенту договор в электронном виде проще всего через систему электронного документооборота. Разберемся, как это сделать и почему это удобнее и быстрее, чем отправить документ по почте.

Что такое электронный договор

Договор в электронном виде — это сделка, которую стороны оформляют в виде электронного документа и заверяют электронными подписями. Для совершения цифровой сделки бумага не понадобится: весь процесс происходит через интернет с помощью техники и специального сервиса.

Привычный вариант оформления сделки на бумаге уступает дистанционному способу заключения договора.Так, если организации находятся в разных частях страны, процедура оформления бумажного договора может занять несколько недель. При этом придется потратиться на почту или курьеров.

В электронном виде можно заключить любую сделку, регулирующую отношения между контрагентами. Но если для конкретного вида сделок закон устанавливает исключительно бумажную форму, документ придется оформить на бумаге.

Электронный договор существует в виде цифрового файла. Его разрешение может быть любым: PDF, DOCX, XLSX и другие. Для удобства компаний ФНС разработала форматы PDF/A-3 и XML — они подойдут для заключения договоров между компаниями, дополнительных соглашений к ним, протоколов разногласий. Налоговая рекомендует, но не обязывает использовать эти форматы — сторонам сделки по-прежнему можно заключать договоры в неформализованном виде.

Обмен электронными договорами между контрагентами происходит через системы электронного документооборота (ЭДО) — это специальное программное обеспечение, которое позволяет создавать цифровые сделки, подписывать, отправлять и хранить электронные документы. Управляет системой оператор ЭДО. Обмениваться документами допускается по email, но у этого варианта есть минус: поскольку данные не защищены, почту могут взломать злоумышленники. Они получат доступ к документам и корпоративной информации, которую смогут использовать в мошеннических схемах. Таким образом, система ЭДО от официального оператора — надежный и гарантированный способ доставки электронных документов, в том числе договоров.

Юридическая сила электронного договора

За юридическую силу электронного договора отвечает электронная подпись (ЭП). В цифровом документообороте она заменяет собственноручную подпись, а когда документ заверяет организация, то и синюю печать. У ЭП две основные функции:

• точно определить лицо, которое подписывает документ;
• подтвердить, что после подписания в документ не вносили изменения.

Электронная подпись — обязательный реквизит цифрового договора. Без нее сделка не будет иметь такой же юридической силы, как договор на бумаге.

Важно понимать, что ЭП существует в виде информации, набора алгоритмов, а не графического изображения инициалов, как мы привыкли видеть на бумаге. Чтобы пользователям было удобнее, ЭП на документе можно визуализировать: тогда пользователь увидит штамп с данными о сертификате, его владельце и дате заверения.

Чаще всего электронные договоры подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это самый надежный вид ЭП: для создания сертификата используют средства шифрования, сертифицированные ФСБ, поэтому его сложнее всего взломать. Еще один плюс в том, что для применения КЭП не нужно соблюдать дополнительных условий — она в полной мере заменяет собственноручную подпись на бумаге.

Кроме КЭП, есть еще два вида подписей: простая (ПЭП) и усиленная неквалифицированная (НЭП). Стороны сделки тоже могут заверять ими электронные договоры. Но есть особенности. Чтобы документы, подписанные ПЭП и НЭП, были юридически значимыми, нужно выполнить дополнительные условия. Так, при использовании НЭП нужно указать порядок проверки электронной подписи, а для ПЭП — правила определения подписанта и обязанность пользователя соблюдать конфиденциальность ключа ЭП. Плюс ко всему равнозначность ПЭП и НЭП бумажным договорам должна быть прописана в законе или в соглашении между сторонами сделки. Пользователи Диадока подписывают электронные договоры КЭП, поэтому заключать допсоглашения при работе в сервисе не понадобится.

На юридическую силу договора в электронном виде влияет и его содержание. Как и в бумажном аналоге сделки, в цифровом документе нужно отразить реквизиты и все существенные условия договора, установленные законом. Утвержденных форм сделок не существует — стороны сами разрабатывают содержание с учетом требований правовых норм.

Преимущества заключения договора в электронном виде

Практика заключать договоры в электронной форме все чаще встречается в бизнес-среде. Вот пять плюсов перехода с бумажных договоров на электронные.

Экономия времени. Системы ЭДО позволяют подписать и отправить электронный договор за считаные минуты — вам не придется ждать, пока документы дойдут до контрагента по почте или курьером, а потом вернутся к вам. Согласование тоже проходит быстрее.

Оптимизация работы сотрудников. Работники тратят много времени на распечатку, согласование, подписание и отправку договоров. Электронный формат сократит время сотрудников на оформление сделок до нескольких минут и освободит их ресурс для более важных задач.

Экономия денег. Все, что нужно для обмена электронными договорами в сервисе ЭДО, — компьютер, интернет и электронная подпись. Это освобождает от расходов на бумагу, курьеров, печать документов. Посчитайте выгоду от ЭДО по потребностям своей компании в калькуляторе Диадока.

Простота хранения. Когда контрагентов много, договоры, допсоглашения, протоколы разногласий могут занимать целые папки, стеллажи и даже помещения. Иногда нужный документ среди кипы бумаг найти непросто. Бывает и так, что сотрудник уехал в командировку, а договор можно посмотреть только в физическом архиве. Электронные документы хранятся на серверах — стопки бумаг не будут пылиться на полках. Цифровые файлы доступны везде, даже если вы в другой стране. Система ЭДО позволяют быстро найти нужный документ по поиску.

Прозрачность документооборота. В системе ЭДО можно отслеживать процесс работы с документами: вы всегда в курсе, на какой стадии подписание или согласование договора. Не придется беспокоиться о том, что контрагент забыл расписаться в документе, а курьер потерял один из его листов.

Как создать и отправить договор по ЭДО в Диадоке

Для отправки и подписания сделок в электронной форме подойдет сервис ЭДО Контур.Диадок. Рассказываем, как за несколько простых шагов загрузить, заверить и передать электронный договор контрагенту.

Создание нового договора

Для начала создайте договор в редакторе на компьютере в файле удобного формата. В документе укажите название договора, его номер, дату и город составления, наименования контрагентов, реквизиты, условия сделки.

Загрузка договора

Шаг 1. Зайдите в веб-версию Диадока.

Шаг 2. В Диадоке откройте вкладку «Новый документ».

Шаг 3. Загрузите файл с договором с компьютера либо перетащите его с рабочего стола или из открытой папки. После загрузки вы увидите название документа в системе.

Отправка договора

После загрузки договора осталось заполнить несколько полей и отправить документ:

Шаг 1. Выберите контрагента. В пустом поле рядом с графой «Отправить» начните вводить ИНН или название компании — сервис предложит подходящие варианты.

Шаг 2. В поле «Тип документа» выберите «Договор».

Шаг 3. Укажите тип договора, номер и дату, валюту и сумму. При необходимости оставьте комментарий.

Шаг 4. Установите галочку в поле «Запросить подпись контрагента для всех документов».

Шаг 5. Нажмите кнопку «Подписать и отправить». 

Готово! Через несколько секунд контрагент получит договор.

Какие еще документы можно отправлять через Диадок

Диадок полностью заменит аналоговый документооборот с контрагентами. Отправляйте протоколы разногласий, допсоглашения, деловые письма. Например, уведомьте контрагента о смене директора в компании цифровым письмом через ЭДО.

Диадок позволяет обмениваться с контрагентом первичкой. Загружайте и отправляйте партнеру:

• УПД и корректировочные документы к ним,
• товарные накладные,
• акты приема-передачи,
• акты выполненных работ и оказанных услуг.

Только первичкой возможности сервиса не ограничиваются. Диадок упростит работу со сметами, счетами-фактурами, актами сверок, счетами на оплату, детализациями, ценовыми листами и другими типами документов.

Передача электронных договоров через систему ЭДО происходит просто и быстро. Вместо распечатки документов и походов на почту всего несколько кликов мышью, а весь процесс отправки и доставки займет не больше пары минут.