ЭДО в Донецке

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ быстрого и безопасного обмена электронными документами. Подключиться к сервису ЭДО могут и компании в Донецкой Народной Республике. Рассказываем, какие возможности открывает онлайн-документооборот и как внедрить ЭДО в организации.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи. ЭДО уменьшает расходы бизнеса, риски потери данных и загруженность сотрудников рутинными задачами.

Для подписания документов и придания им юридической силы в ЭДО применяются электронные подписи (ЭП). Они бывают трех видов: простые, неквалифицированные и квалифицированные.

Самой защищенной считается КЭП — квалифицированная электронная подпись. Именно она используется в сервисе Диадок, только ей согласно статье 169 Налогового кодекса РФ можно подписывать счета-фактуры. Также КЭП позволяет сдавать отчетность в контролирующие государственные органы, участвовать в электронных торгах и регистрировать онлайн-кассы.

Технология КЭП контролируется ФСБ, а выдают такие подписи только аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры — например УЦ Контура. КЭП гарантирует, что документ отправлен конкретным подписантом и что в файл после визирования не вносились изменения.

О том, почему компании выбирают ЭДО, рассказывали эксперты Контура на конференции DiadocDay 2022:

Виды ЭДО

Электронный документооборот становится все более востребованным в разных сферах и охватывает большинство бизнес-процессов компаний. Поэтому его классификация обширна. Так, по типу правовых отношений между участниками бывает внутренний, B2B- и B2G-документооборот:

Особенности	Примеры документов
Внутренний ЭДО
Обмен документами между руководством и сотрудниками, отделами, филиалами организации. Происходит в СЭД — системах электронного документооборота	Внутрикорпоративные приказы, положения и другие локальные нормативные акты, заявления, протоколы совещаний, служебные записки, кадровые документы
Внешний ЭДО (B2B)
Обмен документами с контрагентами	Счета-фактуры, договоры, накладные, ценовые листы, акты выполненных работ
ЭДО с государственными органами (B2G)
Обмен документами с ведомствами: ФНС, СФР, Росстатом. Сдача отчетности, участие в госзакупках и торгах, работа с прослеживаемыми и маркируемыми товарами	Отчетность, заявки на торги, универсальные передаточные и корректировочные документы с кодами маркировки

Различают ЭДО и по характеру передаваемых документов. Выделяют бухгалтерский, производственный, кадровый, складской, архивный, международный и другие виды ЭДО.

Возможности электронного документооборота

Электронный документооборот заметно ускоряет обмен документацией с контрагентами. При стандартном делопроизводстве работа с документами занимает много времени: их нужно оформить, распечатать, подписать у руководителя, отправить почтой или курьером, дождаться возвращения оригиналов.

Процессы еще сильнее замедляются летом из-за отпусков или в те периоды, когда директор уезжает в командировку и не может завизировать документы. В ЭДО все операции происходят онлайн, а действия совершаются парой кликов.

Внедрение электронного документооборота:

• сокращает непроизводственные расходы на бумагу, печать, услуги доставки;
• разгружает бухгалтерию и другие отделы, работающие со значительным объемом документации;
• избавляет от физических архивов;
• гарантирует сохранность файлов, они не портятся и не теряются; 
• обеспечивает безопасность — к документам не получат доступ третьи лица;
• снижает число ошибок и влияние человеческого фактора;
• позволяет за минуты найти нужные документы в сервисе вместо обращения к архиву;
• делает перемещение документов между контрагентами и сотрудниками прозрачным и контролируемым.

Сервис ЭДО Контур.Диадок также предоставляет дополнительные возможности для упрощения работы с документами: автоматическое распределение входящих, разграничение доступа к информации, интеграция с учетной системой компании и многое другое.

Какого оператора ЭДО выбрать в ДНР

ЭДО развивается и в новых регионах России, в том числе в ДНР. В сентябре 2022 года правительство республики утвердило Постановление № 84-8 от 29.09.2022 об организации межведомственного ЭДО в ДНР. А в январе 2023 года врио главы республики Денис Пушилин заявил в своем телеграм-канале о том, что система межведомственного электронного документооборота должна быть внедрена быстрее, чем планировали. Правительство ДНР рассчитывает, что ЭДО, как и ряд цифровых сервисов, появятся в регионе уже до конца 2023 года. 

Параллельно идет активное внедрение ЭДО для компаний. Скорость обусловлена опытом других субъектов РФ и встраиванием в систему российского законодательства. Использование ЭДО уже стало обязательным во многих областях работы бизнеса: при сдаче отчетности, работе с маркируемыми и прослеживаемыми товарами, участии в закупках и электронных торгах.

Услугу организации ЭДО предлагают многие операторы. Это компании, которые предоставляют пользователям сервис ЭДО, обеспечивают конфиденциальную передачу данных по защищенным каналам, следят за изменениями в законодательстве, проверяют действительность ЭП. Перечень официальных операторов указан в реестре ФНС.

При выборе провайдера в Донецке стоит ориентироваться на уровень безопасности сервиса, возможность его интеграции с учетной системой организации, функциональность, удобство интерфейса. Также значение имеют дополнительные возможности, опыт компании, отзывы, отзывчивость техподдержки.

Сервис ЭДО Диадок (оператор — СКБ Контур) работает с 2010 года и трижды получал высокую оценку безопасности от компании «Информзащита». Передача данных в сервисе безопасна, а копии каждого документа хранятся на разнесенных серверах компании, что гарантирует сохранность сведений.
Диадок легко интегрировать с любой учетной системой с помощью модуля для 1С, коннектора и методов API. Это поможет быстрее внедрить ЭДО в компании.

В сервисе можно работать с мобильных устройств и подключать дополнительные опции: теги на документы, маршрутизацию, трехстороннее подписание и другие. Клиенты Диадока считают его интерфейс дружественным, ценят гибкость сервиса и готовность оператора персонифицировать решения.

Подключение к ЭДО в ДНР

Если в компании налажен эффективный документооборот, при внедрении ЭДО его менять не нужно. Онлайн-документооборот нацелен на оптимизацию, а не переустройство рабочих сценариев. Если же цепочке документооборота требуется улучшение, ЭДО — безошибочное средство для доработки схемы.

Что нужно сделать при подключении к системе ЭДО Диадок:

• Проанализировать текущий документооборот и определить, кто будет визировать документы в сервисе.
• Приобрести электронную подпись (КЭП), если ее еще нет.
• Выбрать решение для работы в сервисе — веб-версия, модуль для 1С или иная интеграция.

На каждом шаге поможет менеджер. Удобно, что Контур предоставляет услуги по выпуску электронных подписей и машиночитаемых доверенностей, которые понадобятся сотрудникам для подписания. То есть все, что нужно для запуска ЭДО, вы сможете получить в одном месте.

Когда вы уже подключили сервис ЭДО, нужно сообщить контрагентам о переходе на обмен документами онлайн. Это можно сделать как письмом или звонком, так и в самом Диадоке. Подробнее о том, как начать работу с контрагентами в сервисе, рассказываем в статье.

Посмотрите, как найти и пригласить контрагентов в Диадоке:

 

Роуминг

Не всегда контрагент подключен к той же системе ЭДО, что и его партнеры. Для того чтобы обмен документами все же был возможен, существует технология роуминга. Она позволяет сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами между разными операторами ЭДО.

СКБ Контур — в числе лидеров по числу роуминговых соединений. С большинством провайдеров ЭДО в Диадоке налажена автоматическая настройка. Более подробно о состоянии роуминга между операторами можно узнать на странице. Если в списке операторов указана отметка «есть автороуминг», в этом случае достаточно направить контрагенту приглашение в сервисе.

Если автонастройки нет, для подключения роуминга один из контрагентов должен отправить своему оператору заявку. В Диадоке это можно сделать во вкладке «Контрагенты» в разделе «Поиск и приглашение», найдя нужную организацию, или в специальной форме. Как только заявка будет выполнена, компании смогут обмениваться документами онлайн. Детальнее разобраться в роуминге поможет инструкция.

В Диадоке документы в роуминге тарифицируются так же, как внутри сети. Настройка роуминга бесплатна.

Внедрение ЭДО

Сложность и сроки подключения к ЭДО зависят от размера компании. В небольшой организации онлайн-документооборот внедряется за неделю-две, в корпорациях потребуется больше времени. Также на скорость подключения влияет необходимость сложных интеграций и доработок собственных информационных систем. Однако при небольшом документообороте можно начать с веб-версии сервиса, для этого нужны только электронная подпись и доступ в интернет. А значит, подключить ЭДО можно в течение одного рабочего дня.

Узнать больше о внедрении ЭДО в компании можно в нашей статье. Ответить на все вопросы, предоставить информационную и иную поддержку готовы и эксперты Диадока. Оставьте заявку, чтобы уточнить все детали подключения и цену внедрения ЭДО.

Диадок поможет организовать удобный и эффективный онлайн-документооборот с контрагентами. Электронные документы не потеряются, а сроки будет проще соблюдать благодаря прозрачным процессам и обновляемым статусам подписания. С ЭДО легче вовремя заключать сделки, быстрее получать оплату, соблюдать требования закона и повышать лояльность партнеров.