Электронный договор

Бизнес все чаще оформляет деловые отношения с помощью электронных договоров — это быстрее и дешевле, чем сделка на бумаге. Что учесть при заключении договоров в электронном виде, расскажем в статье.

Что такое электронный договор

Есть две основные формы совершения сделок: устная и письменная. В деловой среде чаще всего используют письменную форму — она поможет зафиксировать договоренности и станет серьезным аргументом в случае спора.

Наряду с привычным бумажным вариантом сделки закон позволяет оформить ее с помощью электронных или других технических средств — об этом говорит п. 1 ст. 160 ГК РФ. Аналогичное положение содержит п. 2 ст. 434 ГК РФ: договор в письменной форме можно заключить в виде электронного документа или обмена несколькими электронными документами. Онлайн-формат предусмотрен и для трудовых договоров с работниками организации (ст. 22.3 ТК РФ).

Договор в электронном виде — это сделка, заключенная в форме электронного документа, а также с использованием технических или электронных средств: компьютеров, смартфонов, интернета, электронной почты, информационных систем. Если соблюдать правила, такой договор будет равнозначен бумажному документу и иметь такую же юридическую силу. Чтобыписьменная форма сделки в электронном виде считалась соблюденной, должны выполняться два условия:

• содержание сделки можно воспроизвести с помощью электронных либо иных технических средств на материальном носителе в неизменном виде;
• можно безошибочно установить стороны сделки, выразившие свою волю на ее заключение.

Какие договоры можно заключать в электронном виде

По общему правилу, любые договоры можно заключать в электронной форме: купли-продажи, поставки, аренды, выполнения работ, оказания услуг, поручительства и другие. За исключением случаев, когда:

• в законе прямо указано, что для сделки подойдет только форма бумажного документа;
• стороны оформили соглашение, по которому договоры заключаются только на бумаге.

К форме некоторых договоров закон предъявляет особые требования — их нужно заверить у нотариуса. Через нотариуса оформляют договор купли-продажи доли в ООО, ренты, а также сделки с недвижимостью с участием детей. Для них предусмотрено дистанционное заверение: стороны приходят к разным нотариусам, не встречаясь при этом. Также стороны могут оформить сделку нотариально по своему желанию, даже если это не предусмотрено законом.

Оформить онлайн можно и сделки, которые в дальнейшем направляются на госрегистрацию. Это касается сделок с недвижимостью: соглашения об аренде на срок более года, договора участия в долевом строительстве, а также перехода права собственности на жилье. Росреестр регистрирует изменения как на основании бумажных соглашений, так и электронных.

Что нужно знать о заключении договоров в электронной форме

Можно ли подписать договор по электронной почте

Иногда контрагенты обсуждают условия сотрудничества в переписке, начинают работать, но сделку не оформляют. Например, кафе хочет сделать ремонт гостевого зала. Менеджер находит дизайнера-ИП, по email они обговаривают техническое задание, сроки работы и размер оплаты. Кафе переводит предоплату, через месяц дизайнер направляет эскизный проект, но оставшуюся часть денег ему не платят. Есть ли у дизайнера шанс доказать в суде, что между ним и заказчиком был заключен договор?

Закон позволяет оформить отношения через обмен письмами, в том числе электронными сообщениями. Поэтому заключить договор по электронной почте можно с соблюдением правил. Главное, чтобы при таком способе можно было достоверно определить стороны, содержание сделки и подпись, которая придает юридическую силу документам. Для этого при общении с контрагентом по электронной почте:

• указывайте в письме ФИО, должность, контактный номер того, кто ведет переписку, а также данные своей компании;
• если от имени компании общается работник, предоставьте доверенность на право заключения договора;
• в теме сообщений пишите «заключение договора», «обсуждение условий сделки»;
• общайтесь с контрагентами с официальной почты компании, адрес который отражает название фирмы;
• на своем сайте укажите email-адрес для деловой переписки.

То же самое оценивайте со стороны контрагента: с какого адреса он пишет, есть ли email на официальном сайте, как называются темы писем, кто общается от имени компании, есть ли у сотрудника доверенность. Все это поможет установить стороны сделки в случае судебного спора.

Зафиксируйте способ заключения договора через электронные сообщения в тексте договора. Обменом документами признается только обмен теми электронными сообщениями, которые подписаны ЭП.

При этом помните, что не все сделки получится заключить путем обмена сообщениями. К исключениям относятся:

• сделки, для которых предусмотрено обязательное заверение у нотариуса;
• сделки, для которых предусмотрена обязательная государственная регистрация;
• договоры, заключаемые на торгах;
• договор продажи недвижимости и предприятия;
• договор аренды здания или сооружения, а также предприятия;
• договор страхования.

Еще один возможный вариант — один раз заключить договор на бумаге и прописать в нем, что в дальнейшем стороны могут заключать соглашения и подписывать их по электронной почте. В таком случае укажите в документе email-адреса контрагентов для обмена письмами, а также условие о признании сторонами скан-копий договора равнозначными бумажному варианту.

Иногда на практике стороны заключают сделку на бумаге, а скан-копиями обмениваются по электронной почте. В таком случае в тексте договора укажите:

• возможность обмениваться скан-копиями документов с последующей отправкой оригиналов;
• адреса электронной почты компании или сотрудников, ответственных за сделку с правом подписания по доверенности;
• требование о сохранении конфиденциальности доступа к электронному ящику,

Сам договор в электронном виде храните на сервере или на жестком диске.

Договор по электронной почте заключить можно, но стоит заранее позаботиться о том, чтобы и вас, и вашего контрагента можно было точно идентифицировать — так проблем в будущем не возникнет.

Как подписать электронный договор

Один из способов оформить договор удаленно — обменяться с контрагентом сканами документов по электронной почте. На каждом экземпляре партнеры ставят собственноручные подписи уполномоченных лиц и печати организаций.

Более надежный способ — подписать договор электронной подписью (ЭП). Если соблюсти все условия, ЭП позволит достоверно определить подписавшего сделку, а также защитить ее от несанкционированных изменений. Существует три вида электронных подписей:

Простая (ПЭП). Подпись формируется в виде кодов, паролей, смс-сообщений. Например, ПЭП используют для оформления потребительских кредитов: заемщик получает цифровой код смской, а затем вводит его в окно на сайте или в приложении банка. Также ПЭП применяют в «Госуслугах» и онлайн-магазинах для авторизации на сайте.

Усиленная неквалифицированная (НЭП). Тождественная собственноручной подпись представляет собой зашифрованный набор символов, позволяющий установить ее владельца и защитить документ от изменений. Оформить ее можно удостоверяющем центре. Также НЭП можно выпустить удаленно, это делают многие сервисы, самый просто пример — приложение «Госключ».НЭП подойдет для документооборота внутри компании и подачи отчетности в налоговую физлицами.

Усиленная квалифицированная (КЭП). Это наиболее защищенный вид ЭП, который формируется при помощи сертифицированных ФСБ средств шифрования. Получить такую подпись можно только в аккредитованных УЦ, а руководителям организаций их выдает ФНС (в том числе руководителям филиалов иностранных компаний с 1 сентября), руководителям финансовых организаций — Центробанк, руководителям госорганов — Федеральное казначейство. Подробнее об электронных подписях можно почитать здесь.

Контрагенты могут использовать любой вид подписи на свое усмотрение, какой для них удобнее, если это не противоречит законодательству. Исключение — когда определенный вид подписи для конкретного вида сделок установлен законом. Так, следующие виды документов можно подписывать только КЭП:

• налоговая и бухгалтерская отчетность;
• электронные счета-фактуры и универсальные передаточные документы;
• заявления на регистрацию ООО и ИП, внесение изменений в госреестры;
• ряд кадровых документов со стороны работодателя — их список и условия перехода на кадровый ЭДО приводим в статье.

Подписать договор ЭП можно одним из вариантов:

• в системе электронного документооборота, например Контур.Диадоке;
• в учетной системе предприятия, например 1С;
• с помощью специальной программы на компьютере, например КриптоАРМ;
• в веб-сервисах, например Контур.Крипто.

Имеет ли силу электронный договор

Чтобы электронный договор имел юридическую силу, нужно соблюсти определенные условия — для каждой ситуации они будут свои. Так, подписанные ПЭП и НЭП сделки равнозначны документам на бумаге, когда такой способ заверения предусмотрен законом или соглашением между контрагентами. При этом для ПЭП дополнительно указывают, как установить подписантов, а также обязанность обеспечивать конфиденциальность ключа подписи. Для НЭП прописывают порядок проверки электронной подписи. А вот при использовании КЭП ничего дополнительно делать не нужно — документ с такой подписью сам по себе равнозначен аналогу на бумаге.

Почему электронная подпись надежнее бумажной, рассказывают эксперты Контура:

В остальных случаях юридическая сила договора обеспечивается возможностью точно установить стороны сделки — так требование о собственноручной подписи считается выполненным. При этом условия договора получится распечатать на бумаге в неизменном виде.

Не стоит забывать и о полномочиях сторон на заключение электронного договора. Если сделка совершается между директорами компаний, проблем не возникнет. Главное, не забыть проверить, кто на момент заключения руководит организацией. Для остальных случаев нужна доверенность. Запросите ее у вашего контрагента и изучите заранее: она должна быть актуальной и включать полномочия на совершение сделки. Иначе есть риск заключить договор с неуполномоченным лицом со стороны контрагента. Если компания сделку не признает, вопрос исполнения придется решать с подписантом, иногда через суд.

Как составить электронный договор

Содержание электронного договора ничем не отличается от бумажного и зависит от вида сделки. В договоре указывают существенные условия сделки и обязательные реквизиты. К существенным условиям относятся предмет договора, условия оплаты и исполнения обязательств, ответственность сторон за их нарушение. Например, в договоре поставки важно указать наименование и количество товара, сроки поставки, цену, в договоре аренды — реквизиты арендуемого помещения, срок аренды, размер арендной платы. К обязательным реквизитам относятся наименования сторон, банковские реквизиты, подписи сторон. При этом форма может быть произвольной — установленных образцов нет. Как и сделка на бумаге, электронный договор должен соответствовать закону, не иметь признаков недействительности или ничтожности.

Для некоторых сделок установлены дополнительные требования при их заключении. Например, на продажу общей квартиры нужно согласие супруга, крупную сделку или сделку с заинтересованностью ООО должно одобрить общее собрание участников. Необходимо, чтобы электронный договор соответствовал этим условиям.

Обязательный формат электронных договоров законом не установлен — контрагенты могут использовать любой удобный: docx, pdf, jpg, xlsx и другие. Есть также два рекомендуемых формата договорных документов, разработанных налоговой:

• PDF/A-3 (приказ ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@),
• XML (приказ ФНС от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@).

Они предусмотрены для договоров, в том числе оферты, протоколов разногласий и допсоглашений. Соглашения форматов PDF/A-3 и XML пригодятся, если инспекция запросит документы в рамках проверки: их можно будет отправить онлайн. Диадок позволяет обмениваться договорами в неформализованном виде.

Когда договор составлен, его нужно отправить контрагенту. Диадок позволяет сделать это всего за пять простых шагов:

1. загрузите документ в сервис;
2. введите ИНН или название контрагента;
3. выберите типа документа «Договор»;
4. заполните все обязательные поля: номер и дата договора, сумма;
5. нажмите кнопку «Подписать и отправить».

Как проверить электронный договор

Чтобы удостовериться в подлинности электронного документа, проверьте КЭП или НЭП, которой он подписан. Успешная проверка подтвердит, что подпись создана владельцем действительного сертификата специально для полученного документа, а его содержание после подписания не менялось. Для проверки КЭП и НЭП можно использовать:

• плагины для Word, PDF, Excel;
• специальные программы, устанавливаемые на компьютер, например «КриптоАРМ»,
• сервис «Госуслуги»,
• веб-сервисы, например Контур.Крипто.

Как расторгнуть электронный договор

Растрогается электронный договор так же, как и бумажный. Если контрагент существенно нарушил условия сделки, процедура расторжения проходит через суд. Есть два способа расторгнуть сделку:

Односторонний отказ при нарушении условий. При наличии оснований можно отказаться от договора в одностороннем порядке. Возможность и условия отказа прописаны в законе. Например, стороны договора аренды, заключенного на неопределенный срок, могут в любое время от него отказаться, заранее предупредив об этом контрагента. А вот у банка право отказа от договора появляется только в определенном случае — когда на счетах клиента два года не было денег.

Чтобы отказаться от договора, направьте партнеру уведомление — с момента его получения договор считается расторгнутым. Если это прописано в условиях договора, уведомление можно направить в электронном виде: скан с подписью и печатью по email или в форме документа, подписанного ЭП.

По соглашению сторон. Если оснований идти в суд или отказываться от сделки нет, договор расторгается по соглашению сторон. Оформите с контрагентом соглашение о расторжении. Укажите в нем реквизиты расторгаемого договора, момент расторжения, претензии, если есть. Стоит прописать и положения, которые сохраняют силу после расторжения, например обязанность погасить неоплаченный долг.

Электронный документооборот с контрагентами упрощает процедуру согласования условий сделок, позволяет сэкономить на курьерах и бумаге. Оптимальный вариант — оформлять договоры в электронном виде в системах ЭДО — так споров о факте их заключения не возникнет.

Вопрос — ответ