Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте. Эксперты Диадока отвечают на эти вопросы.
С принятием летом 2010 г. закона №229-ФЗ, разрешившего компаниям использовать электронные счета-фактуры, эксперты вновь заговорили о возможности избавиться от бумажной рутины и использовать в процессе сопровождения сделок не привычные документы, а цифровые. Эта перспектива довольно заманчива, учитывая, что передача электронных документов по телекоммуникационным каналам связи занимает несколько секунд, а бумажные документы идут неделями и нередко теряются при пересылке. Кроме того, электронные документы в несколько раз дешевле бумажных (стоимость одного стандартного пакета документов с учетом печати, хранения, отправки около 80 рублей); требуют меньших трудозатрат в процессе обработки и позволяют сделать процесс документооборота прозрачным и контролируемым.
При этом ажиотажа в переходе на электронный обмен первичными документами у российских компаний не наблюдается. Причина этого — отсутствие ясности в процедурах хранения таких документов и предоставления их по требованию налоговых органов. Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте.
Эксперты Диадока постарались ответить на эти вопросы.
Прежде всего, стоит в принципе оговорить возможность использования электронных документов, так как понимании российских людей слово «документ» — это исключительно бумага с подписью и синей печатью. Такое понимание ошибочно. Так, согласно ст. 1 закона «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.2002), в электронном виде можно передавать и хранить документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных законодательством случаях. Ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» (№129-ФЗ от 21.11.1996) также предполагает возможность составления первичных и сводных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. На возможность использования электронных документов в процессе взаимодействия предприятий указывает п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ, где утверждается, что стороны могут обмениваться документами в электронном виде при взаимном согласии сторон. При этом в Гражданском кодексе нет указания на то, что электронный документ должен одновременно иметь и бумажный оригинал. В связи с этим организация вправе использовать и хранить только электронные документы, которые и будут являться оригиналами.
Второе важное опасение организаций, решивших использовать электронные документы, касается взаимодействия с налоговыми органами. Так, п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, регламентируя действия налоговых органов и налогоплательщиков по истребованию/предоставлению электронных документов, указывает на существование определенного Порядка («Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов»). Такой Порядок на данный момент не утвержден. Однако 22.12.2010 на официальном сайте ФНС РФ был размещен проект такого документа, с которым могут ознакомиться все желающие. Исходя из этого, можно говорить о том, что налоговая будет принимать документы в электронном виде после того, как порядок будет утвержден.
В проекте Порядка также оговаривается сам механизм представления документов в налоговые органы в электронном виде: «Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого Требования о представлении документов (информации), подписывается ЭЦП налогоплательщика и представляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа».
Однако вопрос о сроках утверждения такого порядка пока остается открытым. Поэтому на данный момент организации, использующие электронные документы, в случае получения требования от налогового органа о представлении документов должны будут за свой счет изготовить бумажные копии этих документов (согласно п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996). Бумажные копии заверяются печатью и подписью уполномоченного лица организации, в которой хранятся документы.
Это подтверждает и разъяснительное письмо Минфина от 01.02.2011 № 03−03−06/1/47: «По требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, должны быть распечатаны и заверены подписью руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими на то лицами».
В заключение можно сделать вывод, что организации уже сейчас могут использовать электронные документы, экономя таким образом издержки на документооборот с контрагентами и увеличивая эффективность своего бизнеса. Потому что на данный момент существующая законодательная основа предоставляет легитимные механизмы взаимодействия с контролирующими органами независимо от того, в каком виде ведется документооборот в организации — в бумажном виде или в электронном.
Автор: Дарья Бояршина, аналитик проекта «Диадок»