На мероприятиях, где освещается электронный документооборот (ЭДО), часто приходится слышать реплики бухгалтеров о том, что электронный документ слишком дорог по сравнению с бумажным. О том, так ли это, рассказывают бухгалтеры и менеджеры, которые уже перешли на электронный документооборот (система «Диадок»).
В мае нынешнего года произошло историческое событие — в России был выставлен и отправлен первый электронный юридически значимый счет-фактура. В этот день все хозяйствующие субъекты страны получили возможность отказаться от бумажных документов и полностью перевести первичку и счета-фактуры в электронный вид. При этом даже при налоговых проверках документы не нужно будет печатать на бумаге (см. «Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС»). Казалось бы, такая возможность — большое благо для учетных работников. Однако на мероприятиях, где освещается электронный документооборот (ЭДО), часто приходится слышать реплики бухгалтеров о том, что электронный документ слишком дорог по сравнению с бумажным. О том, так ли это, рассказывают бухгалтеры и менеджеры, которые уже перешли на электронный документооборот (система «Диадок»).
Электронные документы в несколько раз дешевле бумажных
Вывод, который следует из интервью опрошенных нами бухгалтеров и менеджеров, звучит так: дороговизна электронного документооборота — это какой-то странный миф. Можно даже проследить происхождение такого мифа. Реплики «Дорого!» обычно произносят те, кто только что узнал среднюю стоимость отправки одного электронного документа (она зависит от объема пересылаемых документов и составляет 3-7 рублей).Однако весьма простые расчеты наших собеседников показывают, что электронный документ обходится в разы дешевле бумажного. В чем же дело? Кто из бухгалтеров прав?
Мы долго думали над этим феноменом, и неожиданно нас осенило: люди, называющие электронный документооборот дорогим, исходят из того, что бумажный документооборот осуществляется бесплатно. Они настолько привыкли к нему, что никогда не считали, сколько стоит один бумажный документ и во сколько обходится его отправка контрагенту или проверяющим.
Что касается нашего филиала, то количество документов, которые мы в бумажном виде подписываем с нашими клиентами, исчисляется миллионами в месяц. Если, допустим, умножить один листочек на стоимость листа, на печать, на доставку, то цена одной доставки будет варьироваться от 50 до 100 рублей. То есть при полном переводе на электронный документооборот в масштабах макрорегионального филиала «Урал» мы можем сэкономить десятки миллионов рублей в месяц и сотни миллионов рублей в год. Это достаточно ощутимые деньги, это те деньги, ради которых стоит работать над внедрением электронного документооборота
Дмитрий Львов
Директор департамента по работе с корпоративным сегментом ОАО «Ростелеком» — макрорегиональный филиал «Урал»
Экономия на электронном документообороте складывается не только из разницы между изготовлением/отправкой бумажного документа и документа электронного. Большая проблема связана с работой с сетевиками. Наши сетевики содержат торговые точки во всех городах России, поэтому мы вынуждены по окончании месяца распечатывать отгрузочные документы и отправлять им по почте. Во всех договорах указано, что оплата производится только при получении отгрузочных документов, таким образом, оплата нашей продукции задерживается.
Кроме того, из-за несвоевременного получения счетов-фактур и ошибок, которые в них допускают наши контрагенты, мы в период закупа недополучаем вычет из бюджета по НДС в размере около 9 миллионов рублей в месяц. А в простом режиме около 3 миллионов рублей в месяц. ЭДО экономит время и бережет нервы бухгалтера. Другое очевидное преимущество электронного документооборота — это полный порядок в бухгалтерии, или, говоря современным языком, оптимизация учетного бизнес-процесса. Безусловно, хороший бухгалтер обеспечит такой порядок и при работе с бумажными документами. Вопрос только в том, сколько сил ему придется на это потратить и сколько раз остаться в офисе после окончания рабочего дня, потому что день ушел на закрытие «хвостов» по недополученным от контрагентов бумажным документам или работу с бумажным архивом, и отчетность приходится готовить в свое личное время
Людмила Хомякова
Главный бухгалтер Комбината хлебопродуктов им. Григоровича (торговые марки «Царь» и «СОЮЗПИЩЕПРОМ»)
В рамках развития корпоративной стратегии группы компаний руководством перед нами, бухгалтерией, была поставлена задача по сокращению сроков подготовки финансовой отчётности, в том числе, консолидированной отчётности группы. Проанализировав основные причины, мешающие быстрому закрытию финансовой отчётности, мы поняли, что одной из причин является несовершенный бумажный документооборот. Каждый документ проходит процедуру согласования в компании, затем передаётся контрагенту — дочернему обществу, там также проходит процедуру согласования и только затем проводится в учёте. При неверном оформлении все документы возвращаются обратно контрагенту, и вся процедура согласования и передачи документов начинается заново. Нередки случаи, когда документы теряются в ходе согласования или передачи контрагенту и их приходятся восстанавливать. Мы надеемся, что электронный документооборот поможет нам в сокращении срока подготовки отчётности и не только. Мы ожидаем положительного результата также в снижении трудоёмкости при формировании и согласовании документов, подготовке электронных баз документов и работе с налоговыми органами на принципиально ином электронном уровне
Марина Пашкова
Заместитель главного бухгалтера ОАО «Кировский завод»
Мы живём в XXI веке. Уже минимум полтора десятка лет все документы готовятся с помощью компьютера в электронном виде. Затем эти документы распечатываются, переводятся в бумажный вид, а потом эта бумага снова погружается в электронную информационную систему. То есть документы сканируются и переходят в электронный вид. Современные технологии позволяют исключить из бизнес-процессов лишние бумажные операции и сделать весь документооборот электронным.
Если говорить о результате, то внедрение системы ЭДО позволит нам добиться сокращения сроков закрытия периодов и увеличить эффективность и прозрачность обмена первичными документами между предприятиями. И, безусловно, сократить как прямые, так и косвенные издержки этого процесса
Сергей Кулабухов
IT-директор ОАО «Кировский завод»
Ежемесячно мы осуществляем порядка нескольких миллионов доставок, мы подписываем документы и отправляем их. Стандартный порядок таков: отправляем их по почте нашему клиенту, ждем, клиент смотрит, если не возникает никаких вопросов, по почте отправляет нам, мы тоже ждем, если всё выстроено правильно, данные документы дальше уходят в архив. Электронный документооборот обеспечивает, мягко говоря, значительное ускорение этого процесса. Ведь с электронными документами все описанные процедуры — отправки, получения, согласования — происходят просто моментально. Это очень хорошо. Речь, ещё раз хочу подчеркнуть, миллионы бумажных копий, миллионы доставок
Дмитрий Львов
Директор департамента по работе с корпоративным сегментом ОАО «Ростелеком» — макрорегиональный филиал «Урал»
Бумажный документооборот создает большую проблему при работе с архивом. Мы используем около 30 пачек бумаги в месяц или минимум 360 пачек за год. Если говорить об архиве таких документов, то он составляет около 2-х тысяч пачек за пять лет. Поэтому большая проблема создаётся при содержании архива, при поиске документов в этом архиве и потере документов при обращении в архив.
Еще одна проблема бумажных документов — несвоевременное получение актов сверок при проведении годовой инвентаризации. Если говорить о почте, то в нашей базе контрагентов существует около 50-ти тысяч контрагентов, с которыми мы обязаны подписать акт сверки в срок не позднее сдачи годовой отчётности. Понятно, что сделать это вовремя удается далеко не всегда. С помощью электронного документооборота мы хотим разрешить проблему сверок с контрагентами
Людмила Хомякова
Главный бухгалтер Комбината хлебопродуктов им. Григоровича (торговые марки «Царь» и «СОЮЗПИЩЕПРОМ»)
Источник: http://www.buhonline.ru/pub/experience/2012/10/6567