Кадровый ЭДО: обзор законодательства и решение Диадока

26 января 2022

В Трудовом кодексе теперь описано, как вести ЭДО с работниками, как оформить перевод кадровых документов в электронный вид, какие подписи можно применять. В статье называем основные изменения в законодательстве и рассказываем о модуле Диадока для кадрового ЭДО (КЭДО).

22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Появилось определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Поправки разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Федеральный закон № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, которые создали полноценную законодательную базу для КЭДО. Положения этого закона касаются сотрудников на рабочих местах. Электронный документооборот с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Какие документы станут электронными

Перевести в электронный вид можно заявление и приказ на отпуск, трудовой договор, заявление об увольнении, табель учета рабочего времени и другие документы. Однако часть документов по-прежнему надо будет оформлять на бумаге:

  • приказ об увольнении;
  • акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
  • журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Какие типы подписей подойдут для КЭДО

Работодателю можно применять усиленную квалифицированную и неквалифицированную подписи — КЭП и НЭП. Сотрудникам разрешено использовать еще простую электронную подпись (ПЭП). Без заключения соглашения о порядке проверки подписи работают только с УКЭП.

Некоторые документы подписывают определенными типами подписей со стороны работодателя и сотрудников:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • внесение изменений в договоры;
  • приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомление об изменении условий трудового договора;
  • согласие на перевод;
  • заявление об увольнении и его отзыв;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
  • ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.

Типы подписей для электронных кадровых документов

Документы Работодатель Сотрудники
Документы из списка выше КЭП КЭП, НЭП
Иные документы КЭП, НЭП КЭП, НЭП, ПЭП

Подробно нюансы законодательства в области кадрового ЭДО наши эксперты разобрали на вебинаре. Наталья Никитина, советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами в Контуре, рассказала, какой порядок перехода на ЭДО зафиксирован в Трудовом кодексе, почему электронные документы дают работодателю больше гарантий при взаимодействии с сотрудниками и можно ли отозвать согласие работника на КЭДО.

Модуль КЭДО от Диадока

В Диадоке есть решение для обмена документами с сотрудниками. Модуль КЭДО работает в двух вариантах: интеграция с кадровой системой и веб-версия, адаптивная для мобильных устройств.

Специалисты по кадрам благодаря решению создают, отправляют, получают и проверяют статусы документов онлайн. Сотрудники могут удаленно ознакомиться с документами, подписать их электронной подписью и отправить заявления в отдел кадров.

Как работает модуль КЭДО, какие возможности есть для разных бизнес-сценариев, как реализованы маршруты согласования и интеграция, на вебинаре прокомментировала Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке.

diadoc

Получите бесплатную консультацию по переходу на кадровый ЭДО


Пошаговое руководство для перехода на кадровые электронные документы

Скачайте памятку с рекомендациями от наших экспертов. Мы подготовили шаблоны локальных нормативных актов и собрали в руководстве основные вопросы, ответы на которые нужно знать при внедрении ЭДО в кадрах.

Как поправки в 63-ФЗ повлияют на бизнес-процессы компаний в 2022 году

Изменения в законе затронут все организации, которые применяют электронные подписи. В статье описываем, как будут получать КЭП руководители и сотрудники, для чего нужна электронная доверенность и как Диадок готовится к вступлению в силу новых правил работы с КЭП. Узнать больше об изменениях и задать вопросы экспертам вы сможете на вебинаре 10 ноября, ссылка на регистрацию — в статье.