В Трудовом кодексе теперь описано, как вести ЭДО с работниками, как оформить перевод кадровых документов в электронный вид, какие подписи можно применять. В статье называем основные изменения в законодательстве и рассказываем о модуле Диадока для кадрового ЭДО (КЭДО).
22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Появилось определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Поправки разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Федеральный закон № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, которые создали полноценную законодательную базу для КЭДО. Положения этого закона касаются сотрудников на рабочих местах. Электронный документооборот с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 ТК РФ.
Какие документы станут электронными
Перевести в электронный вид можно заявление и приказ на отпуск, трудовой договор, заявление об увольнении, табель учета рабочего времени и другие документы. Однако часть документов по-прежнему надо будет оформлять на бумаге:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Какие типы подписей подойдут для КЭДО
Работодателю можно применять усиленную квалифицированную и неквалифицированную подписи — КЭП и НЭП. Сотрудникам разрешено использовать еще простую электронную подпись (ПЭП). Без заключения соглашения о порядке проверки подписи работают только с УКЭП.
Некоторые документы подписывают определенными типами подписей со стороны работодателя и сотрудников:
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- внесение изменений в договоры;
- приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении и его отзыв;
- ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
- ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Типы подписей для электронных кадровых документов
| Документы | Работодатель | Сотрудники |
|---|---|---|
| Документы из списка выше | КЭП | КЭП, НЭП |
| Иные документы | КЭП, НЭП | КЭП, НЭП, ПЭП |
Подробно нюансы законодательства в области кадрового ЭДО наши эксперты разобрали на вебинаре. Наталья Никитина, советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами в Контуре, рассказала, какой порядок перехода на ЭДО зафиксирован в Трудовом кодексе, почему электронные документы дают работодателю больше гарантий при взаимодействии с сотрудниками и можно ли отозвать согласие работника на КЭДО.
Модуль КЭДО от Диадока
В Диадоке есть решение для обмена документами с сотрудниками. Модуль КЭДО работает в двух вариантах: интеграция с кадровой системой и веб-версия, адаптивная для мобильных устройств.
Специалисты по кадрам благодаря решению создают, отправляют, получают и проверяют статусы документов онлайн. Сотрудники могут удаленно ознакомиться с документами, подписать их электронной подписью и отправить заявления в отдел кадров.
Как работает модуль КЭДО, какие возможности есть для разных бизнес-сценариев, как реализованы маршруты согласования и интеграция, на вебинаре прокомментировала Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке.
Получите бесплатную консультацию по переходу на кадровый ЭДО
Учредитель может быть добавлен в сервис для работы в нём с документами. Ему не обязательно быть трудоустроенным сотрудником, он сможет получить и подписать документы.
Если вас интересует процесс работы в сервисе более подробно, мы с радостью свяжемся с вами и расскажем о нашем сервисе.