В Трудовом кодексе теперь описано, как вести ЭДО с работниками, как оформить перевод кадровых документов в электронный вид, какие подписи можно применять. В статье называем основные изменения в законодательстве и рассказываем о модуле Диадока для кадрового ЭДО (КЭДО).
22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Появилось определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Поправки разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Федеральный закон № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, которые создали полноценную законодательную базу для КЭДО. Положения этого закона касаются сотрудников на рабочих местах. Электронный документооборот с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 ТК РФ.
Какие документы станут электронными
Перевести в электронный вид можно заявление и приказ на отпуск, трудовой договор, заявление об увольнении, табель учета рабочего времени и другие документы. Однако часть документов по-прежнему надо будет оформлять на бумаге:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Какие типы подписей подойдут для КЭДО
Работодателю можно применять усиленную квалифицированную и неквалифицированную подписи — КЭП и НЭП. Сотрудникам разрешено использовать еще простую электронную подпись (ПЭП). Без заключения соглашения о порядке проверки подписи работают только с УКЭП.
Некоторые документы подписывают определенными типами подписей со стороны работодателя и сотрудников:
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- внесение изменений в договоры;
- приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении и его отзыв;
- ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
- ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Типы подписей для электронных кадровых документов
| Документы | Работодатель | Сотрудники |
|---|---|---|
| Документы из списка выше | КЭП | КЭП, НЭП |
| Иные документы | КЭП, НЭП | КЭП, НЭП, ПЭП |
Подробно нюансы законодательства в области кадрового ЭДО наши эксперты разобрали на вебинаре. Наталья Никитина, советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами в Контуре, рассказала, какой порядок перехода на ЭДО зафиксирован в Трудовом кодексе, почему электронные документы дают работодателю больше гарантий при взаимодействии с сотрудниками и можно ли отозвать согласие работника на КЭДО.
Модуль КЭДО от Диадока
В Диадоке есть решение для обмена документами с сотрудниками. Модуль КЭДО работает в двух вариантах: интеграция с кадровой системой и веб-версия, адаптивная для мобильных устройств.
Специалисты по кадрам благодаря решению создают, отправляют, получают и проверяют статусы документов онлайн. Сотрудники могут удаленно ознакомиться с документами, подписать их электронной подписью и отправить заявления в отдел кадров.
Как работает модуль КЭДО, какие возможности есть для разных бизнес-сценариев, как реализованы маршруты согласования и интеграция, на вебинаре прокомментировала Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке.
Получите бесплатную консультацию по переходу на кадровый ЭДО
Учредитель может быть добавлен в сервис для работы в нём с документами. Ему не обязательно быть трудоустроенным сотрудником, он сможет получить и подписать документы.
Если вас интересует процесс работы в сервисе более подробно, мы с радостью свяжемся с вами и расскажем о нашем сервисе.
Если компания вводить кэдо частично, т.е только отпуска, где возможно подписывать документы ПЭП. Соглашение оформляется только на простую подпись? когда будут введены другие процессы, то необходимо создавать еще одно соглашение на унэп?
Если не планируется использование НЭП , то достаточно соглашения о признании ПЭП аналогом собственноручной подписи. Но практичнее оформить соглашения с работниками сразу на признание ПЭП и НЭП, чтобы при переводе новых документов на КЭДО не оформлять новые соглашения. Наличие соглашения о признании НЭП не обязывает работодателя обеспечивать работников неквалифицированными ЭП до момента , когда в них возникнет необходимость.