C 1 января 2013 года вступил в силу федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Помимо прочего закон утверждает некоторые новшества, касающиеся электронных первичных документов. При этом работу с электронными документами усложняет наличие нескольких видов электронных подписей: электронной цифровой подписи, неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей. О том, чем теперь подписывать электронную «первичку», рассказывает Тамара Мокеева, эксперт системы электронного документооборота «Диадок».
Каким видом электронной подписи можно подписывать «первичку»
Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ввел три типа электронной подписи (ЭП): простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Нам нужно установить, какой ЭП необходимо подписывать первичные документы.
На данный момент нет нормативного документа, который бы устанавливал, каким видом подписи необходимо подписывать электронную бухгалтерскую первичку. (Заметим, что с электронными счетами-фактурами в этом вопросе существует полная ясность: согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ он должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП).
Позиция Минфина по этому вопросу однозначна — первичные документы должны быть подписаны только квалифицированной ЭП (КЭП) (см. письма Минфина России от 31.07.12 № 03-03-06/2/85 и от 25.12.12 № 03-03-06/2/139).
Однако специалисты ФНС России считают, что первичные документы, подписанные неквалифицированной ЭП (НЭП) имеют силу при наличии соглашения сторон (письмо ФНС России от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).
Квалифицированная ЭП
Давайте посмотрим, на чем основываются выводы специалистов Минфина и ФНС.
Читаем пункт 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».
Таким образом, на уровне федерального закона КЭП признается равнозначной собственноручной подписи, не требующей соглашения сторон. И любой электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую силу.
Неквалифицированная ЭП
Теперь рассмотрим вопрос о значимости первичных документов, подписанных неквалифицированной подписью. Читаем пункт 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ: «Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи».
На наш взгляд, из данной нормы следует вывод: чтобы установить равнозначность неквалифицированной ЭП собственноручной подписи достаточно соглашения сторон, в котором соблюдены правила использования и проверки ЭП.
Порядок использования ЭП установлен пунктом 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ:
- подпись получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
Все эти условия описаны, в частности, в Регламенте системы «Диадок». Поэтому чтобы выполнить требования Закона 63-ФЗ, достаточно присоединиться к регламенту, подписав соответствующее заявление.
Подпись для документов, запрошенных ИФНС
При этом формализованные первичные документы, составленные по утвержденному ФНС формату (пока формат утвержден только для ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ и услуг), необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью. Эту же подпись обязательно использовать и при передаче в инспекцию отсканированных бумажных документов, которые пересылаются как приложение к описи (утверждена приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@)..
В завершение разговора об электронной подписи на первичных документах и счетах-фактурах, скажем несколько слов о ситуации, связанной с принятием нового закона об электронной подписи (федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Сейчас большинство пользователей систем для отправки отчетности (например, «Контур-Экстерн») и систем электронного документооборота (например, «Диадок») пока используют электронную цифровую подпись (ЭЦП), выданную на основании федерального закона от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП можно подписывать электронную бухгалтерскую первичку. Ведь, во-первых, согласно закону №1-ФЗ электронные документы, подписанные ЭЦП, признаются равнозначными бумажным документам при наличии соглашения сторон. В случае с «Диадоком» таким соглашением является Регламент, к которому присоединяются пользователи. Во-вторых, согласно статье 19 закона № 63-ФЗ сертификат ЭЦП приравнивается сертификату КЭП. Можно считать, что ЭЦП и есть КЭП, а значит, любой документ, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу.