1 сентября 2023 года полностью изменится схема работы сотрудников с электронными документами. Машиночитаемые доверенности (МЧД) станут обязательными. Начать готовиться к переходу стоит уже сейчас, чтобы успеть все наладить и протестировать. Рассказываем, как получить нужные КЭП, выпустить доверенности и настроить работу в сервисе.
Обязательное использование машиночитаемых доверенностей вводится поправками в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Все подробности о том, что такое электронные доверенности и зачем они нужны, читайте в нашей статье.
Основные изменения — замена электронных подписей и обязанность использовать доверенность для подписания документов сотрудниками. Мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет подготовиться к переходу.
Шаг 1. Получите КЭП на руководителя
Если ваш сертификат электронной подписи на руководителя был выпущен не в ФНС, он станет неактуальным в 2023 году. Подпись будет активна до конца срока ее действия — у последних таких КЭП срок истекает 31 марта. Чтобы не потерять возможность подписывать документы, получите новую КЭП руководителя. Подробнее в статье.
Шаг 2. Получите КЭП физлиц на сотрудников
КЭП юрлица, которую раньше применяли сотрудники, можно использовать до 1 сентября 2023 года. Чтобы работать с документами после этой даты, необходимо выпустить КЭП физлица всем сотрудникам, имеющим право подписи. Это можно сделать в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Например, в УЦ Контура.
Шаг 3. Выпустите МЧД на сотрудников
Как и КЭП физлица, МЧД нужно выпустить на каждого сотрудника, имеющего право подписи. Все доверенности должен подписать руководитель своей КЭП или сотрудник с правом передоверия. Это человек, который имеет право передоверять свои полномочия. Создать и подписать МЧД можно в специальном сервисе, на сайте ФНС или в любой другой по актуальному формату.
Подробнее о том, как выпустить МЧД, читайте в статье.
Шаг 4. Загрузите доверенности в Диадок и настройте работу
Веб-версия
Загрузить доверенность в веб-версию Диадока может сам сотрудник при подписании документа или администратор ящика. Как это сделать, читайте в инструкции.
Модуль для 1С
Перед тем, как загружать и настраивать МЧД в модуле для 1С, обновите интеграционное решение до актуальной версии по инструкции.
API
После регистрации МЧД понадобится привязать ее к сотруднику и установить доверенность по умолчанию. Об этом и о том, как отправлять и получать МЧД в API, читайте в инструкции.
Коннекторы
Для использования доверенностей в коннекторах, загрузите их в веб-версию сервиса по инструкции выше. Далее для настройки МЧД в коннекторе обратитесь в техническую поддержку с идентификатором доверенности и ИНН организации, которая работает с коннекторами.
Пользователям, которые работают в нестандартном интеграционном решении, необходимо обратиться к менеджеру за доработками. Это важно сделать как можно раньше, чтобы успеть подготовиться к переходу на МЧД.
