В Диадоке появилась возможность аннулировать электронные документы

22 ноября 2013 9 49055

Зачастую бывает так, что после подписания в документе обнаруживают ошибку. В таких случаях стороны составляют новый документ, а ошибочный признают недействительным. При этом бумагу можно уничтожить или составить акт (соглашение) об аннулировании. А вот как быть с электронным документом?

В ноябре в Диадоке был реализован процесс аннулирования входящих и исходящих документов. Так, если отправитель или получатель уже подписанного электронного документа обнаружат в нем ошибку, они могут составить электронное соглашение о признании этого документа недействительным. Для этого достаточно открыть документ и нажать на кнопку «Аннулировать». Диадок самостоятельно сформирует соглашение об аннулировании, предоставит пользователю возможность указать причину аннулирования документа в комментарии, подписать и отправить данное соглашение контрагенту. Так как аннулирование — двусторонний процесс, чтобы признать документ недействительным под соглашением необходима подпись второй стороны. При этом если контрагент не согласен с решением об аннулировании, он имеет право отказать в подписи соглашения. В этом случае электронный документ остается юридически значимым. 

В настройках личного кабинета есть возможность настроить получение уведомлений о запросах на аннулирование документов, а также решениях контрагента, на электронную почту. Для этого нужно отметить пункты «О новых входящих документах» и «О результате подписания документов контрагентами» соответственно. 

В случае, если электронный документ с запросом подписи получателя (например, товарная накладная или акт) еще не подписан второй стороной, то отправитель может аннулировать его в одностороннем порядке. То же касается счетов-фактур с незавершенным документооборотом.  

Никаких нормативных актов, регулирующих процесс признания документа недействительным, не существует. Однако существует сложившаяся практика составления соглашений об аннулировании документов. Эту практику мы без изменений перенесли в Диадок. Таким образом, процесс аннулировании электронных документов в Диадоке полностью отвечает всем требованиям законодательства. Более того, если раньше этот процесс не был автоматизирован, сейчас Диадок предлагает простой и удобный инструмент для аннулирования документов. Одним действием можно создать соглашение об аннулировании, связать его с недействительным документом и изменить статус документа в общем списке, что в дальнейшем позволит легко отфильтровать юридически значимые документы от недействительных

Тамара Мокеева
Эксперт проекта «Диадок»

Операции, которые раньше были на бумаге, проще и быстрее выполнять онлайн.


Вебинар «МЧД 2023: топ рекомендаций по переходу»

24 января эксперты Диадока и Directum расскажут, что нужно сделать для перехода компании на МЧД. Подключайтесь, чтобы узнать о новостях законодательства и процессе выпуска доверенностей в системе ЭДО.

Чёрная пятница в Диадоке

С 21 по 27 ноября в Диадоке — неделя скидок. До –20 % на покупку пакетов исходящих документов, модуля для 1С и других возможностей сервиса. Таких низких цен больше не будет до конца года.

Приглашаем на большую конференцию DiadocDay

Онлайн-конференция состоится 28 октября, регистрация открыта до 08:00 мск 28 октября. В программе самые острые вопросы ЭДО: маркировка, МЧД и ЭТрН. Предусмотрен блок вопросов и ответов.

Вебинар «Как наладить работу с МЧД: советы ФНС России»

23 августа начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота ФНС России Роман Чубаров ответит на самые актуальные вопросы о применении машиночитаемых доверенностей (МЧД).