Торговая сеть «Елисей» перевела более половины поставщиков на электронный документооборот

22 июля 2014 1

По приблизительным оценкам, к концу года за счет внедрения ЭДО экономия временных и трудовых ресурсов компании составит до 50 %.

В состав екатеринбургской торговой сети «Елисей» входят два кафе, 24 супермаркета формата «магазин у дома», один гастроном и два кулинармаркета. В день на один магазин приходится в среднем 50-60 поставок, поставщикам ежедневно направляется около 1 300 заказов. В течение года только число электронных счетов-фактур достигает полумиллиона.

Все эти документы необходимо обрабатывать, хранить и систематизировать. Несколько лет назад для экономии временных, трудовых и финансовых ресурсов, а также исключения ошибок при ручном вводе информации руководство компании приняло решение о разработке и внедрении собственной автоматизированной системы по формированию заказов. После первых положительных результатов ее внедрения организация перешла на электронный обмен EDI-сообщениями. Благодаря этому поставщики стали оперативно получать сообщения о подтверждении заказа, данных о расхождениях и подтверждении доставки.

Оперативный контроль над возможными отклонениями в прохождении заказа —  несомненный плюс. При традиционной системе заказа (по телефону или электронной почте) практически до последнего момента нет информации о том, какой товар придет в магазины на самом деле. Также нет оперативных данных о задержке поставки. Применение EDI снимает эту проблему и упрощает процесс привлечения поставщиков к ответственности за нарушения порядка в цикле товародвижения

Ольга Ешкунова
Коммерческий директор ТС «Елисей»

Обмен EDI-сообщениями с поставщиками торговой сети уже на первом этапе (по товарам длительного хранения) позволил получить ежемесячный прирост объема валовой выручки на 15 %. Следующим шагом стало внедрение системы электронного документооборота с внешними контрагентами. Чтобы предоставить своим поставщикам свободу выбора, ТС «Елисей» начала сотрудничать сразу с несколькими операторами ЭДО, в том числе с СКБ Контур.

Так, в EDI.Контур интегрирована система обмена электронными юридически значимыми документами — самостоятельное решение, известное как Диадок. Все электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, что приравнивает их к бумажным аналогам с собственноручной подписью. Такие документы можно представить и в налоговый орган, без дублирования на бумажных носителях.

Сейчас информационная система поставщика напрямую общается с информационной системой ТС «Елисей». Идет обмен структурированными документами в канале поставок без особого участия операторов. Но, чтобы завершить поставку, нужно оформить юридически значимые документы. Для этого в систему интегрируется программное решение для обмена электронными юридически значимыми документами (договорами, счетами-фактурами, актами сдачи-приемки, накладными ТОРГ-12). Получается два в одном: система, которая позволяет достичь конечной цели — полностью отказаться от обмена бумажными документами

Юрий Кушпель
Руководитель направления «Контур.Ритейл»

По итогам внедрения ЭДО в ТС «Елисей» учредили отдел товародвижения, который отслеживает весь цикл поставки и может им управлять. В отделе приемки товаров также наблюдается положительный эффект: значительно экономится время за счет считывания номера заказа с документов и автоматического оформления электронной накладной. По прогнозам, к концу 2014 года оперативность приемки повысится на 40-50 %. Что касается бухгалтерии, перевод на ЭДО даже первых поставщиков позволил высвободить трудовой ресурс на 20 %. При переводе всех поставщиков на ЭДО этот показатель может возрасти до 50 %.


Диадок помог «Топвизору» перевести отправку счетов и подписание актов в онлайн

Подписание документов после перехода на ЭДО ускорилось с месяца до одного дня. Пользователи быстрее начинают работу в сервисе поисковой аналитики «Топвизор», а компания экономит на отправке бумажных писем.

Стартовал прием заявок на премию «ПРО ЭДО»

Диадок запускает традиционный конкурс лучших проектов перехода на электронный документооборот. Победители получат премию «ПРО ЭДО». Ждем ваши заявки до 25 сентября, в статье найдете ссылку на анкету для участия.