Интеграция ЭДО: теория и практика

16 сентября 2015

Главный вопрос, который нужно решить любой компании при внедрении электронного документооборота (ЭДО), — каким способом она интегрирует систему ЭДО со своей корпоративной информационной системой. Чтобы выбрать оптимальное решение, необходимо учесть несколько факторов.

Главный вопрос, который нужно решить любой компании при внедрении электронного документооборота (ЭДО), — каким способом она интегрирует систему ЭДО со своей корпоративной информационной системой. Чтобы выбрать оптимальное решение, необходимо учесть несколько факторов.

Корпоративную информационную систему и систему электронного документооборота (ЭДО) интегрируют, чтобы максимально автоматизировать работу с электронными документами и дать сотрудникам компании возможность работать в одном, привычном для них интерфейсе.

Наиболее высокий уровень автоматизации обеспечивает интеграция ЭДО средствами программного интерфейса (API). В этом случае специалисты компании отправляют и получаются электронные документы, не выходя из своей привычной корпоративной системы. При этом входящие документы не только в нее автоматически загружаются, но и учитываются.

Теоретически интегрировать между собой с помощью API можно любые системы. Другое дело, какой ценой. Препятствием, как ни парадоксально, может стать сама корпоративная информационная система, которую компания тщательно выбрала под свои нужды и требования, а зачастую — и доработала под них (индивидуальные, отраслевые конфигурации и т д.).

Индивидуальные системы

Как правило, API разработчиков систем ЭДО содержат средства интеграции для наиболее распространенных учетных систем и конфигураций. Поэтому если у программного обеспечения компании есть какие-то специфические особенности, то велика вероятность, что интеграционное решение придется разрабатывать индивидуально. Это выльется в дополнительные затраты и отсрочку запуска ЭДО в компании. Как правило, оператор может предложить другой, более дешевый и быстрый, вариант.

В «Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус» используется самописное ПО, которое было проблематично интегрировать с Диадоком — нашей системой ЭДО. Разработчики предложили такой вариант: сделать между ними мостик, которым послужила программа 1С. Системы не могут напрямую взаимодействовать между собой, зато каждая из них может взаимодействовать с 1С.

Сегодня исходящий документооборот компании выглядит так. Каждую ночь документы, сформированные за предыдущий день, автоматически выгружаются из внутренних систем в 1С. Утром сотрудник «Ниссана» загружает их в Диадок. Далее их подписывают электронной подписью, после чего документы отправляются в дилерские центры. Надо сказать, что у «Ниссана» в России более 200 дилеров. Перевод документооборота с ними в электронный вид позволяет компании экономить порядка 8 млн рублей в год.

Для внедрения этого решения проектной команде понадобилось доработать корпоративные системы «Ниссана» для того, чтобы данные оттуда выгружались в пригодном для формирования электронных документов виде. Кроме того, наш интеграционный модуль для 1С также потребовал некоторых усовершенствований, чтобы через него корректно передавалась информация об акцизах — это было требованием клиента.

Другой вариант интеграции, когда через API ее делать нецелесообразно, это коннектор — решение, которое запрашивает данные из источников файлов (почтового сервера, FTP-сервера и др.), обрабатывает их, определяет получателя и отправляет ему документы.

Серверы и системы, к которым не подступиться

В работе с российскими представительствами крупных зарубежных холдингов и групп встречается такая проблема, как географическая недоступность серверов организации. Кроме того, такие компании зачастую используют зарубежные нелокализованные информационные системы. Любое вмешательство в их функциональность и устройство жестко регламентировано и должно быть санкционировано. Каждый шаг интеграции будет долго и трудоемко согласовываться, а весь процесс грозит затянуться на неопределенный срок.

Именно с этой проблемой мы столкнулись в ООО «Шелл Нефть» — российском отделении англо-голландского концерна. Его корпоративная политика безопасности жестко ограничивает изменения в системе SAP.

Разработчики СКБ Контур предложили «Шелл» внедрить Диадок.Коннектор. Это решение не предполагает вторжения в информсистему. Сотрудник компании в течение дня собирает в отдельную папку все документы. Каждый вечер коннектор автоматически извлекает их, переводит в нужный формат и отправляет контрагентам, которых определяет по ИНН и КПП. Документ попадает контрагенту через 5 секунд вместо 3-4 дней. Сделки в итоге закрываются на 75% быстрее. Процедура быстрого закрытия (fast close) в компании занимает всего 3-4 дня, что позитивно влияет на биржевые котировки.

Гибкие типовые решения

Наш интеграционный модуль для 1С является типовым, но не стоит воспринимать как нечто статичное, разработанное раз и навсегда. Мы анализируем запросы пользователей и, исходя из них, постоянно совершенствуем его. Если в случае с «Ниссаном» мы дорабатывали его в контексте информации об акцизах, то для ООО «РусФинанс» наша команда адаптировала модуль по-другому — настроила сверку-сопоставление документов в Диадоке и 1С. Эта компания кредитует 51 дилера автомобилей Mazda. В данном случае клиент установил основные критерии данного сопоставления, в число которых вошли 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора. Специалисты Диадока  за две недели адаптировали интеграционный модуль под эти требования. Если раньше проверка данных полей в документах требовала времени, то сейчас это происходит автоматически, быстро и точно.

Другое наше решение Контур-ERP Диадок предназначено для обмена электронными юридически значимыми документами через систему Диадок непосредственно из SAP ERP. Оно содержит SDK-библиотеки на языке ABAP (внутреннем языке SAP), прикладные программы на основе SDK-библиотек и модуль расширения, который встраивается в стандартную функциональность SAP для вызова функций SDK. Таким образом, Контур-ERP Диадок может использоваться как коробочное решение — в этом случае оно внедряется за 1-2 недели — или как платформа для разработки собственных решений для автоматизации бизнес-процессов компании, связанных с ЭДО. Данное решение было внедрено в российском отделении шведско-швейцарского концерна ABB. Причем этот проект стал одним из первых в России опытом внедрения в стандартную функциональность SAP ERP обмена юридически значимыми документами.

Интеграция на облаках

Поставщики финансовых услуг: лизинговые, факторинговые компании и банки — часто взаимодействуют с клиентами через собственные онлайн-системы, личные кабинеты на своих порталах и т п. В этих случаях сервис ЭДО необходимо привязать к ним так, чтобы клиентам этих компаний было удобно переходить из одной системы в другую.

Компания «Лайф Факторинг» взаимодействует с клиентами через систему интернет-факторинга. Отмечу, что при факторинге документами обмениваются не две, а три стороны, поэтому в этой сфере вопрос скорости и точности документооборота особенно актуален. Интеграцию мы также произвели с помощью коннектора.

В результате объединения двух облачных сервисов: интернет-факторинга и системы ЭДО, — мы получили брендированое решение «Лайф.doc». Каждый из трех участников факторинговой сделки может свободно перемещаться из «Лайф.doc» в интернет-факторинг и обратно без дополнительных авторизаций.

Решение можно найти всегда. Это проще сделать, если расстаться с идеалом, порой труднодостижимым, о полной интеграции и пойти другим путем. Да, возможно, это решение не обеспечит стопроцентной автоматизации документооборота, но с его помощью можно достичь конкретных ощутимых результатов: быстро обмена документами, снижения затрат и экономии ресурсов. В сравнении с бумажным документооборотом, выгода и удобство будут очевидны. Это доказывает практика.

 

Источник: m-edi-a.ru


Диадок помог «Топвизору» перевести отправку счетов и подписание актов в онлайн

Подписание документов после перехода на ЭДО ускорилось с месяца до одного дня. Пользователи быстрее начинают работу в сервисе поисковой аналитики «Топвизор», а компания экономит на отправке бумажных писем.

Стартовал прием заявок на премию «ПРО ЭДО»

Диадок запускает традиционный конкурс лучших проектов перехода на электронный документооборот. Победители получат премию «ПРО ЭДО». Ждем ваши заявки до 25 сентября, в статье найдете ссылку на анкету для участия.