«БМВ Русланд Трейдинг» перешел на электронный документооборот с помощью СКБ Контур

13 января 2015

Компания «БМВ Русланд Трейдинг», официальный дистрибьютор BMW в России, передала через Диадок 60 000 документов.

«БМВ Русланд Трейдинг» включает 58 дилерских центров и генерирует более 300 тыс. документов ежегодно. Электронный документооборот (ЭДО) стал тем решением, которое помогло компании снизить нагрузку на сотрудников и повысить эффективность внутренних процессов, рассказали в компании.

В «БМВ Русланд Трейдинг» решили перевести в электронный вид счета-фактуры и накладные ТОРГ-12. При этом преследовалось несколько целей. Во-первых, снизить издержки. Печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов обходились компании примерно в 580 рублей. Если в них вносили исправления, отправка повторялась, и стоимость данного комплекта увеличивалась вдвое.

Во-вторых, необходимо было ускорить документооборот. Бумажные документы нужно было распечатать, отправить, дождаться, когда дилер их подпишет и вернет. Полный цикл документооборота порой занимал больше двух недель. Ровно настолько же приостанавливались бизнес-процессы по сделке.

В-третьих, требовалось сделать работу с документами удобной. Как известно, электронные документы не занимают место на столе и в офисе, они надежно хранятся в электронном архиве, в котором в любой момент можно легко найти нужный по заданным параметрам.

При выборе оператора ЭДО мы смотрели на его опыт работы с компаниями, обладающими разветвленной структурой, и на то, чтобы предлагаемая система была понятной и простой в освоении. Мы остановились на компании СКБ Контур и её сервисе Контур.Диадок. Кроме того, мы, конечно, учитывали и функциональность системы. В частности, нам оказалась очень полезна функция массовой подписи

Егор Фомин
Специалист по документообороту финансового департамента «БМВ Русланд Трейдинг»

Специалисты СКБ Контур доработали для «БМВ Русланд Трейдинг» одно из своих технических решений — Диадок.Коннектор. В результате через него корректировочные счета-фактуры и накладные ТОРГ-12 выгружаются в систему ЭДО и конвертируются из формата excel в формат xml. В Диадоке документы автоматически распределяются по ящикам дилеров. Бухгалтеру остается только воспользоваться функцией массовой подписи. При этом на отправку более 3 тыс. документов уходит не более 30 минут, отметили в компании.

На данный момент мы обмениваемся электронными документами с 55 из 58 дилеров. За счет этого нам удалось снизить средний процент нагрузки по работе с документами на каждого из сотрудников с 25 до 1% рабочего времени. Обмен счетами-фактурами и ТОРГ-12 с дилерами автоматизирован, исключены этапы их печати, ручной подписи, отправки. В результате один конкретный цикл документооборота может быть завершен в один день

Егор Фомин
Специалист по документообороту финансового департамента «БМВ Русланд Трейдинг»

Следующим шагом в развитии ЭДО для «БМВ Русланд Трейдинг» станет интеграция «Диадока» с корпоративной учетной системой SAP ERP версии 7.02 EHP5. Это позволит перевести в электронный вид документы логистического отдела и дистрибьюторского центра компании.

Источник: Cnews 


Сравните затраты на бумажный и электронный документооборот

Пришлем ссылку на онлайн-калькулятор ответным письмом на почту, которую вы указали

Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
История успеха Kondrashov.Online: как экономить десять рабочих дней в месяц с ЭДО

Веб-студия из Екатеринбурга выиграла премию «ПРО ЭДО — 2022» в категории среднего и малого бизнеса за эффективное подключение контрагентов. Как удалось привлечь 90% контрагентов к ЭДО и какие это дало результаты, читайте в статье.

Агентство делового туризма АО «ГЦБиТ» отправляет 90% документов без участия сотрудников

Обработка электронных документов в компании роботизирована. Ежедневно через ЭДО в Диадоке отправляется от 1800 до 5000 пакетов документов — их формируют роботы исходя из индивидуальных договоренностей с клиентами.

Транспортная компания «Байкал Сервис» поделилась опытом внедрения ЭДО с помощью сервисов Контура

«Байкал Сервис» отправляет в электронном виде через Контур.Диадок более 360 тыс. документов ежемесячно, что позволяет сократить расходы по сравнению с бумажным документооборотом в два раза.

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке