Компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот

26 мая 2015

Экономия достигнута в результате внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). Помимо снижения расходов ООО «РусФинанс» ускорило обмен документами с контрагентами. Раньше цикл документооборота занимал у компании порядка месяца. Переход на ЭДО сократил этот период до одних суток.

ООО «РусФинанс» кредитует 51 дилерский центр Mazda. Через компанию ежегодно проходит более 115 000 документов. Каждый автомобиль Mazda производитель сопровождает счетом-фактурой, накладной ТОРГ-12 и счетом на оплату, причем все документы в трех экземплярах. В месяц отгружается порядка 3 000 машин, таким образом за этот период между компаниями курсирует около 9 600 документов. Далее «РусФинанс» направляет документы дилерам.

Работа с бумажными документами была долгой и трудоемкой. Производитель направлял электронные копии документов в ООО «РусФинанс». Специалисты компании проверяли их, сверяли, формировали на их основании платежные поручения. После согласования производитель отправлял бумажные оригиналы почтой. В компании документы подписывали и возвращали экземпляры  поставщика почтой. Причем при пересылке документы могли потерять или испортить. Аналогично выглядел документооборот между «РусФинансом» и дилерами.

Наши ежегодные затраты на печать и отправку документов составляли более 6 миллионов рублей. Один документ с учетом расходов на бумагу и распечатку обходится примерно в 60 рублей. Переход на электронный документооборот позволил нам сэкономить средства и снять проблему закрытия документов. Результат перехода на ЭДО, безусловно, стоит вложенных ресурсов

Эрик Руиз
руководитель проекта внедрения ЭДО ООО «РусФинанс»

Для внедрения системы электронного документооборота Контур.Диадок проектная команда, в которую вошли специалисты вендора и «РусФинанса», проанализировала действующие схемы. Они выявили ненужные этапы, которые тормозят прохождение документов, чтобы исключить их при переходе на ЭДО. Затем команда тестировала каждый шаг документооборота.

Константин Козлов
руководитель системы Контур.Диадок компании СКБ Контур

В период тестирования мы настроили сверку: сопоставление документов в системе ЭДО и в 1С. Специалисты „РусФинанса“ установили для сверки основные критерии, в том числе 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора. Наши специалисты за две недели адаптировали интеграционный модуль Диадока под эти требования. Если раньше проверка данных полей требовала времени, то сейчас сверка происходит автоматически — быстро и точно

Компания реализовала поставленные задачи: ускорила документооборот, снизила затраты на него, уменьшила количество ошибок, исключила потерю документов. Кроме того, теперь ей гораздо проще представлять документы в налоговые органы, так как их легко и быстро находить в электронном архиве. ООО «РусФинанс» входит в группу компаний, во главе которой находится ООО «РусФинансБанк». Успешный опыт перехода на ЭДО «РусФинанса» способствовал решению задачи головной компании — перевести в электронный вид коммерческие документы.

 

Источники: cnews.ru


Бумагозамещение: кому это выгодно

Три кейса компаний, которые перешли на электронный документооборот и начали экономить. Публикуем текст статьи, размещенной ранее в издании «Коммерсантъ».

В России на треть вырос обмен через сервисы электронного документооборота

По данным аналитиков Контура, в первые три месяца 2023 года передано на 35% больше электронных документов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Пользователей сервиса ЭДО Контур.Диадок стало больше на 21%. Материал опубликовало информационное агентство ТАСС — делимся текстом новости.

Как в ООО «Мерц Фарма» ускорили обработку пакетов с отраслевым документом

Помимо стандартных документов на отгрузку, для лекарственных препаратов из списка жизненно необходимых прикладывают дополнительный документ — протокол согласования цен. В Диадоке удалось настроить пакетную отправку и хранение, а протокол перевести в XML. Какие опции для этого использовали, узнаете из кейса.

Как Диадок оказался в далеком будущем

К Дню смеха подготовили материал, в котором собрали все вариации на тему того, как пользователи называют Диадок. Кто-то отправляет сервис в эпоху динозавров, а кто-то в далекое будущее. Расскажем, как бы работала система документооборота от Контура под другими именами. 

Успешный кейс: как МТС перевела 100 % актов МХ в электронный вид с Диадоком

Компания МТС смогла перевести все акты МХ-1 и МХ-3 в электронный вид. Это значительно упростило документооборот со складами ответственного хранения. В новости рассказываем о том, как реализовывался проект, и как пример МТС может помочь в развитии любого бизнеса. Дочитайте до конца, чтобы получить скидку 50% на возможность работы с актами МХ в Диадоке.