Новые обязанности участников ЭДО с 1 сентября

9 июня 2023 16 255

Обязательное использование машиночитаемых доверенностей стартует уже с 1 сентября. В связи с новыми правилами на всех участников электронного документооборота (ЭДО) возложены новые обязанности. Мария Потапова, эксперт сервиса Контур.Диадок, разобралась, за что отвечают компании, госорганы и операторы ЭДО.

Законодательная база по работе с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) сформирована постановлениями Правительства РФ от 21.02.2022 № 222, 223, 224. В них содержатся указания о том, как хранить доверенности, по каким правилам пользоваться и отменять. Чтобы корректно действовать, участникам ЭДО важно понимать, за что отвечает каждая из сторон.

Проверьте, готовы ли вы к переходу на МЧД. Пройдите тест Диадока и получите понятные инструкции для внедрения машиночитаемых доверенностей.

Хранение доверенностей

В законодательстве предусмотрены разные способы хранения доверенности. Компании и ИП могут выбрать для себя любую удобную из доступных систем:

  • Головного удостоверяющего центра (УЦ) Минцифры;

  • аккредитованных УЦ;

  • операторов ЭДО;

  • аккредитованных доверенных третьих сторон;

  • УЦ госорганов;

  • ФОИВ и внебюджетных фондов.

Кроме того, каждая организация вправе хранить МЧД в собственных информационных системах.

Операторы информационных систем (ИС), в которых хранятся доверенности, обязаны обеспечивать конфиденциальность, целостность и доступность доверенностей. Кроме того, сразу после принятия доверенности на хранение, они должны передать в ИС Головного УЦ дату совершения, номер МЧД и сведения:

  • о доверителе;

  • о представителе;

  • об информационной системе, в которой хранится МЧД.

Работа с МЧД

Работа с доверенностью предполагает ее получение через оператора ЭДО или в другой информационной системе, а также проверку:

  • срока действия;

  • полномочий;

  • квалифицированной электронной подписи (КЭП), которой подписана МЧД.

Требования к составу и форме МЧД установлены в приказах Минцифры от 18 августа 2021 года № 857 и №858.

Лицо, которое работает со сведениями доверенности, относящимся к персональным данным (оператор персональных данных), должно обеспечить ее конфиденциальность и целостность согласно ст. 19 Федерального закона о персональных данных от 27.07.2006 №152-ФЗ. Это значит, что лицо обязано защищать данные из МЧД от:

  • неправомерного или случайного доступа;

  • уничтожения;

  • изменения;

  • блокирования;

  • копирования;

  • распространения.

Оператор ЭДО не является оператором обработки персональных данных МЧД, поскольку передает только ту информацию, которая не относится к персональным данным. Среди таких сведений: номер доверенности, ссылка на систему хранения, ИНН доверителя и ИНН доверенного лица. Однако есть несколько случаев, когда оператор ЭДО взаимодействует с персональными данными:

  • доверенность создается непосредственно в сервисе ЭДО;

  • с оператором ЭДО заключается соглашение об обработке персональных данных в части сведений о доверенности.

Отмена доверенностей

Если доверитель хочет аннулировать действующую доверенность, он должен сформировать заявление на ее отмену. Форму и формат заявления необходимо уточнить у оператора ИС, в которой хранится доверенность. Когда заявление будет готово, документ нужно передать в информационную систему. Это можно сделать напрямую или через оператора ЭДО.

В случае передачи заявления через оператора ЭДО, после его получения оператор обязан:

  • сохранить дату и время поступления;

  • направить заявление в ИС, в которой хранится МЧД (не позже 4 часов после получения);

  • сформировать подтверждение с указанием даты и времени поступления;

  • подписать подтверждение автоматической КЭП и отправить его доверителю;

  • сохранить подтверждение в электронной форме.

В течение 12 часов с момента получения заявления информационной системой, должна быть опубликована информация об отмене доверенности.

Проверка полномочий

Обязанности по проверке полномочий в доверенности законодательно не закреплены ни за одним участником ЭДО. Что касается операторов ЭДО, решение о поддержке функциональности по проверке полномочий остается за ними, прямой обязанности в законодательстве не содержится.

Скоро участники ЭДО смогут работать с классификатором полномочий. За его формирование, актуализацию и обеспечение доступа к инструменту отвечает ФНС (это закреплено в Приказе Минцифры от 18 августа 2021 года № 856).

Пока работа над классификатором полномочий еще не завершена, поэтому  компании и ИП могут указывать полномочия в МЧД только вручную. То же касается проверок полномочий — пока этот процесс не автоматизирован и условия его автоматизации до конца не ясны.

Источник: https://www.fd.ru/news/57419-novye-pravila-po-edo-s-1-sentyabr


Сравните затраты на бумажный и электронный документооборот

Пришлем ссылку на онлайн-калькулятор ответным письмом на почту, которую вы указали

Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Изменения в работе с прослеживаемыми товарами

С 1 октября вступают в силу поправки в статью 169 Налогового Кодекса РФ, которые касаются формирования электронных документов с прослеживаемыми товарами. Рассказываем об изменениях и о том, как учитывать их в работе.

Юридические аспекты работы с МЧД: что учесть

С 1 сентября 2023 года для сотрудников, действующих от лица компании, вступают в силу новые правила. Для подписания документов в онлайне вместо привычных электронных подписей юрлица появится возможность использовать подписи физлица в паре с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Юридические вопросы эксперт сервиса Контур.Диадок Ирина Левитан разобрала для издания «Главбух».

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке