Ежегодно компания генерирует и направляет 800 000 документов дилерам по всей России. Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) в SAP позволило сократить издержки на 70%.
Сегодня «Пежо Ситроен Рус» обменивается юридически значимыми электронными документами с 90% дилеров и переводит на ЭДО входящий документооборот. Современная технология делопроизводства позволила компании экономить 30% рабочего времени сотрудников за счет того, что им больше не нужно контролировать возврат подписанных экземпляров, снизить затраты на документооборот на 70% и исключить утери документов.
Бумажный документооборот приводил к значительным затратам и усложнял внутренние процессы компании. Доставка документов занимала от 3 до 14 дней. Кроме того, бумажные документы часто терялись как на стороне дилеров, так и в процессе доставки. В результате документы, требующие подписи дилера, не возвращались в головной офис. Приходилось дублировать документ и отправлять заново, что влекло за собой дополнительные затраты на печать и доставку. Тендер «Пежо Ситроен Рус» на внедрение электронного документооборота выиграл разработчик СКБ Контур со своим сервисом ЭДО Диадок.
«Пежо Ситроен Рус» входит в международную группу, все структуры которой используют системы SAP, причем в нелокализованных версиях. Их администрирование производится из центрального европейского офиса. Поэтому стандартные методы интеграции через API в данном случае не подходили. Результаты анализа, который провела проектная команда, показали, что, выгружать документы из SAP-систем в данном случае можно только в формате pdf.
Каждый день от нас уходит порядка 100 документов. Только за 2014 год мы отправили через Диадок более 120 000 документов. Проект внедрения окупился уже через год за счет сокращения издержек. Для нас очень важно, что не нужно выделять дополнительные технические ресурсы для обслуживания системы ЭДО: коннекторов и архива документов. Это обеспечивает СКБ Контур.
Елена Зырянова
руководитель проекта ЭДО, «Пежо Ситроен Рус»;
Оптимальным решением в данном случае стал облачный коннектор Диадока — интеграционный модуль, через который pdf-документы из SAP-систем выгружаются в сервис ЭДО и конвертируются в утвержденный российским законодательством формат xml. Особенность облачного коннектора в том, что все действия производятся непосредственно в Диадоке, все необходимое программное обеспечение для этого установлено на сервере оператора СКБ Контур. Вносить изменения в учетные системы не понадобилось, кроме настройки канала взаимодействия между системами.
В результате в конце каждого дня коннектор выгружает сформированные компанией документы в Диадок и распределяет их по тем подразделениям, где их должны завизировать сотрудники соответствующих департаментов. Ежедневно сотрудники компании входят в сервис через веб-версию системы Диадок и находят в своих подразделениях документы, которые должны подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Они могут подписывать как каждый документ по отдельности, так и массово — «в один клик».
Константин Козлов
руководитель проекта Диадок, СКБ Контур
Опыт «Пежо Ситроен Рус» подтверждает, что найти решение и выстроить удобную работающую схему электронного документооборота в Диадоке можно даже в достаточно сложных случаях, когда никакие вмешательства в структуру корпоративной учетной системы клиента недопустимы. Перед нами стояла непростая задача — доработать коннектор так, чтобы он научился распознавать pdf-файлы и конвертировать их в xml. Стадия тестирования, когда мы передавали документы по одному и отслеживали, не произошло ли ошибок при конвертации, требовала высокой концентрации внимания и кропотливости. Реализация этого проекта действительно победа для нас.
Источник: Cnews