Компания «КВИН» повысила производительность сотрудников на 20 %

2 августа 2016

Организация сняла с них большую часть бумажной работы за счет перехода на электронный документооборот.

«КВИН» — производитель материалов для строительства, ремонта и энергетики. Каждый месяц компания печатает порядка 400 000 документов, которые отправляет клиентам почтой по всей России. На бумаге это обходится ей примерно в 1 000 000 рублей ежегодно. 20 человек формируют комплекты документов, согласовывают их, упаковывают, отправляют и контролируют, чтобы в «КВИН» вовремя вернулись подписанные экземпляры.

С электронными документами картина совершенно другая. Не нужно распечатывать и ходить по согласователям и подписантам. Сотрудники могут передавать друг другу документы не вставая с рабочего места. Получить подпись клиента очень просто, и неважно, в каком городе он находится. Полный цикл документооборота занимает сутки — против двух и более недель при бумажных документах. В результате эта нагрузка на сотрудников сократилась на 20 %, и это при том, что мы пока только начали подключать клиентов к электронному документообороту (ЭДО)

Оксана Мальцева
специалист по сопровождению 1С ООО «КВИН»

Электронные документы — это не скан-копии бумажных. Это оригиналы, заверенные квалифицированной электронной подписью, которая придает им юридическую силу. Именно в виде файлов эти документы через интернет принимают налоговые органы. Также их можно представить в суд в качестве доказательств.

Константин Козлов
руководитель проекта Контур.Диадок компании СКБ Контур

Для производственного предприятия c клиентами по всей стране ЭДО — это комплексное решение накопившихся сложностей. Помимо экономии и удобства, это скорость. Даже корректировать документы можно за считанные минуты. Документооборот прозрачен и понятен как внутри предприятия, так и на стороне клиента

Компания «КВИН» решила вести электронный документооборот через систему Контур.Диадок. В ней разработан специальный модуль — приложение, которое имеет доступ и к Диадоку, и к базам учетной системы 1С. Пользователю не нужно постоянно переходить из одной программы в другую, документы из обоих источников доступны ему в одном окне. В нем же он может подписывать, согласовывать, отправлять на согласование, получать документы и дублировать их в 1С всего в несколько кликов мышкой. Ему даже не понадобится вводить сведения вручную.

Мы добились полной прозрачности документооборота. Сотрудники могут легко узнать, на какой стадии находится документ, сервис в любой момент показывает им статус: на согласовании, отправлен, подписан, отказано в подписи. Каждое действие с ним фиксируется. Впоследствии всю историю документооборота можно поднять и посмотреть. Теперь наша задача — как можно больше клиентов перевести на ЭДО

Оксана Мальцева
специалист по сопровождению 1С ООО «КВИН»

Источник: CRN


Транспортная компания «Байкал Сервис» поделилась опытом внедрения ЭДО с помощью сервисов Контура

«Байкал Сервис» отправляет в электронном виде через Контур.Диадок более 360 тыс. документов ежемесячно, что позволяет сократить расходы по сравнению с бумажным документооборотом в два раза.

Бумагозамещение: кому это выгодно

Три кейса компаний, которые перешли на электронный документооборот и начали экономить. Публикуем текст статьи, размещенной ранее в издании «Коммерсантъ».

В России на треть вырос обмен через сервисы электронного документооборота

По данным аналитиков Контура, в первые три месяца 2023 года передано на 35% больше электронных документов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Пользователей сервиса ЭДО Контур.Диадок стало больше на 21%. Материал опубликовало информационное агентство ТАСС — делимся текстом новости.

Как в ООО «Мерц Фарма» ускорили обработку пакетов с отраслевым документом

Помимо стандартных документов на отгрузку, для лекарственных препаратов из списка жизненно необходимых прикладывают дополнительный документ — протокол согласования цен. В Диадоке удалось настроить пакетную отправку и хранение, а протокол перевести в XML. Какие опции для этого использовали, узнаете из кейса.

Как Диадок оказался в далеком будущем

К Дню смеха подготовили материал, в котором собрали все вариации на тему того, как пользователи называют Диадок. Кто-то отправляет сервис в эпоху динозавров, а кто-то в далекое будущее. Расскажем, как бы работала система документооборота от Контура под другими именами.