Штамп с информацией о КЭП, ГОСТ и юридическая значимость электронного документа

3 октября 2017 8

Какое из названных понятий в этом ряду лишнее?

Лишнее — юридическая значимость. Если у штампа на визуализации электронного документа, который содержит информацию о подписи, и ГОСТа есть точки соприкосновения, то с юридической значимостью этого документа они не имеют ничего общего. Если штамп содержит не всю информацию о сертификате подписанта, которая рекомендована ГОСТом, это не лишает документ юридической силы.

ГОСТ: обязанность или добрая воля?

Вспомним, что такое ГОСТ. Это государственный стандарт, который содержит требования к качеству продукции, работ или услуг. Речь о штампе с информацией о КЭП на визуализации электронного документа идет в «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). В п. 5 говорится о том, что «правила применения настоящего стандарта установлены в ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ „О стандартизации в Российской Федерации“».

В соответствии с данными нормативными актами ГОСТ не является обязательным к исполнению, если речь не идет об оборонной продукции и защите сведений, составляющих государственную тайну или другую информацию ограниченного доступа. Так как печатные формы документов, переданных через Диадок, не относятся к данным категориям, они могут не соответствовать требованиям ГОСТа. Это не является нарушением законодательства.

Кроме того, напомним, что к визуализации электронных документов нет законодательно закрепленных требований. Каждая организация может визуализировать их так, как ей удобно. Юридической силой обладает лишь файл документа в формате xml.

Сравним, какую информацию в штамп об электронной подписи закладывает «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) и какая содержится в штампе Диадока.


Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться


Что включает штамп на визуализации электронного документа?

По ГОСТу:

  • фразу «документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата электронной подписи;
  • фамилию, имя, отчество подписанта;
  • срок действия сертификата.

В Диадоке:

  • фразу «Документ передан через оператора ЭДО АО «ПФ «СКБ Контур»;
  • идентификатор документа в Диадоке;
  • название организации, которая подписывает документ;
  • номер сертификата, которым подписан документ;
  • фамилию, имя, отчество подписанта;
  • дату подписания.

Как видно, штамп в Диадоке содержит даже более подробную информацию о подписании документа в сравнении с той, которую предполагает ГОСТ.

Почему не добавить срок действия сертификата?

Критически важной для сторон является информация о действительности КЭП в момент подписания. Сколько сертификат подписанта будет действовать после этого: один день или три месяца, — не имеет значения для подписания данного конкретного документа. Действительна ли КЭП, Диадок проверяет перед отправкой документа. Он не будет передан, если у сертификата истек срок действия. Ситуация, при которой контрагент получил документ с нелегитимной подписью, в Диадоке исключена.

Указание срока действия КЭП в штампе также бесполезно, если ее владелец уволен. В этом случае администратор ящика организации в Диадоке должен закрыть ему доступ. Если это не было сделано и уволенный человек по какой-либо причине все-таки подпишет документ своим сертификатом, то данный документ легко можно признать недействительным.


У вас еще нет КЭП? Закажите сертификат КЭП — для этого оставьте комментарий в форме заявки.


Пошаговое руководство для перехода на кадровые электронные документы

Скачайте памятку с рекомендациями от наших экспертов. Мы подготовили шаблоны локальных нормативных актов и собрали в руководстве основные вопросы, ответы на которые нужно знать при внедрении ЭДО в кадрах.

Кадровый ЭДО: обзор законодательства и решение Диадока

В Трудовом кодексе теперь описано, как вести ЭДО с работниками, как оформить перевод кадровых документов в электронный вид, какие подписи можно применять. В статье называем основные изменения в законодательстве и рассказываем о модуле Диадока для кадрового ЭДО (КЭДО).

Как поправки в 63-ФЗ повлияют на бизнес-процессы компаний в 2022 году

Изменения в законе затронут все организации, которые применяют электронные подписи. В статье описываем, как будут получать КЭП руководители и сотрудники, для чего нужна электронная доверенность и как Диадок готовится к вступлению в силу новых правил работы с КЭП. Узнать больше об изменениях и задать вопросы экспертам вы сможете на вебинаре 10 ноября, ссылка на регистрацию — в статье.