Требования к процессу обмена электронными счетами-фактурами между компаниями утверждены Приказом Минфина РФ № 14Н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».
Компании могут использовать электронные счета-фактуры:
- при взаимном согласии (отраженном в договоре или в регламенте оператора электронного документооборота);
- и наличии у сторон технических средств для работы с такими документами.
При этом, чтобы счета-фактуры в электронном виде имели юридическую силу (и их можно было представить для зачета НДС или в судебном ведомстве), они должны быть подписаны электронной подписью и переданы через оператора электронного документооборота. Последнее условие обусловлено тем, что электронный счет-фактура должен сопровождаться специальными служебными документами (подтверждениями и извещениями). Эти документы создаются оператором в установленных форматах (утвержденных Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@) при отправке и получении электронного счета-фактуры и фиксируют факт и дату выставления или получения счета-фактуры, хранятся с электронным документом и вместе с ним представляются в налоговую. Для отправки одного счета-фактуры продавец и покупатель должны подписать:
- счет-фактуру;
- одно извещение о получении счета-фактуры.
Подробная схема документооборота счетами-фактурами через Диадок:
Оператор гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, своевременное получение всех технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентами.
Несмотря на большое количество служебных документов и кажущуюся сложность обмена счетами-фактурами, обмениваться ими через Диадок не сложнее, чем электронными письмами: система спроектирована таким образом, что реализация всех требований порядка скрыта «внутри».