Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес изменения в Налоговый кодекс РФ, которые позволили российским организациям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Процесс обмена электронными счетами-фактурами утвержден в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». Отдельный Порядок представления документов по ТКС подробно описывает, как представлять электронные счета-фактуры в ФНС по требованию.
Оба документа четко оговаривают, что электронные счета-фактуры должны быть подписаны электронной подписью и переданы только через оператора электронного документооборота. В противном случае электронный счет-фактура не имеет юридической силы, по нему нельзя получить вычет по НДС, а также использовать для защиты интересов организации в суде.
Так кто же они — операторы электронного документооборота?
В законодательных актах РФ операторы электронного документооборота определяются как «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».
В переводе на более простой язык это означает, что операторы электронного документооборота – это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами. Они обеспечивают для этого,
- во-первых, техническую возможность,
- во-вторых, безопасность передаваемых сведений,
- в-третьих, юридическую значимость счетов-фактур,
- в-четвертых, техподдержку пользователям при работе с электронными документами.
Подключиться к Диадоку
В Диадоке все входящие документы бесплатные*, вне зависимости от способа работы в системе:
Какие компании могут быть операторами ЭДО?
Компании, которая предоставляет услуги обмена электронными документами, необходимо:
- уметь взаимодействовать с налоговыми органами, как в техническом, так и в организационном аспектах;
- иметь соответствующие лицензии для работы с сертификатами электронной подписи и средствами криптографической защиты информации;
- обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.
Сейчас этим требованиям наиболее отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС), так как технологически они наиболее близки к электронному документообороту между компаниями.
О том, как сменить оператора ЭДО, читайте в нашей статье.
Почему ФНС или другая госструктура не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота?
Обеспечение технических возможностей для электронного документооборота — это значительные затраты. В случае, если в качестве оператора ЭДО выступает госструктура, это будут бюджетные средства. Кроме того, в штат ведомства понадобится набрать огромное количество новых специалистов и обучить их. При том, что в России остро стоит проблема сокращения числа госслужащих, все это представляется трудновыполнимым.
Коммерческие предприятия предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Поэтому они заинтересованы в качестве сервиса, развитии функциональности систем, лояльности свои клиентов, обеспечивают им поддержку и помощь.
Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций при представлении документов в налоговые органы именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны. Если же оператором будет, например, ФНС, то как обеспечить независимость и объективность?
Подключиться к Диадоку
В Диадоке все входящие документы бесплатные*, вне зависимости от способа работы в системе:
Могут ли обменивающиеся компании сами выступать в качестве операторов электронного документооборота?
Услуги обмена электронными документами — это такой же сервис, как, например, телефонная связь. Когда компания хочет обеспечить свой офис телефонной связью, она обращается к специалистам в этой сфере — телефонному оператору. Логика проста: чтобы обеспечивать сервис на должном уровне, нужно, чтобы данный вид деятельность был профильным для компании. Особенно, учитывая, что речь идет не только об обеспечении собственных нужд, но и обслуживании контрагентов. Как уже говорилось выше, обеспечение сервиса ЭДО — это бизнес, требующий значительных технических, финансовых и профессиональных ресурсов.
Чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот через оператора, компании нужно подписать только одно соглашение об обмене электронными документами — между ней и оператором. В случае самостоятельной организации документооборота все будет по-другому. Так, если электронными документами обмениваются пять компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой.
При этом необходимо обеспечивать совместимость внутренних систем, бесперебойность работы, соответствующую техническую поддержку и т д.
Подробнее о функциях операторов электронного документооборота.
* Возможны исключения, подробные правила тарификации установлены прайс-листами АО «ПФ «СКБ Контур»