Вопросы и ответы — Диадок

Вопросы и ответы

Что такое ЭДО: основные понятия

  • Что такое электронный документооборот?

    Это обмен электронными документами между компаниями по интернету. Участники электронного документооборота — это: 1. компания-отправитель; 2. компания-получатель; 3. оператор ЭДО. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через систему оператора ЭДО отправляет его получателю. Передача занимает несколько секунд. Получатель принимает документ. Если документ требует его подписи, получатель либо подписывает документ КЭП, либо также через систему ЭДО возвращает отправителю для корректировки. Либо документ не нуждается в подписи (например, счет-фактура) и от покупателя не требуется больше никаких действий по отношений к отправителю. Отправитель видит в системе статус документа: «подписан», «получен» и т.д.

  • Что такое электронный документ?

    Это файл, в который входит КЭП (квалифицированная электронная подпись). Электронный документ — это оригинал документа, обладающий юридической значимостью. Его можно представлять в ФНС и суды. Распечатка будет уже копией.

    Компании стремятся перевести в электронный вид прежде всего те документы, из которых формируется отчетность в ФНС: счета-фактуры, акты приемки, накладные ТОРГ-12. Они называются формализованными, так как для них ФНС разработала формат. Остальные документы могут передаваться в форматах jpg или pdf.

    Законодательную базу по электронным документам составляют:

  • Электронный документооборот. Как это работает?

    Обмен электронными документами через систему ЭДО похож на переписку через e-mail. Но ЭДО отличается большей прозрачностью для участников. Отправитель контролирует прохождение документа с помощью актуальных статусов: «отправлен», «получен», «подписан», «в подписи отказано» и т.д.

    Документам, переданным с помощью системы ЭДО, придает юридическую значимость квалифицированная электронная подпись (КЭП). В момент передачи система автоматически проверяет ее подлинность и впоследствии, спустя любой промежуток к времени, может подтвердить, что она была действительна и легитимна на момент подписи документа.

    После того, как документ подписали КЭП оба участника документооборота (либо только поставщик, если речь идет о документе, которые не требует двусторонней подписи, например, счете-фактуре), изменения в него внести невозможно. Факт подписи КЭП фиксирует система ЭДО.

  • Как подписать документ электронной подписью?

    Что значит — подписать электронный документ? Это значит, что к файлу документа прикрепляется файл электронной подписи.

    Для этого пользователю необходимо иметь квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). Подойдет тот, которым подписывается электронная отчетность. Заказать можно здесь. Как происходить подписание, зависит от того, на каком носителе сертификат пользователя.

    Если это «железный сертификат», то есть находится на флешке или установлен на ПК, то при работе с документом в ящике Диадока достаточно кликнуть на кнопку «подписать». Если речь идет об облачном сертификате, то при нажатии на кнопку «подписать» система запросит код, который приходит владельцу подписи в виде смс на телефон.

  • Виды электронных документов

    В электронный вид можно перевести почти любой документ. Но в первую очередь компании чаще всего переходят на электронные счета-фактуры, акты выполненных работ и товарные накладные ТОРГ-12, так как для этих документов ФНС разработала форматы. Поэтому они называются формализованными. Документы, для которых форматы не разработаны, называются неформализованными. Неформализованными документами можно обмениваться в любом виде, например, в формате pdf, doc и др.

Работа с электронными документами

  • Как вести журнал учета и книги покупок и продаж, если часть счетов-фактур бумажная, а часть электронная?

    Согласно постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, в книгах и журнале единой регистрации подлежат все счета-фактуры: первичные, исправленные, корректировочные, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

    Подробнее об учете и хранении счетов-фактур.

  • Какая дата в электронном счете-фактуре важна для учета?

    Для продавца важна дата составления и выставления счета-фактуры. По этой дате идет регистрация счета-фактуры и отнесение его к налоговому периоду. Для покупателя же важна дата получения счета-фактуры, по которой его нужно будет отнести к соответствующему налоговому периоду, и которая будет служить доказательством получения и отнесения счета-фактуры к налоговому периоду (по ст. 172).

  • Важна ли дата подписания электронного акта при учете документов?

    Законодательно утвержденного порядка передачи электронных первичных документов не существует. А потому работа с электронным актом ничем не отличается от работы с бумажным. Несмотря на то, что при работе с электронными документами информационная система фиксирует все события, происходящие с файлом (даты и время отправки, получения и формирования электронной подписи), суть понятия  «дата приема» остается неизменной. Именно поэтому бухгалтеру ничего не мешает при подписании электронного акта указать любую дату приема, независимо от даты и времени получения документа.

    При учете такого документа следует опираться именно на дату приема услуг, а не на дату формирования электронной подписи. (подробнее здесь).

  • Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»?

    Согласно Порядку обмена электронными счетами-фактурами, оператор электронного документооборота как независимая третья сторона фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в сопутствующем выставлению технологическом документе. Такие документы при проверке налоговая может запросить как у участников электронного документооборота, так и у оператора. Таким образом, составить счет-фактуру задним числом получится, а выставить нет.

  • Какие сертификаты электронной подписи подходят для работы в Диадоке?

    Подписывать электронные документы в Диадоке можно только с квалифицированными сертификатами электронной подписи, которые соответствуют требованиям ст. 17 федерального закона  от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

    Последствия использования неквалифицированного сертификата:

    – счета-фактуры не будут юридически значимыми (п. 6 ст. 169 Налогового Кодекса РФ);

    – остальные типы документов тоже не будут юридически значимыми без дополнительного соглашения между контрагентами на применение таких сертификатов (п. 2 ст. 6 закона 63-ФЗ).

    – документы, представленные в электронном виде в налоговый орган, не будут приняты (Приказ ФНС России от 08.04.2013 № ММВ-7-4/142@).

    Неквалифицированный сертификат можно использовать только для доступа в систему Диадок и просмотра документов. Для подписания документов и отправки контрагенту необходимо  получить квалифицированный сертификат электронной подписи. 

    Для получения квалифицированного сертификата отправьте заявку.

  • Как составить счет-фактуру по новым правилам Постановления 1137?

    Ознакомьтесь с примером заполнения новой формы счета-фактуры с подробными комментариями и пояснениями.

  • Что такое облачная электронная подпись?

    Это квалифицированный сертификат электронной подписи, который отличается от привычного тем, что ключ к нему хранится не на носителе, а на сервере СКБ Контур, и привязан к номеру мобильного телефона пользователя. Чтобы подписать документ облачной подписью, нужно ввести код из смс-сообщения, которое приходит по запросу. В отличие от традиционного сертификата, облачный невозможно потерять, он гарантированно не попадет в чужие руки. Цена на облачную подпись ниже, так как в нее не входит составляющая за носитель. Подробнее про цены. 

    Инструкция по получению облачной подписи

  • Как хранить электронные документы?

    Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

    Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

    21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

    Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

    • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
    • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
    • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

    Пробелы в «Правилах»

    Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

    Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

    Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

    Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

    В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

    Как быть?

    Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

    Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

    А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

    Резюме

    Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

    Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

    При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Электронные документы в Диадоке

Работа с контрагентами

  • Нужно ли заключать с контрагентами дополнительное соглашение на обмен электронными документами?

    Согласно ст.160 ГК РФ, «использование при совершении сделок <...> электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

    На данный момент действует Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», регламентирующий порядок использования электронной подписи.

    В соответствии с п.1 ст. 6  закона 63-ФЗ «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом при подписании КЭП электронный документ признается юридически значимым на уровне федерального закона без выполнения каких-либо дополнительных условий.

    Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией СКБ Контур.

    Согласие на переход с бумажного документооборота на электронный  может быть осуществлено в устной или письменной форме, а также путем совершения конклюдентных действий, т.е. действиями, выражающие волю какого-то лица установить правоотношение (например, принять приглашение о добавлении в контрагенты по ЭДО в Диадоке).

    В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом, (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться  документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.) — то лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами. Форма соглашения может быть любая, соглашение можно составить в электронном виде и подписать КЭП в Диадоке.

  • Когда появится роуминг между операторами ЭДО?

    Сегодня в России уже имеется определенный успешный опыт сотрудничества операторов электронного документооборота.

    Первый роуминг в 2013 году реализовали операторы СКБ Контур и «КОРУС Консалтинг СНГ». Компании настроили соединение через HTTPS-канал. Данное решение отвечает всем требованиям технологии обмена юридически значимыми документами, которая была утверждена рабочей группой некоммерческого партнерства «Разработчики и операторы систем электронных услуг» («РОСЭУ»). Роумингом между этими операторами пользуются Procter&Gamble, METRO Cash&Carry, «Нестле Россия» и X5 Retail Group.

    В 2014 реализован второй роуминг между операторами ЭДО. На этот раз компании СКБ Контур и «Э-Ком Рус» обеспечили возможность обмена юридически значимый электронными документами между розничной компанией Х5 Retail Group и торговыми сетями.

    Эксперты уверены, что в течение 2015 года роуминг между основными крупными игроками рынка ЭДО будет организован. Компания СКБ Контур, которая поддерживает оба роуминговых соглашения в России,  разработала типовой договор, который регулирует различные аспекты совместной работы операторов, в том числе и технические требования к оборудованию партнера. Это является гарантией того, что качество услуги для клиентов не пострадает при подключении роуминга.

    О состоянии роуминга оператора СКБ Контур с другими операторами ЭДО можно узнать в разделе «Роуминг».

  • Как узнать, кто из контрагентов компании уже подключен к системе Диадок?

    К Диадоку подключено более 300 000 компаний, среди которых есть и ваши контрагенты. Вы можете зарегистрироваться в Диадоке за пару минут, найти своих контрагентов в системе по названию или ИНН и сразу же обменяться с ними любыми тестовыми электронными документами. 

    А если вы захотите подключиться к Диадоку и работать с юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами — просто сообщите нам об этом, отправив заявку.

Юридическая значимость

Взаимодействие с судебными ведомствами

  • Можно ли представить электронные документы в суд?

    Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью, к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ). Так, согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы («Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов»).

    Подробнее о представлении электронных документов в суд.

  • Какой пакет документов предоставляется в суд при разбирательстве со стороны Оператора?

    В случае возникновения спора между двумя сторонами оператор выступает в качестве третьей независимой стороны и может предоставить в суд ряд документов. Состав пакета документов, представляемых в качестве свидетельства со стороны оператора, зависит от сути ведущегося разбирательства. Например, если в качестве письменных доказательств в деле фигурируют электронные счета-фактуры, то оператор электронного документооборота может представить технологические документы (подтверждения оператора, извещения продавца и покупателя, сертификаты электронной подписи). 

  • Существует ли арбитражная практика в области электронных документов?

    Да. Например, ФАС Волго-Вятский округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП (Постановление от 11 августа 2010 г. по делу № А43-5226/2010). В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Также в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом уполномоченным лицом ответчика.

    Подробнее о прецеденте

    Более свежий пример судебной практики с привлечением электронных документов относится к 2014 году. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2014 отменило решение Арбитражного суда города Москвы от 29.09.2014 об отказе в удовлетворении иска по взысканию долга.

    Компания-истец требовала от компании-ответчика уплаты суммы за поставленный товар. Факт поставки зафиксирован электронными товарными накладными, подписанными электронной подписью сотрудника компании-ответчика.

    Суд первой инстанции признал недоказанным факт передачи продавцом товара покупателю, так как не принял в качестве доказательств электронные товарные накладные. Суд аргументировал это тем, что данные документы не содержат подписей и печатей сторон. Акт о передаче товара суду представлен не был и в материалах дела отсутствует. Суд не принял во внимание аргумент истца о том, что накладные получены в процессе электронного документооборота между продавцом и покупателем в соответствии с п. 7.4 договора между ними.

    Апелляционный же суд рассмотрел представленные истцом копии товарных накладных с доказательствами их подписания электронной подписью ответчиком, отчеты о подтверждении подлинности электронной подписи и бланк сертификата открытого ключа. Суд установил, что представленные электронные накладные легитимны и говорят о том, что истец выполнил свои обязанности по поставке товара. А вот покупатель не представил доказательств его оплаты. Довод ответчика о том, что на спорных накладных не могла быть использована электронная подпись, суд отклонил как основанный на неверном толковании норм действующего законодательства и противоречащий соглашению сторон об использовании электронного документооборота.

    Подробнее о прецеденте

    Девятый арбитражный апелляционный суд отменил решение Арбитражного суда г. Москвы по иску ЗАО Фирма ЦВ «ПРОТЕК» к ООО «Фармстиль». ЗАО Фирма ЦВ «ПРОТЕК» подало иск о взыскании с ООО «Фармстиль» 797 674 руб. 14 коп., из которых 734 689 руб. 10 коп. — задолженность, 9 841 руб. 41 коп. — проценты за пользование чужими денежными средствами и 53 143 руб. 63 коп. — проценты за пользование коммерческим кредитом.

    Решением от 31.03.2015 в удовлетворении исковых требований отказано. Суд первой инстанции решил, что не подтверждена подлинность электронной подписи, сертификатов ключей проверки электронной подписи, из представленных документов невозможно установить, действительно ли уполномоченное лицо ответчика подписало представленные товарные накладные.

    Апелляционный суд не согласился с данными выводами, поскольку представленные доказательства, в том числе:

    • электронные товарные накладные;
    • сведения о подписании каждой из них генеральными директорами истца и ответчика;
    • отчет ООО «Компания «Тензор» — оператора ЭДО, через которого стороны обменивались электронными документами,
    • и ряд других, по мнению апелляционного суда, подтверждают факт поставки товара.

    Подробнее о прецеденте

Все вопросы и ответы

Программы

Инструкции

Документы и ссылки

Подключиться к Диадоку
Задать вопрос по интеграции