Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке? — Диадок

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке?

Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС. Формализация электронных документов помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать формализованные документы, которые представляют компании.

Сегодня формализованы:

  • счет-фактура — для него действует обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@);
  • УПД — также обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@);
  • корректировочные счет-фактура и УПД — обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/189@);
  • акт приемки/сдачи работ/услуг — для него форматы рекомендованы, но не обязательны (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@, Приказ ФНС № ММВ-7-10/552@);
  • документ о передаче товаров (ТОРГ-12) — форматы рекомендованы, но не обязательны (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@, Приказ ФНС № ММВ-7-10/551@).

Таким образом, счета-фактуры и корректировки к ним, УПД и его корректировочные пары должны четко соответствовать требованиям ФНС к их форме, в другой форме они не будут обладать юридической силой.

Первичную документацию: акты и ТОРГ-12 — можно формировать на основе рекомендованной формы, а можно — в собственной форме, которую использует организация. Но во втором случае они уже не будут формализованными. В любом случае при наличии КЭП эти документы юридически значимы.

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Другие вопросы рубрики «Электронные документы в Диадоке»