Электронный документооборот: дата принятия услуг — Диадок

Важна ли дата подписания электронного акта при учете документов?

Нет. При налоговом учете расходы принимаются по дате приема работ/услуг, если иное не прописано в договоре (ст. 172 НК РФ). Законодательно утвержденного порядка передачи электронных первичных документов, к которым относится и акт, нет. Поэтому работа с ними строится на тех же принципах, что и с бумажными. Таким образом, при электронном документообороте дата принятия услуг также является главной для налогового учета.

Казалось бы, все довольно четко. Но понятно, почему такой вопрос появился именно в контексте ЭДО. При бумажном документообороте понятия «даты приема» и «даты подписи» смешиваются и подменяют друг друга. Как это происходит? Обычно акт — что бумажный, что электронный — подписывается позже фактической даты приема. Но на бумаге чаще всего при подписании все равно ставили дату приема. Момент подписи нигде не фиксировался.

При ЭДО дата подписания электронного документа фиксируется и часто расходится с датой приема. Это и порождает вопросы и сомнения. Нужно снова взглянуть на ст. 172 НК РФ. Никаких нормативных актов, которые отменяли бы принцип учета расходов по дате принятия работ или услуг, нет. При ЭДО бухгалтеру просто нужно указать в акте число, когда фактически произошла приемка, независимо от того, когда подписывается документ.

Таким образом, первичной и значимой для налогового учета является дата в электронном первичном документе — не подписи, а фактической приемки.

Другие вопросы рубрики «Работа с электронными документами»

  • Как вести журнал учета и книги покупок и продаж, если часть счетов-фактур бумажная, а часть электронная?

    Согласно постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137в книгах и журнале единой регистрации подлежат все счета-фактуры: первичные, исправленные, корректировочные, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

    Подробнее об учете и хранении счетов-фактур.

  • Какая дата в электронном счете-фактуре важна для учета?

    Для продавца важна дата составления и выставления счета-фактуры. По этой дате идет регистрация счета-фактуры и отнесение его к налоговому периоду. Для покупателя же важна дата получения счета-фактуры, по которой его нужно будет отнести к соответствующему налоговому периоду, и которая будет служить доказательством получения и отнесения счета-фактуры к налоговому периоду (по ст. 172).

  • Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»?

    Согласно Порядку обмена электронными счетами-фактурами, оператор электронного документооборота как независимая третья сторона фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в сопутствующем выставлению технологическом документе. Такие документы при проверке налоговая может запросить как у участников электронного документооборота, так и у оператора. Таким образом, составить счет-фактуру задним числом получится, а выставить нет.

  • Какие сертификаты электронной подписи подходят для работы в Диадоке?

    Подписывать электронные документы в Диадоке можно только с квалифицированными сертификатами электронной подписи, которые соответствуют требованиям ст. 17 федерального закона  от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

    Последствия использования неквалифицированного сертификата:

    – счета-фактуры не будут юридически значимыми (п. 6 ст. 169 Налогового Кодекса РФ);

    – остальные типы документов тоже не будут юридически значимыми без дополнительного соглашения между контрагентами на применение таких сертификатов (п. 2 ст. 6 закона 63-ФЗ).

    – документы, представленные в электронном виде в налоговый орган, не будут приняты (Приказ ФНС России от 08.04.2013 № ММВ-7-4/142@).

    Неквалифицированный сертификат можно использовать только для доступа в систему Диадок и просмотра документов. Для подписания документов и отправки контрагенту необходимо  получить квалифицированный сертификат электронной подписи. 

    Для получения квалифицированного сертификата отправьте заявку.

  • Как составить счет-фактуру по новым правилам Постановления 1137?

    Ознакомьтесь с примером заполнения новой формы счета-фактуры с подробными комментариями и пояснениями.

  • Что такое облачная электронная подпись?

    Разница между облачной электронной подписью и традиционной «железной» электронной подписью — в носителе, на котором она содержится. То есть — что такое облачная подпись? Это квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая идентифицирует подписанта и придает электронному документу юридическую значимость, заменяет собственноручную визу и печать. Но ключ к ней хранится не на токене, флешке или компьютере, как у «железной» КЭП, а на сервере удостоверяющего центра. Как и «железная» электронная подпись, облачная — уникальна.

    Облачная подпись привязана к номеру мобильного телефона владельца. Когда ему нужно завизировать документ, он получает на мобильный телефон sms-сообщение с кодом, который он вводит в диалоговое окно. Документ подписан.

    Плюсы облачной подписи:

    • не потеряется и не повредится;
    • не попадет в чужие руки;
    • экономичнее, так как в цену не входит стоимость носителя;
    • дает возможность подписывать документы в мобильном приложении;
    • не требует устанавливать дополнительное ПО на компьютере, непривередлива в отношении операционной системы.

    Инструкция по получению облачной подписи

  • Как хранить электронные документы?

    Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

    Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

    21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

    Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

    • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
    • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
    • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

    Пробелы в «Правилах»

    Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

    Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

    Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

    Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

    В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

    Как быть?

    Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

    Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

    А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

    Резюме

    Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

    Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

    При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.