Диадок проверяет xml-файлы документов. Если документ не соответствует формату, заявленному пользователем, Диадок его не отправит и попросит исправить ошибки. Также Диадок проинформирует вас, если полученный счет-фактура — в формате по Приказу ФНС № ММВ-7-6/93@, который утратил силу с 01.07.17. В этом случае вы увидите сообщение «Счет-фактура отправлен в устаревшем формате».
Если же вам пришел первичный документ в устаревшем формате (например, по Приказу ФНС № 172, который утратил силу 01.07.17), Диадок не укажет на это, т. к. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» не обязывает использовать форматы ФНС для первичных документов. Вы можете обмениваться первичкой в любом удобном вам формате, но помните о том, что при истребовании ФНС в электронном виде примет только документы по утвержденным форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Помните, что печатная форма электронного документа — это не юридически значимый документ, а всего лишь его визуализация, чтобы пользователям было удобно с ним работать. Приказы ФНС, которые утверждают форматы электронных документов, не содержат требований к их визуализации. Это значит, что оператор может визуализировать документ по своему усмотрению либо по требованию пользователя. Важно, чтобы электронный документ в xml и при визуализации содержал все обязательные реквизиты, которые перечислены в ст. 169 НК РФ для счета-фактуры и в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ для первичных документов. Если они не заполнены, Диадок не отправит такой документ.
ФНС утверждает форматы документов, чтобы иметь возможность автоматически их обрабатывать. Поэтому ФНС истребует, а налогоплательщик представляет в ФНС именно XML-файлы документов. Распечатанная из Диадока и заверенная печатная форма документа является лишь заверенной копией документа, пригодной для представления инспектору ФНС при выездной проверке или в суд.
