Подключение к электронному документообороту — Диадок

Подключение к электронному документообороту

Содержание статьи

Что дают электронные документы и зачем подключаться к ЭДО?

Электронный документ — информация, подписанная электронной подписью. Часто используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она подтверждает авторство конкретного человека и гарантирует, что после подписания никто не менял содержимое файла. По значимости КЭП приравнивается к собственноручной подписи. 

Электронный документооборот — обмен документами через интернет. Договор, акт, ТОРГ-12 можно подписать в электронном виде и мгновенно отправить контрагентам. 

Компании переходят на ЭДО, когда хотят:

  • Мгновенно пересылать документы. Электронный документооборот быстрее бумажного. Отправлять документы почтой или курьером долго, особенно если контрагенты географически удалены друг от друга. Чтобы не тратить время на пересылку, компании используют ЭДО и обмениваются документами за пару кликов.
  • Сократить финансовые затраты. Электронный документооборот помогает предпринимателям экономить деньги. Если отправлять документы обычной почтой, придется заплатить 60–70 рублей за пакет. С ЭДО пересылка обойдется в 7–10 раз дешевле. 
  • Оптимизировать бизнес-процессы. Благодаря электронному документообороту составлять, подписывать, отправлять и получать документы становится проще, а процесс занимает секунды. Работники могут взять на себя новые, более серьезные задачи.
  • Упростить взаимодействие с госорганами. 63-ФЗ признает документы, подписанные в электронном виде, юридически значимыми. Их принимают налоговая и госорганы. Передавать можно декларации, книги покупок и продаж.
  • Повысить лояльность контрагентов. Бумажные документы теряются во время доставки: тогда их нужно отправлять заново. Если закрадется ошибка, придется вносить корректировки. В обоих случаях расчеты затягиваются. С ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, а их лояльность к партнеру повысится. 
  • Перевести архив в электронный вид. Срок хранения зависит от типа документа, но обычно он не меньше пяти лет. Если большая компания использует бумажный документооборот, под хранение приходится выделять отдельный кабинет. Некоторые фирмы отдают архив на аутсорс. С ЭДО это не нужно: файлы хранятся на серверах Контура, но их всегда можно скопировать к себе.

 

 

Выбор оператора ЭДО при подключении

Когда обмениваетесь документами через электронную почту, сложно подтвердить отправку и доставку файла. Если вдруг дело дойдет до суда, не получится предъявить в качестве доказательства договор, отправленный по email. Злоумышленники могут взломать почту и получить доступ к конфиденциальным данным. Поэтому удобнее и безопаснее использовать систему ЭДО. К тому же только она позволяет отправлять в электронном виде юридически значимые счета-фактуры.  

Систему электронного документооборота организуют операторы. Это коммерческие фирмы, у которых есть правовые и технологические возможности для организации ЭДО. Компаниям стоит задуматься о выборе оператора, если они:

  • работают с большим количеством контрагентов. Например, логистические, сбытовые компании или развернутые корпорации;
  • тратят много денег на бумажный документооборот: печать, доставку, получение, хранение, уничтожение бумаг;
  • часто дублируют счета-фактуры, УПД, акты, потому что они теряются при доставке;
  • хотят сделать документооборот прозрачным. 

На сайте ФНС есть список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Вот критерии, которые помогут выбрать подходящего оператора:

— Безопасность

Данные пользователей системы и сами документы должны быть надежно защищены, чтобы третьи лица не получили к ним доступ. Проверить, насколько серьезно оператор относится к безопасности, можно с помощью независимой экспертизы. Например, сервис электронного документооборота Диадок от оператора СКБ Контур дважды проверяли эксперты компании «Информзащита».

— Интеграция 

Перейти на электронный документооборот проще, если интегрировать его в свою учетную систему. Удобно, когда у оператора есть готовое интеграционное решение. Так, у Диадока разработан встраиваемый модуль, который помогает вести документооборот из 1С. С любыми другими учетными системами интеграцию обеспечивают Диадок.Коннектор и API Диадока. Бесшовную интеграцию с SAP можно настроить с помощью решения Контур.ERP. Для работы со смартфона есть приложения на iOS и Android. 

— Удобство для пользователя

Важно, чтобы интерфейс был интуитивно понятным. В Диадоке файлы разбиты по папкам с входящими и исходящими документами, поэтому работать так же просто, как в почтовом сервисе. Есть фильтры для поиска: они помогают находить файлы по названию контрагента, его ИНН, дате отправки договора. Можно настроить иерархию и создать для каждого подразделения свою папку. В ней выбранные сотрудники будут просматривать, подписывать и отправлять акты, счета, договоры. 

 

 

Порядок подключения к системе электронного документооборота Диадок

Подключение к электронному документообороту

Составить цепочку документооборота 

Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы, менять его не нужно. Операции, которые раньше были на бумаге, теперь перейдут в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами, какие сотрудники их редактируют, согласовывают и подписывают. 

Приобрести КЭП 

Для безопасности Диадок работает только с КЭП. Квалифицированный сертификат электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю. 

Решить, как организовать работу 

Есть три варианта наладить ЭДО:

  1. Веб-версия. Не нужно ничего настраивать и интегрировать: веб-версия работает в любом браузере. Пользователь платит только за отправку документов, входящие бесплатны. 
  2. Модуль для учетной системы 1С. После оплаты счета специалисты отправят ссылку, по которой можно скачать модуль, установить его и работать в привычном интерфейсе 1С. 
  3. Интеграция с другими учетными системами. Интеграционные решения есть для всех систем, среди которых SAP, Oracle, Directum.

Подключить контрагентов 

Скорее всего, ваши контрагенты уже используют ЭДО: сообщите им, что вы тоже. Для этого есть инструмент «Приглашение в сервис». Он доступен пользователям в базовой версии. Контрагентам, использующим бумажный документооборот, можно предложить перейти на электронный. По данным Контура, каждое третье предприятие соглашается внедрить ЭДО после переговоров.

Заявление о подключении к электронному документообороту

Чтобы зарегистрироваться и начать пользоваться сервисом, нужно оставить короткую заявку. В ней указать:

  • как компания будет использовать электронный документооборот: обмениваться документами с контрагентами или только получать их;
  • Ф. И. О. и контактный телефон пользователя;
  • название, ИНН, КПП организации. 

Эксперт Контура свяжется с компанией после отправки заявки. Он предложит решение под потребности компании и поможет настроить Диадок.

С кем можно работать в ЭДО после подключения?

Обмениваться электронными документами можно с контрагентами и госорганами. 

Если компания уже использует Диадок, дополнительные настройки не нужны. С контрагентом, который работает с другой системой ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, отправляют документы друг другу. В Диадоке есть автоматическая настройка с большинством операторов электронного документооборота. Если оператора контрагента в списке нет, его можно подключить отдельно. 


Попробуйте возможности ЭДО и посмотрите, как он поможет бизнесу. Он возьмет на себя внешний и внутренний документооборот, освободит время сотрудников для более значимых задач. С ЭДО компания начнет концентрироваться на своих главных целях, а не на организации бизнес-процессов.