Можно ли подписывать документы в Диадоке без отправки их контрагенту? — Диадок

Можно ли подписывать документы в Диадоке без отправки их контрагенту?

В настоящее время в Диадоке функции подписания и отправки документов не реализованы по отдельности. Однако такой функционал предполагается в будущем.

Другие вопросы рубрики «Электронные документы в Диадоке»

  • Как работать с документами в Диадоке, если формировать их должен один человек, а подписывать — другой?

    В Диадоке реализован функционал согласования исходящих документов. Схема работы в таком случае будет следующей: человек, ответственный за формирование документов, загружает их в систему (или создает непосредственно в Диадоке), и отправляет на подписание уполномоченному сотруднику. Документы отобразятся в личном кабинете уполномоченного сотрудника в папке «Согласование». Если документ был направлен не по адресу или содержит ошибки — можно отказать в его подписи. После подписания документы сразу же направляются контрагенту. 

  • Есть ли в Диадоке стандартный функционал для формирования Книг покупок и продаж и Журнала учета электронных счетов-фактур?

    Согласно Постановлению №1137 в Журнале и Книгах подлежат единой регистрации счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные как в электронном виде, так и на бумажном носителе. В Диадоке не регистрируются бумажные счета-фактуры, поэтому система не может автоматически формировать Книги и Журнал. Данный функционал должен быть и будет реализован в системах бухгалтерского учета.

  • Для отправки формализованного электронного документа в Диадоке необходимо подписать заявление об участии в электронном документообороте. Зачем?

    Согласно Порядку, регламентирующему обмен электронными счетами-фактурами (утвержден Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), компания, подключившись к оператору электронного документооборота, должна направить ему заявление об участии в электронном документообороте. В системе Диадок такое заявление будет автоматически сформировано при попытке отправить любой формализованный документ — пользователю нужно будет только проверить реквизиты компании и подтвердить отправку заявления. Оператор в течение трех дней обязан на основе этого заявления сформировать так называемое информационное сообщение, в котором указать реквизиты организации и идентификатор оператора ЭДО (присвоенный оператору ФНС).

    Такое информационное сообщение оператор обязан направить в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом, налоговый орган узнает, что у компании есть электронные документы, которые можно истребовать в электронном виде, и через какого оператора они передаются. Порядок направления информационного сообщения в налоговые органы регламентируется Приказом ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@.

  • Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке?

    Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС. Формализация электронных документов помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать формализованные документы, которые представляют компании.

    Сегодня формализованы:

    • счет-фактура — для него действует обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@);
    • УПД — также обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@);
    • корректировочные счет-фактура и УПД — обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/189@);
    • акт приемки/сдачи работ/услуг — для него форматы рекомендованы, но не обязательны (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@, Приказ ФНС № ММВ-7-10/552@);
    • документ о передаче товаров (ТОРГ-12) — форматы рекомендованы, но не обязательны (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@, Приказ ФНС № ММВ-7-10/551@).

    Таким образом, счета-фактуры и корректировки к ним, УПД и его корректировочные пары должны четко соответствовать требованиям ФНС к их форме, в другой форме они не будут обладать юридической силой.

    Первичную документацию: акты и ТОРГ-12 — можно формировать на основе рекомендованной формы, а можно — в собственной форме, которую использует организация. Но во втором случае они уже не будут формализованными. В любом случае при наличии КЭП эти документы юридически значимы.

    Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

  • Если пользование Диадоком прекращено/приостановлено, будут ли доступны ранее переданные/полученные через Диадок документы?

    В настоящий момент в Диадоке нет ограничения на время хранения и количество хранимых документов. Если вы прекратили пользоваться Диадоком, то отправлять/получать и подписывать документы вы не сможете, однако при наличии интернета все отправленные или полученные документы будут доступны вам в любой момент: вы все равно сможете зайти в Диадок по логину/паролю.

  • Каким образом происходит интеграция Диадока с внутренними учетными системами компаний (1С, SAP, Microsoft Dynamics AX/NAV и др.)?

    Диадок может быть интегрирован с вашей внутренней системой учета следующими способами:

    • Для интеграции с самыми распространенными учетными системами (1С, SAP, Docsvision) уже существуют готовые модули и коробочные решения, которые позволяют работать с электронными документами, не выходя из своей учетной системы. Для пользователей системы «1С» командой Диадока был разработан интеграционный модуль «Диадок»;
    • для самостоятельной интеграции с Диадоком существует программный интерфейс (API), позволяющий интегрировать функционал электронного документооборота в любую современную учетную систему (1С, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics AX/NAV и др.).

    Подробнее о способах интеграции.

  • Сертификаты каких Удостоверяющих центров подходят для работы в Диадоке?

    Для работы в системе Диадок подходят сертификаты квалифицированных электронных подписей любых Удостоверяющих центров.

  • Существуют документы, требующие подписи трёх сторон. Как быть в случае с электронными документами, есть ли в Диадоке возможность проставить более двух подписей под одним документом?

    В Диадоке такая возможность есть, но она не является базовой опцией и подключается на определенных условиях.

  • Сколько лет хранятся документы на серверах Диадока?

    Срок хранения электронных документов на серверах Диадока не ограничен.

  • Можно ли отозвать документ, отправленный через Диадок?

    Действующим законодательством не предусмотрен отзыв электронного документа, единых правил и регламента для процедуры отзыва нет.

    Отзыв документа может понадобиться в случае если документ был направлен контрагенту, но еще не подписан второй стороной. В данном случае в Диадоке планируются доработки, позволяющие в одностороннем порядке отозвать еще не подписанный документ.

    В случае если документ был подписан с обеих сторон, то признать его недействительным можно только при обоюдном согласии этих сторон. Для этого в Диадоке реализован механизм аннулирования электронных документов.

  • Будет ли тарифицироваться, как отдельный документ, отправка корректировочного счета-фактуры?

    Корректировочный счет-фактура — самостоятельный документ. Электронный корректировочный счет-фактура должен быть выставлен согласно Порядку обмена электронными счетами фактурами (утвержденному Приказом МФ России от 25.04.2011 №50н). Поэтому документооборот для электронного корректировочного счета-фактуры будет таким же, как и для электронного счета-фактуры, и тарифицироваться он будет так же, как и электронный счет-фактура.