Счет-фактура

Для чего нужен счет-фактура

На основании счета-фактуры покупатель может уменьшить сумму налога на добавленную стоимость, которую должен заплатить в бюджет страны. Добавленная стоимость — это дополнительная сумма, которую продавец начисляет сверху себестоимости товаров. Эту сумму государство облагает налогом.

Продавец со своей стороны включает НДС в окончательную цену товара. Получается, что налог в бюджет продавец платит из денег покупателя. Если он использует этот товар как сырье для производства своей продукции, то при ее продаже покупатель будет обязан заплатить НДС в бюджет еще раз.

Чтобы избежать двойного налогообложения, покупатель имеет право получить вычет по НДС на основании счетов-фактур. Это уменьшит сумму налога к уплате в бюджет на величину НДС, выплаченного при покупке товаров, используемых для получения готовой продукции.

Важно помнить о том, что налоговая служба тщательно проверяет документы, предъявляемые для получения налоговых вычетов. Если счет-фактура будет неверно оформлен или невовремя передан в ФНС, организация рискует не получить вычет.

Бумажный счет-фактура

Счета-фактуры можно формировать как в бумажном, так и в электронном виде. Если документ готовится на бумаге, необходимо подготовить два экземпляра — один для продавца, второй для покупателя. Оба должны быть подписаны поставщиком.

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактуру необходимо передать в течение пяти дней после отгрузки товара, оказания услуги или получения аванса. Бухгалтер продавца должен занести документ в книгу продаж, а бухгалтер покупателя — в книгу покупок. Покупатель имеет право принять сумму налога к вычету при выполнении двух условий:

• получении счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ);
• принятии на учет товаров, услуг или имущественных прав (ст. 172 НК РФ).

После завершения сделки, компании должны хранить бумажный счет-фактуру в течение пяти лет.

Работа с бумажными счетами-фактурами занимает время сотрудников на печать, доставку и хранение документов. Это может сильно затянуть процесс передачи документа контрагенту, особенно если требуется доставка счета-фактуры в другой город или регион. А хранение счетов-фактур в бумажном архиве усложняет поиск документов и несет с собой риски их потери и порчи. Избежать этого помогает переход на электронные документы.

Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, это такой же юридически значимый оригинал документа. Его не нужно дублировать на бумаге. Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде можно только через оператора электронного документооборота (ЭДО). Он фиксирует дату и время отправки и получения документов. 

Компании, которые стремятся к цифровизации бизнес-процессов, отмечают, что переход на электронные счета-фактуры позволяет:

• сократить трудозатраты;
• снизить расходы на бумагу;
• сделать хранение и поиск документов удобнее;
• ускорить и увеличить суммы возвратов по НДС;
• сократить количество ошибок при составлении и выставлении документов.

Согласно порядку обмена, утвержденному Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14Н, электронный счет-фактура — это формализованный документ. Передавать его можно только в формате XML, установленном ФНС Приказом от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Утвержденный формат делает документ машиночитаемым, это значит, что компьютер может обработать счет-фактуру и выявить ошибки в заполнении.

На электронные счета-фактуры можно перейти, если соблюдаются все условия:

• Обмен происходит через оператора ЭДО по требованию Приказа Минфина РФ от 05.02.2021 N 14Н. 

• Оператор проверяет документ на соответствие требованиям заполнения электронного счета-фактуры и сообщает об ошибках, чтобы организация представляла корректный файл в ФНС.

• Оператор проверяет сертификат электронной подписи. Если сертификат недействителен или отозван, подписать документ будет невозможно. 

• КЭП гарантирует неизменность информации с момента подписания;

• Оператор всегда может подтвердить факт отправки, получения и подписания счета-фактуры.

Электронные документы защищены от потери, их можно легко найти в системе ЭДО при необходимости. Для удобства доступен автоматический учет в 1С, который избавляет от ручного переноса данных и снижает вероятность появления ошибок в декларации. Электронный счет-фактура доставляется в считаные секунды, что особенно важно для предприятий, чья прибыль тут же уходит на закупку нового товара — например в сфере ритейла.

Как хранить электронные счета-фактуры

Электронный счет-фактура регистрируется в книгах покупок и продаж, в журналах учета счетов-фактур и хранится в электронном виде в течение пяти лет. Отсчет срока хранения начинается после налогового периода, в котором документ использовался последний раз для вычета НДС. Хранить счета-фактуры необходимо по правилам, утвержденным Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

ФНС может запросить у организации представление счета-фактуры во время проведения камеральной проверки декларации по НДС. Направлять документ разрешено в электронном виде, возможность закреплена в п. 2 ст. 93 НК РФ. При этом передавать счет-фактуру обязательно через оператора ЭДО в утвержденном формате.

Как заполнить счет-фактуру

Важно корректно заполнить документ, чтобы впоследствии без проблем получить налоговый вычет. При составлении счета-фактуры укажите следующие реквизиты:

• порядковый номер и дату составления;

• сведения о продавце;

• сведения о грузоотправителе и грузополучателе;

• реквизиты документов на оплату;

• сведения о покупателе;

• наименование и код валюты;

• наименование и коды товаров, работ, услуг;

• количество и стоимость товаров;

• сведения об импортных товарах.

Полный перечень реквизитов содержится в ст.169 НК РФ. Организации и ИП, которые работают на специальных налоговых режимах, — УСН, ЕСХН, ПСН, — не платят НДС и не составляют счета-фактуры. Подписывает электронный счет-фактуру только отправитель.

Как работать со счетом-фактурой в Диадоке

Через Диадок можно отправить счет-фактуру, созданный в самом сервисе или составленный в другой системе. Редактор Диадока позволяет сформировать документ с учетом всех требований законодательства. Мы написали подробную инструкцию о том, как создать и отправить электронный счет-фактуру. Если вы подготовили документ в другой программе, можете загрузить XML-файл на сайт Диадока и проверить его на соответствие формату по ссылке.

Если вы еще передаете счета-фактуры на бумаге, воспользуйтесь бланками и образцами заполнения документа за 2023 год:

1. Скачать бланк счета-фактуры в Excel 2023 год
2. Скачать бланк счета-фактуры в Word 2023 год
3. Скачать бланк счета-фактуры в PDF 2023 год
4. Скачать образец заполнения счета-фактуры 2023 год

Частые вопросы

• Грозит ли продавцу штраф, если он нарушил пятидневный срок для выставления счета-фактуры?

• Составление электронных счетов-фактур

• Выставление электронного счета-фактуры

• Даты выставления и получения электронных счетов-фактур

• Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры

• Как вести учет электронных счетов-фактур?

• Представление электронных счетов-фактур в контролирующие органы

• Может ли ФНС не принять счет-фактуру, если он выставлен с нарушением пятидневного срока?