Печатная форма накладной (ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Она не является обязательной. ТОРГ-12 можно формировать по форматам, утвержденным Приказами ФНС РФ:

• Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@;
• Приказом ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ (далее Приказ 551);
• Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (далее Приказ 155) (утратил силу с 01.01.2020).

Электронная товарная накладная состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй — на стороне покупателя при пересылке документа. Электронную товарную накладную подписывают продавец и покупатель.

В строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» ― информация о доверенности уполномоченного лица. Электронных подписей указанных лиц не требуется.

Электронную товарную накладную можно отправить напрямую грузополучателю. Она не нужна водителю в пути, у него есть ТТН, в которой, пусть и в общей форме, но перечислены позиции груза.

Формат, утвержденный Приказом 155, дает возможность множественной подписи с обеих сторон. Это важно для бизнес-процессов, в которых участвуют несколько сотрудников: бухгалтер, оператор на складе и т.д.

Подписанту необходимо заполнить четыре поля: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основание полномочий (доверия) организации». Для «Области полномочий» нужно выбрать один из предложенных вариантов. То же самое нужно проделать с полем «Статус». От него зависит информация в поле «Основание полномочий».

Если товар транспортирует посредник-перевозчик, законодательство требует заполнить в ТТН строки «По доверенности №» и «Груз принял», в которых указать информацию о доверенности на перевозку товарно-материальных ценностей (ТМЦ), а также ФИО и должность экспедитора. Можно пойти одним из двух путей:

• продавец указывает в соответствующих графах номер и даты ТТН, а в самой ТТН уже прописаны должность и ФИО экспедитора и информация о доверенности;
• покупатель при получении электронной ТОРГ-12 сам заполняет строки «По доверенности №» и «Груз принял» и подписывает ТОРГ-12 электронной подписью.

В Диадоке можно составить электронную накладную в формате, который рекомендует ФНС, подписать квалифицированной электронной подписью и за несколько секунд отправить покупателю. Такой документ можно представить в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).