Бумажный документооборот изживает себя. Бумажные документы теряются у поставщиков при доставке контрагенту или у клиента. Приходится распечатывать, подписывать и отправлять документы заново. Все это — время и деньги.
От перехода на электронный юридически значимый документооборот (ЭДО) многих останавливают лишь сомнения в том, что он будет обходиться дешевле бумажного; что получится адекватно и оптимально перевести бизнес-процессы в электронный вид; что это не будет стоить запредельных денег и ряд других вопросов. Надеемся, что этот материал ответит на них и станет стартовой точкой для перехода на ЭДО.
Сравним бумажные
и электронные документы
Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге. Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели.
| Бумажный документооборот | Электронный документооборот | |
|---|---|---|
 Себестоимость |
Стоимость бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5. Стоимость пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9. |
Стоимость электронного документа любого объема — 0. Стоимость пакета электронных документов любого объема — 0. |
 Отправка |
Почтой — от 40-60. Курьером — в большинстве случаев — дороже более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения. |
Входящие бесплатно. Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности. |
 Архив |
Помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона. |
Условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО. СКБ Контур хранит документы бесплатно и без ограничения по объему. |
| Бумажный документооборот | Электронный документооборот | |
|---|---|---|
 Подготовка документов |
Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца. | Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик». |
Отправка |
В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток. | Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки. |
 Возврат подписанных экземпляров |
В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток. | Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется. |
При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250
При использовании бумажных документов ваши годовые затраты составят 25 750 , при документообороте через Диадок — 3 500 .
Выбираем способ работы с ЭДО
Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Всё зависит от способа работы с ЭДО, который вы выберете. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.
Веб-версия
Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.
Модуль для 1С
Для пользователей 1С в Диадоке разработано типовое решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: любой желающий может просто скачать модуль с сайта, установить у себя и работать с электронными документами из привычной программы.
Интеграция с другими учетными системами
Интеграция с другими учетными системами займет больше времени и обойдется дороже. Это зависит, во-первых, от учетной системы и ее конфигурации, во-вторых, от оператора ЭДО.
В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Также есть решения для интеграции на уровне программы -Коннекторы, API.
Задать вопрос по интеграции
Внедряем ЭДО пошагово
и т. д.
Подключаем контрагентов
Документооборот — процесс как минимум двусторонний. Поэтому компании, переходящей на ЭДО, важно проинформировать об этом своих контрагентов. Разные операторы придерживаются различной политики относительно своего участия в подключении контрагентов. В Диадоке действует группа активации, которая специализируется как раз на данном процессе. Она разработала ряд специальных инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Ее специалисты вместе с ответственными лицами компании выбирают те, которые наиболее подходят в данном конкретном случае и составляют план действий и мероприятий, которому следуют.
По нашим данным, каждая третья компания при правильном информировании соглашается принимать электронные документы. Любой желающий может посмотреть, кто из его контрагентов уже входил в Диадок — просто воспользуйтесь поиском на главной странице веб-версии.